Puhelinetiketti tai peruskäyttäytymissäännöt puhelinkeskustelun aikana: luettelo, lauseet. Kuinka esitellä itsesi oikein puhelimessa, kun soitat lähtevän puhelun yritykseen, toimistoon tai kotipuheluun? Kuinka vastata puheluihin oikein toimistossa ja kotona? Odottaa

Tämän palvelun avulla et missaa erittäin tärkeää puhelua, kun tilaaja puhuu. Koputuspalvelu on jokaisen Venäjän matkapuhelinoperaattorin tarjoama ilmainen peruspalvelu. Se on erittäin kätevä käyttää. Kaikki tietävät, kun soitat henkilölle ja kuulet jatkuvia kiireisiä piippauksia, ehkä asia on kiireellinen eikä vaadi viivytystä, mutta tilaaja, epäilemättä mitään, jatkaa puhelimessa puhumista. Jos koputuspalvelu on aktivoitu, tilaaja kuulee keskustelun aikana signaalin toiselta linjalta ja näkee myös soittavan tilaajan numeron tai nimen. Hän voi hylätä soittajan tai vaihtaa, jos hän pitää toista linjaa tärkeämpänä. Mutta on tilanteita, joissa tilaaja ei voi vastaanottaa saapuvia puheluita toisella linjalla, ja heti herää kysymys: kuinka aktivoida koputuspalvelu tele2-operaattorissa? Tätä aihetta tarkastelemme yksityiskohtaisesti tässä katsauksessa.

Kuinka aktivoida vaihtoehto?

Kuten edellä todettiin, koputus on ilmainen palvelu, josta ei veloiteta liittymismaksuja eikä liittymismaksua. Tilaaja ei myöskään maksa omalla kustannuksellaan puhelun vastaanottamisesta toisella linjalla. Voit aktivoida sen jollakin seuraavista tavoista:

jos palvelun toiminnassa ilmenee vaikeuksia, on parasta soittaa tele2-operaattorille, jotta hän voi tarkistaa sen tilan, kun palvelu on poistettu käytöstä, hän voi yhdistää sen puhetilassa;
käytä henkilökohtaista tiliäsi, tarkista koputusvaihtoehdon tila ja aktivoi palvelu tarvittaessa;
ota yhteyttä lähimpään asiakaspalveluun passillasi;
valitse puhelimestasi yhdistelmä * 43 #.

Heti kun hakemus on käsitelty, tilaaja saa välittömästi tietoilmoituksen. Sen jälkeen hän voi testata vaihtoehtoa ja varmistaa, että se toimii oikein. Palvelun käyttäminen ei ole vaikeaa, tärkeintä on seurata puhelimeesi tulevia kehotteita. Tämä on "vastaa puhelu", "laita pitoon" ja niin edelleen. Soittaja saa myös ilmoituksen, että henkilö puhuu, ja hänelle toistetaan automaattinen äänitys.

On tilaajia, jotka päinvastoin eivät halua käyttää koputuspalvelua. Ehkä jatkuvat piippaukset ärsyttävät heitä ja häiritsevät keskustelua. Siksi palvelu on aina mahdollista deaktivoida. Voit tehdä tämän käyttämällä kaikkia yllä olevia menetelmiä, vain palvelun poistaminen käytöstä on erilainen, tämä on #43#. Tästä menettelystä ei myöskään peritä maksua. Sinun tulee tietää, että voit aina aktivoida palvelun uudelleen heti, kun tarvetta ilmenee. Voit vastaanottaa vain yhden puhelun toisella linjalla, et voi yhdistää puheluita yhteistä viestintää varten. Tämä on täysin erilainen vaihtoehto, jota kutsutaan "neuvottelupuheluksi". Muuten, täällä puhelumaksu menee tilaajan henkilökohtaiselle tilille. Myös tilaaja, joka ei ole yhteydessä tähän vaihtoehtoon, voi osallistua neuvottelupuheluun.

Kuinka puhua puhelimessa oikein liikeviestinnän aikana.

Liikeviestintää ei voi kuvitella ilman puhelinkeskusteluja. Yhteistyökumppanit, virkamiehet, asiakkaat selvittävät suurimman osan asioista puhelimen avulla. Sama tilanne koskee liikekontakteja.
Kuinka voit käyttää puhelinviestinnän mahdollisuuksia tehokkaasti ja asiantuntevasti, jotta et tuhlaa arvokasta aikaa turhaan ja lisää liikekontaktejasi? Puhelinetiketin tuntemus auttaa luomaan kuvan henkilöstä, joka tuntee työnsä erityispiirteet yritysympäristössä.

Puhelinetiketti tai peruskäyttäytymissäännöt puhelinkeskustelujen aikana: luettelo

Jos työlinjasi soittaa yrityksen tai organisaation puolesta, joka vastaanottaa saapuvia puheluita tai välittää asiakaspuhelut muille henkilöille, sinun on ehdottomasti tutustuttava puhelinetiketin perussääntöihin. Tämä auttaa sinua vakiinnuttamaan itsesi ammatillisessa ympäristössä pätevänä asiantuntijana sekä asiakkaiden keskuudessa.

Puhelinetiketin normit sanelevat ehdot nykyaikaisille yrityksille, jotka järjestelmällisesti pitävät huolta maineestaan. Puhelinetiketin tunteminen on yksi niistä.

Kenen yrityksen työntekijöistä tulisi tietää ulkoa ja toteuttaa puhelinetiketin säännöt:

joku, joka vastaanottaa saapuvat puhelut
joku, joka ammatin perusteella soittaa organisaation puolesta
joka vastaanottaa hänelle välitettyjä asiakaspuheluita

Mitä puhelinetiketin sääntöjen noudattaminen tarkoittaa:

Puhelimessa puhuttaessa on tärkeää säilyttää oman äänesi tasainen intonaatio eikä antaa tunteille vapaata valtaa. Koska puhelinkeskustelun aikana aktivoituu yksi kolmesta kanavasta, jotka mahdollistavat ihmisten kommunikoinnin (niitä ovat "kehon kieli", intonaatio ja sanat), keskustelukumppani, joka on vailla yhdestä kanavasta, alkaa havaita viestin merkityksen. hieman lyhennetty muoto.
Puhelimessa sanotun merkitys välitetään seuraavasti: "elekielen" puuttuminen johtaa siihen, että loput kaksi kanavaa (intonaatio ja sanat) vastaavat 100% sanotun merkityksestä, tarkemmin sanottuna, 86 % kohdistuu intonaatioon ja vain 14 % sanoihin.
Keskustelukumppanin ääni välittää viestin emotionaalisen sävyn. Keskustelukumppani muodostaa oman käsityksensä siitä, kuka hänelle soitti. Siksi kommunikoimalla mitä tahansa tietoa keskustelukumppanillesi puhelimitse, et voi vain vaikuttaa alkuperäiseen käsitykseen siitä, vaan voit myös luoda keskustelukumppanisi tunnelman.

Yritä välittää energiaasi ja intoasi intonaatiollasi.

Hymy on myös tarpeen puhelinkeskustelujen aikana. Sinun ei pitäisi ajatella, että ilman mahdollisuutta tavata sinua keskustelukumppani pystyy poimimaan tarvitsemasi luottamukselliset muistiinpanot ja positiivisen asenteen hymyn puuttuessa. Yritä välittää innostuksesi intonaatiolla.
Kun puhut puhelimessa, älä makaa tuolillasi, älä venytä jalkojasi pöydälle. Puolimakaavassa tai puoli-istuvassa asennossa pallean kulma muuttuu, mikä muuttaa äänen sointia. Linjan toisessa päässä he varmasti arvaavat, että tällä hetkellä olet makuulla. Ainoa asia, jonka voit tällä tavalla välittää toisen organisaation asiakkaalle tai työntekijälle puhelulla, on välinpitämättömyytesi ja täydellinen välinpitämättömyys.
Kun vastaat puheluun, älä unohda tervehtiä soittajaa. Käytä kuitenkin eri vuorokaudenaikoina asianmukaista tervehdystä: "Huomenta! Hyvää iltapäivää Hyvää iltaa!".
Tervehtimällä organisaatiosi puhelinnumeron valinnutta henkilöä osoitat, kuinka tärkeä tämä puhelu on sinulle ja että keskustelu tuo sinulle iloa riippumatta siitä, mitä tietoja kuulet. Mutta vaikka henkilökohtaisella asenteellasi henkilöön, jolta sinun täytyy saada tietoja puhelimitse, on negatiivinen konnotaatio, niin linjan toisessa päässä olevien ei pitäisi arvata sitä.

Älä anna tunteidesi valloilleen puhelinkeskustelun aikana

On joukko ihmisiä, jotka ottaessaan puhelimeen poikkeuksetta ja ilman intonaatiota sanovat "Hei!", "Kyllä!", "Kuuntele!", "Yritys (nimi)!", "Koneen luona!" Sinun ei pitäisi olla kuin sellaiset "puhelindinosaurukset", koska tällaisen "tervehdyksen" jälkeen soittaja ei todennäköisesti ilmaise halua jatkaa keskustelua. Todennäköisesti hän antaa myös tarvittavat tiedot kuivana ja lopettaa keskustelun.

Tervehdyksen jälkeinen puhelinkeskustelu sisältää organisaation nimen. Kun vastaanotat ulkopuheluita, älä unohda nimetä kokonaan yritys tai laitos, jossa työskentelet.

Virallisille tervehdyksille on kaksi vaihtoehtoa, jotka suoritetaan puhelimitse:

Vaihtoehto 1: minimaalisella lähestymistavalla.

Puhelun vastaanottava henkilö tervehtii soittajaa ja nimeää organisaation. Esimerkki tällaisesta tervehdyksestä: "Hyvää iltaa! "Rocket" -lehden toimituskunta.

Vaihtoehto 2: Maksimilähestymistapa.

Tämä vaihtoehto sisältää tervehdyksen, organisaation nimen ja puheluun vastaavan henkilön nimen. Esimerkki tällaisesta tervehdyksestä: "Hyvää huomenta! Raketa-lehden toimittajat Nadezhda Viktorovna kuuntelee!

Kumpi vaihtoehto sinulle parhaiten sopii, käytä sitä. Molemmat vaihtoehdot auttavat saamaan puhelimeen vastaavan henkilön näyttämään ammattimaiselta. Soittajalla on sama mielipide organisaatiosta.

Vastaa saapuvaan puheluun toisen tai kolmannen soiton jälkeen

Yksi yrityspuhelinviestinnän pääsäännöistä on, että sinun on vastattava saapuvaan puheluun toisen tai kolmannen soiton jälkeen. ”Puhelin”henkilöstö, jonka tehtäviin kuuluu puheluihin vastaaminen (puhelinoperaattorit, yrityssihteerit, hotline-työntekijät), oppii tämän säännön tärkeimpänä asiana.
Miksi puhelinta ei suositella nostamaan ensimmäisen puhelun jälkeen? Kaikki selitetään hyvin yksinkertaisesti: soittaja saattaa ajatella, että organisaation työntekijä oli ennen tylsistynyt, kun hän ei tiennyt mitä tehdä, odottaessaan seuraavaa puhelua. Muutamassa sekunnissa, jotka sinulla on ennen toista tai kolmatta puhelua, huomiosi häiriintyy siitä, mitä olit tekemässä ennen, ja keskityt täysin saapuvaan puheluun.
Saapuviin puheluihin vastaaminen neljännen tai jopa viidennen puhelun jälkeen ei ole suositeltavaa siitä yksinkertaisesta syystä, että soittaja voi menettää kärsivällisyytensä odottaessaan vastausta puhelimeen. Tässä lyhyessä ajassa soittaja ehtii muodostaa "varman" mielipiteen yrityksen kiinnostuksesta asiakkaita ja kyvystä vastata nopeasti heidän tarpeisiinsa ja ongelmiinsa.

Ei ole suositeltavaa vastata saapuviin viesteihin neljännen tai edes viidennen puhelun jälkeen

Kenen pitäisi esitellä itsensä ensin puhelimitse?

Kun olet valinnut tarvitsemasi puhelinnumeron, älä toista niiden virheitä, jotka aloittavat keskustelun lauseella: "Sinua häiritsee (organisaation nimi)" tai "Sinua vaivaa jokin asia". Näin epävarmat ihmiset tai ne, jotka haluavat näyttää kohteliailta, aloittavat puhelinkeskustelun. Miksi nämä lauseet eivät onnistu? Jos "häiritset (häiritset)" linjan toisessa päässä olevaa henkilöä, hän kehittää keskustelun ensimmäisistä minuuteista lähtien negatiivisen asenteen soittajaa ja itse puhelua kohtaan.
Tämä aiheuttaa automaattisesti ahdistuksen tunteen ja annat siten itsellesi syyn käsitellä puheluasi ei-toivottuna, mikä vain häiritsee sinua tärkeistä asioista.
Älä luo epämukavia hetkiä itsellesi ja keskustelukumppanillesi lauseilla, jotka kuulostavat "Minun täytyy häiritä sinua ja häiritä mukavuuttasi, koska minun on selvennettävä joitain asioita."

Millä lauseella aloittaa keskustelu? Tervehdi ja esittele itsesi. Se voi esimerkiksi kuulostaa tältä: "Hyvää iltapäivää! Gennadi Pavlovich soittaa sinulle kirjapainosta."

Kenen pitäisi esitellä itsensä ensin puhelimitse?

Video: Yrityspuhelimen etiketti

Kuinka esitellä itsesi oikein puhelimessa, kun soitat lähtevän puhelun yritykseen, toimistoon tai kotipuheluun?

Kun soitat lähtevää puhelua, muista kysyä, voiko keskustelukumppanisi puhua sinulle. Loppujen lopuksi hänellä voi olla oma tehtävälista tai suunnitella tapaamisia ja tapaamisia. Todennäköisesti ennen kuin hän otti puhelimeen, hän oli kiireinen jollakin, ja sinä repit hänet pois tästä toiminnasta. Pidä tämä mielessä, kun soitat matkapuhelimeen.
Kun olet esitellyt itsesi, älä heti hyppää kysymykseen, joka sai sinut soittamaan hänelle. Selvitä, onko keskustelukumppanilla aikaa kuunnella sinua, ja vain jos vastaus on myönteinen, siirry liiketoimintaan. Näin osoitat arvostavasi hänen aikaansa ja asennat itsesi keskustelukumppanisi silmissä ammattilaiseksi. Tämä ei voi muuta kuin herättää kunnioitusta sinua ja edustamaasi organisaatiota kohtaan.

Vaihtoehto 1: Ensinnäkin esittele itsesi. Tämän jälkeen kysy toiselta henkilöltä, onko hänellä aikaa kuunnella sinua, ja kerro samalla puhelun tarkoitus.

Vaihtoehto 2: Esittele itsesi, kerro puhelun tarkoitus ja kysy vasta sen jälkeen, pystyykö keskustelukumppani omistamaan sinulle aikaa.

Kuinka tervehtiä asiakasta puhelimitse liikekeskustelun aikana?

Jos et ole keskustelun aloittaja:

"Leonardon taidekeskus, hyvää iltaa, ylläpitäjä Olga, kuuntelen sinua."
Jos tämä lause on mielestäsi liian pitkä, voit rajoittua lyhennetyllä tervehdyksellä: "Leonardo Art Center, hyvää iltaa!"
Hyvin usein voit kuulla tämän tervehdyksen: "Hei!" On kuitenkin sallittua tervehtiä tällä tavalla henkilökohtaisen tapaamisen aikana, mutta liikeviestinnässä tällaisia ilmaisia lauseita ei voida hyväksyä.

Jos olet puhelun aloittaja:

Esittele itsesi, nimeä organisaatiosi tai yrityksesi ja kysy, onko keskustelukumppanillasi aikaa

Video: Esittele itsesi asiakkaalle oikein puhelimitse

Kuinka käyttää puhelinta oikein: puhelimen etikettilausekkeet

Avain asianmukaiseen liikeviestintään puhelimitse ovat seuraavat lauseet:

Jos se ei ole sinulle vaikeaa
Kiitos ajastasi
Onko sinulla aikaa odottaa vastausta? Pitääkö minun ottaa yhteyttä ostoon?
Selitän nämä tiedot ja soitan takaisin.
Kiitos, että varaat aikaa tälle keskustelulle.
Kiitos, että löysit aikaa keskustelullemme kiireisestä aikataulustasi huolimatta.

Seuraavat kysymykset auttavat sinua selventämään tietoja:

Kuuletko minua hyvin?
Anteeksi, en kuullut. Voisitko toistaa.

Puhelimen etikettilausekkeet

Kuinka lopettaa yrityspuhelu oikein?

Lopeta keskustelu tavallisella kysymyksellä, joka vaatii selkeän vastauksen:

Olemmeko siis sopineet tästä asiasta?
Voinko olettaa, että olemme päässeet sopimukseen tästä asiasta?
Ymmärtääkseni (tässä asiassa) voimme luottaa tukeesi?

Kuinka vastata puheluihin oikein toimistossa ja kotona?

Video: Kuinka vastata puheluun?

Matkapuhelimesta on tullut tärkeä viestintäväline useimmille meistä. Olemme tottuneet siihen, että voimme puhua kenelle tahansa tuttavalle, ja varsinkin perheenjäsenelle, sukulaiselle tai läheiselle ystävälle, milloin tahansa yksinkertaisesti valitsemalla hänen numeronsa. Missä tahansa tarvitsemamme henkilö on, hän on aina puhelimen ulottuvilla - ja tästä on jo pitkään tullut elämän normi.

Mutta joskus, kun valitset arvokasta numeroa, voit kuulla: . Miksi näin tapahtuu? Tässä tilanteessa on tärkeää olla panikoimatta - todennäköisesti on sattunut yksi niistä pienistä ongelmista, joita vastaan kukaan ei voi vakuuttaa.

Syyt, miksi tilaaja ei voi vastata puheluun

Ystäväsi puhelin kuoli yllättäen, eikä sitä voi ladata. Ehkä hän on tien päällä tai esimerkiksi elokuvateatterissa.
On mahdollista, että ystäväsi meni hetkeksi maanalaiseen pysäköintiin tai meni rakennuksen kellarissa sijaitsevaan kauppaan. Jonkin ajan kuluttua hän saattaa hyvinkin näyttää olevan yhteydessä huomaamatta, että hän puuttui "ilmasta".
Ehkä ystäväsi meni pois kaupungista ja joutui alueelle, jossa vastaanotto on huono tai jossa ei ole lainkaan puhelinyhteyksiä. Muista, että hänellä saattaa olla iäkkäitä sukulaisia, jotka asuvat maaseudulla, tai hänen työnsä vaatii usein matkoja kaupungin ulkopuolelle.
Ehkä hän lähti lomalle ulkomaille? Tässä tapauksessa venäläisen operaattorin päälle kytketty SIM-kortti aiheuttaa vakavia kuluja, joten todennäköisesti hän joko sammutti puhelimensa loman aikana tai käyttää toista SIM-korttia.
Joskus tulee tilanteita, joissa olosuhteet vaativat puhelimen sammuttamista. Esimerkiksi ystäväsi istuu tärkeässä kokouksessa, jossa kaikkien on sammutettava puhelimensa, tai hän sairastui, otti lääkkeitä ja meni nukkumaan. Jonkin ajan kuluttua yhteys palautetaan - sinun on vain oltava hieman kärsivällinen.
Epämiellyttävin tapaus. He eivät halua kommunikoida kanssasi, joten puhelimesi on mustalla listalla. Tämän tarkistaminen on hyvin helppoa: sinun on soitettava tälle henkilölle toisesta numerosta, joka on hänelle tuntematon tai joka ei liity henkilöllisyytesi.

Entä jos haluat välittää tärkeitä tietoja?

Lause "Tilaaja ei voi tällä hetkellä vastata puheluusi." Verkkovastaaja puhuu yleensä, kun tilaaja ei ole online-tilassa, mutta hänen numeronsa on kytketty puhelinvastaajaan. Yleensä tämän lauseen jälkeen sanotaan: "Pitkän piippauksen jälkeen voit jättää ääniviestin", ja kuuluu äänimerkki. Heti kun on hiljaisuus, voit puhua viestisi vastaajalle - se tallennetaan automaattisesti ja tallennetaan operaattorin palvelimelle.

Kun ystäväsi käynnistää puhelimensa, hän saa matkapuhelinoperaattorilta tekstiviestin, jossa sanotaan, että hänelle on olemassa ääniviesti, jota voi kuunnella soittamalla sellaiseen numeroon. Tämä on kätevin tapa välittää tärkeitä tietoja. Soitamalla puhelinvastaajan numeroon hän kuuntelee viestisi ja ottaa sinuun varmasti yhteyttä.

Epävarman vastaanoton alueella

Jos ystäväsi puhelin ei vastaa, koska se on alueella, jolla on huono vastaanotto, yritä lähettää hänelle tekstiviesti. Jos puheviestintä ei toimi, mobiiliviestit voidaan hyvin vastaanottaa, koska ne eivät vaadi vahvaa, vakaata signaalia niiden lähettämiseen.

Viestin saatuaan ystäväsi ymmärtää, että sinun on puhuttava, ja löytää tavan ottaa sinuun yhteyttä - esimerkiksi muuttamalla alueelle, jossa on luotettava vastaanotto tai soittamalla sinulle lankapuhelimesta.

Muutama viikko sitten isoäitini kuoli. Hänen kuolemansa jätti ensinnäkin valtavan katkeruuden tunteen. Syöpä, vittu häntä. Maailman inhottavin tauti nieli yhden minulle arvokkaimmista ihmisistä, naisen, vaikkakin vanhuksen, mutta silti kaukana rappeutuneen, aktiivisen, iloisen, ahkeran, älykkään. Isoäitini ja minä olimme hyvin läheisiä, joten voin sanoa, että en ole vieläkään toipunut. Mutta sitä, mitä minulle tapahtui kolme päivää sitten, ei voida selittää masennuksella.

Kävelin kadulla metrosta kotiin, ja matkapuhelimeni soi. Näyttö välähti: "Isoäiti." Vapahdin, mutta tajusin nopeasti: isoisäni luultavasti otti isoäitini puhelimen eikä vaihtanut SIM-korttia. Vastasin puheluun, laitoin puhelimen korvalleni... ja kuulin isoäitini äänen. Elossa, iloisena, sellaisena kuin hän aina oli, jopa sairautensa aikana. Hänessä ei ollut mitään muuta maailmaa. Isoäiti puhui minulle ikään kuin mitään ei olisi tapahtunut, ja kysyi tyhmyydestä. Jäähdin jäljelleni, ihmiset pakenivat minusta. Tietenkin terve mies seisoo ja huutaa kuin vauva.

Isoäitini sanoista ymmärsin, että siellä, mistä hän soitti, ei ollut sairautta, ei kuolemaa, ei mitään sellaista. Siellä on kaikki hyvin.

Isoäiti, missä olet? - Sain vihdoin kysyä murtuneella äänellä.

Kyllä, instituutissani tunnit alkavat pian, missä muualla minun pitäisi olla?

Isoäiti, älä katkaise puhelinta! Tulen nyt!

Mitä varten!

Älä heitä!

Yhtäkkiä tajusin, että jos puhelu keskeytyy, en koskaan enää kuule isoäitiäni, saati näkisi häntä. En tiedä mistä tämä ajatus tuli - olin tietysti tuolloin hieman sekaisin. Metroon meneminen ei ollut vaihtoehto, signaali katkesi, ja aloin horjua tietä pitkin kuin zombie ja nappasin taksin. Hän vastasi sopimattomasti isoäitinsä sirkutukseen.

Mutta sitten kaikki keskeytettiin. Isoäidin ääni katosi, ja sen sijaan kuulin... kuinka sitä kuvailisi... jotain puhelinvastaajan kaltaista. Kuten ääni, joka sanoo: "Tilaaja ei vastaa tai on tilapäisesti poissa." Vain ääni ei ollut miellyttävä naisääni, vaan miespuolinen, hyvin tylsä, ei pelottava, vaan täysin mekaaninen. Siinä ei ollut mitään elävää.

Tämän soittajan ei pitäisi puhua sinulle. Tämän tilaajan ei pitäisi puhua sinulle... - mekaaninen ääni toisti, ja minä huusin puhelimeen kuin hullu: "Isoäiti! Isoäiti!". Ja sitten niin lujasti kuin pystyi, hän löi matkapuhelimensa asfalttiin.

En muista hyvin, kuinka pääsin kotiin; nukuin sitten melkein päivän. Kun hän tuli järkiinsä, hän kysyi isoisältään, missä hänen isoäitinsä matkapuhelin on. Hänen hautajaispäivästä lähtien se oli makaanut sammutettuna hänen pöytälaatikossaan, ja hän oli ottanut SIM-kortin kokonaan pois ja laittanut sen syrjään siltä varalta, että joku muualla olevista vieraista sitä tarvitsisi.

Yksi asia ilahduttaa minua tässä tarinassa: jos en tullut hulluksi ja todella kuullut mitä kuulin, isoäiti on kunnossa siellä, missä hän on nyt.

P.S. Palasin töistä täysin raittiina, otin huumeita vain kerran elämässäni, siitä oli todella kauan. Minulla ei ole koskaan ollut hallusinaatioita elämässäni, eikä elämässäni ollut tapahtunut mitään mystistä ennen tätä tapausta.

Tästä artikkelista opit:

Mitkä ovat yrityksen puhelinkeskustelun etiketin säännöt, jos soitat?

Mitkä ovat sihteerin puhelinetikettisäännöt?

Mitkä ovat puhelinpalvelukeskuksen puhelinetiketin säännöt?

Kohteliaat puhelut ovat avain onnistuneeseen keskusteluun. Älä koskaan unohda puhelinetiketin sääntöjä. Olet väärässä, jos luulet, että puhelinkeskustelulla ei ole merkitystä. Puhelinetiketin sääntöjen noudattaminen edistää rakentavan vuoropuhelun kehittämistä keskustelukumppaneiden välillä ja antaa sinun ohjata suhteita oikeaan suuntaan kauan ennen suunniteltua kokousta. Artikkelissamme kerromme sinulle yksityiskohtaisesti miksi, kenelle ja miten puhelinetiketin sääntöjä käytetään.

Miksi puhelinetiketissä on säännöt?

Puhelinetiketti ja sen perussäännöt, jotka eivät liity keskusteluun

Nykyään harvat ihmiset kuvittelevat elämänsä ilman matkapuhelinta. Hänestä tuli osa elämäämme. Kätevä ja tärkeä osa sitä. Jotta mobiililaitteet eivät häiritse elämääsi, vaan pikemminkin auttavat elämääsi, sinun on tiedettävä ja noudatettava puhelinetiketin säännöt. Katsotaanpa joitain, jotka liittyvät eniten matkapuhelimiin.
Julkisella paikalla ollessaan, aseta matkapuhelimesi tiettyyn tilaan. Työasioissa voi myös soittaa normaalisti. Äänenvoimakkuuden vähentäminen minimiin on välttämätöntä kokouksen tai tärkeän keskustelun aikana. Kun menet kirjastoon, elokuvateatteriin, museoon tai näyttelyyn, sammuta puhelin, jotta voit nauttia taiteesta häiritsemättä muita kävijöitä. Vähennä myös soittoäänen voimakkuutta vieraillessasi ravintolassa tai kahvilassa. Voit käyttää värinätilaa.
Mobiilietikettisäännöt suosittelevat hiljaisten painikkeiden kytkemistä päälle, jos olet julkisella paikalla. Kirjoittamalla viestin tekstin ja liittämällä jokaiseen kirjaimeen äänimerkin, voit ärsyttää ympärilläsi olevia ihmisiä ja saada aikaan heidän negatiivisen asenteensa sinua kohtaan.
Älä laita kännykkääsi alas puhelin pöydälle, jos tulet ravintolaan tai kahvilaan. Puhelu kuuluu täydellisesti, jos laitat puhelimen taskuun tai laukkuun. Mutta tämä puhelinetiketin sääntö ei päde ollenkaan urheilubaareihin, joissa se on erittäin meluisa.
Sillä aikaa ajaa autoa, voit käyttää matkapuhelintasi vain kuulokkeilla ("hands-free"). Mutta silti se vie huomion pois tieltä. Ajon aikana ei kannata puhua puhelimeen, siitä seuraa ainakin sakko, eikä muista seurauksista halua edes muistuttaa.

Etikettisäännöt kieltävät sellaisten soittoäänien käytön, jotka sisältävät säädyttömiä sanoja tai kiroilua, loukkaavia ilmaisuja tai lausuntoja, jotka loukkaavat tiettyä ihmisryhmää.
Hiljainen tila matkapuhelin on suunniteltu erityisesti mykistämään puhelu oikeilla hetkillä. Näitä ovat liikeneuvottelut, tapaamiset, kirjastossa, elokuvateatterissa tai näyttelyssä käynti jne. Kun puheluun vastaaminen on sinulle tärkeää eikä sitä voi lykätä, pyydä anteeksi kollegoiltasi ja mene ulos juttelemaan. Jos tiedät etukäteen mahdollisesta tärkeästä puhelusta, varoita siitä ennen tapaamisen tai neuvottelujen alkamista.
Sammuta matkapuhelin tarvitaan lentokoneen lennon tai sairaalakäynnin aikana, jotta vältetään sen vaikutus laitteisiin. Etikettisäännöt suosittelevat puhelimen äänen sammuttamista ennen esityksen tai elokuvan alkua. Myös kännykät on sammutettava kirkossa. Sinun on sammutettava matkapuhelimesi aina, kun on kylttejä, joissa on tällainen pyyntö. Jos tarvitset kiireellisen puhelun, sinun tarvitsee vain poistua rajoitetulta alueelta.
Valmistautua puhua matkapuhelimella, siirry pois lähellä olevista ihmisistä. Jotta et häiritse heitä keskustelullasi, kävele noin viisi metriä sivulle tai soita keskustelukumppanillesi myöhemmin. Sinun ei pitäisi puhua matkapuhelimella ollessasi väkijoukossa. Maanalainen käytävä, tunneli tai ruuhkainen kulkuneuvo ei ole oikea paikka liikekeskustelulle tai tyhjäkäynnille. Jos puhelu on sinulle tärkeä, ota puhelin ja sano, että soitat takaisin myöhemmin. Ajattele sitä tosiasiaa, että pitkään soiva soittoääni saattaa ärsyttää muita. Paras tapa selvitä tilanteesta on lähettää tekstiviesti, jossa selitetään syy ja lupataan soittaa takaisin.
Jos ympäristö sallii sinun puhua puhelimessa, yritä tehdä se mahdollisimman hiljaa ja rauhallisesti kiinnittämättä muiden ihmisten huomiota.
Puhelinetiketin sääntöjen mukaan tekstiviestejä voidaan lähettää mihin aikaan päivästä tahansa. Jos tilaaja ei halua kuulla niitä, hän sammuttaa ilmoitusten äänen. Hän lukee ne ensimmäisellä kerralla.
Puhelimen etiketin tiukat säännöt kieltää tarkastella tekstiviestien ja puhelulokien sisältöä muiden ihmisten puhelimissa. Tämä sääntö koskee kaikkia, myös lähimmäisiäsi. Tätä pidetään huonona käytöksenä.
Älä käytä toisen henkilön puhelinta, ellei he ole antanut sinulle siihen lupaa. Älä myöskään anna kenenkään muun matkapuhelinnumeroa kuulematta sen omistajaa. Tämä voi saada hänet ärsyyntymään ja suhtautua negatiivisesti sinuun.

Yrityspuhelinetiketin perussäännöt

Hei

Yrityspuhelinetiketin ensimmäinen sääntö on keskustelukumppanin pakollinen tervehdys. Se näyttää olevan totuus, eikä sitä tarvitse opettaa kenellekään, mutta verbaalisen liikeviestinnän tilastot osoittavat, että yli 55 % puhelinkeskusteluista jää ilman tervehdystä. Psykologien neuvojen mukaan on parempi sanoa "Hyvää päivää" keskustelun alussa kuin "Hei", koska toista sanaa on vaikea ymmärtää konsonanttien suuren määrän vuoksi. On myös parempi välttää hyvää huomenta tai hyvää iltaa, sillä neuvottelut käydään työpäivän aikana.

On kirjoitusvälineet

Ole aina valmis kirjoittamaan jotain. Muistiinpanopaperin ja lyijykynän hankkiminen on puhelinetiketin toinen sääntö.

Älä yhdistä asioita

Kun käyt puhelinkeskusteluja, yritä olla häiritsemättä muita asioita. Kolmas puhelinetiketin sääntö kieltää ankarasti ruoan ja liikekeskustelun yhdistämisen puhelimessa. Se on vähintäänkin töykeää. Keskustelukumppanisi saattaa ajatella, että olet yhtä huolimaton asioissa kuin puhelinkeskustelussa hänen kanssaan.

Kohteliaisuus

Kohtelias ja kohtelias keskustelu on yrityspuhelinetiketin neljäs sääntö. Huutaminen ja ärsyyntyminen puhelinkeskustelun aikana on ehdottomasti kiellettyä, varsinkin jos kyseessä on liikekeskustelu. Loukkauksia ja kiroilua ei voida hyväksyä ihmisten välisessä ja liikeviestinnässä missään muodossa.

Jos joku tuli

Puhelinetiketin säännöt suosittelevat keskustelun lopettamista oikein heti, kun asiakas tulee luoksesi tai vieraita tulee kotiisi. Pyydä anteeksi, kerro lyhyesti keskustelun keskeytyksen syy ja suostu soittamaan uudelleen. Tämä käytös rakastaa sinua sekä saapuneessa että puhelimessa. Jos olet kotona, kerro hänelle, että pyydät anteeksi, mutta koska sinulla on vieras, soitat takaisin huomenna aamulla. Jos olet toimistolla, pyydä myös anteeksi, mutta koska asiakas tuli luoksesi, soitat takaisin tunnin kuluttua. Ja koskaan unohda pitää lupauksesi.

Jos yhteys katkeaa

Puhelinetiketin säännöt määräävät, että jos yhteys yllättäen katkeaa, soittajan on soitettava takaisin. Jos yhteys katkeaa yrityksen työntekijän ja asiakkaan tai asiakkaan välisen keskustelun aikana, yrityksen edustaja soittaa takaisin.

Oikea ääni

Puhelinetiketin säännöissä sanotaan, että ensimmäiset sanat ja äänesi ääni määräävät jatkossa käytettävän viestintätavan. Kasvojen ilmeet ja eleet eivät liity puhelinkeskusteluun. Vain kyky ilmaista ajatuksesi kohteliaasti ja pätevästi auttaa sinua tekemään suotuisan vaikutuksen keskustelukumppaniisi. Puhelinkeskustelussa äänesi korvaa kaiken - sekä ulkonäön että temperamentin.
Aloita keskustelu rauhallisilla lauseilla. Sinun ei pitäisi heti peittää keskustelukumppaniasi tietovesiputouksella. Yritä saada hänet ensin keskusteluun. Kun vaihdat intonaatiota, yritä korostaa tärkeimpiä sanoja. Välitä tietoa lyhyissä viesteissä siten, että yksi lause sisältää yhden idean. Mutta ei ole tarvetta liioitella, kuvaamalla syvää ja samettista ääntä. Valhe voidaan kuulla välittömästi. Voit yksinkertaisesti sopeutua keskustelukumppaniin käyttämällä hänen rytmiään ja keskustelutahtiaan. Tällainen kirjeenvaihto imartelee häntä. Ryhti, ilme, asento - kaikki tämä määrittää äänesi. On tarpeen virittyä keskusteluun sekä kirjaimellisesti että kuvaannollisesti. Kohtelias, lakoninen, rauhallinen puhe ja asiantunteva kysymysten muotoilu ovat avain onnistuneeseen puhelinkeskusteluun. Eikä tupakkaa suussa, purukumia, tikkuja tai teetä puhelinkeskustelun aikana. Yritä varmistaa, että ympäristö on hiljainen ja mikään ei häiritse keskustelun tavoitteen saavuttamista.

Aktiivinen kuuntelutekniikka

Yrityspuhelinetiketti korostaa aktiivisen kuuntelutekniikan merkitystä. Keskustelukumppanin tulisi tuntea, että kuuntelet häntä tarkkaavaisesti. Tue hänen puhettaan sanoilla "kyllä", "selvä" jne. Pidä keskustelu hallinnassa, estä keskustelukumppania poistumasta aiheesta ja pitkittää keskustelua. Yritä vastata kysymykseen kysymyksellä, mikä johtaa keskustelukumppanin henkilökohtaiseen tapaamiseen.

Abstrakti

Intonaatio

On tunnettu tosiasia, että tiedon välittämisessä on mukana kolme kanavaa - viittomakieli, intonaatio ja sanat. Henkilökohtaisessa viestinnässä viittomakieli on keskeisellä sijalla. Puhelinkeskustelun aikana tämä kanava kuitenkin katoaa, ja pääroolissa on intonaatio, jolla viesti välitetään. Puhelinetiketin säännöt edellyttävät intonaatiosi tarkkaa seurantaa, varsinkin kun käydään liikeneuvotteluja puhelimitse.
Äänesi positiivinen intonaatio antaa sinun asettaa keskustelukumppanisi suotuisasti keskusteluun, luo hänelle hyvän tuulen ja luo sinulle hyvän maineen. Käytä intonaatiota, lataa toinen henkilö hymylläsi, energiallasi ja innostuksellasi.

Aiheuttaa

Puhelimen etikettisäännöt eivät suosittele tuolissa löhöilyä tai jalkojen asettamista pöydälle puhelinkeskustelun aikana. Olemalla tässä asennossa muutat pallean kulmaa, mikä aiheuttaa muutoksen äänesi sointiin, mikä saa sen näyttämään välinpitämättömältä ja välinpitämättömältä. Älä salli tätä, koska keskustelukumppanille tulee heti selväksi, että et tarvitse tätä keskustelua.

Puhenopeus

Jos keskustelukumppanisi on hidas, yritä ottaa aikaa, kun annat hänelle tietoja. Se, että puhut nopeammin, ei saa häntä ajattelemaan nopeammin. Juuri vastapäätä. Tiedon vastaanottamisen nopeuteen pysyttelemättä ajatusketju katoaa ja ihminen päätyy täysin sekaisin.
Toinen tapaus on, jos keskustelukumppani tarttuu nopeasti ja analysoi tietoa. Hänen puheensa on lyhyt, eikä hänen päätöksensä vaadi paljon harkintaa. Tässä tapauksessa hitautesi ja rauhallisuutesi voivat ärsyttää häntä. Kun kommunikoit tämäntyyppisten ihmisten kanssa, nopeuta puhettasi, mutta hallitse kaikkea huolellisesti, jotta et näytä hauskalta.

Kuuntele itseäsi

Kokeile sanoa "Hei" muutamalla eri tavalla. Nauhoita se nauhurille. Kuuntele kaikkea. Valitse sopivin vaihtoehto, joka on mielestäsi kutsuva ja kuulostaa positiiviselta.
Etsi synonyymejä sanalle "Hei". Esimerkiksi "kyllä" tai "kuunnellen". Ja tee nyt levy heidän kanssaan. Kaikki tämä auttaa sinua kuulemaan äänesi ulkopuolelta ja valitsemaan sopivimman sävyn ja intonaation. Tee tätä harjoitusta, kunnes saavutat halutun vaikutuksen. Muista se ja yritä pysyä siinä aina myöhemmin.
Kun tarkkailet neuvottelujasi, huomaat, että monet ongelmat katoavat itsestään heti, kun alat noudattaa puhelinetiketin sääntöjä. Yksinkertaisimpien totuuksien noudattaminen voi rakastaa sinua ihmisiä, auttaa sinua saavuttamaan tuloksia ja välttämään epämiellyttäviä seurauksia.
Nämä yksinkertaiset puhelinetiketin säännöt huomioimalla voit vakiinnuttaa itsesi oikeaksi, osaavaksi henkilöksi ja vakaaksi liikekumppaniksi.

Lyhytisyys

Älä viivytä puhelinkeskusteluja. Puhelun tulee olla lyhyt ja selkeä. Työpuhelinetiketin sääntöjen mukaan liikekeskustelu kestää noin viisi minuuttia. Jos asia vaatii pitkää keskustelua, on parempi järjestää henkilökohtainen tapaaminen.
Kun soitat, kysy ensin, onko keskustelukumppani mukava puhua tällä hetkellä, ja jos ei, pyydä anteeksi ja määritä, milloin sinun tulee soittaa takaisin.

Oikeat prioriteetit

Puhelinetiketti opettaa priorisoimaan. Jos et pysty vastaamaan saapuviin puheluihin, sammuta puhelin tai anna vastaukset sihteerille. Henkilökohtaisen yhteydenpidon aikana asiakkaan tai vierailijan kanssa ei pidä puhua puhelimessa pitkään. Ilmoita lyhyesti, että soitat takaisin myöhemmin ja selvitä milloin tämä on mukavampaa tehdä. Jos sinun täytyy soittaa vierailijan edessä, pyydä häneltä anteeksi ja tee puhelu mahdollisimman lyhyeksi.

Älä puhu meluisissa paikoissa

Puhelinetiketin säännöt eivät suosittele liikekeskustelujen käymistä puhelimessa ollessaan suuren joukon ihmisiä, julkisilla paikoilla, elokuvateattereissa tai liikenteessä. Meluisa ympäristö vähentää tällaisen keskustelun tehokkuutta minimiin, mikä häiritsee tiedon oikeaa havaitsemista.

Kuka lopettaa keskustelun

Puhelinetiketin säännöissä määrätään, että keskustelun aloittaneen henkilön on saatava keskustelu loppuun yhtäläisin ehdoin. Jos keskustelu käydään ylimmän johdon kanssa, keskustelu päättyy vain hänen aloitteestaan. Naisella on sama etuoikeus. Ymmärrät, että keskustelu on venynyt etkä kuule mitään uutta, yritä hillitä kärsimättömyyttäsi. Yritä lopettaa keskustelu oikein esimerkiksi lauseella: "Kiitos ajastasi ja onnistuneesta keskustelusta asioista." Kohteliaisuus muodostaa sinusta myönteisen mielipiteen.

Mitä tehdä ärsyttävän keskustelukumppanin kanssa

Kun kommunikoit ärsyttävän keskustelukumppanin kanssa, puhelinetiketin säännöt suosittelevat, että et tuhlaa aikaasi häneen ja selitä oikein, että et voi jatkaa keskustelua.

Puhelinetiketin säännöt suosittelevat valmistautumaan etukäteen kaikkiin tärkeisiin keskusteluihin. Tee luettelo kysymyksistä keskustellaksesi, jotta et menetä mitään etkä soita useita kertoja samasta asiasta. Tämä tekee negatiivisen vaikutelman.
Puhelinetiketin säännöt pitävät huonon maun merkkinä soittaa keskustelukumppanin kotiin tai henkilökohtaiseen puhelinnumeroon keskustellakseen hänen kanssaan liikeasioista. Edes se, että hän itse antoi sinulle nämä numerot, ei ole syy ratkaista asioita työajan ulkopuolella. Menestyneillä liikemiehillä on oltava aikaa keskustella tällaisista asioista päivän aikana. Tietysti jokaiseen sääntöön on poikkeuksia. Jos sinulla on juuri tällainen tapaus ja olet aiemmin sopinut puhelusta, valitse aika aikaisintaan kello kahdeksan aamulla ja viimeistään yksitoista illalla.
Puhelinetiketti suosittelee viestin kirjoittamista etukäteen, jos haluat lähettää sen välittäjän tai puhelinvastaajan kautta. Näin voit kirjoittaa tekstin ytimekkäämmin ja oikein.
Yritä selvittää keskustelukumppanilta etukäteen, milloin sinun on kätevää soittaa hänelle. Kun soitat, tarkista uudelleen, voiko hän antaa sinulle aikaa nyt. Puhelinetiketin säännöt eivät suosittele odottamaan kauan, jotta puheluusi vastataan, 5-6 soittoa riittää. Ole aina valmis osallistumaan keskusteluun, jos et soita itse, vaan olet antanut sen sihteerille.
Puhelinetiketin sääntöjen mukaan ennen kahdeksaa aamulla ja illalla yhdeksän jälkeen soitettuja puheluita pidetään laittomina. Ja viikonloppuna ei saa häiritä ketään ennen kello 11 aamulla. Mutta jos joudut käymään liikeneuvotteluja niin aikaisessa vaiheessa, sinun ei pitäisi näyttää ärsyyntymistäsi, on mahdollista, että tätä uutista ei voida lykätä. Toisessa tapauksessa vihjaa keskustelukumppanillesi, että heidän ei pitäisi soittaa sinulle sellaiseen aikaan.

Mitä yritysten puhelinkeskusteluetiketin sääntöjä sinun tulee ottaa huomioon soittaessasi?

Esittele itsesi

Sano aina nimesi. Vaikka olikin täysin varma siitä, että sinut tunnistettiin. Puhelinetiketin säännöt eivät suosittele sellaisten lauseiden käyttöä kuin "häiritsee sinua" jne. - tämä asettaa sinut epäsuotuisaan valoon. Olisi oikein esitellä itsesi ja kertoa nimesi ja tarvittaessa asemasi ja jatkaa keskustelua aiotuista asioista.

Ota selvää, puhutko oikean henkilön kanssa

Ennen kuin aloitat keskustelun, varmista, että linjan toisessa päässä oleva henkilö on se, jota tarvitset. Jos et tiedä varmasti, että haluamasi henkilö vastasi puhelimeen, pyydä häntä kutsumaan puhelimeen seuraavasti: "Kuulenko Nikolai Petrovitshin?" tai "Kutsu Maria puhelimeen." Sinun ei pitäisi arvata kuka tarkalleen vastasi puhelimeen luettelemalla kaikki tutut nimet, esimerkiksi: "Hei, onko tämä Masha? Ei? Glasha? jne. Näytät hauskalta ja naurettavalta. Etkä todennäköisesti anna vaikutelmaa menestyneestä henkilöstä, jonka kanssa voit tehdä yhteistä liiketoimintaa. Juuri keskustelun alussa kysy lyhyesti, esimerkiksi: "Vadim Petrovich?" Jos tarvitset tämän henkilön, tervehdi, esittele itsesi ja ryhdy hommiin.

Älä ota selvää, kuka on puhelimessa

Ei ole suositeltavaa selvittää, kuka vastasi puhelimeen kysymällä: "Kuka se on?" Jos epäilet, valitsitko oikean numeron, tarkista, onnistuitko: "Hei! Onko tämä Phoenix Company? jne. Jos huomaat, että numero on valittu väärin, yritä olla soittamatta takaisin useita kertoja, vaan etsi vain oikea numero esimerkiksi halutun yrityksen verkkosivuilta.

Mitä tehdä, jos oikeaa henkilöä ei ole paikalla

Selvitä, milloin on kätevintä soittaa takaisin, jos tarvitsemaasi henkilöä ei ole paikalla.

Kuinka jättää viesti vastaajaan oikein

Kun mietit puhelinvastaajan viestin tekstiä, älä unohda järjestystä: ensin - tervehtiä, esittele itsesi, määritä päivämäärä ja kellonaika, kerro sitten lyhyesti kysymys ja pyydä, jos mahdollista, ottamaan sinuun yhteyttä lopussa - sano hyvästi.

Keskustelun alussa

Puhelinetiketin säännöt suosittelevat, että jo keskustelun alussa selvität aina, onko keskustelukumppanisi sopiva omistaa sinulle aikaa tällä hetkellä. Myöhäinen puhelu voi pilata miljoonan dollarin sopimuksen. Jos keskustelukumppanisi on kiireinen jollakin hänelle tärkeämmällä, kaikki ehdotuksesi putoavat kuuroille korville. Syventymättä yksityiskohtiin hänen on helpompi kieltäytyä sinusta kuin olla hajamielinen tekemästään. Jos soitit sopivammalla hetkellä, saatat helposti suostutella hänet tekemään kauppaa esittämällä vakavia väitteitä, mutta nyt hänen ajatuksensa ovat täysin eri asia ja suunnitelmasi ovat tyhjät.

Säästää aikaa

Puhelinetiketin säännöt neuvovat selittämään puhelun aihetta enintään minuutin ajan. Ei ole mitään järkeä käyttää kymmentä minuuttia sen aiheen kehittämiseen, miksi päätit soittaa. Puhu selkeästi ja tarkasti, jotta et tuhlaa toisen aikaa.

Älä pyydä anteeksi, vaan kiitä

Sinun ei pitäisi pyytää anteeksi keskustelukumppanisi ajan käyttämistä, vaikka sinusta näyttäisikin vievän paljon hänen ajastaan. Anteeksipyyntösi ei hyödytä sinua, koska keskustelukumppanisi ajattelee, että:

Hukkaan aikaani kommunikoidakseni kanssasi;
et ole tarpeeksi varma kyvyistäsi;
et arvosta aikaasi.

Puhelinetiketin säännöt neuvovat korvaamaan anteeksipyynnöt kiitollisuudella. Kiitä vain toista henkilöä hänen ajastaan sanomalla: "Kiitos ajastanne."

Mitkä ovat puhelimen etiketin säännöt, jos he soittavat sinulle?

Milloin puhelin otetaan

Yritä vastata puheluun välittömästi, ennen viidettä soittoa. Puhelinetiketti suosittelee vastaamista kolmanteen soittoon. Ensimmäinen on tarpeen asioiden lykkäämiseksi. Toinen on virittäytyminen. Kolmas on hymyillä ja ottaa puhelin. Tämä osoittaa kunnioittavaa asennetta asiakasta ja yrityksen yritysetiikkaa kohtaan. Liikeetiketin noudattamatta jättäminen osoittaa yrityksen alhaista yritysetiikkaa.
Puhelinta ei pidä ottaa heti. Laita asiat sivuun, viritä, hymyile ja ota puhelin.

Miten vastata

Puhelinetiketin säännöt suosittelevat vahvasti sanojen "Hei", "Kyllä" jne. käyttämistä puhelun ottamisen jälkeen. Esimerkiksi: "Triumph Company, hei!" Suosittelemme harkitsemaan etukäteen yrityksesi erityispiirteisiin liittyvää tervehdystä. Etu- ja sukunimeäsi ei tarvitse ilmoittaa, riittää, kun mainitset asemasi tai osastosi yrityksessä. Tärkeintä on, että keskustelukumppani ymmärtää mihin yritykseen hän soitti ja kuka puhuu hänen kanssaan. Eikä sinun tarvitse selvittää, kuka soittaa, jos he kysyvät kollegaltasi.

Jos sinulla ei ole aikaa

Puhelinetiketin säännöt pitävät puhelimeen ottamista mahdottomana hyväksyä ja sanomalla: "Sekunti" pakottavat sinut odottamaan soittajaa, kunnes olet vapaa. On paljon tarkoituksenmukaisempaa sanoa, että olet kiireinen tällä hetkellä ja soitat takaisin myöhemmin tai nimeä aika, jolloin sinun on mukavampaa puhua.
Kun olet liiketapaamisessa tai kokouksessa, mykistä puhelimesi ja aseta etusijalle suora viestintä. Kun olet valmis, voit soittaa takaisin.

Jos he kysyvät toiselta

Jos sinua pyydetään kutsumaan toinen henkilö puhelimeen, vastaa esimerkiksi näin: "Sekunti, välitän puhelimen hänelle." Puhelimeen kutsutun tulee puolestaan kiittää tästä.

Jos hän ei ole siellä

Jos et voi kutsua työntekijää vastaamaan puhelimeen hänen poissaolon vuoksi, muista tarjoutua soittamaan takaisin jonkin ajan kuluttua. Esimerkki: "Soita takaisin 15 minuutin kuluttua."

Kun puhut jo jonkun kanssa

Puhelinetiketin säännöt neuvovat olemaan ottamatta kahta puhelinta samaan aikaan, jotta jompikumpi keskustelukumppanistasi ei joutuisi odottamaan, kun puhut toisen kanssa. Sinun täytyy nostaa puhelin, pyytää anteeksi ja selittää lyhyesti tilanne, tarjoutua soittamaan takaisin myöhemmin. Tai pyydä anteeksi ensimmäiseltä keskustelukumppanilta ja aloita seuraava keskustelu ensimmäisen keskustelun päätyttyä.

Jos lähellä on vieraita

Mitkä ovat sihteerin puhelinetiketin säännöt?

Esittele itsesi aina, kun vastaat puheluun. Keskustelukumppanin on tiedettävä, kuka hänelle vastaa. Esittele itsesi ja tervehdi häntä. Ilmoita edustamasi yrityksen nimi.
Pidä aina tunteesi hallinnassa, varsinkin negatiiviset. Henkilön täytyy kuulla, että olet kiinnostunut hänen kutsustaan ja olet ystävällinen. Käy keskustelu kohteliaasti, oikein ja hymyillen.
Yritä nostaa puhelin vasemmassa kädessäsi, kun vastaat puheluun. Tämä auttaa sinua tekemään tarvittavat muistiinpanot vaihtamatta omistajaa. Aseta muistiinpanopaperia ja kynä tai kynä puhelimen viereen. Sinun ei tarvitse keskeyttää keskustelua etsiäksesi niitä.
Etusija annetaan johdolle osoitetuille puheluille. Puhelinetiketin säännöt eivät suosittele jättämään asiakasta soittavan johdolle linjalle. Sinun tulee aina olla tietoinen siitä, onko pomosi paikalla. Ei voida hyväksyä, että asiakas ensin kytketään ja myöhemmin, kun johtaja on poissa, käsketään häntä soittamaan takaisin myöhemmin.
Puhelinetiketin sääntöjen mukaan sihteerin tulee kysyä: "Kuinka voin esitellä sinut?" Asiakkaan tulee vastata antamalla etu- ja sukunimensä. Tämän jälkeen sihteeri muodostaa yhteyden ja pitää linjaa, kunnes johtaja ottaa puhelimen ja palaa asiakkaan luo 30 sekunnin välein.
Johdon poissa ollessa apulaissihteerin on tallennettava kaikki puhelutiedot. Tietueiden tulee sisältää tiedot siitä, kuka soitti, mihin aikaan, mistä syystä, kenelle ja milloin soittaa takaisin. Tämän jälkeen kaikki tiedot ilmoitetaan pomolle.
Virheiden välttämiseksi puhelinetikettisäännöt neuvovat, että tietoja tallennettaessa tulee tarkistaa ne välittömästi sanelevalta henkilöltä.
On paljon pieniä asioita, jotka voidaan ratkaista ei johtamistasolla. Kokenut apulaissihteeri säätelee pätevästi ja oikein puheluita johdolle ja jakaa ne mahdollisuuksien mukaan muille asiantuntijoille.
Puhelinetiketin säännöt velvoittavat apulaissihteerin antamaan mahdollisimman täydelliset tiedot johtajan vastaanottoaikataulusta, hänen kyvystään vastaanottaa puhelua ja tarvittaessa ilmoittamaan suunniteltu puheluaika.
Jokaisella laitoksella voi olla erilaisia tietoja, joita ei anneta puhelimitse. Tässä tapauksessa apulaissihteeri suosittelee, että tilaaja ottaa yhteyttä esimieheen kirjallisesti tai henkilökohtaisesti.
Puhelinetiketin säännöt suosittelevat lyhyen, tahdikkuuden säilyttämistä liikekeskusteluissa. Keskustelun tulee olla täydellinen ja selkeä, eikä se saa sallia muita tulkintoja.
Rinnakkaisen puhelun aikana sihteerin tulee pyytää anteeksi keskustelukumppanilta, selittää lyhyesti tilanne ja lopettaa keskustelu.
Kun vastaanotetaan kysymys, johon sihteeri ei tiedä vastausta, hänen tulee pyytää anteeksi ja pyytää keskustelukumppania antamaan aikaa selvennukselle ja sopia uusintapuhelu.
Puhelinetiketti korostaa, että hillitty, tahdikas, ystävällinen ja kunnioittava kommunikointi minkä tahansa kumppanin kanssa on oikein. Sinun on aina pidettävä tunteesi ja toimintasi hallinnassa.