Использование данных типа Поле объекта OLE (OLE Object). Использование данных типа - Поле объекта OLE Тип данных ole

Логические поля

Логические поля используются для хранения данных, которые могут принимать одно из двух возможных значений. Свойство Формат поля логического поля позволяет использовать специальные форматы или один из трех встроенных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл. При этом значения Истина, Да и Вкл эквивалентны логическому значению True, а значения Ложь, Нет и Выкл эквивалентны логическому значению False.

Если Вы выберете встроенный формат, а затем будете вводить эквивалентное логическое значение, то введенное значение будет отображаться в выбранном формате. Например, если значение True или Вкл вводится в элемент управления типа Поле, для которого в свойстве Формат поля указано Да/Нет, то введенное значение тут же преобразуется в Да.

При создании специального формата удалите текущее значение из свойства Формат и введите свой собственный формат.

Текстовые поля произвольной длины

Текстовые поля произвольной длины (поля MEMO) могут содержать те же типы данных, что и простые текстовые поля. Отличие между этими полями заключается в том, что длина полей типа MEMO может быть очень велика по сравнению с размером текстовых полей. Может содержать длинный текст или комбинацию текста и чисел.

Поля объекта OLE

MS Access позволяет хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например, электронную таблицу MS Excel, документ MS Word, рисунок звукозапись), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access. Для этих целей служит тип данных Поле объекта OLE. Фактический объем данных, который Вы можете ввести в поле данного типа, определяется объемом жесткого диска Вашего компьютера (до 1 Гигабайта).

Тип данных мастер подстановок

Выбор этого типа данных запускает мастер подстановок, который создает поле, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

В таблице КАФЕДРА предусмотрено поле ФОТО, которое должно содержать фотографию заведующего, хранящуюся в формате графического редактора Paint в файле с расширением.gif. Тип данных такого поля должен быть определен как Поле объекта OLE (OLE Object). Размещение этого объекта в поле производится на этапе заполнения полей таблицы. Объект может быть внедренным или связанным.

ЗАМЕЧАНИЕ

OLE (Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объекта) – это метод передачи информации в виде объектов между приложениями Windows. Поле объекта OLE является средством, позволяющим установить связь с объектами другого приложения или внедрить объект в базу данных. Объектами могут быть тексты простые и форматированные, рисунки, диаграммы, файлы звукозаписи (.WAV), музыка в формате MIDI (музыкально инструментальный цифровой интерфейс), файлы анимации(.FLI, .MMM), видеоклипы (.AVI), электронные таблицы из других приложений, поддерживающих это средство. Access, поддерживая OLE, полностью интегрирован с другими приложениями пакета Microsoft Office.

Внедренный объект сохраняется в файле базы данных и всегда является доступным. Двойным щелчком мыши на ячейке, содержащей внедренный объект, открывается возможность редактирования объекта средствами приложения, в котором объект был создан.

Связанный объект сохраняется в файле объекта. Файл объекта можно обновлять независимо от базы данных. Последние изменения будут выведены на экран при следующем открытии формы или отчета. При работе с базой данных также можно просматривать и редактировать объект.

Отредактированный связанный объект будет сохраняться в файле объекта, а не в файле базы данных. Связывание объекта удобно при работе с большими объектами, которые нежелательно включать в файл БД, а также с объектами, используемыми в нескольких формах и отчетах. Если связанный файл объекта перемещен, необходимо повторно установить связь.

ЗАМЕЧАНИЕ

Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо создать элемент управления “Присоединенная рамка объекта” (см. главы 4, 6).

Использование данных типа Поле MEMO

В таблице ПРЕДМЕТ предусмотрено поле ПРОГР, которое будет содержать текстовое данное большой длины – краткую программу курса. Для такого поля выбирается тип данного – Поле MEMO (Memo). Ввод данных в это поле можно выполнить непосредственно в таблице, либо через область ввода, вызываемую нажатием клавиш +.

Если тексты программ по предметам подготовлены в некотором текстовом редакторе, например, Microsoft Word, и хранятся в отдельных файлах, удобно для этого поля задать тип Поле объекта OLE (OLE Object) и при вводе значений в него установить связь с файлами.

Поля с типом Гиперссылка (Hyperlink) используются для перехода к объектам той же самой или другой базы данных Access, к документам, созданным в различных приложениях Microsoft Office, и расположенным на локальных или сетевых дисках, к страницам Web-серверов и документам других ресурсов в сети Internet или intranet. При щелчке мышью на гиперссылке осуществляется переход к документу, который открывается создавшим его приложением. Подробно создание гиперссылок в таблицах, формах и отчетах будет рассмотрено ниже. Там же рассмотрено создание гиперссылки в поле таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ.

Определение составного первичного ключа

В таблице СТУДЕНТ в составной первичный (уникальный) ключ входят поля НГ и НС. Для определения этого в режиме конструктора таблиц надо выделить оба эти поля, щелкая кнопкой мыши на области маркировки при нажатой клавише. Затем нажать кнопку панели инструментов Ключевое поле (Primary Key).

Аналогично определяются составные ключи в таблицах ИЗУЧЕНИЕ УСПЕВАЕМОСТЬ.

Упражнение

Создайте структуру таблиц ИЗУЧЕНИЕ, УСПЕВАЕМОСТЬ. При создании таблиц используйте параметры, которые представлены в Приложении A.

Таблица A.1. Описание свойств полей таблицы СТУДЕНТ

Таблица A.2. Описание свойств полей таблицы ГРУППА

Таблица A.3. Описание свойств полей таблицы КАФЕДРА

Таблица A.4. Описание свойств полей таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

Таблица A.5. Описание свойств полей таблицы ПРЕДМЕТ

Таблица A.6. Описание свойств полей таблицы ИЗУЧЕНИЕ

Таблица A.7. Описание свойств полей таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ

Ввод данных в таблицы БД

Логический формат

Денежный формат

Числовой формат

Текстовый формат

Типы данных

Размер текстового поля может находиться в пределах от 1 до 255 символов.

Тип числового поля может принимать значения из следую­щего списка:

байт - целые числа в пределах от 0 до 4 255;

целое - целые числа от - 32768 до 32767;

длинное целое - целые числа от - 2147483648 до 2147483647;

с плавающей точкой (4 байта) - числа в пределах от - 3,402823Е38 до 3,402823Е38;

с плавающей точкой (8 байт) - числа в пределах от минус 1,79769313486232Е308 до плюс 1,79769313486232Е308.

Формат «Дата/Время»

Для типа данных Дата/Время существует набор форматов поля приведенный ниже вместе с примерами:

Полный формат(устанавливается по умолчанию) 15.04.94 05:30:10 РМ

Краткий формат даты 15.04.94

Длинный формат времени 17:30:10

Средний формат времени 05:30 РМ

Краткий формат времени 17:30

По умолчанию денежный формат представляет собой чис­ла, записанные с двумя знаками после запятой, с разделением групп разрядов и обозначением «р.» в конце. Пользователь мо­жет записать в строке Формат поля шаблон для своего фор­мата. Допустим, необходимо вводить суммы в долларах. Тог­да надо установить курсор на слово Денежный и заменить его шаблоном формата, например, таким: # ###$ .

Формат «счетчик»

Поля типа «счетчик» выполняют определенную функцию - ав­томатическую идентификацию записей таблицы. Поэтому свойств, которые можно было бы изменить, у такого поля немного. Во-первых, счетчик - это всегда число. Во-вторых, наращивание его значения происходит автоматически. Access предлагает два варианта изменения счетчика: последовательный и случайный. Первый вариант удобен тем, что позволяет нуме­ровать записи. Второй вариант можно использовать, если надо создать систему кодирования записей в таблице, защищенную от неосторожных действий оператора.

Ячейка в поле логического типа может содержать только одно из двух значений: Да или Нет. Access предлагает еще два варианта названий логического типа: Истина/Ложь и Вклю­чено/Выключено. Вне зависимости от того, какой формат поля вы изберете, в таблице логическое поле будет представлено в виде набора флажков. Когда вы щелкаете флажок мышью, это приводит к тому, что в квадрате появляется изображе­ние галочки, что соответствует логическому значению Да . Сброс флажка означает присвоение ячейке поля логического значения Нет. Использование логических полей может быть различным, например, в анкетах или для создания элементов управления.

Поле объекта OLE (Object Linking and Embedding) - послед­ний выбираемый из списка тип поля. Он имеет всего два свойс­тва: подпись и параметр «обязательное поле». Поля данного типа не хранят информацию как таковую, а содержат ссылки на объекты, которые могут быть включены в БД с использо­ванием OLE-протокола обмена данными. Такими объектами могут быть, например, графические файлы.

Для того чтобы внедрить в ячейку поля OLE-объект, надо установить на нее курсор и, нажав правую кнопку мыши, вызвать контекстное меню. В нем выберите команду Вста­вить объект. Программа раскроет окно диалога для выбора типа объекта. Объект в данном случае отождествляется с приложением, в котором он может быть создан или отре­дактирован.

Второй вариант вставки объекта - выбор переключателя Создать из файла в окне Вставка объекта. В этом случае под­разумевается, что файл уже существует, и нужно установить с ним связь. Access откроет окно открытия документа и после выбора нужного файла определит, какое приложение необхо­димо открыть для работы с ним.

В Access 2010 имеется возможность добавлять объекты в поле с типом данных OLE . В том случае, когда тип данных задан, как OLE (Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объекта), тогда СУБД Access сохраняет внешний объект в общем файле базы данных, отводя на его хранение столько места, сколько этот объект занимает в виде отдельного файла. Под объектами следует понимать файлы, созданные в виде приложений в графических редакторах, видеоклипов, в приложениях MS Office и т.д. При заполнении таблицы данными, которые являются объектами, в соответствующей позиции поля с типом данных OLE формируется сообщение о программе, с помощью которой можно открыть этот объект. Отображение объекта будет осуществляться только в формах и отчетах.

Для встраивания объекта в поле с типом данных OLE необходимо открыть таблицу в режиме «Конструктор». Добавить новое поле, например «Фото товара». Выбрать тип данных «Поле объекта OLE» , после чего сохранить таблицу.

Затем в режиме «Таблица» в строке для ввода данных щелкнуть правой клавишей мыши, в открывшемся меню следует выбрать строку с командой , что приведет к открытию диалогового окна (рис. 3.38, рис. 3.39).

Рис. 3.38 Вставка объекта

Рис. 3.39 Диалоговое окно для добавления нового объекта в таблицу Access

Следует помнить, что имеется две возможности встраивать объекты в виде данных. Первая возможность предусматривает использование типовых приложений для создания файла, которые поддерживает Access, вторая возможность вставки объекта , что позволяет использовать любой файл в качестве источника данных (рис. 3.40).

Рис. 3.40 Добавления нового объекта в таблицу Access из файла

1. Создание объекта из файла.

Когда речь заходит о данных, которые являются объектами для базы данных, и являются внешними файлами, то требуется иметь эти файлы. Поэтому, потребуется создать несколько файлов, чтобы в дальнейшем увидеть их отображение в базе данных, а также попробовать провести изменение этих файлов. Например, если вы имеете фотографию объекта в файле Монитор.jpg (jpg - универсальный фото формат). Для того чтобы этот файл сохранился в базе данных, следует в окне (рис. 3.40) поставить отметку «Создать из файла» , после чего появится окно, которое представлено на рисунке 3.41. С помощью кнопки «Обзор» следует выбрать необходимый файл.

Рис. 3.41 Поиск файла при создании объекта в базе данных

В соответствующей строке для поля например, «Фото товара» появится слово «Пакет» (Package) , это означает, что файл привязан к приложению, с помощью которого он был создан. Поэтому, при просмотре базы данных, будет ли это запрос, форма или отчет, пользователь увидит изображение файла в виде значка , а при двойном щелчке по этому изображению система сначала найдет приложение, а затем в нем отобразит содержимое файла (в данном примере это фотография). Исключением являются файлы с изображениями, сохраненные с расширением .bmp (bit map format). Вместе с тем, следует напомнить, что файлы, созданные в приложениях Microsoft, будут отображаться сразу в формах и отчетах. Вывод простой, фотографии можно вставлять в такие приложения как Paint, Word, Power Point, сохранять в виде отдельных файлов, а затем подключать в виде объекта к базе данных. Попробуйте создать несколько файлов с фотографиями и текстом, используя различные редакторы Windows. Например, можно открыть документ Word, вставить из файла фотографию, добавить текст, а затем сохранить как: Монитор.docx (рис. 3.42).

Рис. 3.42 Файл с фотографией, созданный в Word

2. Создание новых объектов.

Под созданием новых объектов в базе данных следует подразумевать использование приложения, в котором создается файл, а затем подключается в поле с описанием типа данного OLE. Для запуска режима создания новых объектов, необходимо открыть таблицу в режиме «Таблица» , выбрать вариант «Создать новый» в диалоговом окне (рис. 3.39), а затем в списке выделить «Тип объекта» (необходимое приложение). Перечень приложений, которые поддерживает Access для создания объекта, находятся в списке (рис. 3.43), который раскроется после запуска команды «Вставить объект» .

Рис. 3.43 Перечень типов объектов Access, которые можно использовать для создания файлов

Удобством использования приложений для создания объектов в виде файлов заключается в том, что в дальнейшем эти файлы можно использовать автономно или осуществлять их коррекцию в базе данных.

Рассмотрим вариант создания объектов для базы данных, с помощью с приложения paint.

Например, необходимо создать объект с изображением предприятия и текстом, который в дальнейшем пользователь базы данных сможет заменить или исправить. Для этого необходимо выбрать из списка объект Bitmap Image , дальнейшая технология создания объекта показана на рисунке 3.44.

1. Откройте приложение Paint

2. Вставьте фото из файла.

3. Добавьте текст (если это необходимо).

4. Сохраните, как файл.

5. Закройте приложение.

Рис. 3.44 Технология создания объекта в приложении Paint

Задание3.11

1. В таблице «Товары » в режиме «Конструктор» добавьте новый столбец с именем «Фото товара» , тип данных «Поле объекта OLE» , сохраните изменения.

2. В режиме «Таблица» в поле «Фото товара» выберете строку «Вставить объект из файла» , выберите (поставьте точку) «Создать новый» и из раскрывающегося списка укажите документ Microsoft Word . При этом откроется текстовый редактор MS Word , здесь необходимо вставить рисунок, соответствующий товару в данной строке. Рисунки выберите из списка, который хранится непосредственно в редакторе (вкладка «Вставка», значок «Картинка», в диалоговом окне справа кнопка «Начать»), или вставьте рисунок из других программ. Можете использовать приложение Paint (объект Bitmap Image), где нарисуйте товар самостоятельно. Созданный файл закройте, он автоматически будет привязан к вашей базе, к строке, в которую ее вставили.

3. Проделайте данную процедуру для всех строк вашей таблицы «Товары» .

4. Сохраните изменения.

Контрольные вопросы

1. Какие объекты можно вставить в базу данных с типом данных OLE?

2. Как можно вставить фото в таблицу в режиме «Таблица»?

3. Где в базе данных будет отображаться фотография?

4. Чем отличается способ «Создать новый объект» от способа «Создать из файла»?

5. Как поместить файл фотографии товара в базу данных, если он имеет расширение .png ?

6. Можно ли осуществлять правку файла, который вставлен как объект в базу данных непосредственно в файловой системе компьютера?

7. Как вставить презентацию в базу данных?

8. Объекты каких приложений можно вставить в базу данных?

Ввод данных типа OLE

Поле объекта OLE под названием Foto можно заполнять даже без отображения самого объекта (изображения) на экране. В поле типа OLE могут храниться следующие объекты.

Растровые изображения.

Звуковые файлы

Графики и (диаграммы)

Word или Excel

ким образом, чтобы их можно было видеть, слышать или использовать. При размещении OLE-объекта в таблице вы увидите текст с описанием объекта (например, в поле типа OLE можно увидеть надпись Paintbrush Picture). Ввести объект можно двумя способами.

Вставить из буфера

Вставить из диалогового окна, появляющегося после выполнения команды Вставка->Объект (Insert->Object)

Ввод данных типа MEMO

Поле Recenzia содержит данные типа MEMO. Этот тип позволяет вводить до 64000 байт текста для каждой записи. В таблице отображается только часть введенного текста. Нажимая , можно отобразить диало-пасть ввода (Zoom) с полосой прокрутки, которое позволяет увидеть сразу до 1 000 байт текста

Перемещение по записям в таблице

Как правило, после ввода данных часто возникает необходимость внести некоторые изменения На это могут быть следующие причины

Получена новая информация

Обнаружены ошибки

Нужно добавить новые записи

Чтобы изменить данные, прежде всего откроите таблицу В окне базы данных откройте таблицу в режиме таблицы, дважды щелкнув на строке с ее именем в списке таблиц. AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA

Если вы находитесь в режиме Конструктор (Table Design), щелкните на кнопке Представление таблиц (Views), чтобы перейти в режим таблицы для внесения изменений в данные.

Перемещение по записям

Чтобы перейти к любой записи, можно просто поместить на нее курсор или щелкнуть на ней мышью Но если таблицах очень велика, то проблема быстрого перемещения на нужную запись приобретает особую остроту

Для перемещения по записям можно использовать вертикальную полосу прокрутки. Кнопки со стрелками на полосе прокрутки позволяют перемещать маркер записи только на одну позицию за один щелчок Поэтому для более быстрого перемещения (через несколько записей сразу) лучше пользоваться бегунком полосы прокрутки Можно также щелкнув мышью в области между бегунком и кнопкой на полосе прокрутки, чтобы переместиться на много позиций вперед.

Команда Правка->Перейти (Edit->Go) предоставляет несколько вариантов быстрого перемещения по таблице.

Пять кнопок перехода, расположенных в нижней части окна в режиме таблицы, также можно использовать для перемещения по записям Щелкая на этих кнопках, можно перейти к любой записи Если вы знаете номер записи (номер строки для заданной записи), щелкните на поле номера записи, введите номер записи и нажмите клавишу Для перемещения в поле номера записи нажмите клавишу .

При перемещении по таблице обращайте внимание на подсказки полос прокрутки. Access не обновит поле номера записи до тех пор, пока вы не щелкнете на каком-либо поле записи.

Поиск заданного значения

Хотя, зная номер записи, можно перейти к ней и найти конкретное поле, в большинстве случаев нужно будет находить в записи определенное значение Это можно сделать тремя способами:

Выбрать команду Правка->Найти (Edrt->Find)

Щелкнуть на кнопке Найти (Find Specified Text), расположенной на панели инструментов (на ней изображен бинокль).

Воспользоваться комбинацией клавиш

При использовании любого из этих методов появится диалоговое окно. Для выполнения поиска только по определенному полю поместите в него курсор (причем сделайте это до открытия диалогового окна). Установите в диалоговом окне флажок Только в текущем поле (Search Only Current Field), и Access будет вести поиск только в указанном поле.

В этом диалоговом окне можно задавать различные параметры поиска. В текстовом поле Образец (Find What) ввести искомое значение Значение можно ввести в том виде, в каком оно представлено в поле, или с использованием приведенных ниже специальных символов:

* -- Соответствует любому количеству символов

Соответствует одному символу

# -- Соответствует одной цифре

Чтобы разобраться, как эти символы работают, предположим, что нужно найти все значения, которые начинаются с АВ Для этого введите АВ*

А теперь предположим, что вы хотите найти значения, которые заканчиваются символами 001 В этом случае введите *001. Для поиска любого значения, которое начинается с символов АВ, заканчивается символами 001 и содержит только два символа между ними, нужно ввести АВ??001. Если же нужно найти все фамилии, заканчивающиеся на “ко”, то для поиска значений типа Бродский и Чайковский введите *ко.

В раскрывающемся списке Совпадение (Match) содержится три варианта выбора:

С любой частью поля (Any Part of Field)

Поля целиком (Whole Field)

С начала поля (Start of Field)

Стандартной является опция Поля целиком (Whole Field) Например, значение Пет будет найдено, если значение равно Пет. Если выбрана опция С любой частью поля (Any Part of Field), то в результате поиска будут извлечены значения Петров, Петровский. Шпетный и т.д В результате поиска с установкой С начала поля (Start of О будут найдены значения Петров, Петровский.

В раскрывающемся списке Просмотр (Search) вы можете выбрать одну или несколько опций из набора Все, Вверх, Вниз (Up, Down, All)

При выборе кнопки опции Только в текущем поле (Search Only Current Field) поиск значения будет вестись только в одном поле Флажок С учетом регистра (Match Case) определяет, будут ли различаться прописные и строчные буквы. По умолчанию они не различаются При поиске по значению Пет будут найдены пет, Петр и Петров. При установке флажка С учетом регистра (Match Case) необходимо ввести строку поиска с учетом прописных и строчных букв

Очевидно, что для данных типа Числовой (Number), Денежный (Currency) и Дата/время (Date/Time) учет регистра не имеет смысла.) При выборе флажка С учетом регистра (Match Case) Access игнорирует флажок С учетом формата полей (Search Fields As Formatted) (Если вы форматировали поля таблицы, установите этот флажок) Например, вам нужно найти в поле ДатаРождения записи обо всех, родившихся в апреле 1982 года Для этого установите флажок опции С учетом формата полей (Search Fields as Formatted) и введите Апр 92. Если вы не установите этого флажка, поиск придется выполнять по точной дате рождения, например искать 4/8/92

Использование флажка С учетом формата полей (Search Fields as Formatted) может существенно замедлить поиск.

Поиск начнется после щелчка на кнопке Найти (Find First) или Найти далее (Find Next) Найдя значение, Access выделяет его Для поиска первого подходящего значения щелкните на кнопке Найти. Для поиска следующего значения нужно щелкнуть на кнопке Найти далее На протяжении всего процесса поиска диалоговое окно остается открытым. Поэтому, найдя нужное значение, щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно