Directum механизм представлений и как их использовать. Рекомендации по установке системы DIRECTUM. Поиск и анализ информации

Коротко расскажем о возможностях DirectumRX, позволяющих легко начать работать в системе.

1. Видеоролики

Если вы новый сотрудник или к вам в компанию пришел новичок, то для знакомства с DirectumRX лучше всего использовать видеоролики и справку. Предложите ему выделить в первый день 40 минут на знакомство и дальше еще несколько дней по 15 минут на повторение и изучение разделов справки, с которыми будет работать сотрудник.

Опытному пользователю тоже полезно заглянуть в видео. Оно обновляется по возможностям новых версий и пополняется рекомендациями, например, «Приемы работы с заданиями» или «Задания замещаемого сотрудника».

2. Умная справка

Смело нажимайте F1 в любом месте системы (из списка или карточки и т.д.), и сразу откроется справка по нужной теме. Например, если вы находитесь в списке «Реестр договоров», то откроется раздел справки с его описанием и возможными действиями плюс полезные рекомендации по фильтрации.

3. Виджеты

Кликните на самый верхний уровень «Мой DIRECTUM» и вы увидите область виджетов, они кликабельны и наглядны - каждый сотрудник может настроить виджеты под себя. Совет: переходите с виджета «Мои задания» к списку заданий на сегодня.

4. Папки потоков

У пользователей преднастроены папки , в которые автоматически попадают входящие задания по определенным критериям, их удобно использовать при большом потоке заданий. У сотрудников чаще всего используются папки «На согласование», «На исполнение».

Если вам удобнее работать только с папкой «Входящие», снимите флажок «Скрывать» в области фильтраций. Все задания будут отображаться в одной папке «Входящие»

5. Недавние документы

Список предназначен для поиска документов, которые вы просматривали, изменяли или создавали в течение определенного периода времени. Например, с его помощью можно:

• найти документ, который вы создали несколько дней назад, но не поместили ссылку на него ни в одну из папок;
• получить перечень документов, просмотренных за сегодняшний день;
• посмотреть все документы, с которыми вы работали вчера.

6. Drag"n"Drop

Если к вам пришел документ по электронной почте или вы хотите загрузить документ с рабочего стола компьютера, достаточно открыть нужную папку и перетащить файл из письма или папки с компьютера. Система автоматически откроет карточку, занесет «тело» документа и заполнит поле *Содержание , исходя из наименования документа, вам останется заполнить остальные поля.

7. Никаких дублей при создании входящих счетов

При заполнении полей *Номер счета, *Дата счета, *Сумма, *Валюта и *Контрагент в карточке нового счета происходит проверка на наличие дублей. Если дубли найдены, то появится предупреждение. Для просмотра дублей в карточке входящего счета на вкладке Поиск в группе Дубли нажмите на кнопку «Показать дубли» .

8. Списки - удобнейшая штука

Реестр договоров, входящие счета, документы к возврату - все это списки. Настраивайте и группируйте столбцы, фильтруйте информацию в них по нужным параметрам так, как вам удобно.

Так, отфильтровав список «Реестр договоров» по необходимым критериям, например, *Контрагент, *Состояние или *Категория , мы можем сформировать необходимый нам список договорных документов, а затем выгрузить его в Excel для печати или дальнейшей обработки.

9. Поиск

Не забывайте, что в системе доступен поиск по фрагменту текста для документов, задач, заданий, папок и объектов - используйте поле поиска над списком или закладку Поиск в ленте.

Как говорится «На ошибках учатся». Чтобы не блуждать в поисках ответа, загляните для начала в список часто задаваемых вопросов и ответов, они собраны в и легко находятся в справке по кнопке F1.

Лайфхаки для продвинутых пользователей ждите в следующей публикации. Делитесь своими любимыми советами для новичков в комментариях.

Данная инструкция рассматривает порядок работы с входящими документами (регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, электронной почте и подлежащими регистрации.

Регистрация

Регистрация входящей корреспонденции осуществляется в модуле «Канцелярия».

Чтобы зарегистрировать новый документ, делопроизводителю необходимо в разделе «Документы и поручения» нажать на ссылку «Регистрировать входящий документ»:

Откроется новая регистрационно-контрольная карточка, которую необходимо заполнить и сохранить. На закладке «Регистрация» содержатся регистрационные данные: информация об отправителе документа, содержании документа, дате и номере и т.п. Закладка «Регистрация» карточки справочника Входящие РКК выглядит следующим образом:

На закладке «Регистрация» заполняются поля: Журнал, *Дата регистрации, Корреспондент, № документа, Дата документа, Группа документов, Подписал, *Содержание, Способ доставки, *Гриф, Дело и Примечание. Если есть вероятность, что данный документ уже регистрировался, то с помощью ссылки Найти дубли можно найти РКК, совпадающие с данной РКК по значению полей: Дата документа, № документа, Корреспондент.

Если к регистрируемому документу прилагаются сопроводительные документы или приложения, их можно отразить на закладке «Приложения». Для каждого приложения указывается: номер и дата документа, содержание, кол-во листов и т.п.

Занести документ в систему можно с помощью кнопок «Сканировать» (если документ в бумажном виде), «Прикрепить док.» (если документ сохранен в файловой системе компьютера) и «Импорт Outlook» (если документ получен по электронной почте), находящихся в правой части РКК.

Для того чтобы просмотреть, добавить или изменить состав связанных с РКК электронных документов, нужно нажать кнопку «Эл. Документы» в РКК. В результате откроется окно, содержащее связанные с РКК электронные документы. В этом окне можно разместить ссылки на любой документ системы DIRECTUM, например, на приложения к данному документу (обычно они не регистрируются в отдельных РКК) или создать новый документ, который должен быть связан с данной РКК (при этом поля карточки создаваемого документа будут заполняться автоматически).

Передача документа на рассмотрение

Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководителю для вынесения резолюций. Порядок рассмотрения документов при этом зависит от организации работы руководителя в системе. Возможны следующие варианты организации работы руководителя в системе:

Руководитель не автоматизирован

В таком случае документ передается руководителю в бумажном виде. При этом делопроизводителю необходимо заполнить закладку «Местонахождение» в РКК с указанием фамилии руководителя и даты передачи документа на рассмотрение.

Руководитель рассматривает документ, пишет резолюцию на документе, передает бумажный документ делопроизводителю для дальнейшей работы. Делопроизводитель при получении документа отмечает дату возврата на вкладке «Местонахождение», создает новое поручение по РКК (далее в инструкции подробно рассматривается создание поручения), указывает содержание, сроки и исполнителей по поручению в соответствии с вынесенной резолюцией и отправляет поручение на исполнение, нажав в карточке поручения на кнопку «Задача» и выбрав типовой маршрут «Исполнение поручений по РКК».

Руководитель автоматизирован

Если руководитель автоматизирован, рассмотрение им документа проводится в электронном виде. Для этого делопроизводитель на закладке «Регистрация» в поле «Адресаты» указывает одного или нескольких руководителей, которым адресован документ.

После выбора маршрута откроется новая задача на рассмотрение входящего документа. В задачу автоматически вложится документ и РКК, заполнится тема и маршрут. Для отправки задачи делопроизводителю необходимо нажать на кнопку «Старт».

Рассмотрение документа адресатами

Руководителю в папку «Входящие» поступает новое задание на рассмотрение входящего документа. Он рассматривает вложенный электронный документ, заносит резолюцию в текст задания и выполняет его с результатами «Вынесена резолюция» либо «Ознакомился».

1. В случае, если руководитель выполнил свое задание с результатом «Ознакомился», делопроизводителю приходит задание с возможными вариантами выполнения:

• «Помещено в дело» - если документ необходимо поместить в дело, то делопроизводитель в РКК на закладке «Регистрация» заполняет поля Дело и Направлено в дело, помещает бумажный документ в соответствующую папку и выполняет задание с вариантом «Помещено в дело»;
• «Прекратить работы по документу» - если дальнейших работ по документу не планируется.

2. В случае, если руководитель выполнил свое задание с результатом «Вынесена резолюция», делопроизводителю приходит задание для отправки документа на исполнение либо прекращения работ по документу, в зависимости от содержания резолюции.

В случае, если руководитель назначил исполнителей по документу, делопроизводитель открывает РКК, нажимает на кнопку «Поручения», в результате чего открывается карточка нового поручения по документу, которую необходимо заполнить.

Делопроизводитель заполняет карточку поручения, где меняет тип поручения на «Резолюция», также указывает содержание, сроки и исполнителей по поручению, контролера по поручению, если это необходимо, затем сохраняет поручение и выполняет задание с результатом «На исполнение».

После этого исполнители получают задания на выполнение работ по резолюции.

Исполнение поручений

Исполнители, назначенные в поручении, получают задания с вариантами выполнения «Исполнено», «На исполнение» и «Запросить продление срока».

Рассмотрим более подробно каждый из вариантов:

«Исполнено»

Если работы по поручению выполнены, необходимо заполнить отчет об исполнении и выполнить задание с результатом «Исполнено».

«На исполнение»

Если в процессе работы над заданием возникла необходимость отправить поручение для работы другому пользователю, необходимо выбрать вариант «На исполнение».

После выбора варианта «На исполнение» у пользователя будут запрошены параметры нового поручения:

Обязательные параметры для заполнения:

• *Требуется итоговый отчет – выбор из значений Да/Нет. Если указать значение «Да», то после выполнения новыми подключенными исполнителями заданий, исполнителю по главному поручению будет приходить задание на написание итогового отчета. Если указать значение «Нет», то задание на написание итогового отчета ему приходить не будет;
• *Исполнители – выбор одного или нескольких работников организации, для отправки им задания;
• *Текст поручения.

Параметры План.дата и Контролер являются необязательными и заполняются по необходимости.

В результате будет автоматически создано новое поручение по РКК и назначенные исполнители получат задания.

«Запросить продление срока»

В случае, если нет возможности выполнить работы в изначально указанный срок, можно запросить продление срока, указав в тексте задания новый срок и причины продления и выбрав вариант выполнения «Запросить продление срока».

После этого автору поручения приходит задание на согласование нового срока исполнения по поручению. Автор поручения может отказать в продлении сроков, либо продлить их, выбрав один из соответствующих вариантов выполнения.

Рассылка уведомлений по документу

Если документ под одним регистрационным номером необходимо отправить для ознакомления в несколько подразделений или нескольким пользователям, то заполняется закладка «Список рассылки».

• Из списка - можно выбрать заранее созданный список сотрудников.
• По подразделениям - можно выбрать определенные подразделения организации. При этом в качестве исполнителей от подразделения автоматически выберутся руководители данных подразделений.

Дополнительно можно вручную создать список рассылки и сохранить его по ссылке В список.

Будет создана новая задача. После ее старта все пользователи, указанные в списке рассылки, получат уведомления.

Управление деловыми процессами - модуль системы DIRECTUM, позволяющий автоматизировать как движение документов, так и произвольные бизнес-процессы. Модуль обеспечивает:

определение заданий в электронном виде и четкий контроль выполнения (многоуровневая постановка задачи, выполнение которой контролируется на каждой стадии;

свободную и жесткую маршрутизацию (последовательность исполнения задач);

оперативную коммуникацию сотрудников в процессе рабочей деятельности;

поддержку процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow).

Основные принципы работы

В терминах системы DIRECTUM в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача, т.е. некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить.

Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута.

В процессе выполнения задачи на каждом этапе ее маршрута появляются задания или уведомления участникам процесса либо выполняется заданный сценарий. Сценарий позволяет автоматически совершать различные действия над объектами системы (переносить данные в ERP-систему, изменять состояние версий и стадий жизненного цикла документа, менять записи справочников, автоматически создавать документы и др.).

При "ручном" назначении исполнителей инициатор самостоятельно формирует список исполнителей из пользователей системы. Маршрутизация для выполнения задачи может быть параллельной, последовательной или сложной, когда можно задать последовательно-параллельный маршрут прохождения задачи.

Для управления бизнес-процессами, подлежащими жесткой регламентации или часто повторяемыми, могут быть настроены типовые маршруты. Механизм типовых маршрутов является мощным инструментом для автоматизированного создания задач в соответствии с заданными бизнес-правилами любой сложности. С помощью типового маршрута автоматически задается список исполнителей (в т.ч. на основе ролей), могут заполняться любые поля задачи (например, текст или тема), считывается информация из вложений и связанных объектов (задач, подзадач, электронных документов, справочников).

В системе DIRECTUM выделяется два вида типовых маршрутов - свободные и жесткие, каждый из них формируется определенным набором блоков.

Свободные типовые маршруты позволяют пользователю создавать задачи по определенному шаблону и могут использоваться, например, для часто повторяемых процессов (рассылка приказа по руководителям отделов, подготовка служебной записки и т.д.). Поля задачи, заполненные при выборе свободного типового маршрута, можно скорректировать вручную, изменив исполнителей, сроки, тему задачи и т.д.

Жесткие типовые маршруты используются для строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права. Основой жестких типовых маршрутов является описание логики бизнес-процессов, схема которых может динамически изменяться в зависимости от результатов выполнения предыдущих этапов маршрута. Для жестких маршрутов задается расширенный набор возможных этапов за счет использования базовых блоков: появляются условия переходов, сценарии на внутреннем языке, специальные блоки ожидания, мониторинга событий. Для формирования типовых маршрутов также могут использоваться специализированные прикладные блоки. Библиотека блоков содержит несколько десятков разработанных прикладных блоков и постоянно пополняется. За счет этого, в частности, возможна удобная интеграция с ERP-системами (например, создание договора в ERP-системе после согласования и подписания ЭЦП его текста в системе DIRECTUM).

Отправка задач по типовому маршруту возможна как вручную, так и в результате запуска Мастера действий, автоматизирующего определенный участок работы с договорами и организационно-распорядительными документами. Запрошенные мастером действий параметры автоматически подставятся не только в создаваемый документ, но и в параметры типового маршрута. Результатом работы мастера будет документ, созданный на базе документа, а также стартованная от имени пользователя задача.

Для хранения задач и заданий выделены личные папки пользователя.

Папка "Входящие" предназначена для заданий, которые приходят на исполнение пользователю. Папка "Исходящие" содержит задачи, которые создает пользователь. Внутри данных папок пользователь может создать собственные папки для того, чтобы упорядочить и проранжировать объем работ необходимых к исполнению. Также для структурирования задач и заданий могут использоваться сортировка и фильтрация по заданным реквизитам (Тема, Инициатор, Срок и т.д.).

Кроме того, пользователь может создать папки поиска для задач и заданий. Для таких папок определяются критерии поиска, по которым формируется содержимое папки. При этом содержимое папки актуализируется при каждом ее открытии.

Доступный и понятный интерфейс позволяет пользователю легко адаптироваться к работе в системе.

Создание задач и контроль исполнения

Каждый пользователь в системе может инициировать создание задачи, при этом состав участников задачи может быть назначен вручную или с использованием типовых маршрутов.

Кроме того, для задачи могут указываться наблюдатели – условно-пассивные участники задачи, которые не являются исполнителями, но, тем не менее, получают информационные сообщения по ходу выполнения задачи и по желанию могут вмешаться в процесс ее выполнения.

В задачу может быть добавлено любое количество произвольных вложений: электронных документов, папок, задач, заданий и записей справочников системы DIRECTUM. Это обеспечивает удобное открытие объектов системы, в частности, документов, связанных с выполнением работ по задаче, непосредственно из задания, полученного исполнителем.

В ходе работы с карточкой задачи пользователю доступен предпросмотр вложенных в задачу документов. С помощью облегченного представления в окне предпросмотра пользователь может быстро ознакомиться с текстом необходимых для выполнения задачи документов и принять решение о дальнейших действиях по этой задаче.

В тексте задачи и задания автоматически проверяется орфография. Также при проверке орфографии имеется возможность добавлять новые слова в пользовательский словарь.

В ходе следования задачи по маршруту исполнители получают задания, которые помещаются в их папку "Входящие", и выполняют их. Чтобы повысить оперативность выполнения типовых задач (например, рассмотрение договора) исполнитель может использовать в ответе на задачу автотекст (например, "рассмотреть возможность продления договора"). Автотекст настраивается администратором системы или лично пользователем.). Автотекст настраивается администратором системы или лично пользователем.

При необходимости исполнители могут создавать подзадачи, например, для передачи части работ другому исполнителю. При этом содержание подзадач включается в содержание самой задачи. Так образуется многоуровневая структура подзадач, которая по усмотрению пользователя может отображаться в виде цельного текста либо в виде "дерева" с возможностью сворачивания и разворачивания содержания подзадач. Кроме того, дерево задач доступно для любого объекта системы (документа, записи справочника); по дереву задач можно проследить все выполняемые по объекту работы.

Если в процессе выполнения задания сотрудник-исполнитель должен подготовить какой-либо документ, то этот документ вкладывается в задание, после чего любой следующий участник процесса может легко с ним ознакомиться, высказать замечания и т.д.

Каждое задание и каждый его этап могут иметь свой контрольный срок – дату и время, до которого они должны быть выполнены. Если задание не выполнено вовремя, оно автоматически помечается как просроченное (выделяется красным цветом). Кроме того, свой контрольный срок существует и для задачи; инициатор также может быстро найти просроченные задачи.

Возможность установки напоминаний о подходе срока задачи/задания позволяет пользователям запланировать время, когда необходимо вернуться к выполнению или контролю задачи/задания. Напоминание может быть установлено как на конкретные дату и время, так и на относительные (например, через 1 час).

Управление бизнес-процессами подразумевает не только выдачу заданий сотрудникам, но и контроль выполнения задачи. По итогам выполнения всех заданий, если это необходимо, задача возвращается инициатору, и он осуществляет ее приемку (контроль) и, при необходимости, может отправить задачу на доработку.

Инициатор задачи (или его замещающий) в любой момент времени может на закладке "Состояние" или на графической схеме посмотреть, на каком этапе выполнения находится задача, определить исполнителей, задерживающих выполнение работы, и принять соответствующее решение:

• изменить схему движения документов для ускорения процессов;
• назначить другого исполнителя;
• прервать выполнение задания в случае, когда работу необходимо приостановить или отложить (чтобы продолжить в нужный момент) и т.п.

Для удостоверения и гарантии подлинности задач и заданий, а также содержащейся в них информации, может использоваться электронная цифровая подпись.

Электронная цифровая подпись в задачах и заданиях

Инициатор задачи может подписать ее текст ЭЦП для обеспечения подлинности информации.

В процессе выполнения задачи исполнители также могут воспользоваться ЭЦП и подписать свой комментарий в тексте задания (если у исполнителя есть ЭЦП и такая возможность предусмотрена задачей). Более того, инициатор может потребовать от исполнителей обязательного подписания своих заданий при выполнении. В этом случае, если у исполнителя есть ЭЦП, он не сможет выполнить задание, не подтвердив своей подписью достоверность комментария в тексте задания.

Кроме того, пользователи могут настроить для себя автоматическое подписание всех выполняемых ими заданий.

При этом при подписании задачи или задания подписываются только те тексты, которые уже не будут меняться (т.е. не подписываются тексты задач на инициализации и тексты незавершенных заданий).

Подписанные тексты могут быть проверены на достоверность как вручную пользователем, так и автоматически (если это предусматривается настройками системы).

Настройка типовых маршрутов

Являясь реализацией бизнес-ориентированного workflow, механизм типовых маршрутов включает в себя все средства, необходимые для настройки процессов любой сложности. При этом настройку маршрутов может осуществлять непосредственно бизнес-аналитик без участия программиста.

Настройка типовых маршрутов осуществляется с помощью редактора схем типовых маршрутов. Для настройки свободных типовых маршрутов редактор схем максимально упрощен и позволяет в полностью графическом виде задать маршрут задачи: пользователю достаточно разместить на схеме блоки, определяющие задания и уведомления, соединить их стрелками, указать исполнителей и сроки, после чего свободный типовой маршрут может использоваться для создания задач.

Настройка жестких типовых маршрутов обладает более широкими возможностями. В процессе настройки жесткого типового маршрута возможно определение списка типизированных параметров (целое или дробное число, строка, дата, пользователь, роль и т.д.). С помощью этих параметров можно запросить данные у пользователя, обработать их на любом этапе прохождения маршрута, а также изменить ход выполнения маршрута в зависимости от их значения.

На схеме может быть использован широкий набор элементов, состоящий из базовых и прикладных блоков.

Базовые блоки

Набор базовых блоков включает в себя:

• Задание - инициирует отправку заданий или уведомлений исполнителям. Дальнейшее выполнение схемы может быть продолжено только после выполнения задания.
• Уведомление - инициирует отправку уведомлений условно-пассивным участникам задачи (наблюдателям).
• Сценарий - произвольные действия, запрограммированные на встроенном языке ISBL. С помощью этого элемента могут быть выполнены задачи интеграции, администрирования, автоматизации выполнения бизнес-логики системы (например, изменения данных в системе) и т.д.
• Условие - проверяет выполнение заданного условия. Проверка условия может быть задана визуально (структурированно) или с помощью языка ISBL. Условие обеспечивает ветвление процесса в зависимости как от пользовательских действий, так и от не зависящих от исполнителей факторов (например, сумма договора).
• Ожидание - приостанавливает ход процесса на заданное время. Дальнейшее выполнение схемы продолжится после истечения заданного времени ожидания.
• Мониторинг - выполняет с заданной периодичностью проверку на наступление некоторого события, например, появление или изменение объекта в системе (электронный документ, папка и т.д.) или за ее пределами (файл, электронное письмо). Дальнейшее выполнение схемы продолжится после истечения заданного интервала времени ожидания или при наступлении события.
• Подзадача - стартует подзадачу с указанным типовым маршрутом или без него. В зависимости от заданных параметров ожидает завершения подзадачи или нет.

Каждый блок имеет ряд специфичных параметров, настраиваемых особым образом, которые пользователь может задать при формировании схемы маршрута.

Например, в качестве исполнителя задания могут быть указаны не только конкретный пользователь или группа пользователей, но и роль, которая в процессе выполнения маршрута преобразуется в конкретного исполнителя или группу исполнителей. Роль может быть статической или динамической, вычисляемой на основе различных факторов (график дежурств, подчиненность сотрудника, трудоемкость и т.д.).

Срок исполнения указывается в одном из двух вариантов – абсолютный (конкретная дата и время) или относительный (трудоемкость). При указании относительного срока исполнитель увидит абсолютный срок, вычисленный по календарю рабочего времени.

При настройке для задачи могут быть указаны: тема, вложения, параметры, запрашиваемые у пользователя, произвольное количество вариантов результата выполнения задания (например, согласен /не согласен /требуется дополнительная информация) и т.д. Помимо этого, для каждого блока может быть прописана инструкция, которая будет доступна пользователю из карточки задания. В инструкции может быть прописан порядок действий, ссылки на регламентирующие это задание документы и т.д.

Прикладные блоки

С помощью инструмента разработки IS-Builder могут быть разработаны необходимые прикладные блоки типовых маршрутов. Так, разработаны блоки для управления жизненным циклом электронных документов, работы с файловой системой и электронной почтой, публикации документов на порталах, экспорта электронных документов, мониторинга, интеграции с Microsoft SharePoint и другими системами, а также блок извлечении штрих-кода из образа документа и блок преобразования документа в PDF-формат.

Состав прикладных блоков постоянно расширяется как компанией DIRECTUM, так и ее партнерами. Сегодня существует несколько десятков готовых библиотек блоков.

Дополнительные возможности

Удобный графический редактор и отладчик типовых маршрутов позволяют не только оперативно создать маршрут, но и пошагово проверить его, мгновенно скорректировать при необходимости.

Таким образом, настройка типовых маршрутов становится мощным инструментом бизнес-аналитика, который формализовано описывает процессы с помощью широкого набора готовых блоков, используя обычные пользовательские понятия. При необходимости задания специфической логики бизнес-аналитик обращается к программисту, который легко разрабатывает новые блоки. При этом итоговая схема процесса не загромождается программной логикой и остается бизнес-ориентированной.

Анализ бизнес-процессов организации

Механизмы DIRECTUM позволяют получать статистические данные о протекании бизнес-процессов, агрегировать и анализировать их. Результаты анализа используются для оптимизации управления бизнес-процессами. Это позволяет своевременно определить необходимость изменений, четко сформулировать цели и, в конечном счете, добиться максимальной продуктивности оптимизации.

При необходимости проанализировать бизнес-процесс для типового маршрута включается режим сбора статистики. Статистические данные собираются из блоков типового маршрута, благодаря встроенной в блоки функции-регистратора (настраивается администратором). Эти данные преобразуются в форму, удобную для анализа, и дополняются данными из задействованных в процессе документов и справочников, данными о пользователях.

Все собранные данные обрабатываются аналитиком. При этом аналитик может использовать как встроенные отчеты DIRECTUM, так и внешние системы моделирования и анализа бизнес-процессов (ARIS PPM, Business Studio и др.).

Анализ данных позволяет, к примеру, установить, какой этап согласования является самым длительным, в каких отделах нарушались сроки согласования, сколько итераций согласования прошел документ и т.д.

Возможности поиска

Система предоставляет широкие возможности поиска задач и заданий по различным атрибутам (в том числе по содержанию текста задачи).

Существует возможность быстро найти все задачи, связанные с тем или иным электронным документом или записью справочника, чтобы посмотреть, к примеру, маршрут согласования и переписку сотрудников по задаче. Также в системе предусмотрены специализированные папки поиска для задач, аналогичные папкам поиска документов. Администраторами могут быть настроены дополнительные поиски по необходимым критериям.

Канцелярия - данный модуль предназначен для облегчения работы делопроизводителей, на которых, как правило, ложится нагрузка по обеспечению "бумажного" документооборота и контроля исполнения поручений. В его состав входят:

• делопроизводство с гибкой системой нумерации;
• регистрация, рассылка и контроль движения бумажных документов;
• контроль над своевременным исполнением поручений руководителя (фиксирование переписки, возможность отправки на доработку, свободная маршрутизация);
• наличие специализированных отчетов, упрощающих рабочий процесс (Просроченные задания, Договора на рассмотрении и т.д.);
• обмен электронными документами с ЭЦП со сторонними организациями;
• ведение номенклатуры дел и полное соответствие ГСДОУ.

Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно распечатать обложку дела, а также опись документов дела, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения.

Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе электронного журнала регистрации. Для каждого журнала задается произвольный способ автоматической нумерации документов внутри журнала. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, а также любой другой необходимый реквизит.

Регистрация документов

Для регистрации документов используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, представитель организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.), а также необходимую информацию о состоянии любого бумажного документа организации (местонахождение, состояние исполнения и т.д.). Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям.

В системе реализована возможность регистрации документов как от организаций, так и от граждан.

Для организаций, использующих децентрализованную регистрацию документов, в системе используются места регистрации - рабочие места секретарей и сотрудников канцелярии. Каждое место регистрации может обслуживать одно или несколько подразделений. По местам регистрации возможно разграничение прав доступа к данным.

При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК. Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, но и между подразделениями.

Кроме того, через РКК осуществляется взаимосвязь зарегистрированных документов системы между собой: "В ответ на", "Во исполнение" и т.д.

Процедура регистрации проста и заключается в заполнении необходимых полей РКК, при этом регистрационный номер присваивается автоматически.

При регистрации непосредственно из РКК возможно занесение отсканированного (электронного) документа в модуль "Управление электронными документами" с автоматическим присоединением его к РКК. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы ввода DIRECTUM Capture Services, обеспечивающие поточное занесение документов в систему. В дальнейшем РКК, как и занесенный электронный документ, легко может быть найдена по штрих-коду на бумажном аналоге документа, благодаря технологии быстрой идентификации DIRECTUM RapID.

По данным РКК распечатываются журналы входящих и исходящих документов. Более того, для исходящих документов можно автоматически сформировать и распечатать наклейку на конверт.

Движение и исполнение документов

После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения, вынесения резолюции, постановки на контроль и исполнения документа. При этом дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Это значительно сокращает затраты времени исполнителей и предотвращает случайную потерю оригинала.

В зависимости от стиля работы руководителя документ рассматривается или в бумажном, или в электронном виде.

На основании резолюции, вынесенной руководителем, документ может быть поставлен на контроль с назначением исполнителей, поручений и сроков.

Для исполнителей, которые работают с модулем "Управление деловыми процессами", секретарь или сам руководитель может быстро создать задачу прямо из РКК. Работа с задачами позволяет максимально полно использовать возможности системы по контролю исполнения поручений:

• фиксация полной переписки по исполнению поручений;
• возможность отправки на доработку;
• гибкая настройка маршрутизации и т.д.

Впоследствии по задачам, связанным с РКК, можно быстро воссоздать историю работы над документом, процедуру согласования, обоснование принятого решения.

Если же модуль "Канцелярия" используется самостоятельно, все поручения, выданные исполнителям, заносятся секретарем в РКК документа, после чего отслеживается их своевременное исполнение. При этом для неавтоматизированных пользователей поручения можно распечатать.

При работе с электронными документами все перемещения документов осуществляются через задачи, при этом на специальной закладке РКК фиксируется местонахождение бумажного документа в любой момент времени. Это позволяет оперативно находить бумажный оригинал документа через РКК.

По тем же принципам строится и работа с исходящими и внутренними документами.

Обмен электронными документами между системами

Решения DIRECTUM обеспечивают обмен официальными, юридически значимыми электронными документами между организациями. Обмен документами основывается на использовании отраслевого стандарта обмена электронными документами "Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления", утвержденного Гильдией Управляющих Документацией.

Обмен документами может производиться как между структурными подразделениями одной компании (холдинга), так и между независимыми организациями-партнерами. При этом одна из сторон может использовать другую систему электронного документооборота или вообще не работать с СЭД.

Если обмен производится между подразделениями одной компании (холдинга), то работа с документами происходит в модулях "Управление электронными документами", "Управление деловыми процессами" и "Канцелярия".

Если обмен производится между сторонними организациями, то электронный документ экспортируется из системы DIRECTUM в файл ESD-формата. Вторая сторона может импортировать ESD-документ в используемую у себя ECM-систему (при условии, что этот формат поддерживается данной СЭД; формат ESD является открытым), либо использовать для работы с ESD-документом свободно распространяемую программу DIRECTUM OverDoc.

DIRECTUM OverDoc позволяет просматривать документ, его атрибуты и все ЭЦП, которыми документ был подписан, включая маркер достоверности.

Поиск и анализ информации

С момента регистрации любого документа в системе можно найти как его регистрационную карточку вместе с информацией о местонахождении и процессе исполнения документа, так и сам электронный документ. Система осуществляет поиск по регистрационным номерам, корреспонденту, автору резолюции, а также по всем реквизитам РКК и их произвольному сочетанию.

Кроме того, в системе предусмотрены специализированные отчеты, существенно повышающих эффективность работы пользователей: Документы на рассмотрении, Просроченные поручения, Документы, подлежащие возврату, и т.д.

Размер: px

Начинать показ со страницы:

Транскрипт

1 СЭД «DIRECTUM» ОБЩАЯ инструкция пользователя по работе в системе (подробная)

2 Содержание Содержание Термины и определения Нормативные ссылки Роли Описание системы Правила работы с папками Назначение папок Рекомендации по использованию папок для хранения документов Назначение прав доступа к папке Рекомендации по использованию папок для хранения задач/заданий Работа с документами Работа с содержанием документа Просмотр и изменение документов Настройка прав доступа к документам Жизненный цикл и версии документов Удаление документов Поиск документов Электронная цифровая подпись Работа с задачами и заданиями Создание задач Приемка работ по задачам Просмотр состояния задач и заданий Прекращение, возобновление и рестарт задач Создание подзадач к задачам и заданиям Настройка прав доступа к задачам и заданиям Удаление задач и заданий Канцелярия Номенклатура дел Регистрация документов Справочники Действия с записями справочников Сервисные функции системы Управление пользователями Установка прав доступа к объектам при смене сотрудника Замещение пользователей Установка прав на документы с использованием сценария «Мастер настройки прав на электронные документы и папки» Резервное копирование/восстановление системы... 22

3 2 1. Термины и определения Версия электронного документа это очередной отредактированный или согласованный вариант документа. Каждая версия имеет текущее состояние: в разработке, действующая, устаревшая. Задача объем работ, который необходимо выполнить для достижения результата. Задание поручение в пределах задачи, которое необходимо выполнить исполнителю. Маршрут список исполнителей по задаче с указанием последовательности и сроков исполнения заданий. Папка структурная единица модулей системы DIRECTUM, позволяющая объединить ссылки на электронные документы/задачи/задания и другие папки. Сама папка также может входить в содержимое другой папки. РКК регистрационно-контрольная карточка. Номенклатура дел систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно поисковой системы. Место регистрации рабочее место (подразделение), где производится регистрация входящих/исходящих документов. Место регистрации документов может быть одно для нескольких подразделений. На каждом месте регистрации ведутся свои журналы регистрации входящих/исходящих документов. Справочник это компонента системы DIRECTUM, предназначенная для работы с условно-постоянной структурированной информацией. Справочники представляют собой списки записей. Компонента - составная часть МОДУЛЯ системы DIRECTUM, имеющая характерный интерфейс, набор данных и выполняемые функции, например, Пользователи, Типы справочников, Отчеты, Сценарии. Список всех компонент отражается в компоненте Компоненты. 2. Нормативные ссылки Инструкция пользователя разработана в соответствии ссылкам на следующие документы: 1. Руководство пользователя СЭД «DIRECTUM» (далее руководство пользователя). Для обращения к Руководству пользователя необходимо нажать на клавиатуре кнопку или соответствующий пункт в меню «Справка» программы СЭД «DIRECTUM». 3. Роли Пользователь сотрудник, использующий информационную систему для выполнения своих обязанностей. Администратор сотрудник, занимающийся настройкой информационной системы в соответствии с потребностями организации и сопровождением в процессе ее эксплуатации.

4 3 4. Описание системы DIRECTUM система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности Правила работы с папками Назначение папок Папки позволяют группировать документы, задачи, задания по темам и часто являются одним из способов поиска документов в системе DIRECTUM. Некоторые документы (положения по университету, должностные инструкции, инструкции по работе с системой DIRECTUM и т.п.) удобнее искать именно по наличию в папке, а не по наименованию или содержанию документа. Папки «Входящие», «Исходящие» и «Избранное» являются личными папками пользователя и доступны только ему (при необходимости - его руководителям или замещающим). Поэтому размещать и удалять ссылки на папки, документы, задачи и задания внутри этих папок пользователь может произвольным образом, удобным лично ему. В «Общей папке» содержатся объекты, которые должны быть всегда быстро доступны всем пользователям. Поэтому в этой папке, а также вложенных в нее папках, распределение информации должно идти по направлениям деятельности, а не по пользователям (в крайнем случае по отделам). Изменять состав элементов «Общей папки» могут только пользователи, имеющие соответствующие права (на самом верхнем уровне только администратор) Рекомендации по использованию папок для хранения документов Для эффективного использования папок (как личных, так и общих) нужно придерживаться следующих рекомендаций: - количество элементов в папке должно быть таким, чтобы помещаться на один экран проводника системы, что сделает работу более удобной, т.к. не потребует использование скроллинга. Регулировать количество элементов можно выделением вложенных папок; - за каждую папку должен быть назначен один ответственный, который будет проводить контроль и оптимизацию размещенных в папке документов; - за размещение документа в соответствующей общей папке (если данный документ может потребоваться для работы другим пользователям) отвечает пользователь, создавший документ (для исходящих и внутренних документов), или пользователь, получивший документ для исполнения (для входящих документов). Если у пользователя нет прав на изменение нужной папки, то он должен отправить ссылку на документ ответственному за папку; - поскольку ссылка на один и тот же документ может находиться в нескольких папках, то папки следует создавать в различных разрезах, чтобы расширить возможности поиска (например, папка по конкретному проводимому мероприятию, куда собрать ссылки на документы разных отделов). Однако чтобы не затруднять раскладывание документов по папкам, лучше использовать группировку папок; - для удобства работы по временным проектам рекомендуется создавать папки с подборками документов из других папок. В дальнейшем такие папки можно будет удалить (так как в папке хранятся не сами объекты, а только ссылки на них, то удаление папки повлечет за собой только удаление ссылок, расположенных в ней);

5 - название папки должно быть содержательным само по себе, а не только в контексте конкретной папки (например, «Инструкции по работе с системой DIRECTUM», а не просто «Инструкции»). Это позволит правильно оценить ее содержание при обращении к ней через поиск папок; - название папки должно начинаться с заглавной буквы без ведущих пробелов, чтобы в дальнейшем обеспечить корректную (однотипную) сортировку подпапок внутри одной папки; - иностранные (английские) названия необходимо писать без перевода, или перевод указывать в скобках. Например, Petrol (Петрол); - возможность использования папок поиска - папок, содержимое которых изменяется автоматически в соответствии с заданными критериями. Критерии задаются в карточке папки. Содержимое папки поиска обновляется при переходе в папку Назначение прав доступа к папке Права доступа пользователей к папке следует делать менее жесткими, чем к документам, т.к. папки носят общий характер (а документ конкретный), и могут потребоваться большему числу пользователей. Отсутствие доступа к папке затруднит поиск, но не повысит конфиденциальность, поскольку на документы права задаются отдельно. За каждую папку всегда должен быть назначен один ответственный. При назначении прав доступа к папке рекомендуется придерживаться следующих правил: - права на просмотр папки необходимо давать всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме (в большинстве случаев всем пользователям системы); - права на изменение папки необходимо давать тем пользователям, которые могут пополнять ее содержимое; - полный доступ к папке рекомендуется оставлять только автору папки. Описание настройки прав доступа к папкам представлены в разделе «Общие положения работы в системе DIRECTUM>Настройка прав доступа к папкам» Руководства пользователя Рекомендации по использованию папок для хранения задач/заданий Папки для хранения задач и заданий, как правило, являются личными папками пользователя. Их основное назначение - разделять задачи по темам, срочности, месту выполнения и т.п. Например, можно рекомендовать выделение следующих папок: - наиболее важные для исполнения задания; - наиболее важные задачи, переданные исполнителям и находящиеся на контроле; - задания, находящиеся в работе у подчиненных (ссылки на папки «Входящие» сотрудников отдела); - отложенные задания без указания срока исполнения. 4

6 Работа с документами Для работы с документами в системе DIRECTUM предназначен модуль «Управление электронными документами». Каждый электронный документ системы состоит из набора информации (текстовой, графической, аудио, видео и т.п.) содержимого электронного документа, и карточки формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы Работа с содержанием документа Система DIRECTUM позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, AutoCAD, CorelDraw и др.) Для оперативного создания однотипных документов используются шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. Например, шаблоны «Приказ по основной деятельности», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т.п. При этом в текст документа могут автоматически подставляться поля, заполненные в карточке документа. Работы по добавлению, корректировке и удалению шаблонов документов выполняет Администратор или пользователь системы. Порядок создания документа из шаблона представлен в разделе «Управления электронными документами>создание документов>порядок создания документов из шаблона» Руководства пользователя. Помимо создания документа средствами системы, пользователь может занести в DIRECTUM уже готовый документ из любого файла операционной системы, а также непосредственно со сканера с помощью функции импорта документов. Порядок создания документа из файла представлен в разделе «Управления электронными документами>создание документов>порядок создания документов из файла» Руководства пользователя. Порядок создания документа со сканера представлен в разделе «Управления электронными документами>создания документов со сканера» Руководства пользователя Просмотр и изменение документов Просмотр и редактирование документов осуществляется посредством использования приложения-редактора, в котором был создан текст документа, например, одно из приложений Microsoft Office или OpenOffice.org. Для того чтобы просмотреть, отредактировать или распечатать текст документа, надо открыть текст документа в приложении-редакторе и дальше использовать возможности приложения-редактора. Описание работ по просмотру и изменению документов приведены в разделе «Управления электронными документами>просмотр и изменение документов» Руководства пользователя.

7 Настройка прав доступа к документам Система DIRECTUM позволяет разграничивать права доступа к документам. Документ доступен только тем пользователям, которым назначены права доступа. Остальные пользователи не видят ссылки на документ. Такие пользователи не могут найти документ поиском и работать с ним. По умолчанию права доступа к документу есть только у автора документа. Автор может назначить права доступа другим пользователям. Для того чтобы настроить права доступа к документу, сделайте следующее: 6 1. Выделите документ в проводнике системы и выберите пункт меню Файл/Настроить права доступа. Откроется окно «Настройка прав доступа к электронному документу»: В левой части окна расположено дерево «Пользователи». В этом дереве находятся все пользователи системы DIRECTUM. Пользователи объединены в группы. На верхнем уровне всегда присутствует группа «Все пользователи (ВСЕ)». В этой группе находятся все зарегистрированные пользователи системы DIRECTUM. Остальные группы настраивает администратор системы. В правой части окна расположена таблица «Права доступа». В этой таблице находятся те пользователи и группы пользователей, для которых настроены права доступа. Измените состав пользователей и групп в таблице «Права доступа». Для этого используйте кнопки, 2. и 3. Укажите тип прав в поле *Тип прав. 4. Нажмите на кнопку ОК. В результате будут изменены права доступа к документу. Изменения вступят в силу при следующем обращении к документу. Описание работ по настройке прав доступа к документам приведены в разделе «Управления электронными документами>настройка прав доступа к документам» Руководства пользователя.

8 Жизненный цикл и версии документов Каждый документ может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и избегать работы с устаревшей информацией. При этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах (например, DOC и PDF). Версия электронного документа отражает актуальность его содержимого. Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке, действующая, устаревшая. Для визуального представления состояния версии используется особое начертание шрифта. Порядок изменения состояния (жизненного цикла) документа представлен в разделе «Управления электронными документами>работа с версиями электронных документов>просмотр и изменение состояния документа>порядок изменения состояния документов» Руководства пользователя. Карточка для всех версий документа одна и та же. Свойства документа, заданные в карточке, распространяются на все версии документа. Например, права доступа распространяются на все версии. Новые версии создаются на основе существующих версий. Содержание новой версии документа изначально совпадает с содержанием версии, на основе которой она создается. Количество версий документа неограниченно. Для того чтобы создать версию документа, сделайте следующее: 7 1. В проводнике системы выделите документ и выберите пункт меню Действия/Создать версию. Откроется окно «Создание версии электронного документа»: 2. Заполните следующие поля: *На основе версии версия, текст которой будет помещен в новую версию; Примечание примечание к версии. Примечание будут видеть все пользователи при открытии документа; *Состояние состояние версии. Состояние влияет на стиль отображения информации о версии; Открыть версию признак открытия текста новой версии. Если флажок установлен, то сразу после создания версии ее текст будет открыт для редактирования. 3. Нажмите на кнопку OK. Версия документа не является самостоятельным объектом. Она не имеет собственного наименования, на нее нельзя скопировать ссылку. Но версии можно удалять. Для того чтобы удалить версию документа, сделайте следующее: В проводнике системы выделите документ и выберите пункт меню Состояние документа. Откроется окно 1. «Состояние электронного документа». 2. Выделите версию, которую хотите удалить, и выберите пункт меню Файл/Удалить. В результате версия будет удалена. Восстановить удаленную версию нельзя, поэтому удалять версии следует с осторожностью.

9 Порядок создания и удаления версий документа представлен в разделе «Управления электронными документами>работа с версиями электронных документов>порядок создания версий документов и Порядок удаления версий документов» Руководства пользователя Удаление документов При удалении документа из системы DIRECTUM удаляется вся информация о документе: карточка, все версии текста, история работы, ссылки на документ и т.д. Восстановить удаленный документ нельзя, поэтому удалять документы следует с осторожностью. Как правило, удалять стоит только ошибочно созданные документы. В остальных случаях рекомендуется использовать другие возможности системы. Например, если документ устарел, то вместо удаления можно сделать следующее: - пометить документ как устаревший; - удалить ссылки на документ из всех папок системы. В этом случае документ останется в системе DIRECTUM для истории и не будет мешать в повседневной работе. Порядок удаления документов представлен в разделе «Управления электронными документами>удаление документов>порядок удаления документа» Руководства пользователя Поиск документов В системе DIRECTUM предусмотрены различные возможности для оперативного поиска документов в электронном виде. Поиск может осуществляться по заданным реквизитам карточки, а также по содержимому документа с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа (полнотекстовый поиск). Для того чтобы выполнить какой-либо свободный поиск, сделайте следующее: Откройте карточку поиска. Для этого в проводнике системы в меню Поиск выберите один из следующих 1. пунктов: Общий поиск; Поиск документов; Поиск задач; Поиск заданий; Поиск папок. Для того чтобы открыть карточку поиска компонент, нажмите на комбинацию клавиш +. Откроется окно, в котором можно задать условия поиска. Например, при поиске задач откроется окно «Поиск задач»: 8

10 9 2. В этом окне задайте условия поиска. Для этого: у каждого реквизита, по которому надо задать условие, в поле Значение нажмите на кнопку. Откроется окно <Имя реквизита>. Например, для реквизита Текст окно задания условий выглядит следующим образом: задайте условие и нажмите на кнопку ОК. Закроется окно задания условий реквизита (см. раздел «Способы задания условий свободных поисков»). 3. В окне поиска нажмите на кнопку Поиск. В результате откроется окно со списком найденных объектов: При поиске по реквизитам Текст, Искать строку отображается колонка «Рейтинг». Значения в этой колонке показывают, насколько найденный объект удовлетворяет текущему условию поиска.

11 В системе имеется возможность осуществлять специализированный поиск электронных документов, используя: - предопределенные поиски (например, "Мои последние измененные документы"); - дополнительные поиски по часто используемым критериям; - возможность задания для любого документа связанных с ним по смыслу или логике документов и перехода от одного связанного документа к другому, включая его собственные связанные документы. Описание работ по поиску документов приведены в разделе «Общие положения работы с системой DIRECTUM>Поиск объектов» Руководства пользователя Электронная цифровая подпись Электронная цифровая подпись (ЭЦП) позволяет заменить традиционную подпись, гарантируя авторство и неизменность документа в электронном виде после его подписания. С помощью ЭЦП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись. Система DIRECTUM поддерживает два вида ЭЦП: визирующую и утверждающую. Визирующая подпись свидетельствует о том, что подписавший документ ознакомился с ним (завизировал его). Утверждающая подпись может быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках заданных полномочий и свидетельствует об окончательном утверждении документа. Подпись любого вида, поставленная на версии документа, защищает ее от изменений. Сертификаты ЭЦП выдает и регистрирует администратор системы Подписать документ ЭЦП, значит, поставить ЭЦП на одну из версий документа. Для того чтобы поставить ЭЦП на версию документа, сделайте следующее: Выделите документ в проводнике системы и выберите пункт меню Действия/Подписать. Откроется окно «Подписать электронный документ»: 2. Заполните следующие поля: *Версия версия документа, на которую надо поставить ЭЦП; *Сертификат сертификат, который следует использовать для формирования подписи; Шаблон примечания название автотекста, используемого в примечании к электронной цифровой подписи. Настройка автотекстов для примечаний к ЭЦП выполняется аналогично настройке автотекстов в текстах задач и заданий, подробнее см. раздел «Настройка и использование автотекстов»;

12 Примечание примечание к подписи, например, «Согласен» или «Ознакомлен». При использовании автотекстов поле заполняется автоматически; Утверждающая подпись признак подписания документа утверждающей ЭЦП. Флажок доступен для изменения, только если пользователь имеет право ставить утверждающую подпись; От лица замещаемого пользователя признак подписания документа электронной цифровой подписью от лица замещаемого пользователя. Флажок доступен для изменения, если для текущего пользователя настроено замещение; *Пользователь пользователь, от лица которого подписывается документ. Выбирается из справочника Пользователи. Поле доступно для редактирования, если установлен флажок От лица замещаемого пользователя; 3. Нажмите на кнопку ОК. 11 Описание работ по подписанию документов ЭЦП приведены в разделе «Управления электронными документами>подписание документов ЭЦП» Руководства пользователя Работа с задачами и заданиями В терминах системы DIRECTUM в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача, т.е. некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить. Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута. В процессе выполнения задачи на каждом этапе ее маршрута появляются задания или уведомления участникам процесса либо выполняется заданный сценарий. Основные понятия по работе с задачами и заданиями представлены в разделе «Управление деловыми процессами>работа с задачами и заданиями>основные понятия» Руководства пользователя. При «ручном» назначении исполнителей инициатор самостоятельно формирует список исполнителей из пользователей системы. Маршрутизация для выполнения задачи может быть параллельной, последовательной или сложной, когда можно задать последовательнопараллельный маршрут прохождения задачи. Для управления бизнес-процессами, подлежащими жесткой регламентации или часто повторяемыми, могут быть настроены типовые маршруты. Механизм типовых маршрутов является мощным инструментом для автоматизированного создания задач в соответствии с заданными бизнес-правилами любой сложности. С помощью типового маршрута автоматически задается список исполнителей (в т.ч. на основе ролей), могут заполняться любые поля задачи (например, текст или тема), считывается информация из вложений и связанных объектов (задач, подзадач, электронных документов, справочников). В системе DIRECTUM выделяется два вида типовых маршрутов свободные и жесткие, каждый из них формируется определенным набором блоков. Свободные типовые маршруты позволяют пользователю создавать задачи по определенному шаблону и могут использоваться, например, для часто повторяемых процессов (рассылка приказа по руководителям отделов, подготовка служебной записки и т.д.). Поля задачи, заполненные при выборе свободного типового маршрута, можно скорректировать вручную, изменив исполнителей, сроки, тему задачи и т.д. Жесткие типовые маршруты используются для строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права. Основой жестких типовых маршрутов

13 является описание логики деловых процессов, схема которых может динамически изменяться в зависимости от результатов выполнения предыдущих этапов маршрута. Для хранения задач и заданий выделены личные папки пользователя. Папка «Входящие» предназначена для заданий, которые приходят на исполнение пользователю. Папка «Исходящие» содержит задачи, которые создает пользователь. Внутри данных папок пользователь может создать собственные папки для того, чтобы упорядочить и проранжировать объем работ необходимых к исполнению. Также для структурирования задач и заданий могут использоваться сортировка и фильтрация по заданным реквизитам (Тема, Инициатор, Срок и т.д.) Создание задач В системе DIRECTUM предусмотрено два способа создания задач: без типового маршрута (вручную) и по типовому маршруту. При создании задачи без типового маршрута, маршрут и основные свойства задачи инициатор заполняет вручную. При создании задачи по типовому маршруту, маршрут и все или некоторые основные свойства задачи заполняются автоматически. В зависимости от настроек типового маршрута, инициатор может или не может изменять маршрут и свойства задачи после их автоматического заполнения. Типовые маршруты настраивает администратор системы. Создать задачу в системе DIRECTUM, значит, заполнить карточку и стартовать задачу на выполнение. Для того чтобы создать задачу без типового маршрута, сделайте следующее: 1. В проводнике системы перейдите в папку, в которую надо поместить ссылку на новую задачу. 2. Выберите пункт меню Файл/Создать/Создать задачу. Откроется карточка задачи. 12 В карточке задачи указываются маршрут и основные свойства задачи, такие как тема, текст, вложения и т.п. После старта задачи автоматически создаются задания исполнителям задачи. Порядок создания задач вручную и по типовому маршруту представлен в разделе «Управление деловыми процессами>создание задач» Руководства пользователя Приемка работ по задачам После того как исполнители выполнят задания по задаче, инициатору приходит заданиеконтроль. Ссылка на задание-контроль помещается в папку «Входящие» инициатора задачи. Получение задания-контроль свидетельствует о том, что исполнители выполнили свою работу. Инициатор задачи может согласиться или не согласиться с результатами работы. В зависимости от этого инициатор может принять задачу или отправить на доработку. Принятие задачи и отправка на доработку выполняются из карточки задания-контроль. Порядок приемки работ по задачам представлен в разделе «Управление деловыми процессами> Приемка работ по задачам» Руководства пользователя.

14 Просмотр состояния задач и заданий В системе DIRECTUM для просмотра состояния задач и заданий предусмотрены следующие возможности: - закладка «Состояние» в карточках задач и заданий; 13 - схема маршрута в карточках задач и заданий. Просмотр состояния задач и заданий описан в разделе «Управление деловыми процессами>просмотр состояния задач и заданий» Руководства пользователя Прекращение, возобновление и рестарт задач В случае если нет необходимости в выполнении задачи, инициатор в любой момент может прекратить работы по невыполненной задаче. Также инициатор может возобновить работы по прекращенной задаче или рестартовать работы по прекращенной или выполненной задаче. При возобновлении задачи, выполнение работ начинается с того места, где они были остановлены. При рестарте задачи выполнение работ начинается с начала. Порядок прекращения, возобновления и рестарта задачи представлен в разделе «Управление деловыми процессами>прекращение, возобновление и рестарт задач» Руководства пользователя Создание подзадач к задачам и заданиям В системе DIRECTUM предусмотрена возможность создавать подзадачи к задачам и заданиям. Подзадача это задача, созданная из другой задачи или задания. Задача или задание, из которых создана подзадача, называются ведущей задачей или заданием соответственно. Подзадачи удобно использовать в тех случаях, когда в рамках одной задачи или задания возникает потребность создать дополнительную задачу, например, если нужно выполнить следующие действия: - задать вопрос кому-то из сотрудников; - послать напоминание или дополнить задание кому-то из исполнителей; - переслать полученное задание другим исполнителям; - выполнить дополнительные работы с привлечением других сотрудников, не указанных ранее в качестве исполнителей. Порядок создания подзадач к задачам и заданиям представлен в разделе «Управление деловыми процессами>создание подзадач к задачам и заданиям>порядок создания подзадач» Руководства пользователя Настройка прав доступа к задачам и заданиям Для задач и заданий системы DIRECTUM выделяется два уровня прав: - права на изменение отдельных задач и заданий; - права на просмотр всех задач и заданий семейства.

15 Права на изменение задач и заданий определяются автоматически по характеру участия пользователя в задаче. Права на изменение задачи имеет инициатор задачи. Права на изменение задания имеет инициатор задачи и исполнитель задания. Настраивать права на изменение задач и заданий нельзя. Права на просмотр задач и заданий настраиваются в карточке главной задачи и действуют одновременно для всего семейства задач. Настройки прав доступа к задачам осуществляется по сценарию аналогичному настройке прав доступа к документам. Порядок настройки прав доступа к задачам представлен в разделе «Управление деловыми процессами>настройка прав доступа к задачам и заданиям>порядок настройки прав доступа к задаче» Руководства пользователя Удаление задач и заданий В системе DIRECTUM предусмотрена возможность удаления задач. Вместе с задачей удаляются все задания по задаче. Удалять задания отдельно от задачи нельзя. При удалении задач, из системы DIRECTUM удаляется вся информация о задачах и заданиях: карточки, история работы, ссылки и т.д. Восстановить удаленную задачу нельзя, поэтому удалять задачи следует с осторожностью. Для того чтобы удалить задачу, сделайте следующее: Выделите задачу в проводнике системы и выберите пункт меню Файл/Удалить папку/задачу. Откроется окно «Подтверждение» с текстом «Вы действительно хотите удалить задачу»: 2. Нажмите на кнопку Да. Порядок удаления задач и заданий представлен в разделе «Управление деловыми процессами>удаление задач и заданий>порядок удаления задачи» Руководства пользователя Канцелярия Для обеспечения «бумажного» документооборота и контроля исполнения поручений в системе DIRECTUM используются модуль «Канцелярия» Номенклатура дел Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Список дел хранится в справочнике Номенклатура дел. Справочник является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Перечень номенклатуры дел ведется в разрезе подразделений и мест регистрации. Заполняется ответственным делопроизводителем.

16 Создать номенклатуры дел можно двумя способами: вручную и с помощью сценария «Создать номенклатуру дел». Для того чтобы вручную создать дело, сделайте следующее: 1. Откройте справочник Номенклатура дел и создайте новую запись. 2. Заполните реквизиты на закладке «Основные реквизиты». 3. Сохраните запись. В результате будет создана новое дело. Созданное дело можно использовать при создании РКК. 15 С помощью сценария «Создать номенклатуру дел» осуществляется создание номенклатуры дел на следующий период (на следующий год) путем копирование дел за предыдущий период. Для того чтобы создать дела при помощи сценария, сделайте следующее: 1. Запустите сценарий Создать номенклатуру дел. Откроется окно запроса параметров: 2. Заполните поля следующим образом: *Дата начала копируемого периода, *Дата завершения копируемого периода период действия записей, которые следует скопировать; *Год создаваемого периода - год действия создаваемых записей; *Наша организация, Место регистрации, Подразделение записи из одноименных справочников, по которым будет ограничен список копируемых записей. 3. Нажмите на кнопку ОК. В результате начнется формирование номенклатуры дел на год, указанный в параметре *Год создаваемого периода. В процессе формирования будут скопированы все существующие дела, удовлетворяющие указанным параметрам. После завершения формирования, на экране появится сообщение: Если номенклатура дел на указанный *Год создаваемого периода уже существует, на экране появится сообщение: В этом окне можно выполнить одно из следующих действий: Переформировать все переформировать все существующие и создать новые дела на указанный год. После завершения формирования появится сообщение о количестве созданных дел:

17 16 Сформировать недостающие - создать недостающие дела, если список ранее созданных дел не полный. После нажатия будет выдано сообщение о количестве созданных дел. В случае если в системе на текущий год существуют все копии дел прошлого года, система выдаст сообщение: Посмотреть список - просмотреть список существующих дел. После нажатия кнопки откроется окно со списком уже существующих дел: После закрытия окна со списком дел вновь станет активным окно «Подтверждение». Описание работ с номенклатурой дел представлено в разделе «Канцелярия>Работа с номенклатурой дел» Руководства пользователя Регистрация документов Порядок регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в соответствии с Номенклатурой дел, поручений по документам и контроля их исполнения описан в соответствующих инструкциях по работе с документацией Справочники Описание основных понятий содержимого справочников представлено в разделе «Общие положения работы в системе DIRECTUM>Работа со справочниками>основные понятия» Руководства пользователя Действия с записями справочников С записями справочника возможны следующие действия: - Добавление. Внимание: во избежание дубликатов справочника, перед добавлением новой записи необходимо удостовериться, что запись отсутствует в справочнике.

18 17 - Изменение. Внимание: при внесении изменений в запись справочника, автоматически изменяются реквизиты всех объектов (справочники, типы карточек) ссылающихся на запись справочника, поэтому создание новых записей путем внесения изменений в устаревшие не рекомендуется. - Удаление. - Копирование. Описание действий с записями справочников представлено в разделе «Общие положения работы в системе DIRECTUM>Работа со справочниками>действия с записями справочников» Руководства пользователя Сервисные функции системы Управление пользователями Общие сведения о регистрации пользователей Доступ к системе DIRECTUM имеют только зарегистрированные пользователи. Пользователь считается зарегистрированным, если для него есть следующие записи: - запись в компоненте Пользователи; - запись в справочнике Пользователи; - регистрационная запись на SQL-сервере, по-другому, логин (Login); - учетная запись в БД, по-другому, пользователь БД (User); - запись в справочнике Работники. Администратор создает записи в компоненте Пользователи и в справочнике Работники. Остальные записи создаются автоматически: - запись в справочнике Пользователи создается автоматически при первом сохранении - записи в компоненте Пользователи; - регистрационная запись на SQL-сервере и учетная запись в БД создаются при генерации - пользователя в компоненте Пользователи. В записи компоненты Пользователи указываются основные характеристики пользователя: имя, статус, категория, способ аутентификации. Записи справочника Пользователи используются при назначении прав доступа и для установки сертификатов ЭЦП и шифрования. Регистрационная запись на SQL-сервере и учетная запись в БД используются при аутентификации пользователей в момент входа в систему. Записи справочника Работники используются при работе с модулями системы DIRECTUM. Способы аутентификации В системе DIRECTUM предусмотрено три способа аутентификации пользователей:

19 - аутентификация по паролю - рекомендуется для администраторов и разработчиков; 18 - аутентификация по перекодированному паролю - рекомендуется для пользователей при отсутствии домена в локальной сети предприятия; - Windows-аутентификация - рекомендуется для пользователей при наличии домена в локальной сети предприятия. При аутентификации по паролю и аутентификации по перекодированному паролю у пользователей при входе в систему DIRECTUM запрашивается пароль. Пользователи с аутентификацией по паролю могут работать с базой данных системы, минуя компоненты IS-Builder, например, через утилиту Microsoft SQL Server Management Studio. Их имя и пароль входа на SQL-сервер совпадает с именем и паролем входа в систему DIRECTUM. Пользователи с аутентификацией по перекодированному паролю не имеют доступа к данным из других приложений. Их пароль на SQL-сервере отличается от пароля входа в систему DIRECTUM. Пользователи с Windows-аутентификацией входят в систему DIRECTUM под именами пользователей операционной системы, без повторного ввода имени и пароля. Пользователи с Windows-аутентификацией получают доступ к данным базы данных через роль приложения «IS-Builder Application Role». Активация роли происходит при загрузке проводника системы. Статусы пользователей В системе DIRECTUM предусмотрено три статуса пользователей: - Администратор; - Разработчик; - Пользователь. Статус пользователя определяет состав доступных пользователю компонент и права доступа к папкам, документам, задачам, заданиям и уведомлениям. Пользователям со статусом «Администратор» доступны все компоненты без исключения, а также все папки и все незашифрованные документы, задачи, задания, уведомления. Пользователям со статусом «Разработчик» доступны все компоненты, исключая компоненты типа «Встроенное администрирование». Папки, документы, задачи, задания и уведомления доступны в пределах назначенных прав доступа. Пользователям со статусом «Пользователь» компоненты, папки, документы, задачи, задания и уведомления доступны в пределах назначенных прав доступа. Категории пользователей В системе DIRECTUM выделяется две категории пользователей: - обычный; - служебный. Всех пользователей, которые работают в системе DIRECTUM, следует относить к категории «Обычный». К категории «Служебный» следует относить тех пользователей, от

20 имени которых в автоматическом режиме запускаются сценарии, создаются задачинапоминания и выполняются другие автоматические операции. Пользователи с категорией «Служебный» не включаются в предопределенные группы и не отображаются в списках пользователей системы, которые используются при назначении прав на объекты системы Установка прав доступа к объектам при смене сотрудника Предоставление доступа к задачам, заданиям и документам при смене сотрудника осуществляется посредством создания записи в справочнике Замещение пользователей (п Ручная настройка замещения). Также возможна установка прав на документы с помощью сценария «Мастер настройки прав на электронные документы и папки» (п) Замещение пользователей Если сотрудник по каким-либо причинам длительное время отсутствует, например, находится в командировке или в отпуске, то его обязанности, обычно, выполняет другой сотрудник, т.е. замещающий. Для назначения прав замещающему сотруднику на объекты системы, что и у отсутствующего сотрудника, в системе DIRECTUM предусмотрен механизм замещения пользователей. В рамках этого механизма один пользователь может замещать другого пользователя в течение определенного времени. При этом замещающий пользователь на время замещения получает те же права на папки, документы, задачи и задания, что и у замещаемого пользователя. Для работы с замещениями предназначен справочник Замещение пользователей. Назначение (снятие) прав замещающему сотруднику осуществляет администратор. Типы замещений В системе DIRECTUM предусмотрено два типа замещений пользователя: - Полное; - Ассистент. От типа замещения зависит, будут в папках замещающего пользователя ссылки на папки замещаемого пользователя или нет. Если тип замещения «Полное», то в папки «Входящие» и «Исходящие» замещающего пользователя автоматически будут добавлены ссылки на папки «Входящие» и «Исходящие» замещаемого пользователя. Такой тип замещения удобно использовать в том случае, если один сотрудник временно исполняет все обязанности другого сотрудника. Если тип замещения «Ассистент», то в папках замещающего не будет ссылок на папки замещаемого пользователя. Такой тип замещения удобно использовать в том случае, если один сотрудник курирует другого сотрудника, но не выполняет его обязанности. Например, такой тип замещения рекомендуется использовать при бессрочном замещении пользователей их руководителями. Независимо от типа замещения у замещающего пользователя будут права замещаемого пользователя на все папки, документы и задачи, задания, уведомления. 19

21 Ручная настройка замещения Под ручной настройкой замещения подразумевается ручное создание записи в справочнике Замещение пользователей. Ручную настройку рекомендуется использовать при настройке замещений для отдельновзятых пользователей, например, для пользователей, находящихся в отпуске. Для того чтобы вручную настроить замещение, необходимо выполнить следующие действия: 1. открыть справочник Замещение пользователей; 2. создать новую запись и заполнить обязательные поля; 3. в случае если замещение настраивается на определенный срок, например, на время отпуска сотрудника, установить дату начала и дату окончания действия замещения в полях Дата начала и Дата окончания соответственно; 4. сохранить запись. В результате в указанный срок у замещающего пользователя появятся те же права на папки, документы и задачи, задания, уведомления, что и у замещаемого пользователя. Автоматическая настройка замещения Под автоматической настройкой замещения подразумевается настройка замещений с использованием сценария Создание замещений руководителем. Сценарий предназначен для массового создания замещений пользователей их руководителями. Для того чтобы автоматически настроить замещение, необходимо выполнить следующие действия: 1. убедиться, что в настройках системы включен механизм автоматического замещения. Для этого: a) запустить сценарий Установки модулей системы DIRECTUM; b) выбрать группу «Управление деловыми процессами и Эл. документами» и нажать на кнопку Установить; c) установить значение параметра Автоматическое замещение работников руководителем в значение «Да»; 2. убедиться, что в справочнике Работники заполнены поля Пользователь в сети и Подразделение; 3. убедиться, что в справочнике Подразделения заполнено поле Руководитель; 4. выполнить сценарий Создание замещений руководителем. В результате в справочнике Замещение пользователей будут созданы записи о замещении пользователей их руководителями. Замещения будут бессрочными, тип замещений будет «Ассистент». 20

22 Установка прав на документы с использованием сценария «Мастер настройки прав на электронные документы и папки» Для назначения прав на документы необходимо: 1. запустить сценарий «Мастер настройки прав на электронные документы и папки» расположенный в разделе «Компоненты>Общее администрирование» окна проводника. Откроется окно запроса параметров: 2. Заполнить поля следующим образом: Вариант изменения прав: выбрать «Назначение прав пользователю»; Изменять права на: выбрать «Документы»; Изменять права во вложенных папках: выбрать «Да»; Папка электронных документов папка, в которой располагаются документы, на которые необходимо назначить права. 3. Нажать на кнопку «Далее», откроется окно запроса дополнительных параметров: 4. Заполнить поля следующим образом: *Пользователь указать пользователя, которому необходимо назначить права; *Тип прав указать права на документы (просмотр, изменение, полные); *Способ назначения прав выбрать «Добавить если нет»;

23 *Изменять права только для действующих документов выбрать «Нет». 5. Нажать кнопку «Далее». Откроется окно информирования: Нажать кнопку «Далее». В результате начнется формирование прав на документы для пользователя указанного в параметре *Пользователь. После завершения формирования, на экране появится сообщение: Резервное копирование/восстановление системы Общие сведения о резервном копировании Обеспечение сохранности и безопасности данных осуществляется посредством автоматического создания резервных копий базы данных. Копии должны храниться на другом компьютере, который находится физически в другом месте (на случай пожаров, потопов, терактов, стихийных бедствий и др. чрезвычайных происшествий). Для уменьшения занимаемого места резервные копии базы данных можно сжимать обычными архиваторами, например, WinZip или WinRar. Плановое обслуживание базы данных системы DIRECTUM по расписанию осуществляется с использованием заданий SQL-сервера. Периодичность и порядок выполнения резервного копирования, а также непосредственное выполнение резервного копирования осуществляет администратор системы. Типы резервного копирования Существуют полное резервное копирование БД, разностное резервное копирование БД и резервное копирование журнала транзакций.

24 При полном резервном копировании в архиве сохраняются все элементы БД. При разностном копировании архивируются только элементы БД, изменившиеся с момента создания последней полной копии БД. Следует заметить, что последующие разностные копии также содержат все изменения относительно последней полной копии т.е. разностные копии не дополняют, а поглощают друг друга. Разностное резервное копирование рекомендуется для ускорения процесса архивирования и восстановления часто изменяемых БД; однако оно имеет смысл только при регулярном создании полной резервной копии БД. Вид операций, протоколируемых в журнале транзакций, признак очищения журнала транзакций зависит от установленной модели восстановления. В зависимости от этого при резервном копировании журнала транзакций сохраняются все или некоторые операции, осуществленные с БД. Модели восстановления БД В SQL Server для БД существует три модели восстановления: Full model, Bulk-Logged model, Simple model. Модель восстановления Full model позволяет восстановить БД до состояния, в котором она была на момент сбоя или на любой указанный момент времени. В этом режиме все операции записывается в журнал транзакций. Журнал транзакций автоматически не очищается. Этот режим обеспечивает максимальные возможности восстановления. В этом режиме необходимо регулярно очищать журнал транзакций путем его резервного копирования командой backup log. Поэтому при определении необходимого размера файлов журнала транзакций нужно учитывать и частоту резервного копирования. Восстановление базы до состояния на момент сбоя предполагает восстановление последней полной копии базы данных, восстановление последней разностной резервной копии и восстановление необходимого количества резервных копий журнала транзакций, созданных после создания последней разностной резервной копии, в той последовательности, в которой они были созданы. Модель восстановления Bulk-Logged model позволяет восстановить БД до состояния, в котором она была на момент сбоя или на любой указанный момент времени, если после последнего полного резервного копирования в базе данных не выполнялись следующие команды: - массовой вставки (команды BULK INSERT, SELECT INTO и т.д.); - вставка/изменение больших двоичных данных (text, image); - операции по созданию, перестроению и удалению индексов. В данном случае также необходимо регулярно и достаточно часто выполнять резервное копирование журнала транзакций, при этом он будет регулярно очищаться. Иначе, если выше перечисленные команды выполнялись, то данная модель позволяет восстановить БД только до момента, на который была сделана последняя резервная копия, т.к. такие операции не заносятся в журнал транзакций. Модель восстановления Simple model позволяет восстановить БД только до момента, на который была сделана последняя полная или разностная резервная копия. Также как в модели Bulk-Logged операции массовой вставки не заносятся в журнал транзакций, кроме того, в этом режиме журнал транзакций автоматически очищается, что позволяет не беспокоиться о потенциальной нехватке места в журнале транзакций. Также необходимо отметить, что режим «Simple» подразумевает более простое восстановление базы в случае сбоя восстанавливается последняя полная копия базы данных и последняя разностная резервная копия. Этот режим устанавливается по умолчанию у базы данных, при установке DIRECTUM. 23

СЭД «DIRECTUM» Инструкция пользователя по работе с ПРИКАЗАМИ по основной деятельности (подробная) 1 1. Общие положения 1.1. Инструкция пользователя по работе с приказами по основной деятельности разработана

Вход в систему. Краткая инструкция пользователя «DIRECTUM» РАНХиГС Работа в системе DIRECTUM начинается со входа в систему. После входа открывается проводник системы. Проводник системы является основным

КОГБУ «Центр стратегического развития информационных ресурсов и систем управления» ИНСТРУКЦИЯ по исполнению запроса на оказание государственных (муниципальных) услуг в СЭД DIRECTUM короткий маршрут 2015

Инструкция по работе исполнителя в АСЭД ДИРЕКТУМ Введение... 2 1. Исполнение поручений... 2 1.1. Ознакомление с поручением... 2 1.2. Исполнение поручения.... 3 1.3. Исполнение поручения ответственным исполнителем....

Инструкция по работе с исходящей корреспонденцией в АСЭД ДИРЕКТУМ Введение... 2 1. Создание исходящих писем... 2 1.1. Создание исходящего письма... 2 1.2. Создание исходящего письма из файла... 6 1.3.

Инструкция по работе с входящей корреспонденцией в АСЭД ДИРЕКТУМ Введение... 2 1. Регистрация входящей корреспонденции... 2 1.1. Создание новой РКК... 2 1.2. Печать штрих-кода и сканирование документов...

2011 Компания DIRECTUM Инструкция работы при регистрации внутреннего документа (140627 v1) Назначение Данная инструкция описывает порядок работы с внутренними документами (регистрация, рассмотрение, отправка

Работа с шаблонами типовых документов Руководство пользователя Cognitive Technologies Москва, 2015 2 АННОТАЦИЯ В настоящем документе приводятся сведения об использовании в программном комплексе «Е1 Евфрат»

Система DIRECTUM. Регистрация документа Система DIRECTUM построена на платформах Microsoft SQL Server и IS-Builder, хорошо себя зарекомендовавших в работе систем разного масштаба как в небольших организациях,

Тема вопросов: Модуль Канцелярия DIRECTUM Раздел темы вопросов: Канцелярия По какому принципу ограничивается список подразделений, которые можно выбрать при регистрации документа с помощью РКК? При регистрации

Система электронного документооборота и управления взаимодействием Версия 4.9.1 Материалы семинара «Введение в систему DIRECTUM» 2013, Компания DIRECTUM 2 СОДЕРЖАНИЕ Содержание... 3 Начало работы с системой...

СИСТЕМА ЗАЩИЩЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА «E-IJRO» РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО ИСПОЛНИТЕЛЯ Аннотация Настоящий документ представляет собой руководство пользователя

ТЕХНИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ПОРЯДКУ, СОГЛАСОВАНИЯ ПАКЕТА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ЗАКУПОК ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ В СЭД «ДИРЕКТУМ» Данная инструкция позволяет организовать процесс согласования

Инструкция работы при регистрации входящего документа Назначение Данная инструкция описывает порядок работы делопроизводителя с входящими документами (регистрация, рассмотрение, отправка на исполнение),

Руководство пользователя по дополнительным возможностям работы с корреспонденцией в системе документооборота Lotus Notes Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской

Proto 3. Система управления документооборотом РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ SOFTFIN САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 2007 СОДЕРЖАНИЕ Введение...4 Вход в систему...5 Элементы главного окна...6 Работа со стандартными объектами...7

Naumen DMS Инструкция по работе с процессом «Обработка исходящей документации» Copyright 2002-2011, NAUMEN. Все права защищены. Никакая часть этого документа не может быть воспроизведена или обработана

Методическое пособие для работы в подсистеме «ДЕЛО-Web» Иркутск 2017 Оглавление 1. Начало работы. Основное окно интерфейса Дело-Web... 3 2. Работа исполнителя в кабинете, исполнение поручений... 12 3.

Для клиентов юридических лиц Краткое руководство Содержание Регистрация клиента юридического лица...................... 2 Текущая работа...................................... 2 Интерфейс АРМ Клиент.............................

Система «ДЕЛО» Инструкция по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело-Web» для руководителей и исполнителей г. Махачкала, 2013 Оглавление 1. Запуск модуля системы «ДЕЛО»...

СЭД "DIRECTUM" для государственных органов Удмуртской Республики Инструкция по работе с письменными обращениями граждан Назначение Данная инструкция описывает порядок работы с письменными обращениями граждан

Подсистема автоматического импорта Руководство администратора Cognitive Technologies Москва, 2015 2 АННОТАЦИЯ В настоящем документе приводятся сведения о функциональных возможностях, назначении и условиях

Система электронного документооборота А р х и в а р и у с Руководство по установке Москва, 2008 2 АННОТАЦИЯ В настоящем документе приводится описание комплекта поставки программного продукта «ЕВФРАТ-Документооборот

СИСТЕМА ЗАЩИЩЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА «E-IJRO» РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО КАНЦЕЛЯРИИ Содержание 1. Общие положения 2. Ключи электронной цифровой подписи 3. Вход

Инструкция по тестированию системы электронного документооборота ЭСКАДО на демостенде. ОГЛАВЛЕНИЕ 1. Общие положения... 3 1.1 Назначение документа... 3 1.2 Используемые термины и сокращения.... 3 2. Главное

Система электронного документооборота Подсистема обмена документами Руководство пользователя Москва, 2008 ЕВФРАТ-Документооборот. Подсистема обмена документами 2 Содержание ВВЕДЕНИЕ... 3 i. Назначение

РАБОТА В СИСТЕМЕ «БАНК КЛИЕНТ ОНЛАЙН» для зарплатных клиентов Руководство пользователя Сентябрь, 2013 Содержание 1. Запуск программы 2. Работа в Системе 3. Создание, отправка, редактирование и импорт реестров

Департамент информационных технологий города Москвы Автоматизированная система сбора и обработки заявок на оказание услуг электросвязи для органов исполнительной власти города Москвы РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Terrasoft 3.X Руководство по лицензированию 1 Содержание 1. Регистрация пользователей... 2 1.1. Добавление пользователя вручную... 4 1.2. Добавление пользователя из домена... 5 1.3. Импорт пользователей

Подсистема автоматической обработки документов Руководство администратора Cognitive Technologies Москва, 2015 2 АННОТАЦИЯ В настоящем документе приводятся сведения о функциональных возможностях, назначении

LOGO Система документационного обеспечения управления (СДОУ ГУ-ВШЭ) Документ: Служебная записка Система документационного обеспечения управления (СДОУ ГУ-ВШЭ) Документ: Служебная записка Содержание презентации

2015 ФГИС ДО. Инструкция должностного лица по обработке жалоб ФЕДЕРАЛЬНАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОСУДЕБНОГО ОБЖАЛОВАНИЯ. ИНСТРУКЦИЯ ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА ПО ОБРАБОТКЕ ЖАЛОБ 1 Оглавление 1 Аннотация... 3

Быстрый старт ViPNet ЭДО Отчет для Абонента, сдающего отчетность в режиме собственной бухгалтерии с использованием СКЗИ Крипто Про CSP Листов 18 ИнфоТеКС Интернет Траст 2014 г. 2 Оглавление I. Введение...

Система электронного документооборота План вебинара по программе «Администрирование делопроизводства и документооборота в комплексе «Е1 ЕВФРАТ» Москва, 201 4 АННОТАЦИЯ В настоящем документе приводится

Инструкция по работе с модулем «Диадок» для программы 1С Версия 2.17.0 от 05.04.13 г. Содержание 1. Описание модуля... 3 1.1. Открытие модуля... 3 1.2. Главное окно модуля... 5 1.3. Карточка электронного

Страница 1 из 53 ОГЛАВЛЕНИЕ Введение... 4 Глава 1 Вход в систему «Диалог»... 5 1.1 Вход... 5 1.2 Выход... 6 1.3 Ссылка на смену пароля... 6 Глава 2. Процессы пользователя... 8 2.1 Создание документов....

На платформе Alfresco ECM User Guide Оглавление Введение... 3 Термины и определения.... 3 1. Главная страница - дашлеты и персонализация... 3 2. Сайты и журналы... 4 2.1 Создание сайта, типы сайтов...

2015 ФГИС ДО. Инструкция делопроизводителя органа исполнительной власти ФЕДЕРАЛЬНАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОСУДЕБНОГО ОБЖАЛОВАНИЯ. ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ Оглавление

ПТО. Инструкция по работе с входящими и исходящими письмами в ЕМСЭД для подведомственных учреждений Тюменской области Используемые сокращения ЕМСЭД единая межведомственная система электронного документооборота;

ЗАО «Биржа «Санкт-Петербург» 199026, Россия, Санкт-Петербург, В.О. 26-ая линия, д. 15, корп. 2 Электронная площадка ЗАО «Биржа «Санкт-Петербург» http://tender.spbex.ru/ для закупок ГУП «Петербургский метрополитен»

Сервис Электронный архив Руководство пользователя sberbank.ru Оглавление Общие сведения о сервисе... 3 Вход в сервис... 5 Основные функции... 7 Добавление документов в архив... 8 Добавление документов

Новые функциональные возможности СЭД версии 3.6.1 Оптимизация отправки документа по маршруту В новой версии оптимизирован процесс отправки документа по маршруту. Существенно увеличилась скорость отправки

Работа с бизнес-процессом «Согласование с ЭП» в системе «ИМЦ: Управление ВУЗом» Самара, 2014 Оглавление Предисловие... 3 Создание процесса согласования с ЭП... 3 Интерактивное заполнение полей бизнес-процесса...

Бастион-2 АРМ УРВ Про Версия 1.6.7 Руководство администратора Бастион-2 АРМ УРВ Про. Руководство администратора 2 Оглавление Общая информация... 3 1.1 Назначение документа... 3 1.2 Назначение и основные

Система «ДЕЛО» ИНСТРУКЦИЯ для регистрирующих и контролирующих документы в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» г. Махачкала, 2013 Оглавление 1. Запуск модуля системы «ДЕЛО»...

Инструкция по использованию программы «Штрих-М: Сервис обмена с ПЛЮС» ЗАО «Штрих-М» Москва 2018 Содержание ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ... 3 НАЧАЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ... 3 УСТАНОВКА ПРИЛОЖЕНИЯ «ШТРИХ-М: СЕРВИС ОБМЕНА С ПЛЮС»...

РУКОВОДСТВО АДМИНИСТРАТОРА. УПРАВЛЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ «ЭТЛАС» (версия 5.0) 2014 год ОГЛАВЛЕНИЕ ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ПОДСИСТЕМЕ... 3 ОСНОВНЫЕ

Инструкция по работе с Клиент-Банком версии Internet. Содержание: Об интерфейсе сайта подсистемы «Интернет-Клиент»...2 Платежное поручение...5 Шаблоны документов...10 Создание шаблона в процессе создания

Автоматизированная система межотраслевого электронного документооборота РЕГИСТР РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ (Действует с 2 апреля 2011 г.) Москва 2011 СОДЕРЖАНИЕ Руководство пользователя... i Описание работы

2 АННОТАЦИЯ Настоящий программный документ содержит инструкцию пользователя программного комплекса «Клиент-банк (WEB)» модуля «Клиент» (далее ПК) для работы с электронными документами. Инструкция включает:

Полтава 3.0 Руководство пользователя Инв. подл. Подпись и дата Взам. инв. Инв. дубл. Подпись и дата Аннотация Данный документ является руководством для пользователя программного обеспечения системы Полтава

Система «ДЕЛО» ИНСТРУКЦИЯ по работе с проектами исходящих документов и ответов Оглавление 1. Создание проекта инициативного документа... 3 1.1. Заполнение основных реквизитов карточки проекта документа...

Система электронного документооборота План обучения по программе «Администратор комплекса «Е1 ЕВФРАТ» Москва, 2014 АННОТАЦИЯ В настоящем документе приводится план обучения пользователей по программе «Администратор

Описание Программы ViPNet Деловая почта Программа ViPNet Деловая почта (или просто «Деловая почта») предназначена для организации электронного документооборота в защищенной сети ViPNet. С помощью «Деловой

ИНСТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ «Автоматизированная система управления инженерной поддержкой ремонтов» Версия 2.0 г. Москва 2015 г. 6538#01-КК_3-ИА 1 Оглавление «Инструкция пользователя АСУ ИПР» Обозначения и

РУКОВОДСТВО по установке и настройке программы Клиент-Банк СГБ версия 1.1.226.11 Оглавление 1. Общие сведения о программе... 3 1.1 Назначение и функциональные возможности программы... 3 1.2 Обеспечение

Подсистема сбора данных Инструкция по вводу паспортов имущественного комплекса Москва 2015 год СОДЕРЖАНИЕ 1 Общие сведения... 4 1.1 Назначение подсистемы... 4 1.2 Последовательность действий пользователя

Инструкция по порядку работы с Системой электронного документооборота «Витус-Клиент» ВХОД В СИСТЕМУ... 2 ОБЩИЕ ЭЛЕМЕНТЫ ИНТЕРФЕЙСА... 2 СТАТУСЫ ДОКУМЕНТА... 2 ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТОВ... 3 СПИСКИ... 3 Перемещение

Инструкция по подготовке и проведению совещаний ОГЛАВЛЕНИЕ 1. Подготовка повестки совещания... 2 1.1. Заполнение карточки совещания... 2 1.2. Создание повестки совещания... 4 2. Согласование повестки совещания...