Ограничения для сообщений, почтовых ящиков и получателей. Почему? Как работает этот механизм

Процессам подготовки и учета документов традиционно уделяется много внимания, а вот их доставка адресату, в частности силами почтовой связи, практически не рассматривается. Между тем сложностей здесь предостаточно. Чем больше компания отправляет писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной при минимуме затрат.

В данной статье мы рассмотрим виды почтовых отправлений, порядок их учета и поиска, а также способы автоматизации процесса отправки корреспонденции по почте.

Кто должен заниматься отправкой корреспонденции?

Если объем переписки в организации достаточно большой, процесс отправки почты нуждается в централизации. Обычно эти обязанности возлагаются на секретаря или курьеру. Именно их задача - так организовать этот процесс, чтобы затрачивать на него как можно меньше времени.

Действительно, такой подход к отправке писем, когда на почту ездят сами исполнители, нерационален и подходит только для тех организаций, где объем отправлений исчисляется единицами. Недостатки такого подхода очевидны:

• трудно отследить, действительно ли исполнитель ходил на почту;
• чем чаще исполнитель пишет письма, тем чаще он вынужден посещать почтовое отделение, тратя свое рабочее время, а значит, и деньги работодателя, на дорогу;
• при большом объеме работы исполнители вынуждены ходить на почту после рабочего дня, который из-за этого соответственно увеличивается.

Работаем с «Почтой России»

Большинство организаций работает сегодня с «Почтой России» главным образом потому, что она предлагает наиболее выгодные тарифы на отправку, доставляет отправления в любую точку страны и может документально подтвердить получение корреспонденции адресатом, что очень важно в случае судебных разбирательств.

Для сравнения: негосударственные почтовые экспресс-службы работают только с теми населенными пунктами, где имеют филиалы; порой могут уведомить о доставке только путем СМС-сообщения и их услуги стоят дороже.

Работа «Почты России» строго регламентирована. Работнику, ответственному за отправку корреспонденции, желательно ознакомиться со следующими нормативными документами:

• Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (в ред. от 06.12.2011);
• Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221;
• Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п;
• Порядок приема, доставки и вручения внутренней посылочной почты, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 24.01.2007 № 28-п;
• Руководство по приему международных почтовых отправлений (с изменениями от 17.10.2013 на момент написания данной статьи).

Если объем писем не позволяет сдавать их на общих основаниях, выстаивая очередь, есть возможность заключить с почтой договор на корпоративное обслуживание . В этом случае в установленные дни в организацию будет приезжать работник почтамта и забирать подготовленные секретарем или курьером письма. При следующем визите работник почты привезет оформленные документы об отправке. Подробная информация об этой услуге размещена на сайте почты www.russianpost.ru , а также охотно предоставляется операторами горячей линии.

Какие бывают письма?

Все почтовые отправления делятся на две категории: регистрируемые и нерегистрируемые . Разница между ними принципиальная: по требованию отправителя почта обязана разыскать регистрируемое отправление или предоставить информацию о месте его нахождения. След же нерегистрируемого отправления теряется в тот момент, когда отправитель опускает его в почтовый ящик. В свою очередь, зарегистрированное на почте письмо будет вручено адресату под роспись, нерегистрируемое - опущено в ящик или просто передано секретарю, и никто не докажет, что письмо было получено.

Поэтому нерегистрируемым, или простым, письмом лучше отправлять документы, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительные открытки к праздникам. А все то, что хотя бы теоретически может стать предметом спора, настоятельно рекомендуется регистрировать на почте.

Основной вид регистрируемой корреспонденции - заказные письма и бандероли . В отличие от простых писем о поступлении заказного получатель будет извещен специальной квитанцией и получит конверт из рук работника почты, как уже говорилось, под роспись.

Дополнить заказное отправление можно описью вложения . Это документ, описывающий количественные и стоимостные характеристики почтового отправления. Один экземпляр описи вкладывается в конверт поверх вложения в почтовое отправление, другой выдается отправителю вместе с квитанцией. Получив письмо с описью, адресат не сможет утверждать, что ему не отправили каких-либо документов.

Обратите внимание!

Заклеивать конверт с описью вложения до отправки не нужно: оператор почтового отделения обязан удостовериться, что все документы, указанные в описи, действительно находятся в конверте.

Наконец, особое внимание следует уделить простым уведомлениям о получении заказных писем. Уведомление представляет собой карточку, которая приклеивается к конверту. При получении письма адресат расписывается на карточке, после чего она высылается отправителю. Вернувшееся уведомление является документом, который официально подтверждает факт получения письма. Срок хранения уведомлений - 5 лет .

После возврата уведомления информация о его наличии может быть зафиксирована в Журнале регистрации почтовых отправлений (см. ниже). Вряд ли нужно скрупулезно переписывать с карточки, кто и какого числа получил письмо. Если исполнителю понадобятся эти сведения, он всегда может обратиться к секретарю. Чаще всего достаточно информации о том, что письмо было получено. Сканировать уведомления имеет смысл, только если в компании внедрена система электронного документооборота (СЭД). В СЭД есть возможность «привязать» файл уведомления к информации об исходящем документе. Это очень удобно: исполнитель в любой момент может проверить, было ли письмо доставлено адресату.

Раскладываем по полочкам

Исполнители, которые приносят письма на отправку секретарю, помимо указания полного адреса с индексом, должны обязательно делать пометку на письме о виде отправления. Как вариант - в канцелярии можно поставить лотки с надписями: «Простые письма», «Заказные письма», «Заказные письма с уведомлением», «Заказные письма с уведомлением и описью» и т.п. Тогда исполнители в любое время смогут оставлять письма для отправки, не отвлекая работников канцелярии.

Наш совет

В регламенте по отправке корреспонденции рекомендуется указать, что неправильно оформленная корреспонденция, а также письма без адреса или индекса будут возвращены исполнителю, несмотря на их срочность.

Готовим почту к отправке

Если есть возможность автоматизировать какой-либо процесс, не стоит ею пренебрегать. Так, если секретарь до сих пор надписывает почтовые конверты от руки, ему стоит обратить внимание на набор функций текстового редактора Microsoft Word по надписыванию конвертов, приданию им фирменного стиля, а также распечатыванию конвертов по списку рассылки. Другими словами, вместо того чтобы надписывать каждый конверт от руки, можно один раз задать в программе:

• обратный адрес отправителя;
• фирменный стиль конверта.

После того как в программу будет внесен список адресов получателей (список рассылки), останется только вложить в принтер пачку конвертов и задать команду «Печать». Описанные функции можно найти на вкладке Рассылки (Создать ® Конверты , Наклейки ).

Кстати

Кроме адреса, на конверте можно напечатать и индекс получателя, причем оформить его по правилам написания индексов. Для этого нужно установить на компьютер специальный шрифт. Его легко найти в Интернете - достаточно ввести в поисковой системе запрос «Шрифт для индекса». Файл со шрифтом имеет расширение.ttf. Скачав его, нужно перейти в папку «Мой компьютер», затем в папке «Панель управления» отыскать папку «Шрифты» и поместить в нее файл шрифта.

На рис. 1 вы можете увидеть, как выглядит готовый к печати конверт, созданный в программе MS Word.

Рис. 1

Когда набор писем для отправки будет готов, нужно заполнить первые две графы формы 103 «Список для отправки партионных почтовых отправлений». Это требование почты касается всех организаций, если они отправляют 5 и более писем. Ответственный за отправку должен перечислить в списке все отправляемые регистрируемые письма. Остальные графы заполняет оператор почтового отделения. Список распечатывается в двух экземплярах, подписывается ответственным за отправку, после чего его подпись заверяется печатью. Один экземпляр заполненного реестра останется в почтовом отделении, второй вернется в организацию. В нем будет содержаться идентификационный код отправлений для отслеживания.

Данная форма доступна на сайте «Почты России». Единственный недостаток: файл можно скачать только в формате.jpg, т.е. в виде картинки, поэтому форму придется воспроизвести вручную и сохранить как шаблон.

Отслеживание писем

Регистрируемые почтовые отправления можно отследить на сайте «Почты России». Слева на главной странице есть ссылка «Отслеживание почтовых отправлений» (рис. 2). Переходим по ней, нажав на «Подробнее», и оказываемся на нужной странице.

Рис. 2

Теперь необходимо ввести уникальный код (почтовый идентификатор), который присваивается каждому отправлению оператором. Найти этот код можно или в квитанции, или в списке по форме 103 (графа 3). Код состоит из 14 цифр. Введем его в поле «Почтовый идентификатор», затем в поле ниже введем пятизначный защитный код и нажмем «Найти» (рис. 3).

Откроется таблица, позволяющая проследить путь нашего письма (Пример 1).

Пример 1

Информация о движении письма

Операция	Дата	Место проведения операции		Атрибут операции	Вес (кг)	Объявл. ценность (руб.)	Налож. платеж (руб.)	Адресовано
		Индекс	Название ОПС					Индекс	Адрес
				Единичный
Обработка				Покинуло сортировочный центр
Обработка				Прибыло в место вручения
Вручение				Вручение адресату

Кстати

Вопрос о юридической силе информации о перемещении письма довольно спорный. Она представляется исчерпывающей для организации, которая следит за своими письмами, но в качестве доказательства в суде ее могут не принять.
Гарантированную юридическую силу будет иметь переписка с «Почтой России». Нужно послать официальное письмо-запрос в почтовое отделение, приложив копию квитанции или формы 103. В ответ придет письмо на фирменном бланке «Почты России» с необходимой информацией, которое в качестве доказательства в суде не вызовет никаких вопросов.

Учет отправляемых писем

Любой выход документов из организации нужно фиксировать, независимо от того, что это за документы и каков путь их выхода. Письма не являются исключением. Работнику, ответственному за отправку почты, рекомендуем учитывать каждое письмо в специальном журнале (Пример 2). Поскольку обязанность вести такой журнал не закреплена в нормативных документах и это лишь вопрос удобства и контроля, каждая компания может разработать форму журнала самостоятельно.

Наш совет

Для того чтобы не вписывать в журнал каждый раз одни и тот же текст, можно использовать сокращения, например: «Почта России» - ПР , экспресс-почта - ЭП , простое письмо - П , заказное - З , уведомление - У , опись - О и т.д.
Так же можно сократить и наименования отделов.

Пример 2

Журнал учета почтовых отправлений

	Почтовая служба	Вид письма	Адресат	Индекс	Адрес	Опись содержимого	Исполнитель	Дата отправки	Номер для отслеживания	Уведомление	Примечание
			Иванов К.И.		ул. Пушкина, д. 56, кв. 43, Москва	Приглашение на выставку
			Чайная плантация, ООО		ул. Кораблестроителей, д. 454, оф. 34, г. Волгоград	Исх. № 3324-3 от 14.06.2014	Производственный отдел
			Зеркало, ООО		ул. 7-я Садовая, д. 33, г. Тольятти, Самарская обл.	Исх. № 3354-2 от 15.06.2014	Технический отдел
			Промрегионгаз, ОАО		ул. Школьная, д. 3, оф. 353-В, г. Иркутск	Исх. № 3465-6 от 17.06.2014	Юридическая служба				Возврат - получатель не явился за письмом

Заполняем графы таблицы

1. Порядковый номер. Графа имеет значение для формирования отчета о работе канцелярии: сразу можно увидеть, сколько писем было отправлено по каналам почтовой связи.
2. Почтовая служба. Актуальна в том случае, если организация пользуется услугами не только «Почты России», но и экспресс-почты.
3. Вид письма. Графа полезна в спорных случаях или когда требуется доказать, что адресат получил письмо.
4. Адресат. В графе указываются фамилия и инициалы физического лица или наименование организации-адресата. Для удобства фильтрации рекомендуем заполнять графу, начиная с фамилии или наименования организации, например Иванов К.А . или Чайная плантация, ООО .
5. Индекс. Вынесен в отдельную графу, чтобы было легче копировать и вставлять его в нужное место при создании конверта (см. ранее). Если секретарь предпочитает надписывать конверты от руки, можно писать индекс вместе с адресом.
6. Адрес. Указывается почтовый адрес получателя.
7. Опись содержимого. В данную графу вносится информация, особенно необходимая в тех случаях, когда с контрагентом ведется активная переписка. Позволяет не запутаться в отправлениях и точно знать, какой документ был отправлен в тот или иной день. Не нужно заполнять графу слишком подробно - достаточно лишь регистрационных данных документа, например Исх. № 4543 от 23.05.2014 .
8. Исполнитель. Указывается наименование отдела, работник которого принес письмо на отправку, или фамилия этого работника. Рекомендуем указывать отдел, т.к. это более постоянная единица в организации, чем работник.
9. Дата отправки. Указывается день, когда письмо было передано оператору почты или опущено в почтовый ящик.
10. Номер для отслеживания. Графа для указания кода, по которому можно проследить судьбу письма на сайте «Почты России».
11. Уведомление. Графа для отметки о том, что вернулось уведомление о получении письма.
12. Примечание. Традиционная графа для указания дополнительной информации (например, о возврате письма, как в Примере 2).

Поиск по журналу

Поскольку никаких собственноручных подписей в журнале не требуется, он ведется в электронном виде (например, в MS Excel). Цель создания этого журнала - возможность быстро найти любое письмо, отправленное компанией. Для этого нужно:

• закрепить верхнюю строку с наименованием граф так, чтобы всегда ее видеть;
• снабдить ее фильтром.

Все это значительно ускорит поиск писем в таблице.

Чтобы верхняя строка таблицы всегда была на виду при прокрутке журнала, нужно перейти на вкладку Вид . Здесь в панели инструментов Окно выбираем команду Закрепить области , а в выпадающем меню - Закрепить верхнюю строку (рис. 4). Теперь даже если в реестре будет множество позиций, наименования граф будут закреплены вверху таблицы.

Рис. 4

Осталось только включить опцию фильтрации содержимого столбцов. Для этого в панели инструментов Редактирование нажмите на иконку Сортировка и фильтр , затем в выпавшем окошке - Фильтр (рис. 5).

Рис. 5

В нижнем правом углу наименования графы появится кнопка с изображением стрелочки - это и есть фильтр. Нажав на стрелочку определенного столбца, можно отсортировать любое из его значений. Например, нам необходимо просмотреть все письма, отправленные в ОАО «Промрегионгаз». Нажимаем на стрелочку - и видим весь список адресатов, внесенных в реестр. Убираем галочку из значения «Выделить все» и ставим ее в чекбокс напротив ОАО «Промрегионгаз». Щелкаем кнопку ОК и видим все письма, отправленные в эту организацию (рис. 6).

Рис. 6

Если письмо было отправлено кому-то лишь единожды, проще будет нажать сочетание клавиш Ctrl + F , чтобы вывести строку поиска, ввести в нее информацию (фамилию, наименование, город и т.п.) и нажать Найти далее (рис. 7). Программа найдет и выделит нужную ячейку.

Рис. 7

Регламентирование отправки документов по почте

Правила отправки документов посредством почтовой связи могут быть как частью инструкции по делопроизводству, так и самостоятельным документом. По своему усмотрению организация может дополнить их порядком отправки документов экспресс-почтой. Приведем фрагмент инструкции по делопроизводству, в котором изложен порядок отправки писем по почте (Пример 3).

Пример 3

Фрагмент инструкции по делопроизводству

«Правила отправки документов экспресс-почтой»

7. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПОЧТОВОЙ СВЯЗЬЮ

7.1. Отправку документов почтовой связью (в том числе экспресс-почтой) осуществляет Канцелярия.

7.2. Прием писем для отправки осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00 (в сокращенные и предпраздничные дни -тдо 17:00).

7.3. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, регистрационных данных, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос). К документу прикладывается адрес отправки, включая почтовый индекс, и делается пометка о виде почтового отправления: простое письмо, заказное письмо, заказное письмо с простым уведомлением, заказное письмо с описью вложения, экспресс-почта и т.п. Если указанная информация отсутствует, корреспонденция возвращается исполнителю. Неправильно оформленная корреспонденция и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается исполнителю.

7.4. Отправка документов по почте осуществляется два раза в неделю: в понедельник и четверг в 15:00. Срочную корреспонденцию исполнитель может отправить самостоятельно. Корреспонденция, поступившая в Канцелярию после 15:00 в понедельник и четверг, отправляется в день следующей отправки.

7.5. Отправка документов экспресс-почтой производится в день получения отправления Канцелярией или на следующий рабочий день, если отправление было получено после 15:00 (после 14:00 в сокращенные рабочие дни).

7.6. При получении документов для отправки специалист Канцелярии проверяет наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, указанных в основном или сопроводительном документе.

7.7. Принятая к отправке корреспонденция вносится в Журнал почтовых отправлений (Приложение 5), после чего конвертируется.

7.8. Законвертованная корреспонденция вносится в Список для отправки партионных почтовых отправлений (Приложение 6). Список распечатывается в двух экземплярах и подписывается работником Канцелярии, ответственным за отправку корреспонденции. Подпись заверяется печатью «Для документов». Графы заполняет оператор почты. Один экземпляр списка возвращается в Канцелярию и помещается в дело.

7.9. После получения уведомления о доставке корреспонденции работник Канцелярии ставит отметку в графу 11 Журнала регистрации почтовых отправлений и подшивает уведомление в дело.

Мы рассмотрели основные составляющие процесса отправки документов по почте. Надеемся, что эта информация поможет вам более оптимально выстроить свою работу.

В этом разделе материалы размещаются пользователями сайта и публикуются после одобрения модератором. Редакция не несет ответственности за орфографические и другие ошибки, хотя и старается исправлять их по мере возможности.
Добавить свою заметку вы можете на этой странице .

Как вы относитесь к рекламным email рассылкам, попадающим в ваш ящик? Некоторые интернет-пользователи принципиально считают спамом любые коммерческие сообщения и практически полностью игнорируют их. Отправитель же надеется на позитивный результат и большой процент откликов.

Почему? Как работает этот механизм?

Всё объясняется человеческой психологией. Если вы в данный момент увлечены определенной тематикой (будь то мода, бюджетные путешествия или резиновые лодки – не важно), вероятнее всего, любопытство победит, и вы прочтете письмо, попавшее в «струю» своим заголовком. При этом отношение к массовым рассылкам, как явлению, у вас может быть любым, даже резко отрицательным. И, наоборот, при лояльном отношении к рассылкам, вы вряд ли откроете письмо на тему, далекую от ваших интересов.

Таким образом, при верном попадании в цель, грамотно подобранной целевой аудитории и соблюдении всех ключевых правил при создании письма, email рассылка может принести отправителю шедевральные результаты.

Управление репутаций бренда

ORM – один из самых быстро растущих сегментов digital-рынка. Стань экспертом в области управления репутацией вместе с новым курсом Skillbox и Sidorin.Lab (агентством №1 по профильному рейтингу Рувард).

3 месяца онлайн-обучения, работа с наставником, дипломная работа, трудоустройство для лучших в группе. Следующий поток обучения стартует уже 15 марта . Cossa рекомендует!

Но как отследить, измерить эффективность?

Для начала следует познакомиться со стандартным набором статистических показателей:

• Delivery rate – коэффициент доставки;
• Open Rate – коэффициент просмотров;
• Click Rate – коэффициент кликов;
• Unsubscribe Rate – коэффициент отписки.

1. Коэффициент доставки (КД)

Равен отношению количества доставленных писем к числу отправленных.

Разумеется, в идеальном варианте КД = 1. Но на практике эта величина недостижима и следует ориентироваться на критическую отметку 0,9 – если ваш КД ниже, необходимо принять меры.

Заработайте репутацию добросовестного отправителя

Отправитель, совершающий первую массовую рассылку и не успевший заслужить репутацию, рассматривается поисковыми сервисами внимательно и крайне скептически. Поэтому старайтесь думать наперед, учитывая все нюансы.

Как избежать попадания письма под СПАМ-фильтры почтовых сервисов?

Используйте для рассылок только базы подписчиков, давших свое согласие на получение писем от вас. Для гарантии стоит воспользоваться double opt-in – системой дополнительного подтверждения электронного адреса.

Избегайте клавиши CapsLock.

Минимизируйте количество восклицательных и вопросительных знаков.

Старайтесь как можно реже использовать слова: «Скидка», «Акция», «Распродажа», «Деньги».

Количество ссылок в письме желательно уменьшить. При необходимости добавления 2 и более ссылок, желательно, чтобы они находились на одном домене. Категорически не рекомендуем сокращать ссылки автоматически с помощью специальных ресурсов.

Не менее важно то, как отформатирован текст в письме. Будьте предельно аккуратны, не стоит злоупотреблять курсивом и жирным шрифтом.

Обязательное условие – наличие возможности отписаться от рассылки прямо из тела письма. В противном случае, чтобы прекратить получать письма, абоненты могут «пожаловаться на СПАМ».

2. Коэффициент просмотров (КП)

Равен отношению количества просмотренных писем к числу доставленных. Этот параметр отчетливо даст вам понять, насколько удачно вы выбрали тему сообщения и сегмент аудитории.

КП для email рассылок, равный 0,2 (20%), считается неплохим средним результатом. Но если переходить на частности, то при рассылке по небольшому «чистому» списку можно получить КП 0,4-0,5. И, напротив, при проведении массовой рассылки по многотысячной базе, КП=0,1 – уже хорошо.

Стоит отметить, что коэффициент просмотров – не самый достоверный показатель. Дело в том, что с технической точки зрения, чтобы определить, открыто ли письмо, отправщики используют вшитый в тело письма веб-маячок – прозрачную картинку, по состоянию загрузки которой и формируется этот элемент статистики. Но далеко не во всех почтовых клиентах изображения открываются по умолчанию (Gmail, Outlook), поэтому КП зачастую формально занижен.

Прежде всего, максимальное внимание уделите теме письма. Ведь это первое, что видит получатель при беглом осмотре своего электронного ящика, именно в те доли секунды, когда принимает решение об открытии или удалении письма.

Проводите A/B тестирования по своему списку, формулируя тему по-разному, таким образом можно подобрать наиболее удачный подход к своей аудитории.

3. Коэффициент кликов (Ккл)

Именно доставленных, а не открытых. Разумеется, вам покажется более логичным выяснить, сколько человек, прочитавших сообщение, заинтересовались его содержанием… Но, как мы с вами уже знаем, коэффициент просмотренных писем - некорректная величина. Ее использование в данной ситуации может ввести вас в заблуждение.

Какое значение Ккл принимать за норму? Однозначный ответ дать нельзя - здесь большую роль играет содержание сообщения, и данный параметр может сильно изменяться от письма к письму. Для больших абонентских баз Ккл в среднем составляет 0,2 - 0,4 (2 - 4%). Для списков до 1000 абонентов 0,1- это уже очень хороший показатель. Чтобы его повысить, экспериментируйте со ссылками: размещайте их под разными ключевыми словами, в различных местах тела письма, заменяйте кнопками.

4. Коэффициент отписки (Котп)

Равен отношению количества отписавшихся адресатов к числу доставленных писем. Очевидно, что чем меньше данная величина, тем лучше.

Даже при том, что все подписчики добровольно пожелали получать ваши рассылки, причин для отписки у каждого конкретного человека по-прежнему много: клиент уже получил от вас необходимую услугу, в которой больше не нуждается; в ваших сообщениях сильный перекос в сторону рекламы, так надоевшей читателю; банальное плохое настроение у адресата и прочее-прочее. Поэтому наличие отписавшихся после проведения вашей кампании – нормальное явление.

Главное – держать эту величину в рамках. А они достаточно жесткие: от 0,1 до 0,3%. Если же Котп постоянно растет, следует заново пересмотреть всю email стратегию: верно ли вы собирали базу; интересен ли ваш контент; сегментирован ли ваш список и насколько точно; корректно ли подобрана частота проведения рассылок и т.д.

Как оценить эффективность своей email рассылки?

Итак, переходим от теоретических сведений о статистических показателях к практике. Наиболее наглядно отследить прогресс или регресс своих кампаний можно, если фиксировать данные по каждой рассылке в общей таблице:

• Название рассылки
• Количество отправленных писем
• Количество доставленных
• Количество просмотренных
• Количество кликов
• Количество отписок
• Коэффициент доставки
• Коэффициент просмотра
• Коэффициент кликов
• Коэффициент отписки
• Примечания

Вести такую табличку проще всего в Excel - задаете пару формул для заполнения ячеек с коэффициентами, постройте графики.

Это дело достаточно нудное, но отлынивать не стоит – со временем вы начнете чувствовать свои рассылки и сможете влиять на их эффективность.

Основная цель большинства рассылок – побудить читателя к дальнейшим действиям.

Например, интернет-магазин, рассылающий информацию о новинках, преследует конечную цель - увеличить количество заказов. Анонсируя обучающий семинар, отправитель намерен увеличить количество регистраций участников. Рассылка полезных статей и материалов решает более абстрактную задачу: удержать внимание подписчиков. Однако косвенно это тоже может подразумевать продажи.

Здесь необходимо перейти на следующий этап оценки эффективности вашей рассылки.

В этом случае необходимо к основной таблице добавить еще следующие параметры это:

• Трафик на сайт
• Конверсия

Трафик включает 3 стандартных параметра:

Показатель отказов (% подписчиков, которые покинули сайт просмотрев единственную страниц или посещение которых длилось не больше 10 секунд),

Число просмотренных страниц в рамках одного визита,

Средняя продолжительность визита.

Конверсия позволяет количественно оценить достижения целей: сколько последовало продаж, сколько человек заполнили форму обратной связи или зарегистрировались на ресурсе и прочее.

Величину трафика и конверсию лучше рассматривать вместе. Ведь зачастую хорошие показатели трафика – длительное время пребывания на сайте и многих его страницах – не гарантируют большого количества целевых действий. В таком случае стоит провести аудит целевой страницы – но это уже вопрос веб-аналитики.

Так какой процент отклика я получу, проводя email рассылки?

Категорично сказать нельзя, ведь оценка эффективности рассылки - субъективна. Главное для вас -перед проведением кампании понимать, какие цели вы ставите и поэтапно достигать их, учитывая моменты, описанные выше.

Email маркетинг - это инструмент, который требует системного подхода. Но в итоге вы получите лояльную базу подписчиков и заработаете высокую репутацию у ваших клиентов

Применимо к: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Последнее изменение раздела: 2012-01-16

После регистрации организации у пользователей могут возникнуть следующие вопросы, непосредственно относящиеся к их работе с электронной почтой:

• Применяются ли какие-либо ограничения размера отправляемых сообщений электронной почты?
• Какое ограничение числа получателей применяется к сообщениям электронной почты?

Ограничения для сообщений, почтовых ящиков, получателей и клиентов электронной почты делятся на следующие категории:

• Ограничения для сообщений
• Ограничения хранения
• Ограничения групп рассылки
• Ограничения правил транспорта
• Ограничения модерации

Важно! Необходимо учитывать следующие моменты.

• Ограничения, применяемые к домену, могут отличаться в зависимости от того, сколько времени домен был зарегистрирован для обслуживания. Когда ограничение в центрах данных Майкрософт изменяется, может потребоваться некоторое время на применение изменения ко всем существующим заказчикам.
• Большую часть этих ограничений нельзя изменить, но вам и вашим пользователям следует знать о них.
• Они применяются как к внутренним, так и к внешним получателям.

Ограничения для сообщений

Эти ограничения применяются к каждому сообщению электронной почты.

Ограничение	Значение
Ограничение размера сообщения. Максимальный общий размер сообщения электронной почты. В общий размер входит заголовок сообщения, тело сообщения и вложенные файлы. Примечание . Почтовый клиент может ограничить размер отдельного вложенного файла до значения, которое намного меньше ограничения по размеру сообщения. Например, в приложении Outlook Web App максимальный размер отдельного вложенного файла составляет 10 МБ.
Ограничение числа вложений. Максимальное число файлов, вложенных в сообщение электронной почты. Даже если общий размер всех вложенных файлов не нарушает ограничения на размер сообщения, существует ограничение на число вложений в сообщение.	125 вложений
Ограничение длины темы. Максимально допустимое количество текстовых символов в строке темы сообщения электронной почты.	255 символов
Ограничение составных сообщений. Максимально допустимое количество разделов в составном сообщении формата MIME.	250 разделов
Ограничение глубины для внедренных сообщений. Максимально допустимое количество переадресованных сообщений электронной почты в сообщении электронной почты.	30 внедренных сообщений

Начало страницы

Ограничения для получателей и отправителей

Эти ограничения применяются к сообщениям, отправителям или получателям для борьбы с нежелательной почтой и вирусами или вирусами-червями, создающими массовые рассылки.

Ограничение	Значение
Ограничение числа получателей . Максимально допустимое число получателей сообщения в полях "Кому:", "Копия:" и «Скрытая копия».	500 получателей
Ограничение потока сообщений. Максимальное количество сообщений электронной почты, которое можно отправить из отдельного клиента электронной почты за одну минуту. Клиент идентифицируется по учетной записи пользователя.	30 сообщений в минуту
Ограничение потока получателей . Максимальное количество получателей, которые могут получать сообщения электронной почты, отправленные из одного облачного почтового ящика за 24 часа. Если размер почтового ящика равен указанному значению, отправка сообщения с помощью данного почтового ящика становится недоступной, пока количество получателей, которым были отправлены сообщения в последние 24 часа, не упадет ниже указанного значения. Ограничение потока сообщений, отправляемых получателям, применяется как внутри, так и за пределами организации. Дополнительные сведения см. в разделе Ограничения суточного потока получателей и общего объема почты .	1 500 получателей в день

Начало страницы

Ограничения хранения

Эти ограничения определяют период времени, в течение которого доступны элементы в указанных папках в папке «Входящие».

Эти значения можно изменить, исправив соответствующие теги политики хранения. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка и использование политик хранения в Exchange Online .

Ограничение	Значение
Период хранения для папки «Удаленные» . Максимальное количество дней, в течение которых элементы могут оставаться в папке «Удаленные» перед их автоматическим удалением.
Период хранения для элементов, удаленных из папки «Удаленные» Максимальное количество дней, в течение которых элементы, удаленные из папки «Удаленные», хранятся перед их удалением без возможности восстановления.
Период хранения для папки «Нежелательная почта» . Максимальное количество дней, в течение которых элементы могут находиться в папке «Нежелательная почта» перед их автоматическим удалением.

Начало страницы

Ограничения групп рассылки

Ограничение	Значение
	100 000 членов
Ограничить отправку сообщений в крупные группы рассылки . Для групп рассылки, число членов в которых не меньше заданного здесь предела, следует настроить параметры управления доставкой или утверждения сообщений. Управление доставкой позволяет задать список отправителей, которым разрешается отправлять сообщения в конкретную группу рассылки. Утверждение сообщений позволяет выбрать модераторов, утверждающих сообщения перед отправкой в группу рассылки. Дополнительные сведения см. в разделе Изменение свойств группы рассылки .	5000 членов и более
Максимальный размер сообщения для больших групп рассылки . Если сообщение отправляется не менее чем 5000 получателей, то его размер не может превышать заданный здесь предел. Если размер сообщения превышает предел, то оно не доставляется, а отправитель получает отчет о недоставке. Общее число получателей определяется после раскрытия группы рассылки.

Начало страницы

Ограничения правил транспорта

Эти ограничения управляют правилами на уровне всей организации, также известными как «правила транспорта».

Ограничение	Значение
Максимальное число правил транспорта . Максимальное число правил в организации.	100 правил
Максимальный размер одного правила транспорта . Максимальное число символов в одном правиле транспорта. Символы используются в условиях, исключениях и действиях.	4000 символов
Ограничение символов для регулярных выражений в правилах транспорта . Общее число символов во всех регулярных выражениях во всех условиях и исключениях правил транспорта организации. Можно создать несколько правил с длинными и сложными регулярными выражениями или множество правил с простыми регулярными выражениями.	20 000 символов
Максимальное число получателей, добавляемых к сообщению правилами транспорта . Когда к сообщению применяются различные правила транспорта, добавить к нему можно лишь ограниченное число получателей. После достижения ограничения оставшиеся получатели не добавляются. Также правила транспорта не могут добавлять к сообщениям группы рассылки.	100 получателей

Начало страницы

Ограничения модерации

Эти ограничения задают параметры модерации, используемые для утверждения сообщений и применяемые к группам рассылки и правилам транспорта.

Ограничение	Значение
Максимальный размер почтового ящика арбитража . Если размер почтового ящика арбитража превысит этот предел, сообщения, поступающие на модерацию, будут возвращаться отправителям с отчетом о недоставке (NDR).
Максимальное число модераторов . Максимальное число модераторов, назначаемых одной группе рассылки или добавляемых к сообщению одним правилом транспорта. Обратите внимание на то, что в качестве модератора нельзя указать группу рассылки.	10 модераторов
Срок хранения сообщений, ожидающих модерации . По умолчанию сообщения, поступившие на модерацию, хранятся два дня. При этом обработка просроченных сообщений, поступивших на модерацию, запускается каждые семь дней. Это значит, что такое сообщение может оказаться просрочено на сроке от двух до девяти дней.
Максимальная частота уведомлений о просроченной модерации . Этот параметр задает максимальное число уведомлений о сообщениях с просроченной модерацией, отправляемых за час. Этот предел налагается на каждую базу данных почтовых ящиков в центре обработки данных. В периоды интенсивной нагрузки некоторые отправители могут не получать уведомления о просроченных сообщениях с модерацией. Тем не менее, эти уведомления можно найти с помощью отчетов о доставке.	300 уведомлений в час

Вы когда-нибудь подсчитывали общее количество писем, которые вы получали в день? И вам надоело подсчитывать их один за другим вручную без каких-либо эффективных методов? В этом уроке мы предлагаем вам два трюка для подсчета общего количества писем в день в Outlook.

Легко подсчитывать общее количество писем, полученных во всех папках «Входящие» в день с диаграммами в Outlook

Предоставленный Kutools для Outlook, Нажмите для бесплатной пробной версии 60-дня без ограничений!

Kutools for Outlook : 100 + Новые расширенные инструменты для Outlook.
Office Tab : Включить редактирование вкладок и просмотр в офисе , Just Like Chrome, Firefox, IE 8 / 9 / 10.
Классическое меню : Принесите старые меню и панели инструментов назад для Office 2007, 2010, 2013, 2016 и 2019.

Подсчитайте общее количество входящих сообщений с функцией мгновенного поиска

На самом деле, достаточно легко найти все входящие в систему письма в папку «Входящие», все папки учетной записи электронной почты или все папки всех учетных записей электронной почты в Outlook, а затем подсчитать общее количество результатов поиска. Пожалуйста, сделайте следующее:

в почта просматривать, (1) выберите входящие папку с одной учетной записью электронной почты, на которую вы будете подсчитывать входящие электронные письма сегодня; (2) введите критерии поиска получил: Сегодня в Мгновенный поиск и затем (3) укажите область поиска в Объем группы на Поиск Вкладка. Смотрите скриншот:


И теперь общее количество всех результатов поиска, то есть общее количество входящих сообщений сегодня отображается в нижнем левом углу Outlook, как показано ниже.

Подсчитайте общее количество входящих сообщений сегодня с помощью функции «Поиск папки»

Этот метод поможет вам создать папку поиска, которая автоматически собирает все электронные письма, полученные сегодня, а затем вы можете получить общее количество этих писем с изменением свойств папки поиска. Пожалуйста, сделайте следующее:

1 , Выберите учетную запись электронной почты, в которой вы создадите папку поиска на панели навигации, и щелкните Папка > Новая папка поиска , Смотрите скриншот:

2 . В Новая папка поиска диалога, выберите Создание пользовательской папки поиска и нажмите Выбирайте кнопка. Смотрите скриншот:

3 , Откроется диалоговое окно Custom Search Folder. Укажите новую папку поиска в Имя коробка.

4 , Перейдите к Критерии в папке пользовательского поиска. Теперь в диалоговом окне «Критерии поиска папки», (1) щелчок Сообщение вкладка, (2) выбрать получено из Время выпадающий список, (3) указывать Cегодня из следующего выпадающего списка, а затем (4) нажмите OK кнопка. Смотрите скриншот:

5 , Теперь он возвращается к Папка пользовательского поиска диалога, нажмите просмотреть кнопка. И затем в диалоговом окне «Выбрать папку» (s) (1) пожалуйста, проверьте только входящие , который относится к Папки список, проверьте Поиск вложенных папок и нажмите OK кнопка. Смотрите скриншот:

6 , Затем нажмите OK последовательно для закрытия диалогового окна «Папка пользовательского поиска» и диалогового окна «Новая папка поиска».

7 , Щелкните правой кнопкой мыши новую созданную вами папку поиска, а затем выберите Недвижимость из контекстного меню. Смотрите скриншот:

8 , В следующем диалоговом окне проверьте Показать общее количество позиций и нажмите OK кнопка. Смотрите скриншот:

С этого момента копии входящих сообщений электронной почты будут сохранены в этой папке поиска в день. Если наступит новый день, папка поиска автоматически удалит все старые сообщения и начнет подсчет сообщений электронной почты новых дней.

Внимание : Этот метод может рассчитывать только общее количество сообщений, полученных сегодня в папке «Входящие» одной учетной записи электронной почты.

Подсчитайте общее количество входящих сообщений в определенный день с помощью VBA

Помимо вышеуказанного метода, вы можете использовать код VBA для подсчета общего количества писем в определенную дату в Outlook. Пожалуйста, сделайте следующее.

1 , Выберите папку, в которую вы хотите подсчитать общее количество входящих писем в день, а затем откройте Microsoft Visual Basic для приложений путем нажатия другой + F11 .

2 , Тогда пожалуйста Вставить > модуль чтобы вставить новый модуль, а затем вставить под ним код VBA.

VBA: количество писем в день

Sub Countemailsperday() Dim objOutlook As Object, objnSpace As Object, objFolder As MAPIFolder Dim EmailCount As Integer Dim oDate As String oDate = InputBox("Type the date for count (format YYYY-m-d") Set objOutlook = CreateObject("Outlook.Application") Set objnSpace = objOutlook.GetNamespace("MAPI") On Error Resume Next Set objFolder = Application.ActiveExplorer.CurrentFolder If Err.Number <> 0 Then Err.Clear MsgBox "No such folder." Exit Sub End If EmailCount = objFolder.Items.Count MsgBox "Number of emails in the folder: " & EmailCount, "email count" Dim ssitem As MailItem Dim dateStr As String Dim myItems As Outlook.Items Dim dict As Object Dim msg As String Set dict = CreateObject("Scripting.Dictionary") Set myItems = objFolder.Items myItems.SetColumns ("ReceivedTime") " Determine date of each message: For Each myItem In myItems dateStr = GetDate(myItem.ReceivedTime) If dateStr = oDate Then If Not dict.Exists(dateStr) Then dict(dateStr) = 0 End If dict(dateStr) = CLng(dict(dateStr)) + 1 End If Next myItem " Output counts per day: msg = "" For Each o In dict.Keys msg = msg & o & ": " & dict(o) & " items" & vbCrLf Next MsgBox msg Set objFolder = Nothing Set objnSpace = Nothing Set objOutlook = Nothing End Sub Function GetDate(dt As Date) As String GetDate = Year(dt) & "-" & Month(dt) & "-" & Day(dt) End Function

3 , После вставки кода VBA нажмите прогон Кнопка.

4 , Затем введите указанную дату, в которую вы хотите подсчитать общее количество входящих сообщений электронной почты в раскрывающемся диалоговом окне, а затем нажмите кнопку OK , Смотрите скриншот:

5 , В диалоговом окне появится сообщение о отображении общего количества писем в выбранной папке, нажмите OK кнопка. И во втором всплывающем диалоговом окне вы получите общее количество сообщений, полученных сегодня. Смотрите скриншоты:

Заметки:
(1) Этот VBA может подсчитывать общее количество всех сообщений электронной почты, полученных в указанную дату в выбранной папке;
(2) Этот код VBA хорошо работает в Outlook 2010, 2013 и 2016.

Последний пункт. Там показано, как посчитать ROI рассылки. Но и прочие пункты тоже будут интересны всем, кто умеет только закинуть в сервис свою базу и отправить пачку писем по ним. Хотите делать это более уверенно? Читайте легкий ликбез от мастеров спама сорри, опытных емейл-маркетологов.

1. Delivery Rate: доставляемость писем

Доставляемость писем является одной из ключевых метрик email маркетинга, которая означает соотношение количества доставленных писем к количеству отправленных. Если почтовый сервис получателя успешно принимает письмо, и в дальнейшем не было получено сообщения об ошибке, письмо считается доставленным. Но стоит учесть, что письмо может попасть в спам и все равно считаться доставленным.

На доставляемость влияют такие факторы:

• Содержание письма: спам-слова, наличие ссылки на отписку от рассылки, указание причин получения письма, присутствие текста.
• Факторы IP-адреса отправителя: репутация адреса, наличие адреса в черных списках, обратная DNS-запись, которая указывает на домен, с которого прислали письмо.
• Настройки аутентификации: DKIM/SPF, Sender-ID, DMARC и т.д. Информация об аутентификации поясняет, использовал ли кто-то ваш домен раньше для рассылки спама.
• Обратная связь: открываемость писем, количество жалоб на спам, количество писем, которые попали в спам-ловушки, количество несуществующих адресов.

Как улучшить доставляемость писем?

• Используйте систему Double opt-in для подтверждения подписки.
• Позаботьтесь о чистоте базы подписчиков: удаляйте несуществующие адреса, устаревшие контакты, неактивных подписчиков, проводите кампании реактивации.
• Следите за репутацией IP-адреса и домена отправителя.
• Улучшайте качество контента.
• Не прячьте ссылку для отписки, а разместите ее в футере письма. Пользователи всегда ищут эту опцию там.
• Отправляйте рассылки с одинаковой регулярностью.

2. Open Rate: процент открытия писем

Процент открытия писем показывает, сколько людей открыли рассылку. Open Rate определяется по такой формуле:

(Количество открытых писем ÷ (Количество отправленных - количество отказов)) * 100%

Суть метрики кажется простой, но Open Rate - это неоднозначный показатель. Поскольку почтовые клиенты не сообщают прямо об открытии письма, в HTML код вставляется невидимая картинка с уникальным именем. Если картинка загрузилась, письмо открыто. Но открыть письмо не значит прочитать его.

Также не все почтовые клиенты отображают изображения, или изображения включаются только по требованию пользователя. Либо почтовые клиенты автоматически загружают изображение, даже если письмо не открыли. Поэтому помните, что Open Ratе вычисляется с высокой погрешностью.

Как оценивать этот показатель, если он такой неоднозначный? Наблюдайте динамику. К примеру, если в первом квартале процент открытия был 20%, а во втором - 25%, то вы на правильном пути.

Также не забывайте, что Open Rate очень разный в разных отраслях. Исследование IBM Marketing Cloud за 2016 год показало, что самый высокий средний процент открытия держит сфера образования - 27,3%.

Самый низкий процент открытия - в сферах интернет-коммерции и средств массовой информации - 16,8% и 16,5%, соответственно. Это объясняется частотой рассылки, ведь рассылки от компаний в этих отраслях нередко приходят каждый день или каждую неделю.

Как улучшить процент открытия писем?

• Удаляйте неактивных подписчиков из базы адресов.
• Выберите оптимальный день и время отправки писем.
• Желательно рассылать письма несколько раз в неделю, но не каждый день.
• Сегментируйте подписчиков.
• Делайте повторную рассылку получателям, которые не открыли ее в первый раз. Не забудьте изменить тему при повторной отправке, чтобы письмо выглядело как новое в почтовом ящике.

3. Click-through Rate (CTR): процент переходов по ссылкам

Эта метрика показывает количество писем, в которых получатель кликнул хотя бы на одну ссылку. Процент переходов вычисляется по такой формуле:

(Количество кликнутых писем ÷ (количество отправленных - количество отказов)) * 100%

Информация о проценте переходов показывает, какой контент наиболее интересен пользователям, и насколько успешными были ваши предложения и элементы рассылки. Анализируя CTR, вы сможете правильно оптимизировать контент рассылки и улучшить процент переходов в будущем.

Как улучшить процент переходов по ссылкам?

• Оптимизируйте письмо для просмотра с мобильных устройств. Увеличьте размеры поля СТА, чтобы пользователи легко могли кликнуть на ссылку.
• Проверьте, все ли ссылки рабочие и ведут на страницы, которые соответствуют призыву к действию и сообщению рассылки.
• Убедитесь, что СТА действительно призывает к действию. Используйте активные глаголы с четким указанием действия и ограничьтесь 2-5 словами.

4. Unsubscribe Rate: количество отписавшихся от рассылки

Благодаря этой метрике вы можете понять, насколько интересная и нужная у вас рассылка. Как правило, каждое отдельное письмо имеет свое количество отписавшихся пользователей. Оптимальный показатель этой метрики - 0,2% или менее, все зависит от отрасли. Согласно уже упомянутому отчету IBM Marketing Cloud , в 2016 году рассылки от компаний аппаратного обеспечения и коммуникаций, страховых компаний и благотворительных организаций вообще не потеряли читателей - 0,000%. От рассылок туристических агентств отписалось больше всего людей - 0,101%.

Обратите внимание, что количество отписавшихся пользователей зависит также от возраста базы адресов. Рассылки новым пользователям генерируют больше отписок, чем рассылки старым читателям.

Количество отписавшихся пользователей, подобно проценту открытия писем, не всегда адекватно показывает чистоту вашей базы данных. Иногда пользователи, которым надоело получать рассылки, не отписываются, а просто перестают открывать, читать и реагировать на письма.

Как уменьшить количество отписавшихся подписчиков?

• Не прячьте ссылку на отписку. Если пользователь не сможет отписаться, то просто отметит письмо как спам, что в итоге может привести к запрету от почтового клиента рассылать письма с вашего адреса.
• Создавайте интересный контент для каждой группы подписчиков. Для этого изучайте предпочтения читателей с помощью информации, которую удалось собрать на основе поведения на сайте, истории покупок, данных с опросов и так далее.
• Тестируйте все элементы письма на малых группах читателей перед отправкой всему сегменту.
• Узнайте, как часто и в какое время лучше делать рассылку. Либо дайте пользователю самостоятельно установить предпочтения.
• Сегментируйте базу подписчиков.
• Используйте обратную связь. Если все-таки от вашей рассылки отписались, спросите, почему так вышло и приложите небольшой опросник.

5. Bounce Rate: количество ошибок доставки

Это метрика, которая показывает, сколько писем не дошли до пользователя. Различают жесткие и мягкие ошибки - hard bounce и soft bounce. Но формула определения количества ошибок для обоих случаев одинакова:

(Общее количество отказов ÷ Общее количество отправленных писем) * 100%

Hard bounce происходит, если:

• адрес получателя не действителен,
• домен не существует,
• сервер получателя не может принять почту.

Не игнорируйте показатели hard bounce, поскольку почтовые клиенты тщательно отслеживают такие случаи, и это может негативно повлиять на репутацию адреса отправителя и IP. Если вовремя не удалять недействительные адреса, то в итоге 10-20% ваших писем перестанут доходить до читателей, а это снижает уровень доставляемости.

Soft bounce случаются в основном если почтовый ящик пользователя переполнен или сервер временно недоступен. В таком случае письмо будет пытаться дойти до пользователя в течение нескольких дней. Это чаще всего происходит, если пользователь оставлял ненужный email адрес: по данным HubSpot, 58% подписчиков поступают именно так.

Если вам несколько раз приходит сообщение о soft bounce с определенных адресов, таких читателей тоже лучше удалить из базы.

Как уменьшить количество отказов?

• Следите за чистотой базы подписчиков и удаляйте адреса, от которых пришло сообщение об ошибке больше двух раз.
• Проводите реактивацию старых подписчиков и удаляйте тех, кто не отреагировал.
• Чтобы избежать наличия недействительных адресов в базе, используйте двойную форму подписки.

6. Complaint Rate: жалобы на спам

Это количество пользователей, которые отметили вашу рассылку как спам. Хоть это и серьезный случай, но такое бывает даже в здоровых базах подписчиков. Пользователь может нажать на кнопку спам, даже если письмо прошло проверку спам-фильтров и оказалось в папке Входящие. Избежать жалоб на спам практически невозможно, но вы можете сделать все, чтобы жалоб было меньше.

Учтите, что процент жалоб на спам не должен превышать 0,1% на любом этапе кампании. Каждая жалоба вредит репутации отправителя. Почтовые клиенты устанавливают лимит репутации и отслеживают такие случаи. Репутацию определяют не только жалобы на спам, но и количество писем, которые удалили без прочтения.

Как уменьшить количество жалоб на спам?

• Используйте форму Double opt-in при регистрации.
• Объясняйте пользователям, какие материалы будут от вас приходить.
• Персонализируйте содержание письма: не только заголовок или обращение, но и весь контент в целом.
• Чем больше вы шлете писем, тем больше вероятность, что это будет раздражать пользователя. Назойливость воспринимается как спам.
• Организуйте кампании по реактивации «спящих» подписчиков, удаляйте неактивных и работайте с теми, кто «проснулся». Тем самым вы уменьшите показатели жалоб и увеличите конверсию.
• В письме всегда должна быть ссылка на отписку, чтобы читатель мог в любое время отказаться от рассылки. В противном случае пользователь отметит рассылку как спам, чтобы больше ничего от вас не получать. Для вашей компании это означает подпорченную репутацию отправителя.

7. Forward Rate: количество переадресаций

Это количество писем, которыми читатели поделились в социальных сетях или отправили друзьям. Эта метрика дает возможность узнать, насколько сильно подписчикам нравится ваш контент, чтобы они были готовы рассказать о нем другим. Количество переадресаций вычисляется по такой формуле:

(Количество переадресаций ÷ Общее количество отправленных писем) * 100%

Количество переадресаций не кажется самой важной метрикой, но этот показатель все же нужно отслеживать. Причина проста: переадресации генерируют новые контакты. Если вы поощряете пользователей рассказывать о вас другим, и если ваш контент интересен, то вы сможете отследить самые популярные каналы привлечения новой потенциальной аудитории.

Обращайте внимание, какой контент находит наибольший отклик у ваших читателей и используйте эту информацию для создания релевантного контента в будущем.

Как улучшить показатель количества переадресаций?

• Уделяйте особое внимание контенту рассылки. Не отправляйте только рекламные предложения, включайте в рассылку ссылки на статьи, интересные факты, видео, инфографику и так далее.
• Добавьте в письмо кнопки социальных сетей, чтобы пользователи легко могли рассказать о вас.

8. Самое интересное - ROI: процент возврата инвестиций

ROI - Return on investments - это соотношение между инвестициями в email кампанию и полученной прибылью от продаж товаров или услуг, сгенерированных этой email кампанией.

Формул вычисления возврата инвестиций существует много, для каждой кампании может быть своя, но общая формула такова:

((Доход от email кампании - Затраты на email кампанию) ÷ Затраты на email кампанию) * 100%

Доход от email кампании - общая сумма продаж, которые были сгенерированы email кампанией. К примеру, доход для интернет магазина - это сумма денег, полученных с каждой продажи. Для сайта услуг - это доход от каждого лида, который перешел на сайт по ссылке из письма и т.п.

Доход могут принести только пользователи, которые что-то в итоге купили. Возможно, они еще не уверены, полезно ли ваше предложение, и просто присматриваются. Задача состоит в том, чтобы подтолкнуть потенциальных клиентов к покупке путем рассылки подходящего предложения. Для этого нужно следить за их поведением на сайте.

Затраты на email кампанию включают:

• оплата труда email маркетолога и других причастных к рассылке работников (дизайнеров, верстальщиков),
• расходы на сервис рассылок.

Приведем пример вычисления ROI. Допустим, нужно посчитать ROI email кампании интернет-магазина. В кампанию вложили 6 000 рублей - это работа емейл-маркетолога, который составил цепочку писем, и шаблон, сделанный дизайнером. Доход от кампании составил 60 000 рублей.

Получаем: ((60 000 - 6 000) ÷ 6 000) * 100% = 900%.

Если ROI равняется 100% - кампания окупилась. Прибыль с кампании получаем, если ROI выше 100%, в идеале - в 10 раз (1000% и выше).

Зная ROI кампании, вы сможете грамотно распределить бюджет для кампании и более рационально воспользоваться маркетинговыми ресурсами.

Как увеличить ROI email кампании?

• Сегментируйте подписчиков на основе известной информации и разрабатывайте персонализированные рассылки. Таким образом, вы будете предлагать только полезную и важную информацию нужным подписчикам, что увеличит шанс на покупку и повысит возврат инвестиций.
• Привлекайте новых подписчиков всеми доступными методами: с помощью форм подписки, ценного контента, посадочных страниц, опросов, конкурсов и т.д.
• Пользуйтесь триггерными рассылками. Проводите реактивационные кампании, поздравляйте пользователей с годовщиной или днем рождения, рассылайте приветственные письма и письма брошенной корзины.

Прежде чем начинать запуск email кампании, определитесь с целями, которых вы хотите достичь с помощью рассылки. Привлечь новых подписчиков, продать товар, запустить новое приложение - тогда вам проще будет определить метрики, которые важны для вас. Так вы сэкономите время и сократите расходы на достижение цели.

Надеемся, что эта статья поможет лучше анализировать результаты и применять полученные данные для будущих рассылок.