Как отсортировать фамилии по алфавиту в ворде. Сортировка в Word

Инструкция

Чтобы отсортировать простые строки текста одного , сначала выделите их. При создании нового документа меню текстового редактора по умолчанию на вкладке «Главная». Если у вас она не открыта в настоящий момент - откройте. Здесь вам нужна секция «Абзац», в которую помещена кнопка открывающая окошко установок данных - щелкните ее.

В этом окне можно задать три условия сортировки, которые могут применяться к выделенным данным последовательно. Они выделены в три секции «Сначала по» и «Затем по», но при сортировке строк абзаца только первая из них. В каждой секции размещены по два выпадающих списка. В первом из них для сортировки текстовых строк надо оставить выбранное по умолчанию значение «абзацам», а во втором («тип») - «текст». Если эти строки представляют собой значения дат или числа, то во втором списке вы можете указать соответствующие пункты. Кроме того, здесь же помещен переключатель направления сортировки - по возрастанию или убыванию. Есть тут и кнопка «Параметры», открывающая список дополнительных настроек. В нем можно указать использованный знак разделителя полей и необходимость учитывать букв. Также можно выбрать алфавит языка, который следует использовать для сортировки. Установив все нужные параметры, нажмите кнопку «ОК» для начала операции.

Если надо отсортировать данные, помещенные в , то действовать надо точно также при сортировке одного столбца. А если требуется отсортировать данные по двум или трем столбцам, то надо выделить их все и тогда в окне настроек сортировки станут доступны вторая и третья секции условий. Остальные действия ничем не отличаются от простой сортировки строк.

В документы Word можно вставлять фрагменты таблиц из редактора Microsoft Excel. Это делает возможными намного более сложные варианты сортировки данных. Их можно выполнять в Excel, используя его работы с данными, а затем переносить нужные фрагменты в документы текстового редактора и, при необходимости, редактировать здесь.

Источники:

• как сделать по алфавиту в ворде

В различных языках программирования для проверки какого-либо условия предназначены «условные операторы». Табличный редактор Microsoft Office Excel имеет свой собственный набор функций, который можно назвать очень упрощенным языком программирования. В нем аналогом условного оператора является функция «ЕСЛИ».

Вам понадобится

• Табличный редактор Microsoft Office Excel.

Инструкция

Выделите ячейку электронной таблицы, в которую должна быть помещена функция проверки условия, и запустите мастер создания формул. Это можно сделать, щелкнув иконку, помещенную левее строки формул. В открывшемся окне раскройте выпадающий «Категория» и выберите строку «Логические». Под этим списком появится перечень функций - выделите в нем строку «ЕСЛИ», нажмите кнопку OK и Excel откроет форму создания функции. Эту же форму можно вызвать другим способом - в группе команд «Библиотеки и функции» на вкладке «Формулы» раскройте выпадающий список «Логические» и выберите пункт «ЕСЛИ».

В поле «Лог_выражение» поместите условие , которое должна проверять эта функция. Например, если нужно проверить, является ли значение в ячейке A1 отрицательным, начните со щелчка по этой ячейке мышкой либо ручного ввода ее адреса (A1). Затем добавьте знак «меньше» и ноль, чтобы получить такую запись: A1

Перейдите к следующему полю формы - «Значение_если_истина». Поместите в него число, слово или адрес клетки в таблице, которую должна отображать эта ячейка, если заданное условие выполнено. Слово или фразу надо вводить в кавычках, число - без кавычек, а адрес ячейки проще всего задать, кликнув по ней указателем мыши. Для примера из предыдущего шага сюда можно поместить текст «"значение отрицательно"».

Следующее поле формы - «Значение_если_истина» - заполните точно так же, как и предыдущее, но поместите в него значение, которое должно отображаться в случае невыполнения заданного условия. В используемом примере сюда логично поместить надпись «"значение не отрицательно"».

Нажмите кнопку OK, и Excel сразу проверит заданное вами условие и отобразит результат. После окончания работы мастера для использованного выше примера формула в ячейке должна иметь такой вид: «=ЕСЛИ(A1

В приложении Wicrosoft Office Word множество трудоемких операций можно сделать за несколько кликов мыши. Если вы создали список и теперь хотите расположить в нем пункты по алфавиту , воспользуйтесь инструментами редактора.

Инструкция

Для выполнения поставленной задачи необходимо использовать инструмент «Сортировка». Он доступен только в режиме редактирования таблиц. Но вам не придется рисовать ее от руки. А после завершения работы со списком вы вновь сможете вернуть документу прежний вид, преобразовав таблицу в текст.

Выделите фрагмент текста, в котором хотите упорядочить пункты по алфавиту . Помните, что каждый пункт в списке должен начинаться с новой строки. Перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите в разделе «Таблицы» кнопку со стрелкой под миниатюрой «Таблица».

В контекстном меню инструмента выберите пункт «Преобразовать в таблицу». Появится новое диалоговое окно, где вы сможете задать дополнительные параметры. Также можно просто принять значения по умолчанию, тогда будет создана таблица из одного столбца, где каждый новый пункт списка будет помещен в отдельную строку.

Выделите созданную таблицу, станет доступно меню «Работа с таблицами». Откройте вкладку «Макет» и найдите раздел «Данные». Нажмите в нем на кнопку-миниатюру «Сортировка». Откроется новое диалоговое окно. Текст может быть отсортирован в порядке убывания или возрастания (то есть либо от буквы «Я» к букве «А», либо наоборот). Отметьте маркером подходящий вам вариант.

Нажмите на кнопку ОК, окно «Сортировка» закроется автоматически. Текст в таблице будет упорядочен в соответствии с заданными вами параметрами. После этого таблицу можно вновь преобразовать в текст или скрыть ее границы.

Выделите таблицу и вновь откройте вкладку «Макет». В разделе «Данные» нажмите на кнопку «Преобразовать в текст». Откроется новое диалоговое окно, установите маркер в поле «Знак абзаца», чтобы каждый пункт, ранее находившийся в отдельной строке, начинался с нового абзаца. Нажмите на кнопку ОК.

Если вам необходимо скрыть границы без удаления самой таблицы, откройте вкладку «Главная», выделите таблицу и нажмите на кнопку со стрелкой рядом с миниатюрой «Граница» в разделе «Абзац». В выпадающем меню выберите вариант «Нет границы».

При работе с документами иногда требуется создать таблицу. В текстовом редакторе MS Word есть такая возможность. Правда, в отличие от электронных таблиц Excel, в таблицах Word не получится проводить сложные вычисления.

Как создать таблицу в Word

Установите курсор там, где должен находиться верхний левый угол таблицы. Если вы используете Word 2003, зайдите в меню «Таблица» и в группе «Вставить» выбирайте пункт «Таблица». В новом окне укажите количество столбцов и строк для вашей таблицы. В разделе «Автоподбор ширины столбцов» оставьте значения по умолчанию.

Для создания таблицы в более поздних версиях Word зайдите во вкладку «Вставка» в левом верхнем углу на панели инструментов. В появившемся списке кнопок редактирования нажмите на кнопку «Таблица». Выбирайте команду «Вставить» и укажите количество строк и столбцов в таблице.

Как нарисовать таблицу в Word

В Word 2003 в меню «Таблица» выбирайте пункт «Нарисовать таблицу». Курсор примет вид карандаша. Установите его в нужном месте документа, зажмите левую кнопку мыши и тяните по диагонали вправо и вниз, пока не получится прямоугольник заданной ширины и высоты. Когда вы отпустите кнопку, рамка таблицы будет готова.

Чтобы добавить столбцы и строки, рисуйте их мышкой при зажатой левой клавише. Наведите курсор на нужное место в таблице и тяните мышку в горизонтальном или вертикальном направлении, пока не получится ячейка задуманной ширины и высоты. Если вас что-то не устраивает, отмените создание ячейки клавишами Ctrl+Z. Когда таблица будет готова, щелкните мышкой дважды, чтобы выйти из режима рисования.

В более поздних версиях редактора зайдите во вкладку «Вставка» и щелкните по иконке «Таблица». В списке выбирайте команду «Нарисовать таблицу».

Как вставить таблицу из Excel

В Word 2003 нажмите на стрелку вниз справа от панели инструментов (верхняя строка окна редактора). В списке «Добавить или удалить кнопки» выбирайте «Настройка». Перейдите во вкладку «Команды» и в окне «Категории» щелкните по пункту «Таблица». В окне «Команды» зажмите мышкой значок «Добавить таблицу Excel» и перетащите его на панель инструментов. Теперь для вставки просто щелкните по этой иконке.

В современных версиях Word зайдите во вкладку «Вставка», щелкните по значку «Таблица» и отметьте в списке «Таблица Excel».

Текстовый процессор Microsoft Office Word не предназначен для упорядочивания вводимых пользователем данных. Однако в текстовых документах нередко приходится создавать алфавитные списки, поэтому в программу добавлена функция сортировки строк. Пользоваться ею достаточно просто, и вряд ли такая сортировка вызовет затруднение даже у начинающего пользователя Word.

Вам понадобится

• Текстовый процессор Microsoft Office Word 2007 или 2010.

Инструкция

Запустите текстовый процессор. Если алфавитный список требуется добавить в уже существующий документ, загрузите его и установите курсор в нужное место текста. Имейте в виду, что список будет создан как отдельный абзац текста, то есть вам нужно предусмотреть отделение его от предыдущего и последующего фрагментов документа.

Введите все строки списка, не обращая на этом этапе внимания на правильный порядок их следования. Единственное, что сейчас важно - заканчивать каждую строку списка вводом символа «перевода каретки», т.е. нажатием клавиши Enter.

Выделите все строки списка и раскройте диалоговое окно с настройками сортировки текста. Для его вызова предназначена кнопка с изображением размещенных одна над другой букв «А» и «Я» и стрелки, направленной вниз. Помещена эта кнопка в группу команд «Абзац» вкладки «Главная» в меню Word.

В поле под надписью «Сначала по» по умолчанию выставлено значение «абзацам» - оставьте его без изменений. В соседнем выпадающем списке - «Тип» - значение по умолчанию надо менять только в том случае, если строки содержат даты или числа. Правее этого списка размещены еще два поля, задающих направление сортировки - «по возрастанию» и «по убыванию» - выберите нужный вариант, кликнув мышкой соответствующий чекбокс.

Если выделенный фрагмент документа кроме самих строк списка включает и его заголовок, поставьте отметку рядом с надписью «со строкой заголовка» в нижней части окна настроек.

По умолчанию сортировка производится без учета регистра букв, а если вы хотите, чтобы сначала в перечне шли строки, начинающиеся с заглавных букв, а затем - со строчных, то раскройте дополнительные настройки сортировки. Для этого в окно основных установок помещена кнопка «Параметры». Поставьте отметку в поле «учитывать регистр» и закройте окно щелчком по кнопке OK.

Нажмите OK и в окне основных настроек сортировки, после чего текстовый процессор расставит строки списка в алфавитном порядке.

Источники:

• как отсортировать список по алфавиту

В документах Word и таблицах Excel можно выполнить сортировку слов, списка или целых абзацев в алфавитном порядке. Делается это очень просто, а от вас не потребуется углубленных познаний компьютера или офисных программ.

Текстовый редактор Word – весьма интересная и полезная программка. С ее помощью пользователь может работать с документами, качественно их прорабатывая и оформляя. Учитывая на доступность и простой интерфейс, может показаться, что Ворд беден на функции, однако это не так. Разработчики сделали его многофункциональным и продуманным, соответственно, и возможностей здесь – огромное количество.

В предыдущих статьях мне уже доводилось рассказывать вам о некоторых из них ( , поиск и пр.), эта не будет являться исключением. Так как данным текстовым редактором очень часто пользуются студенты, функция, о которой я расскажу далее, будет для них очень полезной. Впрочем, бухгалтерам и смежным специальностям, работа которых включает сортировку информации, она тоже пригодится. Итак, дальше я расскажу о том, как в ворде сделать список по алфавиту.

Когда можно использовать список по алфавиту?

Начну я, пожалуй, с того, что начать работать со списком по алфавиту можно в любой момент. То есть, не имеет значения, написан уже у вас текст либо же вы только его пишите, и собираетесь делать список в процессе работы. Если вы работаете с уже готовым текстом, все, что от вас требуется – поставить курсив в нужном месте, там, откуда будет брать начало ваш список.

Как сделать список по алфавиту

Теперь, собственно говоря, переходим к процессу создания списка за алфавитом:

1. Откройте документ Word, в котором нужно отсортировать информацию.
2. Далее , которую надо отсортировать. Для этого зажмите правую мышиную кнопку в начале фрагмента и тяните мышкой до его конца.
3. Теперь откройте раздел «Главная», в нем – подкатегорию «Абзац», а там – кнопку, на которой нарисована стрелка вниз и буквы «А» и «Я».
4. После нажатия на нее откроется новое окошко. В поле «Сначала по» написано «Абзац», не меняйте эту надпись. Рядышком есть еще одно поле – «Тип», в котором можно выбрать число, текст или дату. Далее вы можете выбрать вариант сортировки: по нарастанию или по убыванию.

Обратите внимание, что если вы выделили не только список, но и заголовок, нужно поставить галочку напротив соответствующей строчки. Применение заданных настроек позволит вам легко и быстро управлять своими списками. Отныне вы легко сможете отсортировать их так, как вам удобно, в данном случае – сделать это, согласно алфавитной последовательности. Думаю, данная функция будет очень востребованной, ведь пригодится и для студентов, и для офисных работников, и для тех, кто работает с документацией, пишет статьи и т.д.

Видео в помощь

Сегодня мы поговорим о том, как в «Ворде» сортировать по алфавиту разного рода списки. от Microsoft не имеет всего спектра возможностей для упорядочивания данных, вводимых пользователем. Однако документы часто нуждаются в создании алфавитных списков, по этой причине в программу включена возможность сортировки строк. Пользоваться ею достаточно просто.

Инструкция

Прежде всего, для решения вопроса, как в «Ворде» сортировать список по алфавиту, запускаем сам текстовый процессор. Если правки необходимо внести в существующий документ, загружаем его и устанавливаем курсор в необходимое место. Следует учесть, что список возникнет в качестве отдельного абзаца текста. Таким образом, нам необходимо предусмотреть отделение выбранного фрагмента от предыдущего.

Enter

На следующем этапе решения вопроса, как в «Ворде» сортировать по алфавиту, вводим все строки будущего списка, при этом не обращая внимания на порядок следования. И так заканчиваем каждый пункт вводом символа, который отвечает за «перевод каретки», то есть нажатием Enter.

От «А» до «Я»

Для того чтобы решить вопрос, как в «Ворде» сортировать по алфавиту, выделяем все строки в списке и раскрываем которое позволяет произвести настройки сортировки текста. Чтобы его вызвать, используем кнопки с изображением букв «А» и «Я», а также стрелку, которая направлена вниз. Помещена данная функция в группу «Абзац» на вкладке «Главная» основного меню Word. Обратим внимание, что в поле «Сначала по» выставлено по умолчанию значение «абзацам» - его оставляем без изменений. Что касается соседнего - «Тип» - его нужно корректировать, только если строки имеют даты либо числа. Немного правее размещена пара полей, которые задают направление сортировки - «по убыванию» и «по возрастанию». Выбираем нужный вариант, нажав на него мышкой. Когда фрагмент документа помимо самих строк включает и заголовок, ставим отметку напротив надписи «со строкой заголовка», она находится внизу окна настроек. Изначально сортировка производится, не учитывая регистр букв. Если необходимо, чтобы в перечне сначала шли строки, которые начинаются с заглавных литер, а затем - строчных, раскрываем дополнительные настройки. С этой целью используем кнопку «Параметры», которая находится в окне основных установок.

Вот мы и разобрались, как в «Ворде» сортировать по алфавиту пункты в различных списках.

Word может выполнить сортировку по алфавиту от А до Я (по возрастанию) и от Я до А (по убыванию).

Если в списке присутствуют элементы, которые начинаются с цифры, то в упорядоченном списке по возрастанию они будут следовать первыми.

Для сортировки элементов необходимо создать из них или расположить каждый элемент с новой строки в отдельном абзаце. Теперь разберемся, как сортировать по алфавиту в ворде простые списки и данные в таблице.

Сортировка списка по алфавиту

Для расположения элементов списка по алфавиту (от А до Я) выполните следующие действия:

Если необходимо выполнить сортировку в обратном порядке, то поставьте переключатель в положение По убыванию (смотри рисунок выше)

Сортировка списка в таблице

Процесс сортировке данных в таблице аналогичен, но есть некоторые особенности. Для более полного понимания процесса выполним сортировку на примере следующей таблицы.

Отсортируем данные: фамилии - в алфавитном порядке.

Получим следующий результат

Сортировка списка в таблице по нескольким полям

Теперь отсортируем данные в таблице следующим образом: Фамилии по алфавиту, должность по алфавиту и год рождения по убыванию (молодые сотрудники вверху списка)

Получим следующий результат

Как видно, записи отсортированы по алфавиту сначала по должности. Затем по фамилиям в пределах должности. Третий ключ в данном примере не показал своего действия из-за небольшого количества записей и отсутствия одинаковых фамилий.

Дорогой читатель! Вы посмотрели статью до конца.
Получили вы ответ на свой вопрос? Напишите в комментариях пару слов.
Если ответа не нашли, укажите что искали .

Работа с документами в программе «Ворд» часто предполагает составление списков по алфавиту. Так, студентам необходимо оформлять списки литературы, руководителям или их секретарям - списки сотрудников. Конечно же, для удобства работы нужно знать, как сделать в «Ворде» список по алфавиту автоматически. Это довольно просто. В этой статье описано, как составлять простые и нумерованные списки, за основу которых взято деление текста на абзацы.

Подготовка

Перед тем как сделать в «Ворде» список по алфавиту, материалы (позиции будущего списка) нужно подготовить. Они должны удовлетворять простому требованию: каждая позиция должна быть отделена от другой знаком абзаца. На этом этапе ваши материалы уже будут представлять собой список, однако он будет лишен структуры.

Распространенной ошибкой при составлении списков является простановка лишних абзацев. Например, если каждая позиция представляет собой не одну строку, а абзац сложной структуры (скажем, и аннотация), легко пропустить лишний знак абзаца, отделяющий выходные данные книги от ее описания. Эта ошибка чревата тем, что программа прочитает эти две части как независимые, сделает из них разные позиции, соответственно, распределит в списке по алфавиту далеко друг от друга.

Вторая распространенная ошибка - отсутствие знака абзаца на границах позиций. Вместо него может стоять другой знак (например, пробел). Так часто случается, когда абзац занимает строку, а перенос на новую осуществляется автоматически, а не принудительно, то есть нажатием клавиши Enter. В этом случае "Ворд" не разделит элементы списка и, соответственно, отсортирует "слипшиеся" элементы по первому из них.

Поэтому, перед тем как составлять список литературы по алфавиту в «Ворде», включите режим отображения непечатаемых знаков и убедитесь, что, во-первых, каждая будущая позиция отделена от последующей знаком абзаца, во-вторых, внутри каждого абзаца не содержится лишних делений.

Сортировка по алфавиту

Чтобы отсортировать получившийся список по алфавиту, выделите его и на вкладке «Главная» в закладке «Абзац» найдите кнопку «Сортировка».

В открывшемся окне в левом поле выберите опцию «Абзац», а в правом («Тип») - опцию «Текст».

Таким образом, критерием отделения одного фрагмента от другого для программы будет абзац (его «Ворд» будет принимать за единицу списка), а сортировка будет происходить не по дате и не по числам, а по буквам.

Обратите внимание, что «Ворд» позволяет сортировать по убыванию и по возрастанию: достаточно сделать соответствующий выбор.

После нажатия кнопки ОК ваш список будет отсортирован по алфавиту.

Распространенная ошибка при создании нумерованного списка

Студенты и авторы других квалификационных работ часто интересуются тем, как сделать в «Ворде» список по алфавиту, содержащий также и нумерацию. Это довольно просто, если не допустить одной ошибки, которая почему-то является довольно распространенной.

Дело в том, что программа умеет сортировать и по буквам, и по числам, поэтому нередко можно видеть, как автор работы вручную нумерует список, а затем пытается его отформатировать. Это ошибочный путь.

Создание нумерованного списка по алфавиту

Для того чтобы список был отсортирован по алфавиту и при этом оставался нумерованным, его нужно оформить как нумерованный.

Для этого выделите список и нажмите на вкладке «Главная» кнопку «Нумерация». Каждому из абзацев будет присвоен соответствующий номер. Нумерованный список по алфавиту в «Ворде» создается по тому же алгоритму, что и ненумерованный. При сортировке нумерация автоматически меняется (обновляется).

Продожение списка

Важно знать не только то, как сделать в «Ворде» список по алфавиту, но и то, как его продолжить.

Если базу материалов нужно дополнить одной или многими позициями, не обязательно искать для них соответствующее место, достаточно вписать их как отдельные абзацы, затем выделить весь список и снова отсортировать - новым элементам списка программой будут найдены соответствующие места, а нумерация снова обновится.

Особенности форматирования

Иногда возникают сложности с тем, что список по алфавиту в «Ворде 2010» (как и в более ранних версиях) при включении в него новых позиций не форматируется автоматически. Самая распространенная проблема в том, что программа не нумерует вновь добавленные элементы и при обновлении сортировки выносит их за границы общего списка.

Чтобы избежать этого, необходимо не просто дописать новые абзацы в конце списка, но и включить в общую нумерацию. «Ворд» - довольно капризное приложение, поэтому на этом этапе случается, что вставленные элементы нумеруются, однако их форматирование отличается от всех остальных позиций. Поэтому включать в общую нумерацию новые элементы лучше при помощи кнопки «Формат по образцу», находящейся слева на вкладке «Главная».

Поставьте курсор на нумерованную часть списка, выделите полностью один из абзацев, включая конечный дважды кликните по кнопке «Формат по образцу», а затем выделите новые абзацы списка. Они будут включены в общий список.

Теперь можно выделять весь список и заново сортировать его.

Как это часто бывает, рассказ о том, как в «Ворде» расставить по алфавиту список, намного сложнее и длиннее самой процедуры. Достаточно несколько раз пройти все этапы от начала и до конца, и сортировка списка не будет представлять никаких сложностей.