Какие кассовые аппараты можно использовать. Выделяют такие кассовые аппараты. Работа в течение дня

Рассмотрим новые разъяснения ФНС о применении ККМ. Определим, какие нормы актуальны и какие сведения они содержат.

Есть некоторые особенности, которые важно учитывать при использовании кассовой техники.

Определения

Контрольно-кассовые машины (ККМ) используют при регистрации покупки товаров и печати кассовых чеков.

ККМ является инструментом контроля государственными структурами за оборотом наличных денежных средств, за тем, чтобы в полной мере и своевременно оприходовалась выручка компании.

Владельцы используют такую технику, чтобы ведение учета товара было более упрощенным, как и контроль продавцов. Современные аппараты состоят из:

дисплея;
клавиатуры;
печатающего устройства, с помощью которого можно распечатать чек на специальных бумажных лентах.

Кассовые аппараты применяют, проводя расчеты за реализованный товар и предоставленные услуги. Задачей ККМ является фиксация на бумажных носителях сделки .

Выделяют такие кассовые аппараты:

Кассовые машины классифицируют на:

Автономные	Которые имеют расширенный арсенал функциональных возможностей в случае подключения устройства ввода-вывода, что управляется аппаратом по размещенной программе. Сюда включают и портативный вид ККМ, что может работать без постоянного источника электроснабжения
Пассивные	Представлены машинами, что функционируют в компьютерно-кассовых системах, но не могут управлять работой таких систем. Такой вид аппаратов могут использовать в качестве автономных
Активные	Такие машины могут функционировать в компьютерно-кассовых системах, и при этом управлять ими. Сюда стоит отнести POS-терминал. Он имеет фискальный вид памяти, работает как ПК при вводе и выводе, хранении и обработке данных. Активную системную машину можно использовать в качестве пассивной или автономной
Фискальные регистраторы	Могут работать как часть компьютерно-кассовых систем, получив сведения через каналы связи
ЧПМ	Не характеризуется наличием фискальной памяти и ЭКЛЗ. Могут быть автономными. Их не нужно регистрировать в налоговом органе. Используют при
АСПД	Функционирует исключительно в составе компьютерно-кассовых систем

Выполняемые функции

Перечислим основные функции:

Обеспечивает печать чеков и контрольных лент.
Обеспечение печати времени и дат, клише.
Осуществляется ведение учета выручки по кассиру, секции, суммам и количеству, наличности и безналичным платежам. Отражаются скидки и товары, что реализованы за банковский чек.
Осуществляется ведение учета возврата товаров.
Есть функциональные возможности калькуляторов.
Осуществляется подключение к ЭСМ и электронным весам, принтеру, сканеру.
Возможно считывание штрих-кодов с этикетки.
Накапливается в контрольную память информация об итоговых суммах. Остается возможным доступ к данным налоговым инспекторам.

Действующая нормативная база

При использовании ККМ опираются на такие нормативные документы Российской Федерации:

Особенности работы на ККМ

Определим, на какие моменты стоит обратить внимание при организации работы на ККМ.

Правила эксплуатации

На ККМ могут работать те сотрудники, которые изучили правила применения такой аппаратуры. С такими лицами должен составляться контракт об ответственности материального характера.

Кассир должен ознакомиться с устройством кассовой техники и порядком ее использования. На ККМ нужно иметь паспорта регламентированного образца. В нем будут содержаться данные о вводе машины в эксплуатацию, о ремонтах.

На боковых сторонах аппарата обязательно наличие маркировки:

с товарным знаком компании-производителя;
с названием устройства;
с условным обозначением аппарата;
с заводским номером;
данные потребления мощности, напряжения питания;
год, когда машина изготовлена;
с государственным знаком сертификации.

Заводские номера на маркировочных табличках отражают во всей документации. Если ККМ передается в мастерские для ремонта, стоит составить , где отражают показания денежного счетчика до и после ремонта.

Перед тем, как приступить к работе на кассовой машине, кассиры-операторы получают ККМ, расписавшись. Выдается дискета, ключ от денежного ящика, разменная монета и купюры, чтобы проводить расчеты с покупателями.

Обязательно:

Проверяется, есть ли чековая и контрольная лента.
Кожух аппарата протирают.
Машины включается в электросеть.

Любая работа по техобслуживанию проводится исключительно специализированными предприятиями. Механики, что выполняют ремонтные работы, должны получить удостоверение, позволяющее вести такой вид деятельности.

Инструкция кассира-операциониста

Актуальные документы:

и т. д.

Кассиром может быть лицо, которому исполнилось 18 лет, и имеет профобразование или прошло специальную подготовку по утвержденным программам.

Нельзя работать кассиром лицу, что:

ранее привлекалось к уголовной ответственности за умышленное преступление, и если такую судимость не было снято или погашено;
имеет хроническое или психическое заболевание;
является нарушителем общественного порядка;
злоупотребляет алкоголем или употребляет наркотиками.

Назначает кассира руководство компании в соответствии с требованиями трудового законодательства. Такое лицо находится в подчинении заведующего торговыми залами или директору.

Если на предприятии работает немного сотрудников и нет кассира, его обязательства может исполнять главных бухгалтер или иной специалист на основании распоряжения руководства.

Режим работы кассиров устанавливается согласно трудовому распорядку, что действует на фирме. Если кассир временно отсутствует, его обязательства может выполнять лицо, что назначено .

Чтобы обеспечить защиту кассира от преступного посягательства на рабочем месте, устанавливают кнопку тревожной сигнализации.

Основные требования к кассирам — он обязан изучить:

правила эксплуатации;
форму кассовой документации;
правила, в соответствии с которыми принимаются и выдаются денежные средства;
нюансы организации трудового процесса;
особенности определения платежности банкноты и монет ЦБ ;
особенности использования вычислительного аппарата;
инструкцию по использованию кассовой техники;
нормы законодательства о труде;
внутренний трудовой распорядок;
основы охраны труда, санитарные нормы.

Для выполнения работы обязательно:

терпение, внимательность, вежливость при работе с клиентами;
поддержание доброжелательной атмосферы, подача личного примера для покупателя относительно поведения;
обеспечение чистоты и порядка на месте работы;
пребывание на работе в деловой одежде, опрятность;
исполнение указаний заведующего торговыми залами и директора;
выполнение записей в кассовой документации с сохранением хронологии (используется шариковая ручка, а не карандаши) и без исправлений;
корректировка ошибок;
сообщение руководству фирмы о замечании инженера по сервисам ЦТО, что обслуживает кассовую машину;
передача всех предписаний, что были выписаны инженерами по сервису ЦТО;
соблюдение трудового распорядка, что был утвержден на фирме;
соблюдение требований инструкции по охране труда.

Ответственность кассира наступает при нарушениях в соответствии со , ст. 14.5 КоАП. Ответственность может быть материальной, административной, дисциплинарной.

Рассмотрим обязательства кассира при работе на аппарате в течение смены:

Он должен обеспечивать уход на ККМ.
Проводит операции по вводу сумм согласно с руководством по эксплуатации.
Обеспечивает работу без остановок и не отлучается с рабочего места, если на это нет согласия заведующего.
Принимает меры, чтобы не образовывались очереди.
Предотвращает и ликвидирует конфликтные ситуации.
Следит за сохранностью денежных сумм, что находятся в кассе, ККМ.
Следит, чтобы пломба и средства для визуального контроля были сохранными.
Отслеживает сроки амортизации используемого устройства.
Отслеживает, когда истекает срок работы блока Э.К.Л.З.

Кассиры вправе:

Использовать штамп и оттиск «Погашено», «Оплачено», «Контроль» и т. д.
Получить распечатку Х-отчетности кассовых машин.
Не пускать к машине инженера ЦТО, представителя ФНС, который не представляет удостоверение регламентированного образца.
Находиться при кассовых ревизиях.
Предлагать меры по улучшению работы, если они касаются его обязанностей.

Если возникнет неисправность или блокировка кассовой техники, кассир:

выключает ККМ;
уведомляет о случившемся руководство;
определяет характер неисправности и делает попытки по ее устранению;
проверяет оттиски чеков, если данные нечетко отражаются;
нарушает пломбу, если нет возможности далее работать по причине неисправностей.

Есть несколько запретов:

нельзя не выдавать чеки клиентам;
нельзя пускать посторонних в помещение кассы;
запрещено обращение с денежным знаком;
нельзя работать без чековых лент;
работать на ККМ, если повреждено пломбу или средства визуального контроля;
пускать постороннее лицо в кассовое помещение и т. д.

Подробнее можно посмотреть в самой инструкции, образцов которой в интернете предостаточно.

Установка марки пломбы

Правила, в соответствии с которыми заказывают и получают марки-пломбы, а также устанавливают их, прописаны в Постановлении № 470, .

Марка-пломба кассовой машины – защищенная продукция полиграфии, с помощью которой можно выявлять факты вскрытия или удаления корпусов машины.

Марки-пломбы применяют, чтобы предотвратить нарушение условий использования ККМ, программных продуктов, в результате чего искажается или уничтожается информация, что накапливается в фискальной памяти кассовой техники.

Пломба представлена 3 частями, каждая из которых вклеивается в учетные талоны, на кассовый аппарат и в паспорт ККМ. Марка-пломба содержит коды регионов, учетные номера и дату, когда она изготовлена.

На первой части марки-пломбы обязательно нанесение штрих-кода, учетного номера и код территориального округа. Вторая часть представлена 4 элементами, что должны устанавливаться:

Все элементы имеют поле, куда наносится подпись специалиста обслуживающего предприятия и дата, когда марка-пломба установлена. Должен также использоваться соответствующий шрифт ККМ.

Третья часть марки-пломбы РЦУР содержит штрих-код с контрольными учетными данными, а также с буквенной цифровой информацией.

Обязательно отражение номера заявки, марки-пломбы, даты изготовления, наименование организации, что обслуживает машину. Правила установки марки-пломбы следующие.

Компания, что обслуживает ККМ, установит марку-пломбу, когда:

модель вводится в эксплуатацию;
когда модель перерегистрируется в налоговой инстанции;
когда проводится очередное техническое обслуживание модели аппарата;
когда проверено, исправна ли модель, к примеру, нет ли ошибки определения доступных касс;
после окончания ремонта машины;
после замены накопителей фискальной памяти.

Место установки и количество элементов вторых частей марок-пломб ККМ должны отвечать требованиям руководства по использованию аппаратов данной модели.

Когда проводится техобслуживание кассовой техники, проверяется ее исправность, когда она ремонтируется или меняются накопители фискальной памяти, специалистом обслуживающего предприятия удаляются элементы 2 части марки-пломбы.

После процедуры он ставит новые элементы. В паспорт и учетный талон вносится запись о причинах, по которым заменено марку-пломбу.

Если модель кассового устройства уже используется и не имеет паспорт ККМ, запись будет сделана в Журнал учета вызовов специалиста ЦТО и регистрации проведенных работ (). Сюда же вклеивается 3 часть марки-пломбы.

Если элемент 2 части марки-пломбы повреждается, пользователи обязаны прекратить использование ККТ и сообщить об этом представителя обслуживающей организации. Специалист проверит модель и установит марку-пломбу заново.

Когда прекращается договор с ЦТО, специалистом будут удалены все составляющие 2 части марки-пломбы с техники. Далее информируется налоговая инстанция, что проводила регистрацию данной модели.

Выдача чека

При проведении всех операций по продаже товара, должен оформляться кассовый чек. Такой документ станет подтверждением того, что деятельность ведется открыто.

На его базе будет проверено кассовую дисциплину предпринимателя, соблюдаются фискальные нормы, что установлены законодательными положениями. Если чек не пробит, бизнесмена ожидает штраф.

Чеки, выданные ККМ, являются фискальными документами, что печатаются на специальных лентах. В них предусмотрено отражение:

наименования компании;
номера ККМ;
порядкового номера;
даты, когда покупка совершена;
цены;
типа фискального режима.

Обязательное условие – читабельность чека. На него могут наноситься дополнительные сведения (обычно в верхней части). Это может быть приветствие, благодарность, новости, акции и т. д.

Основное тело чека содержит тип:

продажа;
возврат;
сторно.

Осуществляется настройка параметров чеков для каждого аппарата. Если отражение реквизитов нечеткое или они изменились, эксплуатация ККМ приостанавливается, пока не будет налажено корректную работу.

Чековые аппараты должны применяться всеми предпринимателями. Проверка того, выдаются ли фискальные документы, представлена несколькими видами:

Если чек не правильно оформлен, штраф устанавливается в соответствии со .

Ответственность наступает и если:

не применяется кассовая техника;
используется ККМ, что не проходила регистрацию в налоговой службе;
используется неисправная аппаратура и т. д.

Нюансы в торговле

Стоит опираться на положения и иные нормативные акты.

Любые денежные расчеты с гражданами при проведении торговой операции осуществляются с использованием ККМ, о чем говорится в .

Многие компании предпочитают использовать бланки строгой отчетности, регистрируя их в налоговом органе. Стоит указать, что если в договорах не будет отражено, что покупатели являются предпринимателями, использовать ККТ нужно обязательно.

Применение ККМ не будет указывать, что организация занимается розничной торговлей, так как в критерии отнесения торговли к опту или рознице не включается наличие или отсутствие кассовой техники.

Если осуществляется оптовая продажа без использования кассовых машин, тогда необходимо выписать . Чеки ККМ в качестве замены счетов-фактур не подойдут.

Какой блок контролирует алгоритмы работы машины?

Любой тип кассовой техники характеризуется наличием примерно одинаковых функций, что определит общие принципы ее устройства.

Функциональные узлы ККМ:

Блок клавиатуры	Необходим при вводе операции по программированию и управлению работой кассового устройства. На клавишном поле есть клавиши цифрового, секционного, функционального плана: Использование цифровых осуществляется при вводе цифровых данных – стоимости товаров, сумм наличности, сумм возврата, размер скидки, программирования клише и т. п. Использование секционных целесообразно при вводе цен товаров в денежные счетчики отделов. Функциональные необходимы для ввода запрограммированной стоимости, аннулирования ошибочной записи на чеке, оформления возвратов товаров, а также для регистрации оплату покупки разными платежами и т. д.
Блок индикации	Нужен, чтобы показать вводимую информацию, а также визуального контролирования результата исчисления, чтобы отражать режим работы кассовой машины
Блок печати	Нужен при печати кассовой документации – чека, контрольных лент, отчетности с гашениями и без гашений
Блоки автоматической памяти	Служат для записи, переработки, хранения и выдачи введенных сведений. Память ККМ состоит из таких узлов – ОЗУ, БФП, РПЗУ

Пользователь обязан знать такие правила организации работы на контрольно-кассовых машинах. Обязательно также соблюдение всех указанных правительством норм.

Говоря простым языком, ККМ — это касса или контрольно-кассовая система, которой сегодня оснащается любой магазин или торговая точка. Но, конечно же, применение ККМ не ограничивается только ими: аппараты успешно используются и вне торговой сферы.

Какие бывают

ККМ различаются по конструкции. Существуют:

Автономная ККМ — это узкоспециализированное устройство, расширить функциональные возможности которого можно исключительно за счет подсоединения дополнительного оборудования ввода-вывода. Кстати, этой группе относятся и аппараты, работающие без непрерывного подключения к розетке.
Пассивная системная ККМ — кассовые аппараты ККМ, которые функционируют в составе компьютерной системы, но не умеют управлять ею.
Активная системная ККМ — эти контрольно-кассовые аппараты могут не просто работать в кассовой операционной системе, но и управлять ею. К группе активных систем (они обладают всеми возможностями стационарных компьютеров по хранению, вводу-выводу и обработке данных). Активная системная ККМ универсальна и функциональна. При этом она может использоваться как функциональная пассивная или автономная контрольно-кассовая система.
Фискальный регистратор — это контрольно-кассовая машина, способная функционировать только в составе кассовой системы, принимая и фиксируя информационные данные через канал связи.

У всех этих аппаратов одна функция — производить расчет и выдавать чек ККМ. Оборудование, которое можно купить, есть на этих страницах:

Составные элементы ККМ

Блок ЭКЛЗ

Блок ЭКЛЗ — автономное запоминающее устройство в ККМ. Оно хранит практически все данные о работе кассового аппарата: от открытия смены и до каждого пробитого чека.

Фискальная память

Фискальная память — один из основных элементов в ККМ. Она содержит такие данные, как ИНН и регистрационный номер потребителя, пароль налогового инспектора, номер последнего снятого отчета «фискала» и так далее.
Работать на ККМ без фискальной регистрации невозможно, ведь на каждом чеке указывается ее признак.

Контрольная лента

Эта часть кассово-контрольной машины бывает двух типов: бумажная (она хранит информационные данные о каждой покупке) и электронная (ЭКЛЗ — электронная контрольная лента защищенная).

Важно! Контрольная лента ККМ должна храниться достаточно долгое время (в течении пяти лет) независимо от того, используете ли вы кассовый аппарат или нет!

Кассовый аппарат: как с ним работать

Старт работы

Перед началом работы кассового аппарата в него нужно вставить контрольную ленту. На ней необходимо указать несколько дополнительных данных, в частности тип и номер ККМ, хронометраж и данные секционных счетчиков. После этого операционист и кассовый администратор заверяют показания на ленте.
Также нужно убедиться, что кассовый аппарат хорошо пропечатывает чеки.
Затем на ККМ пробивается промежуточный отчет, который показывает необнуляемые остатки счетчиков финансов (по секциям и по общим итоговым данным).

Работа в течение дня

На самых стандартных видах контрольных кассовых аппаратов чеки пробиваются следующим образом. Работник набирает на клавиатуре стоимость приобретенной вещи, нажимает номер секции, а затем кнопку «Enter» («Итог»). Также в ККМ предусмотрены такие функции, как определение стоимости продукта по штрих-коду, расчет промежуточного итога, работу со скидками и так далее.

Завершение смены

В конце рабочего дня нужно сначала напечатать отчет. По нему проверяют предварительное соответствие имеющихся в кассовом аппарате денег пробитым суммам. На неверные чеки составляют возвратный акт.
Затем с ККМ снимается окончательный отчет и закрывается фискальная смена (обнуляется счетчик выручки за день).

Важность обслуживания ККМ

После регистрации в государственных органах учета ККМ по требованиям российского законодательства обязательно нужно поставить на ежеквартальное обслуживание. За необслуживаемый кассовый аппарат при проверке государственной налоговой службой взыщут строго — нарушителям полагается такие же штрафные санкции, как и за непробитый чек.

Ну а где купить кассовые аппараты ККМ, вы уже знаете. Звоните!

ККТ (контрольно-кассовая техника) – электронные устройства, автоматизирующие оформление кассовых операций в розничной торговле.

ККМ (контрольно-кассовая машина) – это вид ККТ с функциями налогового контроля.

Виды ККМ:

Кассовый аппарат – самый распространенный и старый вид ККТ. Во времена Советского Союза все аппараты были стационарными, в основном электромеханическими, и обслуживались одним ремонтным заводом. После выхода закона об обязательном применении ККМ ситуация изменилась. Сегодня кассовые аппараты условно можно разделить на два вида: стационарные с денежным ящиком, двусторонним выносным дисплеем для покупателя и продавца и портативные со встроенным аккумулятором и дисплеем. Принцип работы на таких ККМ простой: кассир набирает цену, количество, вводит полученную от покупателя сумму, касса рассчитывает сдачу. Все операции отражаются на дисплее. Принтер распечатывает чек, денежный ящик, если он есть, автоматически открывается.
Фискальный регистратор – принтер чеков с функциями налогового контроля. Без подключения к компьютеру не работает. Программа, установленная на компьютере (персональном или специализированном), управляет этим устройством, например, указывает цену, количество и название товара и посылает команду для печати строки, а затем команду для закрытия чека, и ФР распечатывает чек. Как и любая ККМ, ФР хранит данные о каждой регистрации в своей памяти для налогового контроля.
Кассовый терминал – это кассовый аппарат-компьютер, программу которого самостоятельно менять нельзя. С появлением фискальных регистраторов открылись широкие возможности для разработчиков программного обеспечения, и кассовые программы стали быстро развиваться. Одно из таких современных решений, как компьютер с операционной системой, например, Windows, кассовой программой и подключенным к нему фискальным регистратором, дисплеем покупателя (POS-системы) практически полностью вытеснило этот вид ККМ. Многообразие компьютеров для POS-систем поражает: от портативных компьютеров до киосков и моноблоков с тач-скрином.

ККТ для ЕНВД:

Документы, комплектация и пломбировка контрольно-кассовой машины

Технический паспорт ККМ (формуляр) – это документ, как правило, в виде брошюры формата А5 с технической информацией об аппарате, подтверждающий, что он является контрольно-кассовой машиной указанной модели предприятия-изготовителя, отвечающей требованиям ГОСТ, ТУ, ГМЭК и имеющей сертификат соответствия. На всех аппаратах есть фирменная табличка с заводским номером и датой выпуска, соответствующими записям в паспорте, и наклейка – идентификационный знак (точно такая же вклеена в паспорт).
Идентификационный знак – две одинаковые наклейки с наименованием модели, номером кассового аппарата, двухмерным штрихкодом дополнительной информации. Одна наклейка на корпусе аппарата, другая – в его техническом паспорте.
Паспорт версии ККМ – документ на бланке формата А4, подтверждающий соответствие ККМ эталонной версии ГМЭК. На текущий момент исключен из списка обязательных документов для регистрации ККТ.
Дополнительный лист к паспорту версии ККМ – документ, в котором отображается информация о заменах блока ЭКЛЗ и смене владельца ККМ.
Средство визуального контроля (СВК) – номерная голографическая наклейка, подтверждающая, что модель ККМ входит в государственный реестр (СВК ГР) или обслуживается ЦТО (СВК СО). Первый вид отменен, а СВК СО клеится ЦТО на корпус ККМ ежегодно.
Технический паспорт ЭКЛЗ – документ, распечатанный на двустороннем листе формата А5 с технической информацией о блоке контрольной защищенной ленты и актом ввода его в эксплуатацию. Паспорт заполняется механиком ЦТО в момент активизации ЭКЛЗ в присутствии налогового инспектора. В него заносятся следующие данные: о ККМ – наименование модели, заводской и регистрационный номер, дата ввода в эксплуатацию ККМ; о блоке – заводской и регистрационный номер, дата и время регистрации, номер и значение КПК. В документе ставят свои штампы и печати ЦТО, организация-владелец ККМ, производитель блока, иногда ИФНС.
Пломбировка кожуха (корпуса) ККМ – выполняется механиком персональным пломбиром в строго определенном месте, указанном в техническом паспорте. Нарушение пломбировки, равно как и отсутствие СВК СО, идентификационного знака является основанием для наложения крупного штрафа за «неприменение ККМ». Свою подпись на документах механик часто подкрепляет оттиском пломбира.

Блоки и узлы, запасные части, конструкция контрольно-кассовой техники

Блок электронный контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ) – универсальный модуль, предназначенный для надежного и долговременного хранения информации (номер, дата и время чека, сумма каждой его позиции, КПК) обо всех чеках, входит в конструкцию ККМ, начиная с середины 2004 года. В настоящий момент работа на старых ККМ без ЭКЛЗ запрещена. Разработка алгоритмов шифрования велась под контролем ФСБ. Перед закрытием чека информация о нем записывается в ЭКЛЗ, и только после этого блок выдает КПК, который ККМ распечатывает, и чек закрывается. Подлинность чека всегда можно проверить программными средствами, в том числе, имеющимися в свободном доступе в сети Интернет.
Фискальная память (ФП) – постоянное запоминающее устройство для хранения данных о Z-отчетах, обычно рассчитанное на срок амортизации ККМ (7 лет) и более. В настоящее время блок ЭКЛЗ помимо Z-отчетов хранит все чеки, поэтому ФП можно смело считать «атавизмом», сохраняющимся только по причине несовершенства законодательства.
Дисплей покупателя – устройство для отображения операций, производимых на кассе. Покупатель имеет законное право видеть сумму каждой покупки, итоговую сумму всех покупок и сумму сдачи. В свою очередь, кассир должен контролировать свои действия, получать сообщения об ошибках и сбоях кассового аппарата. У стационарных ККМ дисплей покупателя двусторонний, у портативных состоит из одного индикатора, встроенного в корпус. Лишь некоторые модели ККМ с памятью товаров (кассир вызывает товар по коду, получает его цену и наименование) могут вывести буквы на дисплей. Для отображения сумм и кодов ошибки вполне достаточно десятка цифр, поэтому чаще всего в кассовых аппаратах индикатор дисплея однострочный цифровой. Яркость дисплея – важная характеристика при излишнем и недостаточном освещении. Самый яркий – вакуумно-люминесцентный индикатор (VFD), но энергии он потребляет больше всех. Потому в портативных кассовых аппаратах используются жидкокристаллические индикаторы часто с настраиваемым уровнем подсветки.
Денежный ящик – металлический или пластиковый ящик с секциями для монет, слипов, купюр с прижимами. Он может быть автономным или с электрозамком и интерфейсом для подключения к определенным моделям кассовых аппаратов и фискальных регистраторов. При подключении к ККМ денежный ящик может открываться автоматически после пробития чека (если он не заперт ключом). Ящики без электрозамков (не подключаемые к аппарату) открываются и закрываются только ключом. Замок ящика с интерфейсом может быть с двумя и с тремя фиксированными положениями. Второй вид можно открыть ключом при закрытом электрозамке. Денежные ящики могут быть частью конструкции ККМ, съемными, товарами сторонних производителей.
Клавиатура кассового аппарата – его единственное средство управления. Клавиатура цифровая с дополнительными клавишами управления, например, секции (отделы), прогон ленты, подтверждения, отмены операции. Производители кассовой техники пытаются найти баланс между защищенностью, износостойкостью, скоростью нажатия и тактильностью, и потому используют и комбинируют различные технологии: пленочная, мембранная, механическая, резиновая. В отличие от ПК и большинства POS-систем клавиатура кассового аппарата всегда встроена в корпус.
Печатающее устройство ККМ – средство печати чека и различных отчетов на чековую лету. В современных ККМ используется печать методом точечного нагрева термохимической бумаги (как на обычном факсе). Рулон чековой ленты протягивается между валиком и термоголовкой, которая в заданный момент времени в определённом месте нагревает ленту. В местах нагрева образуются черные точки, из которых складывается изображение. Плотность таких точек невысокая, яркость одинаковая, поэтому возможности печати крайне ограничены, зато огромный ресурс и никаких расходных материалов, кроме чековой ленты, минимум механических частей. Печатающее устройство является неотъемлемой частью ККМ.
Прошивка, версия ПО ККТ – микропрограмма, управляющая моделью ККТ. Внесение изменений в эту программу запрещено. Работа на такой ККМ будет означать то же самое, что и работа без ККМ, с наложением крупного штрафа. Если будет выявлено использование измененной программы для ухода от уплаты налогов, то за это предусмотрена уже уголовная ответственность. В POS-системах, ККМ это фискальный регистратор, следовательно, все остальное ПО можно изменять свободно.
Кожух ККМ – корпус, оболочка контрольно-кассовой машины. Доступ внутрь кожуха разрешен только механикам ЦТО, имеющим сертификат об обучении у генерального поставщика ККМ. Кожух ККМ должен быть всегда опломбирован либо заводом-изготовителем, либо механиком ЦТО в целях предотвращения несанкционированного внесения изменений в конструкцию ККМ. Если пломба нарушена, ККМ необходимо переосвидетельствовать в ЦТО на соответствие эталонному образцу.

Чеки и отчеты, операции контрольно-кассовой техники

Криптографический проверочный код (КПК) – контрольная сумма, рассчитанная из номера расчета, суммы, даты и времени чека или Z-отчета, а также заводского номера ККМ, ИНН и прочих реквизитов, записанных в блок ЭКЛЗ при регистрации. КПК выдается блоком ЭКЛЗ только после записи в него данных и используется ККМ для подтверждения подлинности распечатываемых на нем чеков и Z-отчетов.
Фискальный документ ККМ – это кассовый чек или Z-отчет, т. к. итоги этих документов записываются в фискальную память и блок ЭКЛЗ кассового аппарата. Фискальные документы обязательно заканчиваются строкой с КПК и признаком фискального режима (специальным символом, не входящим в кодовую станицу). В заголовок таких документов обязательно распечатывается номер ККМ, дата и время, номер документа, название организации, ее ИНН.
Кассовый чек – фискальный документ ККМ, фиксирующий сделку купли-продажи в розничной торговли между продавцом и потребителем товаров или услуг. Верхняя его часть – заголовок фискального документа, далее перечисляются все операции, за которыми следует итоговая сумма и сдача. В конце чека – признак фискального режима и КПК, подтверждающий его подлинность. Кассовый чек в обязательном порядке выдается покупателю. За невыполнение этого требования полагается штраф.
Z-отчет – фискальный документ ККТ, показывающий сменную выручку. В заголовке документа так же, как и в чеке, указываются все необходимы для его идентификации данные о ККМ, документе, организации. Далее перечисляются итоги по операциям на кассе. КПК и признак фискального режима завершают отчет, без них он не действителен. Эти отчеты являются первичной документаций предприятия, и поэтому их необходимо хранить не менее 5 лет.
X-отчет – это нефискальный Z-отчет. Он используется для проверки счетчиков ККИ (сверки сумм) в любой момент времени. В отличие от Z-отчета снимать его можно когда угодно и сколько угодно. Хранить его не нужно.
Документы внесения и выплаты, инкассации наличных денежных средств – это нефискальные документы, фиксирующие изменения суммы наличных в кассе вне расчетов с покупателями. Например, при получении кассиром разменных денег ему необходимо выполнить операцию внесения, а при инкассации (сдачи денег инкассатору или в кассу магазина) – операцию выплаты. При выполнении вышеуказанных операций ККТ распечатывает документ внесения или выплаты, при этом изменятся счетчик наличных денег. X и Z-отчеты показывают сумму наличных денег, которая должна храниться в кассе. Расхождение этой суммы отчета и реальной суммой денег в кассе является нарушение кассовой дисциплины.

Действия с ККМ, связанные с налоговой инспекцией

Ввод в эксплуатацию ККМ – это подготовка ее к регистрации в ИФНС. Механик ЦТО проверяет работоспособность, программирует заголовок и название организации, заполняет паспорт ККМ и ЭКЛЗ, журнал вызовов специалистов, пломбирует кожух, наклеивает СВК СО, проводит инструктаж по работе с ККМ. Сам термин «ввод в эксплуатацию» может ввести в заблуждение. Вполне справедливо можно подумать, что кассу устанавливают в кассовый узел и настраивают. Возможно, авторы типовых правил именно так себе это и представляли, но с тех пор много что изменилось в законодательстве и конструкции ККМ, и сегодня этот термин в отношении ККМ имеет другое значение.

Регистрация (постановка на учет) ККМ в ИФНС – это государственная регистрация контрольно-кассовой машины, проводимая ИФНС с участием механика ЦТО по заявлению от организации-владельца ККМ. После регистрации ИФНС выдает заявителю карточку регистрации контрольно-кассовой техники, которая теперь всегда должна быть рядом с ККМ во время ее работы. См. так же порядок регистрации.

Снятие фискальных отчетов – выборочный или полный вывод информации о продажах из фискальной памяти на чековую ленту ККМ, выполняемый механиком ЦТО по требованию налогового инспектора. Чаще всего показания фискального отчета сравнивается с записями в книге кассира-операциониста с целью выявить расхождения.

Замена блока ЭКЛЗ – комплекс поэтапных работ по изъятию заполненного блока ЭКЛЗ с фиксацией накопленных сумм и установке, активизации нового блока в ККМ. См. так же порядок замены блока ЭКЛЗ.

Унифицированные формы (КМ) документов, связанные с применением ККМ

КМ1 – акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ. Очень древняя форма (ранее Ф.N 26) из времени, когда у кассовых аппаратов только что появилась фискальная память, а до этого на электромеханических кассовых аппаратах денежные счетчики обнулялись механиком в присутствии администрации магазина особым ключом. Несмотря на то, что в этой форме подпись механика ЦТО не предусмотрена, некоторые ИФНС до сих пор требуют ее при регистрации и перерегистрации ККМ.
КМ2 – акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию. Основной документ, оформляемый ЦТО для ИФНС при замене фискальной памяти, блока ЭКЛЗ, снятие ККМ с учета и прочем ремонте, который может затронуть денежные счетчики. Акт составляется в трех экземплярах, подписывается и хранится в ИФНС, ЦТО, организации-владельце ККМ. Его оформление предусмотрено в два этапа: сначала фиксируются счетчики (итоговая сумма, последний номер Z-отчета) до начала ремонта (все расписываются), затем после ремонта (снова все ставят подписи и забирают свои копии).
КМ3 – акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. Возврат товаров и отказ от услуг, а также ошибочно пробитые чеки оформляются актом КМ3. Акт подписывает кассир, руководитель или бухгалтер. Он является основанием для уменьшении суммы выручки за смену, но может быть потребован налоговым инспектором в любой момент.
КМ4 – журнал кассира-операциониста. В журнал КМ4 заносятся итоги смены по показаниям Z-отчета (сумма, номер), выручка, полученная от покупателей и сданная в кассу предприятия или в банк. КМ4 – основной документ, по которому производят налоговую проверку, именно с него определяется сумма, с которой необходимо платить налоги. Проверка журнала сводится к поиску расхождений между показаниями фискального отчета кассового аппарата и записей кассира. На все возвраты и ошибочно пробитые чеки должны быть предоставлены акты КМ3. Каждая страница журнала должна быть пронумерована. Через все листы должен проходить шнур, а его концы должны быть связаны и заклеены куском бумаги с подписью руководителя или бухгалтера. Печать организации ставится таким образом, чтобы оттиск был расположен как на вышеуказанном куске бумаги, так и на не лицевой стороне обложки. На нем обязательно должен стоять штамп ИФНС с подписью налогового инспектора.
КМ8 – журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ. Журнал КМ8 заполняется механиками ЦТО при выполнении ремонтов или действиях с ККМ в ИФНС. Особенно важно его заполнение при смене пломбировки кассового аппарата, потому что оттиск пломбы в журнале всегда должен совпадать с реальным оттиском пломбы на ККМ. Журнал необходимо пронумеровать и прошнуровать аналогично КМ4. Он должен всегда быть рядом с ККМ и на рабочем месте, и в ЦТО, и в налоговой инспекции. Далеко не все ЦТО серьезно подходят к его заполнению.
КМ9 – акт о проверке наличных денежных средств кассы. Документ фиксирует сумму наличных денег в кассе, которая должна совпадать с показаниями ККМ. Никаких личных денег перед проверкой не должно быть, поэтому в начале документа следует соответствующая расписка, затем результат проверки, подписи. Если деньги берет на хранение материально-ответственное лицо, завершает акт его ФИО и подпись. Инициатором проверки может быть налоговый инспектор, поэтому для него в акте предусмотрено место подписи. Акт составляется в трех экземплярах.

Документы и данные об организации, запрашиваемые ИФНС для выдачи карточки ККМ:

свидетельство основного государственного регистрационного номера (ОГРН) – документ, подтверждающий, что юридическое лицо с указанным кратким и полным наименованием зарегистрировано в указанной ИФНС (по свидетельству налоговый инспектор определяет принадлежность организации именно к его ИФНС и точное название организации);
ОГРНИП – это ОГРН индивидуального предпринимателя;
свидетельство идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) – документ, подтверждающий, что указанному в нем юридическому лицу, расположенному по указанному адресу, присвоен ИНН (наименование из свидетельства ИНН налоговый инспектор сравнивает с наименованием в свидетельстве ОГРН и далее во все документы организации будет вписывать именно этот ИНН; первые две цифры ИНН – код региона, следующие две (почти всегда) – номер ИФНС);
договор аренды или свидетельство на право собственности – документы, используемые при регистрации ККМ для подтверждения адреса установки контрольно кассовой машины;
приказ о назначении генерального директора и главного бухгалтера – необходим для уточнения ФИО директора и главного бухгалтера, подписи которых должны стоять на подаваемых организацией документах;
код ОКВЭД основных видов экономической деятельности – служит для определения вида бизнеса, в котором будет применяться ККМ (например, 52.42.5 – розничная торговля (52) спортивной (5) одеждой (42)).

Государственные органы, полномочия которых затрагивает вопросы с применением ККМ:

ГМЭК – Государственная межведомственная экспертная комиссия по контрольно-кассовым машинам принимала технические требования к ККМ, вела государственный реестр ККМ, определяла сферы их применения. ГМЭК давно упразднена, но многие ее решения остаются в силе.
МинФИН – Министерство финансов Российской Федерации устанавливает порядок работы ИФНС с кассовыми аппаратами, утверждает правила эксплуатации ККМ при расчете с населением.
ИФНС – Инспекция Федеральной налоговой службы России, отдел ККМ которой выполнят регистрацию и снятие ККМ с учета и фиксирует итоговые суммы выручки с ККМ. Инспекции делятся по территориально признаку. Принадлежность ККМ к ИФНС определяется по фактическому адресу ККМ, совпадающему с юридическим адресом организации либо ее обособленного подразделения.

Некоммерческие структуры:

Московская Гильдия центров технического обслуживания контрольно-кассовых машин и весоизмерительной техники – некоммерческое партнерство ЦТО, созданное с целью консолидации усилий по упорядочению сферы деятельности, связанной с ККМ совместно с органами государственной власти. В настоящий момент ощутимого влияния на принятие решений властей гильдия не оказывает.