Функции баз данных. Функции Excel.Функция И(), ИЛИ(). Функция вычисления среднего числа
Которые позволяют оптимизировать работу в MS Excel. А сегодня хотим предложить вашему вниманию новую порцию советов для ускорения действий в этой программе. О них расскажет Николай Павлов - автор проекта «Планета Excel», меняющего представление людей о том, что на самом деле можно сделать с помощью этой замечательной программы и всего пакета Office. Николай является IT-тренером, разработчиком и экспертом по продуктам Microsoft Office, Microsoft Office Master, Microsoft Most Valuable Professional. Вот проверенные им лично приёмы для ускоренной работы в Excel. ↓
Быстрое добавление новых данных в диаграмму
Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).
Эта функция появилась только в последней версии Excel 2013, но она стоит того, чтобы обновиться до новой версии досрочно. Предположим, что у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.
Подобным образом можно извлекать имена из email’ов, склеивать ФИО из фрагментов и т. д.
Копирование без нарушения форматов
Вы, скорее всего, знаете про «волшебный» маркер автозаполнения - тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, т. к. копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать, если сразу после протягивания чёрным крестом нажать на смарт-тег - специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.
Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.
В последней версии Excel 2013 появилась возможность быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам и т. п. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин Bing Maps. Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта , нажав кнопку Add. После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.
При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.
Если в вашей книге количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана.
Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом, правда? Всего-то пара десятков итераций «недолёт - перелёт», и вот оно, долгожданное «попадание»!
Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert - What If Analysis - Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.
Если этот подробный обзор охватил не все полезные фишки MS Excel, о которых вы знаете, делитесь ими в комментариях!
Функции в Excel – это вычислительные инструменты пригодны для самых разных отраслей деятельности: финансы, статистика, банковское дело, бухгалтерский учет, инженерство и проектирование, анализ исследовательских данных и т.д.
Лишь мизерная часть возможностей вычислительных функций включено в данный учебник с уроками по Excel. На простых примерах и далее будем рассматривать практическое применение функций.
Функция вычисления среднего числа
Как найти среднее арифметическое число в Excel? Создайте таблицу, так как показано на рисунке:
В ячейках D5 и E5 введем функции, которые помогут получить среднее значение оценок успеваемости по урокам Английского и Математики. Ячейка E4 не имеет значения, поэтому результат будет вычислен из 2 оценок.
Функция среднее значение в Excel: =СРЗНАЧ() в ячейке E5 игнорирует текст. Так же она проигнорирует пустую ячейку. Но если в ячейке будет значение 0, то результат естественно измениться.
В Excel еще существует функция =СРЗНАЧА() – среднее значение арифметическое число. Она отличается от предыдущей тем, что:
- =СРЗНАЧ() – пропускает ячейки которые не содержат чисел;
- =СРЗНАЧА() – пропускает только пустые ячейки, а текстовые значения воспринимает как 0.
Функция подсчета количества значений в Excel
- В ячейки D6 и E6 нашей таблицы введите функцию подсчета количества числовых значений. Функция позволит нам узнать количество поставленных оценок.
- Перейдите в ячейку D6 и выберите инструмент из выпадающего списка: «Главная»-«Сумма»-«Число».
- На этот рас нам не подходит автоматическое определение диапазона ячеек, поэтому его нужно исправить на D2:D4. После чего жмем Enter.
- Из D6 в ячейку E6 скопируйте функцию =СЧЕТ() – это функция Excel для подсчета количества не пустых ячеек.
На данном примере хорошо видно, что функция =СЧЕТ() игнорирует ячейки, которые не содержат числа или пусты.
Функция ЕСЛИ в Excel
В ячейки D7 и E7 введем логическую функцию, которая позволит нам проверить, все ли студенты имеют оценки. Пример использования функции ЕСЛИ:
Описание аргументов функции: =ЕСЛИ(). В ячейке A4 у нас количество всех студентов, а в ячейке D6 и E6 – количество оценок. Функция ЕСЛИ() проверяет, совпадают ли показатели D6 и E6 со значением A4. Если совпадают, то получаем ответ ДА, а если нет – ответ НЕТ.
В логическом выражении для удобства применяется 2 типа ссылок: относительная и абсолютная. Это позволяет нам скопировать формулу без ошибок в результатах ее вычисления.
Примечание. Закладка «Формулы» предоставляет доступ только к наиболее часто используемым функциям. Больше можно получить, вызвав окно «Мастер функций» нажав на кнопку «Вставить функцию» вначале строки формул. Или нажать комбинацию клавиш SHIFT+F3.
Как округлять числа в Excel
Функция =ОКРУГЛ() более точна и полезнее чем округление с помощью формата ячеек. В этом легко убедиться на практике.Теперь вы знаете, как пользоваться функцией ОКРУГЛ в Excel.
Описание аргументов функции =ОКРУГЛ():
- Первый аргумент – это ссылка на ячейку значение, которой нужно округлить.
- Второй аргумент – это количество знаков после запятой, которое нужно оставить после округления.
Внимание! Форматирование ячеек только отображает округление но не изменяет значение, а =ОКРУГЛ() – округляет значение. Поэтому для вычислений и расчетов нужно использовать функцию =ОКРУГЛ(), так как форматирование ячеек приведет к ошибочным значениям в результатах.
" была рассмотрена работа со встроенной функцией ЕСЛИ(). Все бы хорошо, но возникают такие ситуации, и довольно часто, когда вложенностью условия в условие не обойтись. Например, элементарно необходимо проверить следующее: 1 больше или равно x и x меньше или равно 5 . Реализовать такое условие несколькими ЕСЛИ довольно громоздко и проблематично, а в некоторых ситуациях - вообще невозможно. Для расширения функционала ЕСЛИ и облегчения составления формул с условием, в Excel имеются еще пара полезных функции - И() и ИЛИ().
Функция И()
Функция И()
Условие 1
И
Условие 2
. При этом все условия должны быть истинными. Результатом работы данной функции является ИСТИНА или ЛОЖЬ (TRUE / FALSE). Пример: ЕСЛИ а = b И а=с ТОГДА значение 1 ИНАЧЕ значение 2.
Как видно из примера, значение 1 будет только в том случае, если все условия верны.
Функция ИЛИ()
Функция ИЛИ() используется тогда, когда необходимо проверить несколько условий следующим образом - Условие 1 ИЛИ Условие 2 . Результат функции будет истинным, если хотя бы одно из условий истинно. Пример: ЕСЛИ а = b ИЛИ а=с ТОГДА значение 1 ИНАЧЕ значение 2.
Синтаксис функций И() и ИЛИ() одинаков: Функция(Условие 1; Условие 2; Условие 3 и до 30-ти условий). Результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Примеры использования функции И и ИЛИ
Все вышесказанное сложно к пониманию и относится к разделу Мат. логики и Дискретной математики. Попробую это все изложить на понятном языке. Разберем несколько примеров. Скажу сразу, все примеры будут с использованием функции ЕСЛИ.
Пример 1.
Столбец А, начиная с первой строки, содержит 56, 55, 88, 6, 74. Столбец В - 52, 55, 88, 4, 25. Столбец С - 53, 55, 88, 6, 25. С помощью функций ЕСЛИ и И необходимо определить строки, значения которых равны следующим образом А=В и В=С.
Переходим в ячейку D1 и с помощью мастера функций вводим следующее
Формула будет выглядеть так: “ =ЕСЛИ(И(A1=B1;B1=C1);"Все значения равны";"Значения не равны") “
Результат работы:
Пример 2.
Теперь пример на функцию ИЛИ. Те же столбцы, те же значения, условие следующее: с помощью функций ЕСЛИ и ИЛИ необходимо определить строки, в которых есть совпадающие значения А=В или В=С или А=С.
Мастер функций выглядит так:
Формула: “ =ЕСЛИ(ИЛИ(A1=B1;B1=C1;A1=C1);"Есть равные значения";"Нет равных значений")”
Результат:
Вот и все. Функции не сложны. Применяйте их там, где встречаются условия и произносится И и ИЛИ. Так же, всеми выше перечисленными функциями можно сравнивать текстовые значения.
И напоследок рассмотрим еще один пример с функцией И и ИЛИ из реальной жизни.
Пример 3.
В таблицу занесены процент выполнения заданий, необходимо проценты перевести в пятибалльную систему следующим образом:
1 – от 0% до 10%
2- от 11% до 30%
3- от 31% до 40%
4- от 41% до 75%
5-от 76% до 100%
Таблица следующего вида.
В данной категории собраны несколько специфические функции для работы с упорядоченными данными. Не зря категория включает в себя упоминание про базы данных: таблицы для работы этих функций должны отвечать определенным требованиям:
- таблица должна обязательно содержать заголовки столбцов. Эти заголовки должны располагаться строго в одной строке, не должны содержать объединенных и пустых ячеек.
- таблица должна быть неделимая, т.е. не должна содержать полностью пустых строк и столбцов, а так же объединенных ячеек
- в каждом столбце должна содержаться однотипная информация: если в столбце должны содержаться даты, значит кроме дат там не должно быть ничего другого; если в столбце числа(суммы, кол-во) - значит должны быть только числа. Не следует при отсутствии чисел оставлять ячейку пустой или ставить пробел. Вместо этого необходимо ставить 0.
Для разбора функции баз данных возьмем следующий пример таблицы:
Данная таблица отвечает всем требованиям для работы с функциями баз данных, однако, чтобы более удобно и гибко работать с функциями баз данных лучше сместить таблицу данных на несколько строк вниз, а выше добавить таблицу критериев, где будут формироваться условия отбора данных из основной таблицы:
Именно для этой таблицы будут приведены все примеры описаний функций. И критерии заданы следующие: отбирать из поля "Дерево" Яблони с высотой больше 3 и меньше 6 и Вишни, со значением в поле "Возраст" больше 8. Если посмотреть на таблицу данных(из которой будут отбираться данные и производится расчеты функциями), то этим критериям отвечают только две строки: строки 9 и 10 листа.
Как видно, в качестве критериев можно указывать выражение в виде: >6 , 0 (не равно нулю), >=7 , "Яблоня" .
Все функции из категории баз данных имеют три одинаковых аргумента:
Функция(база_данных; поле; критерий)
база_данных
- ссылка на ячейки данных таблицы, включая заголовок(A6:E12).
поле
- в данном аргументе можно записать как непосредственно текст с названием столбца в кавычках ("Дерево", "Возраст" или "Урожай"), так и число, задающее положение столбца в таблице: 1 - для первого поля(столбца) в таблице "Дерево", 2 - для второго поля "Высота", 3 - для третьего поля "Возраст" и так далее.
критерий
- ссылка на диапазон ячеек с условиями отбора(A1:F3). Функция отберет данные из таблицы, которые удовлетворяют условиям, указанным в ячейках критериев. В ссылке на критерии обязательно должны быть включены названия столбцов, для которых выполняется отбор данных.
- ДСРЗНАЧ (DAVERAGE)
- Вычисляет среднее значение выбранных записей базы данных:
=ДСРЗНАЧ(A6:E12 ;5; A1:F3)
=ДСРЗНАЧ(A6:E12 ;"Прибыль"; A1:F3)
=DAVERAGE(A6:E12 ,5, A1:F3) вернет значение 90 000р. , т.к. сумма прибыли отобранных записей равна 180 000р., а всего отобрано 2 записи. 180 000/2 = 90 000 . - БСЧЁТ (DCOUNT)
- Подсчитывает количество числовых ячеек в базе данных:
=БСЧЁТ(A6:E12 ;5; A1:F3)
=БСЧЁТ(A6:E12 ;"Прибыль"; A1:F3)
=DCOUNT(A6:E12 ,5, A1:F3) вернет число 2 , т.к. только две строки в таблице отвечают критериям - БСЧЁТА (DCOUNTA)
- Подсчитывает количество непустых ячеек в базе данных:
=БСЧЁТА(A6:E12 ;4; A1:F3)
=БСЧЁТА(A6:E12 ;"Прибыль"; A1:F3)
=DCOUNTA(A6:E12 ,4, A1:F3) вернет 2, т.е. подсчитает в отвечающих критериям строках количество непустых ячеек в столбце "Прибыль" - БИЗВЛЕЧЬ (DGET)
- Извлекает из базы данных одну запись, удовлетворяющую заданному условию:
=БИЗВЛЕЧЬ(A6:E12 ;5; A1:F3)
=БИЗВЛЕЧЬ(A6:E12 ;"Прибыль"; A1:F3)
=DGET(A6:E12 ,5, A1:F3) для заданных условий вернет значение ошибки #ЧИСЛО! (#NUM!) , т.к. этим условиям отвечает более одной записи. Если же указать диапазон для критерия как:
=БИЗВЛЕЧЬ(A6:E12 ;5; A1:F2) то функция вернет значение 75 000р. , т.е. единственную запись о прибыли для Яблонь с высотой больше 3 и меньше 6 (в данный промежуток попадает лишь строка 10 - Яблона, высота 5) - ДМАКС (DMAX)
- Находит максимальное значение среди выделенных записей базы данных:
=ДМАКС(A6:E12 ;5; A1:F3)
=ДМАКС(A6:E12 ;"Прибыль"; A1:F3)
=DMAX(A6:E12 ,5, A1:F3) вернет сумму 105 000р. , т.к. это максимальная прибыль из всех отвечающих критериям строк. - ДМИН (DMIN)
- Находит минимальное значение среди выделенных записей базы данных:
=ДМИН(A6:E12 ;5; A1:F3)
=ДМИН(A6:E12 ;"Прибыль"; A1:F3)
=DMIN(A6:E12 ,5, A1:F3) вернет сумму 75 000р. , т.к. это минимальная прибыль из всех строк, отвечающих критериям - БДПРОИЗВЕД (DPRODUCT)
- Перемножает значения определенного поля в записях базы данных, удовлетворяющих условию:
=БДПРОИЗВЕД(A6:E12 ;3; A1:F3)
=БДПРОИЗВЕД(A6:E12 ;"Возраст"; A1:F3)
=DPRODUCT(A6:E12 ,3, A1:F3) вернет 210 , т.к. будут перемножены все значения столбца "Возраст", отвечающие критериям(14*15=210) - ДСТАНДОТКЛ (DSTDEV)
- Оценивает стандартное отклонение по выборке из выделенных записей базы данных:
=ДСТАНДОТКЛ(A6:E12 ;4; A1:F3)
=ДСТАНДОТКЛ(A6:E12 ;"Урожайность"; A1:F3)
=DSTDEV(A6:E12 ,4, A1:F3) вернет 0,707107 , т.е. оценку стандартного отклонения урожайности по указанным критериям. - ДСТАНДОТКЛП (DSTDEVP)
- Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности из выделенных записей базы данных:
=ДСТАНДОТКЛП(A6:E12 ;4; A1:F3)
=ДСТАНДОТКЛП(A6:E12 ;"Урожайность"; A1:F3)
=DSTDEVP(A6:E12 ,4, A1:F3) вернет 0,5 , т.е. точное стандартное отклонение урожайности по указанным критериям, если считать, что данные в базе данных описывают генеральную совокупность всех деревьев в саду. - БДСУММ (DSUM)
- Суммирует числа в поле для записей базы данных, удовлетворяющих условию:
=БДСУММ(A6:E12 ;5; A1:F3)
=БДСУММ(A6:E12 ;"Прибыль"; A1:F3)
=DSUM(A6:E12 ,5, A1:F3) вернет сумму прибыли всех строк, отвечающих критериям, т.е. 180 000р.
=БДСУММ(A6:E12 ;5; A1:A2)
=DSUM(A6:E12 ,5, A1:A2) вернет сумму прибыли от всех Яблонь, т.е. 225 000р. - БДДИСП (DVAR)
- Оценивает дисперсию по выборке из выделенных записей базы данных:
=БДДИСП(A6:E12 ;4; A1:A2)
=БДДИСП(A6:E12 ;"Урожайность"; A1:A2)
=DVAR(A6:E12 ,4, A1:A2) вернет 0,5 , что будет оценкой дисперсии урожайности по указанным критериям, если считать, что данные в таблице являются выборкой из генеральной совокупности всех деревьев в саду - БДДИСПП (DVARP)
- Вычисляет дисперсию по генеральной совокупности из выделенных записей базы данных:
=БДДИСПП(A6:E12 ;4; A1:A2)
=БДДИСПП(A6:E12 ;"Урожайность"; A1:A2)
=DVARP(A6:E12 ,4, A1:A2) вернет 10,66667 , т.е. точную дисперсию урожайности Яблонь и Вишень, если считать, что данные в базе данных описывают генеральную совокупность всех деревьев в саду
В этом уроке мы познакомимся с функцией ПРОСМОТР , которая позволяет извлекать нужную информацию из электронных таблиц Excel. На самом деле, Excel располагает несколькими функциями по поиску информации в книге, и каждая из них имеет свои преимущества и недостатки. Далее Вы узнаете в каких случаях следует применять именно функцию ПРОСМОТР , рассмотрите несколько примеров, а также познакомитесь с ее вариантами записи.
Варианты записи функции ПРОСМОТР
Начнем с того, что функция ПРОСМОТР имеет две формы записи: векторная и массив. Вводя функцию на рабочий лист, Excel напоминает Вам об этом следующим образом:
Форма массива
Форма массива очень похожа на функции ВПР и ГПР . Основная разница в том, что ГПР ищет значение в первой строке диапазона, ВПР в первом столбце, а функция ПРОСМОТР либо в первом столбце, либо в первой строке, в зависимости от размерности массива. Есть и другие отличия, но они менее существенны.
Данную форму записи мы подробно разбирать не будем, поскольку она давно устарела и оставлена в Excel только для совместимости с ранними версиями программы. Вместо нее рекомендуется использовать функции ВПР или ГПР .
Векторная форма
Функция ПРОСМОТР (в векторной форме) просматривает диапазон, который состоит из одной строки или одного столбца. Находит в нем заданное значение и возвращает результат из соответствующей ячейки второго диапазона, который также состоит из одной строки или столбца.
Вот это да! Это ж надо такое понаписать… Чтобы стало понятней, рассмотрим небольшой пример.
Пример 1
На рисунке ниже представлена таблица, где указаны номера телефонов и фамилии сотрудников. Наша задача по фамилии сотрудника определить его номер телефона.
В данном примере функцию ВПР не применить, поскольку просматриваемый столбец не является крайним левым. Именно в таких случаях можно использовать функцию ПРОСМОТР . Формула будет выглядеть следующим образом:
Первым аргументом функции ПРОСМОТР является ячейка C1, где мы указываем искомое значение, т.е. фамилию. Диапазон B1:B7 является просматриваемым, его еще называют просматриваемый вектор. Из соответствующей ячейки диапазона A1:A7 функция ПРОСМОТР возвращает результат, такой диапазон также называют вектором результатов. Нажав Enter , убеждаемся, что все верно.
Пример 2
Функцию ПРОСМОТР в Excel удобно использовать, когда векторы просмотра и результатов относятся к разным таблицам, располагаются в отдаленных частях листа или же вовсе на разных листах. Самое главное, чтобы оба вектора имели одинаковую размерность.
На рисунке ниже Вы можете увидеть один из таких примеров:
Как видите, диапазоны смещены друг относительно друга, как по вертикали, так и по горизонтали, но формула все равно вернет правильный результат. Главное, чтобы размерность векторов совпадала. Нажав Enter , мы получим требуемый результат:
При использовании функции ПРОСМОТР в Excel значения в просматриваемом векторе должны быть отсортированы в порядке возрастания, иначе она может вернуть неверный результат.
Так вот коротко и на примерах мы познакомились с функцией ПРОСМОТР и научились использовать ее в рабочих книгах Excel. Надеюсь, что данная информация оказалась для Вас полезной, и Вы обязательно найдете ей применение. Всего Вам доброго и успехов в изучении Excel.