Анализ данных в Excel с примерами отчетов скачать. Средства Excel для анализа данных и решения задач оптимизации

Юлия Перминова

Тренер Учебного центра Softline с 2008 года.

Базовый инструмент для работы с огромным количеством неструктурированных данных, из которых можно быстро сделать выводы и не возиться с фильтрацией и сортировкой вручную. Сводные таблицы можно создать с помощью нескольких действий и быстро настроить в зависимости от того, как именно вы хотите отобразить результаты.

Полезное дополнение. Вы также можете создавать сводные диаграммы на основе сводных таблиц, которые будут автоматически обновляться при их изменении. Это полезно, если вам, например, нужно регулярно создавать отчёты по одним и тем же параметрам.

Как работать

Исходные данные могут быть любыми: данные по продажам, отгрузкам, доставкам и так далее.

Откройте файл с таблицей, данные которой надо проанализировать.
Перейдите на вкладку «Вставка» → «Таблица» → «Сводная таблица» (для macOS на вкладке «Данные» в группе «Анализ»).
Должно появиться диалоговое окно «Создание сводной таблицы».
Настройте отображение данных, которые есть у вас в таблице.

Перед нами таблица с неструктурированными данными. Мы можем их систематизировать и настроить отображение тех данных, которые есть у нас в таблице. «Сумму заказов» отправляем в «Значения», а «Продавцов», «Дату продажи» - в «Строки». По данным разных продавцов за разные годы тут же посчитались суммы. При необходимости можно развернуть каждый год, квартал или месяц - получим более детальную информацию за конкретный период.

Набор опций будет зависеть от количества столбцов. Например, у нас пять столбцов. Их нужно просто правильно расположить и выбрать, что мы хотим показать. Скажем, сумму.

Можно её детализировать, например, по странам. Переносим «Страны».

Можно посмотреть результаты по продавцам. Меняем «Страну» на «Продавцов». По продавцам результаты будут такие.

Этот способ визуализации данных с географической привязкой позволяет анализировать данные, находить закономерности, имеющие региональное происхождение.

Полезное дополнение. Координаты нигде прописывать не нужно - достаточно лишь корректно указать географическое название в таблице.

Как работать

Откройте файл с таблицей, данные которой нужно визуализировать. Например, с информацией по разным городам и странам.
Подготовьте данные для отображения на карте: «Главная» → «Форматировать как таблицу».
Выделите диапазон данных для анализа.
На вкладке «Вставка» есть кнопка 3D-карта.

Точки на карте - это наши города. Но просто города нам не очень интересны - интересно увидеть информацию, привязанную к этим городам. Например, суммы, которые можно отобразить через высоту столбика. При наведении курсора на столбик показывается сумма.

Также достаточно информативной является круговая диаграмма по годам. Размер круга задаётся суммой.

3. Лист прогнозов

Зачастую в бизнес-процессах наблюдаются сезонные закономерности, которые необходимо учитывать при планировании. Лист прогноза - наиболее точный инструмент для прогнозирования в Excel, чем все функции, которые были до этого и есть сейчас. Его можно использовать для планирования деятельности коммерческих, финансовых, маркетинговых и других служб.

Полезное дополнение. Для расчёта прогноза потребуются данные за более ранние периоды. Точность прогнозирования зависит от количества данных по периодам - лучше не меньше, чем за год. Вам требуются одинаковые интервалы между точками данных (например, месяц или равное количество дней).

Как работать

Откройте таблицу с данными за период и соответствующими ему показателями, например, от года.
Выделите два ряда данных.
На вкладке «Данные» в группе нажмите кнопку «Лист прогноза».
В окне «Создание листа прогноза» выберите график или гистограмму для визуального представления прогноза.
Выберите дату окончания прогноза.

В примере ниже у нас есть данные за 2011, 2012 и 2013 годы. Важно указывать не числа, а именно временные периоды (то есть не 5 марта 2013 года, а март 2013-го).

Для прогноза на 2014 год вам потребуются два ряда данных: даты и соответствующие им значения показателей. Выделяем оба ряда данных.

На вкладке «Данные» в группе «Прогноз» нажимаем на «Лист прогноза». В появившемся окне «Создание листа прогноза» выбираем формат представления прогноза - график или гистограмму. В поле «Завершение прогноза» выбираем дату окончания, а затем нажимаем кнопку «Создать». Оранжевая линия - это и есть прогноз.

4. Быстрый анализ

Эта функциональность, пожалуй, первый шаг к тому, что можно назвать бизнес-анализом. Приятно, что эта функциональность реализована наиболее дружественным по отношению к пользователю способом: желаемый результат достигается буквально в несколько кликов. Ничего не нужно считать, не надо записывать никаких формул. Достаточно выделить нужный диапазон и выбрать, какой результат вы хотите получить.

Полезное дополнение. Мгновенно можно создавать различные типы диаграмм или спарклайны (микрографики прямо в ячейке).

Как работать

Откройте таблицу с данными для анализа.
Выделите нужный для анализа диапазон.
При выделении диапазона внизу всегда появляется кнопка «Быстрый анализ». Она сразу предлагает совершить с данными несколько возможных действий. Например, найти итоги. Мы можем узнать суммы, они проставляются внизу.

В быстром анализе также есть несколько вариантов форматирования. Посмотреть, какие значения больше, а какие меньше, можно в самих ячейках гистограммы.

Также можно проставить в ячейках разноцветные значки: зелёные - наибольшие значения, красные - наименьшие.

Надеемся, что эти приёмы помогут ускорить работу с анализом данных в Microsoft Excel и быстрее покорить вершины этого сложного, но такого полезного с точки зрения работы с цифрами приложения.

Программа Excel – это не просто табличный редактор, но ещё и мощный инструмент для различных математических и статистических вычислений. В приложении имеется огромное число функций, предназначенных для этих задач. Правда, не все эти возможности по умолчанию активированы. Именно к таким скрытым функциям относится набор инструментов «Анализ данных» . Давайте выясним, как его можно включить.

Чтобы воспользоваться возможностями, которые предоставляет функция «Анализ данных» , нужно активировать группу инструментов «Пакет анализа» , выполнив определенные действия в настройках Microsoft Excel. Алгоритм этих действий практически одинаков для версий программы 2010, 2013 и 2016 года, и имеет лишь незначительные отличия у версии 2007 года.

Активация

Перейдите во вкладку «Файл» . Если вы используете версию Microsoft Excel 2007, то вместо кнопки «Файл» нажмите значок Microsoft Office в верхнем левом углу окна.

Кликаем по одному из пунктов, представленных в левой части открывшегося окна – «Параметры» .

В открывшемся окне параметров Эксель переходим в подраздел «Надстройки» (предпоследний в списке в левой части экрана).

В этом подразделе нас будет интересовать нижняя часть окна. Там представлен параметр «Управление» . Если в выпадающей форме, относящейся к нему, стоит значение отличное от «Надстройки Excel» , то нужно изменить его на указанное. Если же установлен именно этот пункт, то просто кликаем на кнопку «Перейти…» справа от него.

Открывается небольшое окно доступных надстроек. Среди них нужно выбрать пункт «Пакет анализа» и поставить около него галочку. После этого, нажать на кнопку «OK» , расположенную в самом верху правой части окошка.

После выполнения этих действий указанная функция будет активирована, а её инструментарий доступен на ленте Excel.

Запуск функций группы «Анализ данных»

Теперь мы можем запустить любой из инструментов группы «Анализ данных» .

Работа в каждой функции имеет свой собственный алгоритм действий. Использование некоторых инструментов группы «Анализ данных» описаны в отдельных уроках.

Как видим, хотя блок инструментов «Пакет анализа» и не активирован по умолчанию, процесс его включения довольно прост. В то же время, без знания четкого алгоритма действий вряд ли у пользователя получится быстро активировать эту очень полезную статистическую функцию.

При выполнении сложных аналитических задач по статистике (к примеру, корреляционного и дисперсионного анализа, расчетов по алгоритму Фурье, создания прогностической модели) пользователи часто интересуются, как добавить анализ данных в Excel. Обозначенный пакет функций предоставляет разносторонний аналитический инструментарий, полезный в ряде профессиональных сфер. Но он не относится к инструментам, включенным в Эксель по умолчанию и отображающимся на ленте. Выясним, как включить анализ данных в Excel 2007, 2010, 2013.

Для Excel 2010, 2013

Рассмотрим анализ данных в Excel: как включить и чем будет отличаться процедура активации для других версий. В большинстве вариантов программы процедура выполняется одинаково. Поэтому последовательность действий, изложенная в разделе, подходит для большинства версий, в том числе для выпусков 2013 и 2016 годов.

Включение блока инструментов

Рассматриваемый пакет относится к категории надстроек, то есть сложных аналитических дополнений. Соответственно, для включения пакета переходим в меню надстроек. Эта процедура выполняется следующим образом:

зайдите во вкладку «Файл», расположенную в верхней части ленты интерфейса;
с левой стороны открывающегося меню найдите раздел «Параметры Эксель» и кликните по нему;
просмотрите левую часть окошка, откройте категорию надстроек (вторая снизу в списке), выберите соответствующий пункт;
в выпавшем диалоговом меню найдите пункт «Управление», кликните по нему мышью;
клик вызовет на экран диалоговое окно, выберите раздел надстроек, если выставлено значение, отличное от «Надстройки Excel», поменяйте его на обозначенное;
нажмите на экранную кнопку «Перейти» в разделе надстроек. В правой части выпадет список надстроек, которые устанавливает программа.

Активация

Рассмотрим, как активировать аналитические функции, предоставляемые надстройкой пакета:

В перечне надстроек, выпавшем после последовательного выполнения предыдущих операций, пользователю надлежит поставить знак птички напротив раздела «Пакет анализа».
Выбрав активацию пакета, необходимо нажать клавишу «Ок», расположенную в верхней правой части диалогового окна.
После нажатия кнопки пакет появляется на ленте функций. Для получения доступа к нему в интерфейсе программы выбирается вкладка «Данные». В правой части меню «Раздел анализа». Там пользователь найдет иконку опции «Анализ данных».

Запуск функций группы «Анализ данных»

Аналитический пакет оперирует большим набором инструментов, оптимизирующих решение статистических задач. Некоторые из числа:

операции с выборками;
построение гистограммы – разновидности столбчатой диаграммы, демонстрирующей разброс разных значений некоторого параметра в виде столбцов, площади которых соотносятся друг с другом так же, как удельные веса разных групп в рассмотренной выборе;
генерация случайных чисел;
порядковое и процентное ранжирование;
вариации регрессионного, дисперсионного, корреляционного, ковариационного анализа;
анализ по алгоритму Фурье;
экспоненциальное сглаживание – метод математических преобразований, преследующих цель выявления некоторого тренда или тенденции во временном ряду. Метод применяется для построения прогнозов.

Чтобы применить ту или иную опцию, действуют по нижеприведенному алгоритму:

Нажать на кнопку анализа на ленте.
Кликнуть по названию необходимой пользователю функции.
Нажать клавишу «Ок», находящуюся рядом с правым верхним углом окошка.
В диалоговом окне указать массивы данных, используемые для решения текущей задачи.

Функции, входящие в пакет, рассчитаны на использование чисел только с одного листа Эксель. Если нужные статистические значения помещены на нескольких листах, потребуется предварительно создать сводную таблицу, скопировав туда требуемые параметры.

Для Excel 2007

Алгоритм, как включить анализ данных в Excel 2007, отличается от остальных тем, что в самом начале (для выхода на параметры Excel) вместо кнопки «Файл» пользователь нажимает четырехцветный символ Microsoft Office. В остальном же последовательность операций идентична приведенной для других версий.

Microsoft Excel является одним из самых незаменимых программных продуктов. Эксель имеет столь широкие функциональные возможности , что без преувеличения находит применение абсолютно в любой сфере. Обладая навыками работы в этой программе, вы сможете легко решать очень широкий спектр задач. Microsoft Excel часто используется для проведения инженерного либо статистического анализа. В программе предусмотрена возможность установки специальной настройки, которая значительным образом поможет облегчить выполнение задачи и сэкономить время. В этой статье поговорим о том, как включить анализ данных в Excel, что он в себя включает и как им пользоваться. Давайте же начнём. Поехали!

Для начала работы нужно активировать дополнительный пакет анализа

Первое, с чего нужно начать - установить надстройку. Весь процесс рассмотрим на примере версии Microsoft Excel 2010. Делается это следующим образом. Перейдите на вкладку «Файл» и нажмите «Параметры», затем выберите раздел «Надстройки». Далее, отыщите «Надстройки Excel» и кликните по кнопке «Перейти». В открывшемся окне доступных надстроек отметьте пункт «Пакет анализа» и подтвердите выбор, нажав «ОК». В случае, если необходимого пункта нет в списке, вам придётся найти его вручную, воспользовавшись кнопкой «Обзор».

Так как вам ещё могут пригодиться функции Visual Basic, желательно также установить «Пакет анализа VBA». Делается это аналогичным образом, разница только в том, что вам придётся выбрать другую надстройку из списка. Если вы точно знаете, что Visual Basic вам не нужен, то можно ничего больше не загружать.

Процесс установки для версии Excel 2013 точно такой же. Для версии программы 2007, разница только в том, что вместо меню «Файл» необходимо нажать кнопку Microsoft Office, далее следуйте по пунктам, как описано для Эксель 2010. Также перед тем как начать загрузку, убедитесь, что на вашем компьютере установлена последняя версия NET Framework.

Теперь рассмотрим структуру установленного пакета. Он включает в себя несколько инструментов , которые вы можете применять в зависимости от стоящих перед вами задач. В списке, который представлен ниже, перечислены основные инструменты анализа, входящие в пакет:

Как вы можете убедиться, использование надстройки анализа данных в Microsoft Excel даёт значительно более широкие возможности работы в программе, облегчая для пользователя выполнение ряда задач. Пишите в комментариях была ли статья полезной для вас и, если у вас возникли вопросы, то обязательно задавайте их.

В этой статье речь пойдёт о том, как провести анализ данных с помощью сводной таблицы. Для тренировки Вы можете использовать таблицу, доступную по этой ссылке (простая таблица.xlsx).

Первое, что может понадобиться проанализировать с помощью сводной таблицы - это подвести промежуточные итоги. В нашем примере это может быть необходимость подсчитать объемы продаж по всем магазинам на каждую дату.

Для этого необходимо кликнуть на любом заголовке строки сводной таблицы (в нашем примере - это поля Дата, Точка продажи и Марка телефона ), и в открывшихся вкладках Работа со сводными таблицами перейти на вкладку Параметры . На ней необходимо нажать кнопку Параметры поля в группе Активное поле .

В открывшемся окне первой закладкой будет закладка .

Отсутствие такой закладки означает, что Вы не выбрали заголовок строки, то есть курсор установлен на ячейке с числовым значением.

На закладке Промежуточные итоги и фильтры Вы можете выбрать условие для выведения промежуточных итогов. Предлагаются следующие условия:

автоматически - подсчитывает сумму для каждого условия таблицы;
нет - промежуточные итоги не подсчитываются;
другие - позволяет самостоятельно выбрать действие для подведения промежуточных итогов.

Установив автоматическое подведение промежуточных итогов, мы получим следующую таблицу, которая содержит промежуточные итоги для каждого условия:

Если настройка промежуточных итогов с помощью команды Параметры поля , не даёт видимых результатов, проверьте настройки отображения промежуточных итогов с помощью команды Промежуточные итоги группы Макет вкладки Конструктор .

Допустим, нам необходимо вывести промежуточные итоги только для дат, скрыв промежуточные итоги для точек продаж. Для этого щелкните на любое поле таблицы с названием магазина и вызовите контекстное меню. В нём нужно убрать галочку с условия Промежуточный итог: точка продажи . Как мы видим, промежуточные итоги остались только для дат:

Часто бывает необходимо отсортировать данные сводной таблицы, для лучшего их восприятия. Для этого достаточно выбрать поле, по которому нужно провести сортировку, перейти на вкладку Общие , в группе Редактирование нажать на кнопку Сортировка и фильтр и установить нужные Вам условия сортировки.

Очень полезной функцией для анализа информации в сводной таблице является возможность группировки данных. Например, нам нужно сгруппировать наши продажи по неделям месяца. Для этого нужно выделить даты, которые входят в первую неделю (15.05-21.05):

Обратите внимание, что для удобства выделения мы свернули данные по отдельным магазинам, воспользовавшись кнопкой + в левой части ячейки с названием магазина.

Далее нужно выполнить команду Группировка по выделенному группы Группировать вкладки Параметры . В таблице появится новый столбец, в котором поле Группа1 будет объединять выбранные нами поля.

Останется только переименовать название группы путём простого редактирования ячейки:

Для отмены группировки достаточно воспользоваться командой Разгруппировать из этой же группы, предварительно выбрав поле, которое подлежит разгруппировке. Обратите внимание, что нельзя разгруппировать поле, которое мы включили в условие построения сводной таблицы - например поле Точка продажи или Дата .

Рассмотрим ещё один способ вывода данных, который поможет нам проанализировать информацию из нашей таблицы. Например, нам нужно узнать объемы выручки не в денежном выражении, а в виде процента от общего объема выручки за весь период продаж.

Для этого нужно выделить любую ячейку в столбце Выручка нашей сводной таблицы. После этого нужно выполнить команду Параметры поля в группе Активное поле вкладки Параметры .

В открывшемся диалоговом окне необходимо перейти на вкладку Дополнительные вычисления и из выпадающего меню выбрать пункт Доля от суммы по столбцу . После нажатия кнопки Ок, наша таблица будет иметь следующий вид:

Если данные в таблице будут выводиться не в виде процентов, проверьте настройки числового формата ячеек (это можно сделать сразу же в диалоговом окне Параметры поля , нажав на кнопку Числовой формат , или вызвав соответствующее окно из контекстного меню).