Asiakaskunta. Asiakaskirjanpito-ohjelmisto

Miten tilaukset kirjataan oikein? Kuinka tallentaa ja käsitellä asiakkaiden ja asiakkaiden pyynnöt ilman virheitä? Pilvipohjainen tilauslaskentaohjelma tarjoaa arvokasta apua tilausten ja asiakkaiden kanssa työskentelyssä.

Kirjanpito "polvella": perinteisten kirjanpitomenetelmien sudenkuopat

Yritystä avaaessaan yrittäjä saa ensimmäiset tilaukset asiakkailta. Niin kauan kuin ne ovat yksittäisiä ja liikevaihto ei ole suuri, tilausten kirjaamisessa (ja siten kirjanpidossa ja verokirjanpidossa) ei esiinny ongelmia: kaikki hakemusten tiedot syötetään tietyssä ajassa: viikon lopussa, työpäivän lopussa tai muuna ajanjaksona.

Kaikki asiakkaat ovat käden ulottuvilla.
Hallitse asiakassuhteita, tee tuottavaa työtä tilausten kanssa!

Tämä voi olla tavallinen päiväkirja, jossa on tilaustaulukko, muistilehtiö tai Excel-ohjelma. Riippumatta siitä, mitä työkalua yrityksen tilausten kirjanpidosta vastaava työntekijä käyttää, hän syöttää kaikki tiedot manuaalisesti shekkien, sopimusten ja muiden asiakirjojen perusteella.

Yrityksen työn alkuvaiheessa tilausten määrää ja oikeellisuutta ei ole vaikea seurata. Mutta kun hakemusten määrä kasvaa, johtaja kohtaa ensimmäiset vaikeudet:

• tilausten kirjaamisesta vastaavat työntekijät alkavat tehdä virheitä ja jättää hakematta;
• tilausten kirjanpito alkaa viedä liikaa aikaa, ja sinun on palkattava erillinen työntekijä tekemään tätä työtä;
• johtuen tarpeesta käsitellä suuri määrä tilauksia, jopa tällainen työntekijä alkaa tehdä yhä enemmän virheitä;
• esimies tai muu vastuuhenkilö ei voi valvoa työntekijöiden työtä - ei tilausten kirjaajaa eikä niitä vastaanottavaa ja käsittelevää.

Seurauksena on asiakaspalvelun huono laatu, virheet talousasiakirjoissa sekä virheelliset tiedot kirjanpidossa ja veroraportoinnissa.

Tilauskirjanpidon automatisointi: järjestelmien edut

Jos tilauksia on paljon, optimaalisin ratkaisu olisi ottaa käyttöön kirjanpitoautomaatiojärjestelmä - tilauslaskentaohjelma, joka voisi tarjota tilausten non-stop-kirjanpidon.

Automatisoinnin edut:

• ei virheitä tai puutteita;
• verkkokirjanpito, ts. tietojen syöttäminen välittömästi tilauksen vastaanottamisen ja käsittelyn jälkeen;
• valmiit mallit, taulukot, asiakirjalomakkeet, kyky valmistella asiakirjoja yhdessä tai kahdessa minuutissa;
• helppokäyttöisyys, merkittävät ajan- ja rahasäästöt: sinun ei tarvitse palkata erillistä työntekijää, joka vastaa tilausten kirjanpidosta;
• kyky ottaa huomioon tilauksen käsittelyn jokainen vaihe.

Pilvipalveluiden mahdollisuudet

Automaattinen tilauskirjanpito voidaan järjestää kahdella tavalla.

Ensimmäinen tapa- asenna ilmainen tilauslaskentaohjelma tietokoneellesi tai lähiverkkoon. Yleensä nämä ovat monimutkaisia, monitoimijärjestelmiä, jotka vaativat ylläpitoa ja päivitystä. Jotta tällainen järjestelmä toimisi tehokkaasti, sinun on muun muassa palkattava IT-asiantuntija tai tehtävä ulkoistussopimus ohjelman asentaneen yrityksen kanssa.

Toinen tapa- käyttää pilviverkkopalvelua. Se tarjoaa samat ominaisuudet kuin tavallinen ohjelma, mutta ilman haittoja.

Pilviverkkopalveluiden mahdollisuudet:

• sinun ei tarvitse asentaa ohjelmaa tilausten kirjanpitoon tietokoneellesi, rakentaa paikallista verkkoa tai toteuttaa tilauslaskentajärjestelmää olemassa olevaan tietoympäristöön;
• säästät tilaa tietokoneesi kiintolevyllä tai paikallisella verkkopalvelimella; älä tuhlaa rahaa ohjelman ylläpitoon ja päivittämiseen;
• verkkopalvelua voivat käyttää kaikki käyttöoikeudet omaavat, ilman aikarajoituksia ja mistä päin maailmaa tahansa: tarvittaessa työntekijä voi syöttää tilaustiedot puhelimella, mikä on tärkeintä alan asiantuntijoille, kuriireille, varastoissa työskenteleville työntekijöille , kuljetus, tuotanto.

Class365: ilmainen tilauslaskentaohjelma

Jotta saat käyttöösi työkalun, jonka avulla voit seurata tilauksia mistä päin maailmaa tahansa ja milloin tahansa sopivana aikana, sinun ei tarvitse ostaa ja asentaa monimutkaista ohjelmaa tai vuokrata omaa palvelinta, jonka ylläpito vie puolet budjetista. Sinun tarvitsee vain rekisteröityä ja muodostaa yhteys Class365-pilviverkkopalveluun.

Class365 on kätevä ilmainen palvelu, jossa voit seurata tilauksia. Ohjelma sopii palvelualan yrityksille, vähittäis- ja tukkukaupalle sekä verkkokaupoille. Pystyt työskentelemään asiakkaiden kanssa, saat nopeasti yksityiskohtaista tietoa tietystä tuotteesta ja seuraat tilauksia reaaliajassa.

Jotta voit hyödyntää ohjelman kaikkia ominaisuuksia, sinun tarvitsee vain viettää muutama minuutti rekisteröitymiseen ja valita "Ilmainen" tariffi pyrkiville yrittäjille ja nuorille yrityksille. Kun yrityksesi ja vastaavasti työntekijät kasvavat, voit lisätä käyttäjien määrää siirtymällä "Ammattimainen" -tariffiin.

"Asiakaslaskenta" on edistynyt ja yksinkertainen työkalu, jossa on asiakassuhteiden hallintatoimintoja. CRM-järjestelmässä voit ylläpitää tietokantaa asiakkaista (organisaatiot ja yksityishenkilöt), laskuttaa, tehdä sopimuksia (transaktioita), kerätä muita asiakirjoja, järjestää tuotteiden rakennetta ja henkilöstöä. Ohjelmaa tarvitaan myyntiosaston, talousosaston jne. automatisointiin.

Ohjelman tärkeimmät toiminnot:

• Asiakaskunnan kirjanpito.
• Tämän tietokannan yhteystietojen kirjanpito.
• Asiakkaiden tilausten (hakemusten) kirjanpito.
• Tilausten tekeminen ja myynnin kirjanpito.
• Kirjanpito yrityksen sopimuksista ja palveluista.
• Rahoitustapahtumien seuranta.
• Dokumenttien jättäminen.
• Tuki hinnastoja ja hakemistoja.
• Analyysi esimiesten työtoiminnasta.
• Tietojen tallentaminen työntekijöiden henkilöstöstä.
• Käyttöoikeuksien määrittäminen jokaiselle työntekijälle.
• Palkkojen suorite- ja kirjanpitotoiminnot työntekijöille.
• Analyysi markkinoinnin vaiheista.
• Kuvien tallentaminen tietokantaan ja URL-osoitteita asiakirjoihin.
• Vie/tuo tiedot.
• Tietojen valinta, haku, lajittelu ja luokittelu kriteereillä.
• Joustava tietokantamekanismi erilaisiin tehtäviin.
• Erilaiset toimintatilat ja rajoitetut käyttöoikeudet.
• Raporttien, ehtojen muistutusten ja sähköpostiuutiskirjeiden luominen.

Aloita ilmaiseksi

• CRM asiakkaiden kanssa työskentelyyn

  Bitrix24-tilaustenhallintajärjestelmä auttaa tunnistamaan avainasiakkaat, estämään heitä lähtemästä kilpailijoiden luo ja kasvattamaan keskimääräistä laskua. Käytä CRM:ää seuraamaan asiakkaiden tilauksia:
  • ylläpitää asiakaskuntaa;
  • Laajenna yhteystietokantasi;
  • Tallenna pyynnöt;
  • Laskujen laatiminen, kaupallisten tarjousten lähettäminen;
  • Käsitellä tilauksia;
  • Ota kanta-asiakasohjelmat käyttöön.

• Älä missaa yhtäkään pyyntöä

  Käytä Bitrix24:ää asiakaskuntasi täydentämiseen. Lisää puhelinnumeroita, sähköpostiosoitteita ja sosiaalisen verkoston tilejä asiakaskirjanpito-ohjelmaasi. Tallenna pyyntöjen, neuvottelujen, tilaustietojen, alennusten ja tarjousten historia.

  Kaikki sivustolta tulevat pyynnöt, puhelut, kirjeet ja pyynnöt tallennetaan automaattisesti järjestelmään ja muunnetaan "liideiksi". CRM ei anna sinun menettää yhtäkään yhteyttä. Bitrix24 lähettää johtajille muistutuksia vastaamattomista puheluista. Soitetut ja saapuvat puhelut tallennetaan hakemuskäsittelyjärjestelmään, ne löytyvät helposti puhelulokin tai asiakaskorttien kautta.

  
  

• Pidä asiakkaat

  Muistuta asiakkaita itsestäsi jatkuvasti. Suunnittele viestintäaikataulut avainasiakkaiden kanssa Bitrix24:ssä heille sopivana ajankohtana ja heille sopivien kanavien kautta. Haastattele asiakkaita, kerää tietoa henkilökohtaisista intohimoista ja harrastuksista. Onnittelut lomien johdosta - henkilökohtaisista, ammatillisista ja valtiollisista. Anna lahjoja ja alennuksia. Lähetä tapauksia, oppaita ja vinkkejä ilmaiseksi. Kirjaa toiminta ja vastaanotettu palaute hakemushallintajärjestelmään.

  Perusta hotline. Konsultoi epäselvissä asioissa, ratkaise tavaroita ja palveluita koskevia ongelmia. Tukipalvelu on mahdoton ilman pyyntöjen (lippujen) tallennusjärjestelmää.

  
  

• Täydennä asiakaskuntaasi verkkosivuston ja sosiaalisten verkostojen kautta

  Bitrix24-myyntiohjelma kerää potentiaalisten asiakkaiden yhteystiedot yrityksen verkkosivuilta, sosiaalisista verkostoista ja pikaviestinnästä. Aseta liidilomake, teknisen tuen pyyntölomake ja online-chat verkkosivustollesi. Muodosta yhteys VKontakte-, Facebook-, Telegram-, Skype-keskusteluihin. Uusien ystävien yhteystiedot tulevat automaattisesti asiakastietokantaan "liidien" muodossa.

  
  

• Järjestä myyntiosaston työ

  Ei riitä, että ilmoituksista rekrytoidaan "aktiivisia", "vastuullisia" ja "tuloshakuisia" myyntipäälliköitä. Heidän omiin käsiinsä jätettynä he eivät toimi yhdessä. Ilmainen myynnin kirjanpitoohjelmisto yksinkertaistaa työnkulkuasi ottamalla käyttöön malleja tavallisiin liiketoimintaprosesseihin, liikekirjeisiin, ehdotuksiin ja laskuihin.

  Hakemusten käsittelyä, dokumentaation käsittelyä ja raporttien laatimista koskevat määräykset on helppo toteuttaa Bitrix24-pohjien avulla. Projektin ilmaisessa pilviversiossa CRM-käyttäjien määrä ei kuitenkaan saa ylittää 12 henkilöä.

  Bitrix24 vähentää uusien työntekijöiden käyttöönottoaikaa. Säännöt ja ohjeet, asiakirjamallit, työtovereiden ja urakoitsijoiden yhteystiedot tallennetaan yhteen paikkaan, ne ovat helposti löydettävissä ja käytettävissä missä tahansa mobiililaitteilla. Työntekijät saavat välittömästi hälytyksiä, jotka muistuttavat heitä uusista ja ajoitetuista tehtävistä. Irtisanomisen yhteydessä tapaukset siirretään "yhdellä napsautuksella".

  
  
  
  

Asiakkaiden ja tilausten kirjanpidon järjestämiseen yritykset käyttävät yleensä CRM-järjestelmiä. Nämä ovat ohjelmia, jotka on erityisesti suunniteltu automatisoimaan. Ne mahdollistavat asiakastietojen tallentamisen ja analysoinnin. Tämän ansiosta palvelutaso, uskollisuus ja sen seurauksena liiketoiminnan tuotot kasvavat.

Crm-järjestelmiä (ohjelmia) on melko paljon. Ne eroavat toiminnaltaan ja vaativat pääsääntöisesti mukauttamista asiakkaalle. Todennäköisesti jokainen yrittäjä on kuullut 1C CRM:stä. Suosittuja ovat myös RegionSoft CRM, FreshOffice, APEC CRM ja monet muut. Yksinkertaisimmassa versiossaan se on joissakin tapauksissa ilmainen ohjelma, joka sinun on ladattava ja asennettava tietokoneellesi. Suuret yritykset käyttävät kuitenkin monimutkaisia ​​hajautettuja ohjelmistoratkaisuja, jotka edellyttävät vakavan laitteiston hankintaa ja jatkuvaa teknistä tukea.

Pienten ja keskisuurten vähittäiskaupan yritysten osalta valitettavasti asiakastietojen tallentaminen joko puuttuu tai tapahtuu muistikirjoissa tai Excel-taulukoissa. Luodaan monia tiedostoja tai sivuja, joita muokkaa ja miten ne ovat tuntemattomia. Seurauksena on valtava määrä virheitä, jatkuvan inhimillisen valvonnan tarve ja ajanhukkaa. Mutta kallis ja monimutkainen CRM-järjestelmä pienessä kaupassa tai salongissa on todella epäkäytännöllinen.

Kuinka työskennellä pienten ja keskisuurten vähittäiskaupan asiakkaiden kanssa

Jos omistat pienen myymälän, salongin, kahvilan tai pienen kauppaketjun, voit seurata asiakkaita ja tilauksia millä tahansa tietokoneella (kannettavalla tietokoneella tai tabletilla) ja Internet-yhteydellä. Et tarvitse perinteistä CRM-järjestelmää tai ohjelmistoa, joka vaatii asennusta asiakastietokannan ylläpitämiseen ja tilausten tallentamiseen, sinun tarvitsee vain käyttää pienten ja keskisuurten yritysten verkkopalvelua.

Nykyaikaiset verkkopalvelut sisältävät pääsääntöisesti mahdollisuuden ylläpitää kanta-asiakkaiden tietokantaa, työkalut tilausten (mukaan lukien alustavat) käsittelyyn, moduulit kaikkien tarvittavien asiakirjojen luomiseen ja tulostamiseen. Juuri tämän monimutkaisen toiminnon avulla voit paitsi ylläpitää ajan tasalla olevaa asiakastietokantaa, myös tietää tiettyjen tavaroiden tai palveluiden kysynnän ja analysoida sitä. Katsotaanpa tilastojen ja analytiikan etuja.

Jos esimerkiksi käytät Välisumma-verkkopalvelua, voit jakaa asiakkaat (ostajat) mihin tahansa luokkiin. Esimerkiksi näin:

• tavallinen vähittäiskauppias, eläkeläinen, äiti ja lapsi
• hopeakortin, pronssin, kullan jne.

Vastaavasti jokaiselle luokalle järjestelmä antaa sinun määrittää omat alennuksesi - kiinteät, riippuen kuitissa olevien ostosten määrästä tai ajanjaksolta. näkyy kassasovelluksessa (käyttöliittymässä), mikä lisää kassatyön laatua ja nopeutta.

Lisäksi on mahdollista syöttää järjestelmään tiettyjen henkilöiden täydet nimet, puhelinnumerot, sähköpostit ja muut tarpeelliset tiedot, jotka muodostavat tietokannan henkilöistä (yhteyshenkilöistä). Tällaisen tietokannan avulla voit määrittää henkilökohtaisia ​​alennuksia tulevaisuudessa. Joka tapauksessa koko suhteen historia (mikä alennus annettiin ja kenelle) sekä tiedot asiakaskuntasi ostoista (mahdollisuudella tulostaa kaikki tarvittavat asiakirjat) tallennetaan ohjelmaan.

Jos sinulla on asiakkaidesi puhelinnumerot, voit lähettää tekstiviestin erikoissovelluksilla tai muulla tiedolla suoraan Välisumma-ohjelmasta. Näin ollen Välisumma-kirjanpito-ohjelman käyttö tarjoaa paljon laajemmat toiminnot kuin standardiratkaisut asiakastietokannan ylläpitoon ja tilausten kirjanpitoon.

Kokeile Aloita ilmaiseksi

Asiakkaiden (ostajien) kanssa työskentelyn lisäksi järjestelmä tarjoaa mahdollisuuden tallentaa ennakkotilauksia ja työskennellä heidän kanssaan mukauttaen suunnitelmaa tulevia ostoja varten. Kaikki tämä on erinomainen materiaali johtamisanalyysiin, jonka ansiosta voit vähentää kustannuksia ja lisätä voittoja.

Esimerkiksi Välisumma-ohjelma sisältää raportointimoduulin ja analytiikan, jonka avulla näet myyntivolyymit asiakaskohtaisesti, mitkä asiakkaat ovat marginaaliltaan suurimmat ja paljon muuta.

Näin saat mahdollisuuden nopeasti optimoida valikoimaasi kannattavimpien tuotteiden, myydyimpien tuotteiden analyysin, nykyisten saldoraporttien ja ennakkotilaustietojen perusteella. Lisäksi järjestelmän avulla voit hallita valikoimaasi tehokkaasti jakamalla tuotteet luokkiin ja analysoimalla tavallisen yleisösi (ostajien) mieltymyksiä kussakin niistä. Tämän seurauksena on mahdollista vähentää varaston määrää samalla kun katteita ja myyntiä kasvatetaan. Kirjoitimme artikkelissa kuinka tämä tehdään:.

Välisumma-ohjelman avulla voit automatisoida kokonaisvaltaisesti pienet ja keskisuuret vähittäiskaupan yritykset (yhdestä myyntipisteestä 100 pisteen verkostoon). Tämä ei ole vain asiakas- ja tilauslaskentaohjelma, vaan palvelu tarjoaa kaikki tarvittavat työkalut kassa-, varasto- ja johdon kirjanpitoon.

Välisumma ei edellytä erikoislaitteiston hankintaa, mutta verkkokassan tai muun vähittäiskaupan laitteiston voi tarvittaessa helposti liittää palveluun, integrointi verkkokauppaan tai verkkokirjanpitoon on mahdollista.

Esimiehidemme avulla voit ostaa kassakoneen, hintalapputulostimen, viivakoodilukijan, vaa'an jne. He valitsevat kaiken tarvitsemasi toiveidesi ja budjettisi perusteella. Olemme useimpien johtavien CCP- ja niihin liittyvien laitteiden valmistajien virallinen kumppani, jonka ansiosta voimme tarjota sinulle halvimmat laitteet ja nopeat toimitukset koko Venäjällä "ovellasi".

Välisumma-ohjelman ensimmäinen käyttökuukausi on lahja. Saat ilmaisen asennuksen ja teknisen tuen. Jotta voit aloittaa automaattisen kirjanpidon, tarvitset vain kannettavan tietokoneen (tai tabletin) ja Internet-yhteyden. Yksinkertaisesti ja koe kaikki edut, joita monimutkainen automaatio voi käytännössä tarjota.