Создание таблиц в аксес. Создание списка SharePoint на основе шаблона

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Саратовский государственный технический университет

Балаковский институт техники, технологии и управления

Создание таблиц и связей между ними в microsoft access 2007

Методические указания к выполнению лабораторной работы

по курсу «Информационное обеспечение систем управления»

для студентов специальности 210100

дневной и вечерней форм обучения

Одобрено

редакционно-издательским советом

Балаковского института техники,

технологии и управления

Балаково 2010

Цель работы: научиться создавать таблицы в различных режимах, а также устанавливать связи между таблицами.

Основные понятия

Microsoft Access 2007 – это программное обеспечение, которое относится к категории систем управления базами данных (СУБД) и является одним из продуктов пакета Microsoft Office 2007. Основная функция как Access, так и любой СУБД – это работа со структурированной в виде таблиц информацией. Программа Access позволяет обеспечить ввод данных в таблицы базы данных, их хранение и сопровождение, а также получать из совокупности этой информации нужные данные, необходимые при принятии важных бизнес-решений.

Объекты базы данных

К объектам базы данных относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Все они сгруппированы по категориям и отображаются в области переходов базы данных (рис.1).

Рис.1. Область переходов базы данных

Таблицы. Как вы уже знаете, таблица создается и используется для хранения данных. Каждая таблица включает сведения об объекте определенного типа и состоит из полей, которые составляют записи.

Формы. Формы используются для ввода и просмотра таблиц в окне формы. Формы позволяют ограничить объем информации, отображаемой на экране, и представить ее в требуемом виде. С помощью конструктора форм вы можете создавать формы любой степени сложности.

Запросы. Мощный инструмент управления данными, позволяющий извлекать из таблиц базы данных сведения, которые соответствуют определенному критерию. С помощью запросов можно автоматизировать процесс обновления или удаления записей из одной или нескольких таблиц, а также выполнять вычисления, основанные на значениях, хранимых в таблице.

Отчеты. Отчет предназначен для вывода сведений из базы данных на печать в удобном виде, но может быть и просмотрен на экране. В отчеты часто включаются итоговые данные, для чего предусмотрены специальные средства.

Макросы. Макросы предназначены для автоматизации часто выполняемых операций. Каждый макрос содержит одну или несколько макрокоманд, каждая из которых выполняет определенное действие, например, открывает форму или печатает отчет.

Модули. Другим средством автоматизации приложений являются программы на языке Visual Basic for Applications (VBA), которые содержатся в модулях. Технология программирования, реализованная на языке VBA, позволяет пользователям создавать развитые приложения и самостоятельно решать многие задачи, не обращаясь к услугам профессиональных программистов.

Создание и модификация структуры таблицы

Основным структурным компонентом базы данных является таблица, состоящая из строк (записей) и столбцов (полей). Каждая таблица содержит записи определенного вида, например о студентах, обучающихся в вузе. Например, запись о студенте может содержать номер его личного дела, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, номер учебной группы.

В приложении Access создать таблицу для последующего ввода в нее собственных данных можно разными способами: на основе шаблона таблицы, в режиме конструктора и путем ввода данных в пустую таблицу.

Создание таблиц на основе шаблона таблицы

В Access 2007 включены пять готовых шаблонов (Контакты, Задачи, Вопросы, События и Основные фонды), с помощью которых можно создать структуру одной таблицы. Такой подход адресован, в первую очередь, новичкам и позволяет выбрать из предлагаемых заготовок необходимые характеристики для того объекта реального мира, сведения о котором будут храниться в будущей таблице.

Для создания таблицы с помощью шаблона необходимо выполнить следующее:

Выбрать вкладку Создание и в группе Таблицы щелкнуть на кнопке Шаблоны таблиц, чтобы открыть список шаблонов, которые включены в комплект поставки Access.

Выбрать из списка ту таблицу, функциональное назначение которой вам больше всего подходит. Для этого нужно щелкнуть на одноименном шаблоне и в рабочей области базы данных появится новая таблица.

Создание таблицы в режиме конструктора

В режиме конструктора вы можете создать структуру будущей таблицы в полном соответствии с разработанным ранее ее проектом. Вам предоставляется возможность определить список полей для таблицы, выбрать тип данных, настроить свойства для каждого поля, а также ввести описания полей.

Для создания таблицы с помощью конструктора необходимо выполнить следующее:

Выбрать вкладку Создание и в группе Таблицы щелкнуть на кнопке Конструктор таблиц . На экране появится пустая форма для проектирования таблицы в режиме конструктора (рис. 2). На ленте теперь активна вкладка Конструктор и доступны такие группы команд, как Представления , Сервис и Показать или скрыть .

Далее для каждого поля, включаемого в запись, необходимо указать тип данных. Тип данных определяет вид информации, которая будет храниться в поле, и выбирается в столбце Тип данных окна конструктора.

Типы данных полей, которые можно использовать в Access, приведены в таблице 1. По умолчанию установлен тип Текстовый . Также для каждого поля можно указать не только тип данных, но и другие важные характеристики. Все они представлены в области Свойства поля , расположенной в нижней части окна конструктора таблиц. В таблице 2 содержатся названия свойств и их описание.

Рис. 2. Окно конструктора таблиц

Таблица 1

Типы данных, различаемые Access

Наряду с перечисленными в таблице типами в списке столбца Тип данных присутствует элемент Мастер подстановок. Это свойство поля, а не настоящий тип данных. Позволяет создать поле, в котором выводится список значений, облегчающий ввод данных. Можно использовать список одного из следующих видов:

список подстановок, в котором выводятся значения из существующей таблицы или запроса;

список постоянных значений, которые вводятся при создании поля.

Таблица 2

Свойства полей

*Пустая строка – строковое значение, не содержащее символов. Пустая строка используется для указания того, что значение для этого поля отсутствует. Для ввода пустой строки с клавиатуры следует ввести два символа прямых кавычек без пробела (" ").

Null – значение, которое можно ввести в поле или использовать в выражениях и запросах для указания отсутствующих или неизвестных данных. Некоторые поля, такие как поля первичного ключа, не могут содержать значения Null и пустые строки.

Создание таблицы в режиме таблицы

Пожалуй, единственным «показанием» к использованию именно этого метода создания таблицы является необходимость срочно ввести в табличную структуру некоторые данные. В режиме таблицы (напоминающем создание рабочего листа в приложении Microsoft Excel) можно сразу вводить данные, при этом автоматически создается структура таблицы.

Чтобы создать структуру таблицы в режиме таблицы необходимо выполнить следующее:

На вкладке Создание (группа Таблицы) выбрать команду Таблица, чтобы добавить в текущую базу данных новую таблицу. В рабочем пространстве приложения Access появится новая пустая таблица – в режиме таблицы.

Ввести данные в ячейку столбца с заголовком Добавить поле , а затем нажать клавишу , чтобы вводить данные для следующего поля, которое будет создано автоматически.

Повторить п.2 требуемое число раз, чтобы указать в структуре таблицы все необходимые поля и ввести все данные одной записи.

Указать имена полей для новой таблицы. Для этого достаточно дважды щелкнуть на заголовке нужного столбца и ввести имя поля.

По окончании ввода данных программа Access анализирует содержимое полей таблицы и сама задает для них тип данных, который более всего им соответствует.

Однако рано или поздно все равно придется перейти в режим конструктора, чтобы уточнить типы полей, задать требуемые свойства полей и выполнить другие важные операции, касающиеся структуры таблицы.

Чтобы переключиться в режим конструктора из режима таблицы, необходимо щелкнуть на кнопке Вид вкладки Главная (группа Представления ) или щелкнуть на кнопке Конструктор в правом нижнем углу окна приложения Access (строка состояния).

как в Access 2010 сделать таблицу в режиме конструктора как в Access 2003

Вы уже осваиваете Access, но хотелось бы работать как в привычной среде и создавать таблицу в режиме конструктора как в 2003? На самом деле, не знаю как Вам, но мне намного удобнее работать по старинке т.к. я уже привык.

Поэтому поделюсь своим рецептом создания таблицы в базе данных в режиме конструктора.

Для начала создадим базу данных нажав «Файл / Создать / Новая база данных».

Теперь на закладке главная выбираем режим «Конструктор».

Сохраняем таблицу под выбранным именем.

Создаем таблицу в окне конструктора

Чтобы создать таблицу, нужно описать ее структуру, - как будут называться столбцы таблицы, данные каких типов будут там храниться.

Правильно созданная таблица и работает правильно, - к примеру поиск по дате будет сделать тяжело, если тип данных в столбце дата - текстовый, потому, что для компьютера это набор кодов, который больше, если символов много, а дата считается в хронологическом порядке.

1. Ознакомимся с открывшимся окном конструктора - там на данный момент предлагается имя одного столбца - Код, с типом данных - счетчик.

Это значит, что таблица будет из одного столбца и строки будут нумероваться автоматически, по мере добавления.

2. Записываем имена полей, которые будут в нашей таблице.

3. Выбираем типы данных, установив курсор в ячейку напротив имени поля и выбрав из предложенного списка.

4. Выбираем поле, которое будет ключевым, - значения которого в каждой строчке не повторяются.

Microsoft Access 2007

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.2. Создание базы данных (таблиц и связей между ними) в Access 2007

Рассмотрим этапы создания БД «Деканат» с помощью СУБД Access 2007 . Сначала составляем модель "сущность – связь" для базы данных «Деканат». Этапы проектирования модели "сущность – связь" изложены в разделе " .

После создания модели запускаем приложение Access 2007. Открывается окно приложение Access 2007 на странице Приступая к работе с Microsoft Access 2007. В разделе Новая пустая база данных щелкаем на пиктограмме Новая база данных. В правой части окна появится информация об имени файла и указана директория для его хранения. По умолчанию имя файла - База данных1 .accdb.

Изменить имя файла и путь к директории для хранения файла БД можно в окне "Файл новой базы данных" щелкнув на пиктограмме "Поиск расположения для размещения базы данных". Установив имя файла - Деканат_2007.accdb и требуемое имя директории в окне "Файл новой базы данных", надо щелкнуть на кнопке ОК, окно закроется.

Далее необходимо щелкнуть на кнопке Создать, чтобы создать пустую базу данных. При создании новой пустой базы данных окно приложения Access 2007 открывается на контекстной вкладке "Режим таблицы". В окне отображается новая пустая таблица с именем Таблица 1 в режиме таблица, представленная на Рис. 1.

Рис. 2.

Откроется окно Сохранение, в котором надо указать имя Группы студентов и нажать кнопку ОК.

Рис. 3.

Откроется таблица Группы студентов в режиме Конструктор

Рис. 4.

Создаем структуру таблицы Группы студентов. В первую строку колонки "Имя поля" вводим код группы студентов (КодГруппы) и нажимаем клавишу Enter. Курсор переместится в колонку Тип данных. Access по умолчанию назначает тип данных - Счетчик. Нажимаем клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Описание, при необходимости вводим описание данных.

Первой строке таблицы (поле КодГруппы) Access по умолчанию назначает поле первичного ключа. Для первичного ключа в свойствах поля устанавливается значение Индексированного поля: Да (Совпадения не допускаются) . Далее заполняем вторую строку (второе поле таблицы), Имя поля - Название, Тип данных - текстовый. Третья строка: Имя поля - Курс, Тип данных - числовой и четвертая строка Имя поля - Семестр, Тип данных - числовой. При этом для имени поля "Название" в разделе свойства поля необходимо установить размер поля - 6.

Рис. 5.

Затем создаем структуры остальных трех таблиц в соответствии с . Обязательно соблюдайте указанную последовательность создания структуры таблиц.

Необходимо отметить, что в структуре таблицы "Студенты" для поля КодГруппы (вторичный ключ) установите значение Индексированного поля: Да (Совпадения допускаются) и тип данных - мастер подстановок . В структуре таблицы "Успеваемость" для поля КодСтуденты (вторичный ключ) и поля КодДисциплины (вторичный ключ) установите значение Индексированного поля: Да (Совпадения допускаются) и тип данных - мастер подстановок .

Рассмотрим последовательность действий, когда перед нами стоит задача — создание таблиц в MS Access.

Напомним, что все объекты базы данных Access создаются и сохраняются в одном файле, который создается щелчком мыши в стартовом окне Access на значке Новая база данных (Blank Database). При этом в разделе Новая база данных (Blank Database) задается имя базы данных и выбирается папка, в которой нужно сохранить файл базы данных. В результате открывается окно новой пустой базы данных.

Создание структуры таблицы

Начнем создание таблицы ТОВАР с определения ее структуры в режиме конструктора таблиц. На вкладке ленты Создание (Create) в группе Таблицы (Tables) выполним команду Конструктор таблиц (Table Design).

В окне конструктора Таблица1 (Table1) (рис. 3.15) в соответствии с приведенными в табл. 3.1 проектными параметрами структуры определим все поля таблицы ТОВАР.

Для каждого поля таблицы ТОВАР определим Имя поля (Field Name), Тип данных (Data Type) и на вкладке Общие (General) зададим свойства полей:

• для текстовых полей в свойстве Размер поля (Field Size) зададим размеры, указанные в соответствующем столбце табл. 3.1;
• для числового поля СТАВКА_НДС выберем в свойстве:
  • Размер поля (Field Size) - Одинарное с плавающей точкой (Single);
  • Формат поля (Format) - Процентный (Percent). При отображении одинарных с плавающей точкой чисел, для которых выбран встроенный формат поля Процентный (Percent), их значения умножаются на 100 и к ним добавляется знак процента. При этом ввод ставки НДС должен осуществляться в формате отображения, например, 15%, 7,5%;
  • Число десятичных знаков (Decimal Places) - 0;
• для поля ЦЕНА выберем в свойстве:
  • Формат поля (Format) - Денежный (Currency). Денежные суммы будут отображаться в соответствии с установленными по умолчанию в Microsoft Windows региональными параметрами в виде 123 456 789,00р.; Денежный тип поля используют для предотвращения округления во время вычислений. В денежных полях обеспечивается 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа. Денежное поле занимает 8 байтов;
  • Число десятичных знаков (Decimal Places) - 2;
• свойства Подпись (Caption), Условие на значение (Validation Rule), Сообщение об ошибке (Validation Text) - для каждого из полей зададим, как указано в табл. 3.1:
  • в поле СТАВКА_НДС будут сохраняться числовые данные Одинарное с плавающей точкой (Single), поэтому в условии на значение должны использоваться соответствующие значения и нельзя вводить их в формате отображения, т. е. в нашем случае в процентах;
• для полей с числовыми данными ЦЕНА и СТАВКА_НДС задайте свойство Значение по умолчанию (Default Value), например, равное 0. Это позволит правильно выполнять арифметические операции с этими полями;
• дополните таблицу ТОВАР вычисляемым полем, которое будет содержать цену с НДС. Для этого задайте имя поля, например Цена с НДС, выберите тип данных Вычисляемый (Calculated). Откроется построитель выражений, где, выбирая поля, имеющиеся в таблице ТОВАР, и знаки операторов, постройте выражение ЦЕНА+ЦЕНА*СТАВКА_НДС . Это же выражение будет записано в соответствующую строку общих свойств поля. Можно записать или откорректировать выражение в этом свойстве, не прибегая к помощи построителя. Выберите для свойства поля Тип результата (Result Type) значение Денежный (Currency).

ЗАМЕЧАНИЕ
Если в некоторых записях таблицы не будет введено значение цены или ставки НДС, и для значения по умолчанию не было указано никаких числовых данных, результат в вычисляемом поле не отобразится. Это связано с тем, что при отсутствии значения в поле оно получает значение Null , с которым не могут производиться вычисления.

Условие на значение, которое заносится в свойство поля, является выражением. Оно может быть сформировано с помощью построителя выражений (рис. 3.16). Построитель вызывается в окне конструктора таблиц (см. рис. 3.15) при нажатии кнопки, расположенной справа от строки Условие на значение (Validation Rule), в которую должно быть введено выражение. Построитель можно вызвать и командой Построитель (Builder) на панели конструктора в группе Сервис (Tools).

ЗАМЕЧАНИЕ
Для ввода операторов «больше равно» и «меньше равно» существуют специальные знаки. Не допускайте пробелов при вводе выражения. Нужные пробелы построитель введет сам.

После ввода выражения в окно построителя и нажатия кнопки OK Access выполнит синтаксический анализ выражения и отобразит его в строке Условие на значение (Validation Rule).

Теперь определим первичный ключ таблицы. Выделим поле КОД_ТОВ, щелкнув кнопкой мыши на области маркировки слева от имени поля, и нажмем кнопку Ключевое поле (Primary Key) на вкладке ленты Конструктор (Design) в группе Сервис (Tools) (см. рис. 3.14). Признаком установки ключа является изображение ключа слева от имени поля. Определим свойства ключевого поля в соответствии с табл. 3.1.

ЗАМЕЧАНИЕ
Для инвентарных номеров и других номеров или кодов, которые часто выступают в качестве ключей и не используются в математических вычислениях, вместо числового целесообразно выбрать текстовый тип данных.

Сохраним созданную структуру таблицы и присвоим имя новой таблице - ТОВАР. Для этого выполним команду Сохранить (Save) в контекстном меню таблицы, на Панели быстрого доступа (Customize Quick Access Toolbar) или на вкладке Файл (File). В окне Сохранение (Save As) введем имя таблицы (рис. 3.17).

Создание таблиц в Microsoft Access Мандыч Игорь Анатольевич специально для www.mysource.comule.com

Перед тем, как приступить к созданию базы данных, необходимо ответить на следующие вопросы: Какие данные я собираюсь хранить и как их организовать наилучшим образом? Какие действия с входными данными я буду производить? Какая мне нужна информация? Получив ответы, начинаем проектирование базы данных (БД).

На этапе концептуального проектирования следует выделить все объекты, информацию о которых необходимо сохранять в базе данных, указать их свойства и установить связи между ними. объекты

На этапе логического проектирования производится анализ требований к производительности базы данных и строится логическая модель, которая является прототипом базы данных. Из существующих реализаций баз данных наиболее распространена реляционная модель, основой которой являются таблицы и отношения между ними. В каждой таблице хранятся данные о конкретном объекте.

На этапе физического проектирования выбирается СУБД, удовлетворяющая требованиям проекта. Логическая схема преобразуется в объекты БД.

Что такое СУБД? Система управления базами данных (СУБД) - это программа, предназначенная для создания базы данных и организации хранения, обработки и поиска информации. Наиболее используемые из существующих СУБД: Oracle, DB2, MS SQL Server, FoxPro, MS Access, Interbase, Sybase и др.

На сегодняшний день лучшая настольная система управления базами данных для ОС Windows. Она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций. MS Access

Реляционная СУБД Access предусматривает хранение данных во множестве связанных таблиц, которые снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод.

Таблица – это структура для хранения данных. Информация в таблицах организована в виде записей (строк) и полей (столбцов).

Создание таблицы – это определение имени и типа данных для каждого из полей. В MS Access для представления информации используются следующие типы данных: Текстовый; Поле МЕМО; Числовой; Дата/время; Денежный; Счетчик; Логический; Поле объекта ОЛЕ; Гиперссылка; Мастер подстановок…

Типы данных Microsoft Access

После определения структуры каждой таблицы следует подумать, какое поле таблицы будет однозначно определять каждую запись. Теперь можно приступать к созданию собственно БД! На панели инструментов есть специальная кнопка: То есть выбрать ключевое поле.

Для создания файла базы данных в MS Access, в левом нижнем углу Рабочего стола следует нажать кнопку Пуск, чтобы вызвать Главное меню. Затем из меню Все программы выбрать пункт Microsoft Access.

Можно создать и разместить на своем Рабочем столе Ярлык для программы MS Access Теперь запуск Access осуществляется двойным щелчком на этом значке.

При запуске Access первое,что вы увидите – это диалоговое окно, в котором следует отметить нужный вам пункт. После выбора нажмите кнопку ОК!

В открывшемся окне выберите нужный каталог и задайте имя файла, в котором будет храниться ваша база данных. Имя файла по умолчанию Нажмите кнопку Создать

В левой части окна открытой базы данных находится список Объектов, в котором выбраны Таблицы. В правой – способы создания таблиц.

Рассмотрим способы создания таблиц Для начинающих пользователей лучшим способом является Создание таблицы с помощью мастера При двойном клике мышкой на этой надписи появляется окно, в котором можно выбрать образец таблицы и образцы полей. Есть возможность переименовать поля. Перенос полей из образцов в вашу таблицу осуществляется с помощью кнопок:

В MS Access есть большое количество готовых таблиц для служебного и личного пользования

Если есть поле, похожее на нужное, но с другим именем, то можно дать ему новое имя, нажав кнопку «Переименовать поле…» Имя таблицы и ключевое поле можно задать самостоятельно.

Нажмите кнопку Готово Когда структура созданной таблицы готова, можно вводить данные, т.е. в следующем окне выбрать нужный пункт.

При необходимости срочно ввести большой объем различных данных удобно использовать Создание таблицы путем ввода данных В этом окне нужно просто вводить данные. Чем их будет больше, тем точнее СУБД определит тип поля.

Для выполнения различных операций можно использовать контекстное меню.

Когда нужная таблица содержит специальные поля, которых нет в распоряжении мастера, используем Создание таблицы в режиме конструктора С помощью этого режима можно редактировать и готовую таблицу с внесенными данными. Для этого выделите таблицу и щелкните на панели инструментов кнопку

Окно конструктора таблиц состоит из двух областей: области описания полей и области свойств полей. Каждая строка описывает одно поле. Внизу справа Access дает подсказки. Для получения справки нужно выделить объект и нажать клавишу F1.

Там, где в области свойств поля нет значений, их можно указать самостоятельно. Удобно использовать справку. Для каждого свойства дается подсказка.

Для изменения стандартных свойств поля следует выделить его и щелкнуть мышкой на появившемся выпадающем списке, из которого выбрать нужное значение.

Св-во Условие на значение определяет требования к данным, вводящимся в поле. Этим условием может быть принадлежность данных какому-либо диапазону либо соответствие введенному выражению. Чтобы ввести выражение, следует нажать кнопку: Появится окно Построителя выражений.

В этом окне с помощью предлагаемых функций, констант, операторов можно записать требуемое выражение. Таким же образом можно создать выражение для свойства Значение по умолчанию, которое Access будет отображать автоматически для данного поля при добавлении новой записи в таблицу.

После создания структуры таблицы следует сохранить ее под выбранным именем перед вводом данных. при закрытии окна Конструктора Access предложит сохранить изменения макета или структуры таблицы. в окне Сохранение по умолчанию предлагается имя Таблица1 (если она первая из созданных), которое можно изменить. кроме этого в панели инструментов Стандартная есть кнопка Сохранить. в меню Файл можно выбрать пункт Сохранить как… Имя таблицы должно состоять не более чем из 64 символов и удовлетворять стандартному соглашению об именах, принятому в Access. СДЕЛАТЬ ЭТО МОЖНО РАЗНЫМИ СПОСОБАМИ:

Конец презентации