Ввод данных и выделение ячеек. Ввод длинной последовательности значений или последовательных рядов данных. Задания для самостоятельной работы

Типы данных

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст.

Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа.

Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

Любая формула начинается со знака (= ). Если в ячейку введена формула, то по умолчанию ячейка будет показывать результат расчета.

Ввод данных в ячейку

Данные набираются непосредственно в активной ячейке, при этом они отображаются в строке формул. Также данные могут набираться и в строке формул.

Ввод данных

Щелкните по ячейке.
Введите данные, например "Отчет за 2001 год".
Нажмите клавишу Enter .
Для отмены ввода нажмите Esc .

При вводе в строке формул щелкните кнопку Enter - √ для подтверждения, а для отмены ввода нажмите кнопку Отмена - × .

Нажатие клавиш перемещения курсора или щелчок по другой ячейке Сбудет всегда приводить к сохранению набранных данных в активной ячейке перед перемещением к следующей.

Текст, ширина которого слишком велика, чтобы вместиться в текущую ячейку, будет зрительно накладываться на соседние ячейки, хотя фактически он будет содержаться в одной ячейке. Excel ограничивает текст или формулы в ячейке длиной в 255 символов.

Числа, которые слишком велики, чтобы быть показанными внутри текущей ячейки, будут отображаться как последовательность символов # # # # . Чтобы показать числовое значение в ячейке, надо увеличить ширину столбца (см. раздел "Форматирование ячеек").

Удалить содержимое ячейки можно с помощью клавиши Delete .

Выделение ячеек

Множество операций, таких, как вставка строк или столбцов, удаление, копирование или перемещение ячеек, требует выделения одной или нескольких ячеек перед началом операции.

Область выделения может быть как отдельной ячейкой, так и занимать целую рабочую книгу. Активная ячейка всегда является частью выделенной области. Область выделения должна быть прямоугольной и может быть определена как:

одна или несколько ячеек;
один или несколько столбцов;
одна или несколько строк;
один или несколько рабочих листов.

Табл. 17 иллюстрирует некоторые из возможных комбинаций.

Таблица 17 . Обозначения областей таблицы.

1. Ввод данных в ячейки Excel

Данные всегда вводятся в активную ячейку, на которой находится черная рамка. При первом запуске программы Excel по умолчанию активна ячейка А1. Чтобы активировать другую ячейку, необходимо поместить на нее рамку выделения. Это можно сделать левым щелчком мыши или перемещением рамки к нужной ячейке с помощью клавиш управления курсором .

Выбрав ячейку, нужно набирать в ней текст, число или формулу.

Числовые значения могут содержать цифры от0 до9 , а также спецсимволы:+ – Е е ()., $% /

Для ввода числового значения в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую комбинацию цифр. Вводимые цифры отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода необходимо нажать клавишу Enter. После этого число будет записано в ячейку. По умолчанию после нажатия Enter активной становится ячейка, расположенная на строку ниже, но командой «Сервис» – «Параметры» можно на вкладке «Правка» установить необходимое направление перехода к следующей ячейке после ввода, либо вообще исключить переход. Если после ввода числа нажать какую-либо из клавиш перемещения по ячейкам (Tab, Shift+Tab…), то число будет зафиксировано в ячейке, а фокус ввода перейдет на соседнюю ячейку .

Особенности ввода числовых значений, использующих спецсимволы, следующие.

1. Если надо ввести отрицательное число, то перед числом необходимо поставить знак «–» (минус).

2. Символ Е или е используется для представления числа в экспоненциальном виде. Например, 5е3 означает 5*1000, т.е. 5000.

3. Числа, заключенные в скобки интерпретируются как отрицательные, даже если перед числом нет знака минуса. Т.е. (40) – для Excel означает -40.

4. При вводе больших чисел для удобства представления между группами разрядов можно вводить пробел (23 456,00). В этом случае в строке формул пробел отображаться не будет, а в самой ячейке число будет с пробелом.

5. Для ввода денежного формата используется знак доллара ($).

6. Для ввода процентного формата используется знак процента (%).

7. Для ввода даты и дробных значений используется знак косой черты (/). Если Excel может интерпретировать значение как дату, например 1/01, то в ячейке будет представлена дата – 1 января. Если надо представить подобное число как дробь, то надо перед дробью ввести ноль – 0 1/01. Дробью также будет представлено число, которое не может быть интерпретировано как дата, например 88/32 .

Иногда возникает необходимость ввода длинных чисел. При этом для его отображения в строке формул используется экспоненциальное представление не более чем с 15 значащими цифрами. Точность значения выбирается такой, чтобы число можно было отобразить в ячейке .

В этом случае значение в ячейке называетсявводимымилиотображаемымзначением.

Значение в строке формул называетсяхранимымзначением.

Количество вводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина недостаточна, то Excel либо округляет значение, либо выводит символы ###. В этом случае можно попробовать увеличить размер ячейки .

При вводе десятичных дробей нужно использовать запятую. Числа, содержащие точку, дефис или слэш Excel воспринимает как даты. Так, если вы наберать в ячейке 1.5, 1/5 или 1–5, система распознает эту запись как первое мая текущего года, трансформировав ее в 01.май. Полную дату (в формате число. месяц. год – 01.05.2007) можно увидеть в строке формул, выделив ячейку .

Если надо ввести дату, содержащую другой год, нужно наберать последовательно через точку, дефис или слэш число, месяц и год, например, 7.8.99, 25/6/0, или 12–12–4. В результате Excel поместит в ячейки даты 07.08.1999, 25.06.2000 и 12.12.2004. Двоеточие используется для ввода времени. Так, если вы набирать в ячейке 19:15, Excel распознает эту запись как время 19:15:00. Чтобы завершить ввод и переместиться к следующей нижней ячейке, нужно нажимать клавишу Enter или же использовать мышь или клавиши управления курсором для перехода к другим ячейкам.

, выполните щелчок и протащите границу вправо до тех пор, пока не отобразится весь текст. Для задания точной ширины столбца необходимо следить за значением на всплывающей подсказке при перетаскивании границы. Еще более простой способ задать нужную ширину – выполнить на границе заголовка столбца двойной щелчок .

. При этом высота строки, в которой находится ячейка, будет увеличена так, чтобы ее скрытое содержимое отобразилось полностью. Для переноса текста, по словам высоту ячейки можно менять и вручную протаскиванием за границу заголовка, как и в случае столбца .

Для ввода простых формул, содержащих только арифметические знаки (+, –, *, /), нужно выполнить следующие действия:

1. Выделить щелчком ячейку, в которую нужно поместить формулу.

2. Ввести знак равенства = (это нужно делать всегда при наборе формул).

3. Далее нужно ввести адреса ячеек, значения которых будут принимать участие в расчете. Чтобы сделать это, нужно выполнить щелчок на первой из них. При этом ячейка будет выделена бегущей рамкой, а ее адрес появится в ячейке ввода (рис. 1, слева).

4. После этого наберите с клавиатуры арифметический знак и щелчком выделить вторую ячейку для вставки ее адреса (рис. 4, справа) или же набирать адрес с клавиатуры, переключившись на английскую раскладку. Далее Нажать Enter для завершения ввода. В результате в ячейки отобразится результат вычисления.

5. Есть возможность комбинировать в одной формуле несколько арифметических операций. При необходимости можно использовать скобки, как и в случае стандартной записи математических выражений. Так, например, если нужно сложить значения двух ячеек, а затем результат поделить на число, находящееся в третьей ячейке, в виде формулы это будет выглядеть следующим образом: =(В2+С2)/D2. При вводе формулы адреса ячеек необходимо указывать щелчками или набирать вручную .

Рис. 1 – Ввод простейшей формулы

2. Редактирование данных в ячейке

Редактирование данных в ячейке проводится следующим образом. Чтобы удалить все содержимое ячейки, выделить ее щелчком и нажмите клавишу. Если нужно набрать в заполненной ячейке новые данные, предыдущие удалять необязательно. Просто выделить ее и начать ввод. Старые данные будут автоматически заменены .

Если ячейка содержит большой текстовый фрагмент или сложную формулу, то для внесения изменений удалять их полностью нерационально. Следует выполнить на ячейке двойной щелчок, установить щелчком курсор в нужное место для редактирования, внести необходимые изменения и нажать Enter.

Если нужно отказаться от редактирования ячейки, но редактирование уже началось, просто нажать клавишу Esc. При этом в ячейке будут восстановлены исходные данные. Для отмены уже совершенного действия используйте стандартное сочетание клавиш+Z или кнопку Отменить на Панели быстрого доступа .

При изменении значений в ячейках, на которые ссылается формула, результат вычислений в ячейке, содержащей формулу, будет автоматически пересчитан.

3. Автозавершение и автозаполнение ячеек

Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс. Если система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, что был введен ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее черным цветом (рис. 2). Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав, или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв) .

Рис. 2 – Автозавершение при вводе текста

Механизм автозаполнения удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется ввести какую-либо последовательность данных. Предположим, необходимо заполнить строку или столбец последовательностью чисел, каждое из которых больше (или меньше) предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, можно выполнить следующие действия :

1. Необходимо набрать в двух соседних ячейках первые два значения из ряда чисел, чтобы Excel мог определить их разность.

2. Выделить обе ячейки.

3. Навести указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки выделения. При этом он примет вид черного плюса.

4. Выполнить щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, протянуть рамку до появления на всплывающей подсказке возле указателя мыши конечного значения, которое будет помещено в последнюю ячейку ряда. Протаскивать рамку можно в любом направлении.

5. Отпустить кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился.

Функция автозаполнения очень полезна при копировании формулы в ряд ячеек. Благодаря функции автозаполнения ввести формулы в ячейки можно за несколько секунд. Нужно набрать только первую формулу, а затем протаскиванием рамки за нижний маркер скопировать ее на весь ряд .

В ячейках таблицы Excelмогут находиться текстовые, числовые и формульные виды данных.

Ввод чисел, текста, даты или времени суток

Укажите ячейку, в которую необходимо ввести данные.

Наберите данные и нажмите клавишу Enter или клавишу табуляции.

Чтобы ввести данные в строки в виде списка, заполните ячейку первого столбца, а затем нажмите клавишу табуляции для перемещения в следующую ячейку. После ввода данных в первую строку нажмите клавишу Enter , чтобы перейти на начало следующей. Если ячейка, расположенная в начале следующей строки не становится активной, выберите командуПараметры в менюСервис , а затем – вкладкуПравка . В группеПараметры установите флажокПереход к другой ячейке после ввода , а затем из спискаВ направлении выберитеВниз .

Ввод чисел

Символы, используемые в числах . В Excel числа могут включать только следующие символы:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - () , / $ % . E e

Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст.

Ввод дробей . Перед рациональной дробью следует вводить0 (нуль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты; например, вводите0 1/2

Ввод отрицательных чисел .Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (- ) или заключать его в круглые скобки ().

Выравнивание чисел .Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю. Чтобы изменить выравнивание, выделите ячейки, выберите командуЯчейки в менюФормат , а затем на вкладкеВыравнивание установите необходимые параметры.

Отображение чисел . Формат числа, назначаемый ячейке, определяет способ просмотра числа на листе. Если число вводится в ячейку, имеющую общий числовой формат, то может быть использован другой формат. Например, если вводится14,73 р ., то будет использован денежный формат. Чтобы изменить числовой формат, выделите ячейки, которые содержат числа, выберите командуЯчейки в менюФормат , а затем на вкладкеЧисло выберите необходимый формат.

Общий числовой формат . В ячейках, имеющих общий числовой формат, отображаются целые числа (789), десятичные дроби (7,89) или числа, представленные в экспоненциальной форме (7,89E+08), если число длиннее ширины ячейки. Используя общий формат, можно просматривать до 11 разрядов, включая десятичные запятые и такие символы, как «E» и «+». Чтобы использовать числа с большим количеством разрядов, используйте встроенный экспоненциальный числовой формат или пользовательский формат.

Ввод чисел как текста .Число хранится в числовом формате, даже если была использована командаЯчейки , чтобы назначить текстовый формат ячейкам, содержащим числа. Для интерпретации чисел, например инвентаризационных номеров, как текста, необходимо назначить текстовый формат незаполненным ячейкам. Только после этого следует вводить числа. Если числа уже введены, то назначьте ячейкам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимайте клавишуF2 , а затем – клавишуEnter , чтобы ввести заново данные.

Ввод чисел с заданным количеством десятичных разрядов или конечных нулей. Используйте данную операцию при вводе чисел с фиксированным количеством десятичных разрядов или больших целых чисел с фиксированным количеством конечных нулей.

Выберите команду Параметры в менюСервис , а затем – вкладкуПравка .

Установите флажок Фиксированный десятичный формат при вводе десятичных разрядов .

Введите необходимое количество десятичных разрядов, которые должны располагаться справа от десятичной точки, в поле десятичных разрядов .

Чтобы автоматически добавлять нули при вводе больших целых чисел, укажите отрицательное число, обозначающее количество нулей. Например, для автоматического ввода 283000 при наборе 283 введите -3 в поледесятичных разрядов .

При вводе чисел в указанное место вставляется десятичная точка или добавляется определенное количество нулей. Изменение параметра не оказывает влияния на введенные до этого данные.

После того как будет закончен ввод чисел с десятичными разрядами или конечными нулями, снимите флажок Фиксированный десятичный формат при вводе .

Чтобы параметр Фиксированный десятичный формат при вводе при наборе числа не использовался, введите десятичную точку.

Ввод текста

В Excel текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, например, приведенные ниже записи интерпретируются как текст: 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675, студент, ОНЮА.

Чтобы просмотреть весь текст, занимающий в ячейке несколько строк, установите флажок Переносить по словам на вкладкеВыравнивание .

Чтобы начать в ячейке новую строку, нажмите клавиши Alt+Enter .

Ввод дат и времени суток

В Excel даты и время суток интерпретируются как числа. Внешнее представление времени или даты на листе зависит от числового формата, назначенного ячейке. При вводе значений даты или времени происходит их автоматическое распознавание и общий формат ячейки заменяется на встроенный формат даты или времени. По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю. Если не происходит автоматического распознавания формата даты или времени, то введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю.

Использование 4-значного года . При вводе дат, например 01 Декабря, Excel сопоставляет сначала день, а потом год. Например, 01 Декабря вводится как 1 декабря текущего года, а не декабрь 2001 года.

Ввод одновременно и дат и времени суток . Для ввода и даты и времени суток в одну ячейку разделите их пробелом.

12- и 24-часовой формат . Чтобы ввести время с использованием 12-часового формата, введите после значения времени отделенные пробелом буквыAM илиPM (A илиP ). В противном случае время будет интерпретировано с использованием 24-часового формата. Например, при вводе значения3:00 вместо3:00 PM время будет храниться в ячейке в виде3:00 AM .

Просмотр даты и времени суток в числовом формате .Независимо от формата, используемого для представления даты или времени, в Excel все даты сохраняются как целые числа, а время сохраняется в виде десятичной дроби. Чтобы показать дату в виде числа или время в виде дроби, выделите ячейки, содержащие дату или время, выберите командуЯчейки в менюФормат , а затем на вкладкеЧисло из спискаЧисловые форматы выберите элементОбщий .

Ввод одного и того же значения в несколько ячеек одновременно

Выделите ячейки, в которые необходимо ввести данные.

Выделенные ячейки могут быть как смежными, так и несмежными.

Введите данные и нажмите клавиши Ctrl+Enter .

Изменение содержимого ячейки

Дважды щелкните ячейку, содержимое которой необходимо изменить.

Измените содержимое ячейки.

Для сохранения изменений нажмите клавишу Enter .

Для отмены изменений нажмите клавишу Esc .

Чтобы включить или выключить редактирование непосредственно в ячейке, выберите команду Параметры в менюСервис , выберите закладкуПравка и затем установите или сбросьте флажокПравка прямо в ячейке .

Чтобы быстро добавить в конец содержимого ячейки, выделите ее и нажмите клавишу F2 .

Ввод и изменение одного и того же значения на нескольких листах

Если выделено несколько листов, то вносимые в активный лист изменения отображаются в соответствующих ячейках всех остальных выбранных листов. Данные в других листах могут быть заменены.

Выберите листы, на которые необходимо ввести данные.

Укажите ячейку или выделите диапазон ячеек, в которые необходимо ввести данные.

Введите или измените данные в первой выделенной ячейке.

Нажмите клавишу Enter или клавишу табуляции.

Данные будут автоматически введены во все выделенные листы.

Чтобы отменить выделение нескольких листов книги, укажите любой невыделенный лист.

Если на экране видны только выделенные листы, наведите указатель на выделенный лист и нажмите правую кнопку мыши. Затем выберите команду Разгруппировать листы в контекстном меню.

Если данные были введены на одном листе, то их можно быстро скопировать в соответствующие ячейки других листов. Выберите лист, содержащий введенные данные, и листы, на которые их необходимо скопировать. Выделите ячейки, содержащие копируемые данные. Выберите команду Заполнить в меню Правка , а затем – команду По листам .

Копирование данных внутри строки или столбца

Выделите ячейки, содержащие данные, которые необходимо скопировать.

Протяните маркер заполнения по заполняемым ячейкам.

Все существовавшие ранее значения или формулы, а также форматы в заполняемых ячейках будут замещены.

Маркер заполнения – это небольшой черный прямоугольник в углу выделенного диапазона (рис. 22.10). Чтобы скопировать содержимое выделенного диапазона в соседние ячейки или заполнить их подобными данными, нажмите левую кнопку мыши и перемещайте мышь в нужном направлении.

Чтобы вывести на экран контекстное меню с параметрами заполнения, перетягивайте маркер заполнения, нажав и удерживая правую кнопку мыши.

Перетягивание маркера заполнения влево или вверх от выделения и остановка в пределах выделенного диапазона (до пересечения левой или верхней границы листа) приведет к стиранию выделенных данных, но с сохранением формата.

Очистка ячейки

Выделите ячейки, строки или столбцы, которые следует очистить.

В меню Правка выберите командуОчистить , а затем –Все ,Содержимое ,Форматы илиПримечания .

При нажатии клавиш Delete иBackSpace Microsoft Excel удаляет содержимое ячейки, оставляя без изменения ее формат и примечания.

При очистке ячейки можно раздельно удалить ее содержимое, форматы, примечания или все сразу. Значение очищенной ячейки равно нулю.

Заполнение смежных ячеек

Чтобы заполнить несколько ячеек прогрессией, следует либо перетянуть маркер заполнения выделенного диапазона ячеек (рис. 22.11), либо воспользоваться командойПрогрессия (выберите пункт Заполнить в меню Правка , затем щелкните пункт Прогрессия ).

Копирование данных в строке или столбце

При перетягивании маркера заполнения ячейки содержимое этой ячейки копируется в ячейки вдоль стоки либо вдоль столбца.

Заполнение прогрессии числами, датами либо другими элементами

Если в выделенном диапазоне содержатся числа, даты или время в виде прогрессии, то есть возможность продолжить прогрессию. В таблице 22.2 ниже приведены примеры продолжения прогрессии по ее начальным элементам. Элементы, разделенные запятыми, находятся в соседних ячейках.

Таблица 22.2.

Начальное значение	Продолжение ряда

	10:00, 11:00, 12:00
	вт, ср, чт
Понедельник	вторник, среда, четверг
	Фев, мар, апр
	июл, окт, янв


	2001, 2002, 2003

кв. 3 (или квартал 3)	кв. 4, кв. 1, кв. 2...
товар 1, заказ	товар 2, заказ, товар 3, заказ...
текст 1, текст A	текст 2, текст A, текст 3, текст A...
1-й период	2-й период, 3-й период...
	товар 2, товар 3...

Если выделенный диапазон содержит числа, то можно создать арифметическую или геометрическую прогрессию.

Создание арифметической и геометрической прогрессии с помощью команды «Прогрессия»

КомандаПрогрессия удаляет из ячеек прежние данные, заменяя их новыми. Если необходимо сохранить прежние данные, скопируйте их в другую строку или другой столбец, а затем приступайте к созданию прогрессии.

Выделите ячейку, в которой находится первое значение создаваемой прогрессии.

В меню Правка выберите пунктЗаполнить , затем щелкните пунктПрогрессия (рис. 22.12).

Варианты действий:

Если необходимо заполнить прогрессией часть столбца, установите флажок по столбцам .

Если необходимо заполнить прогрессией часть строки, установите флажок по строкам .

В поле Шаг введите значение шага прогрессии.

В арифметической прогрессии шаг – это число, добавляемое к каждому следующему члену прогрессии.

В геометрической прогрессии шаг – это число, на которое умножается каждый следующий член прогрессии.

В разделе Тип выберите тип прогрессии –арифметическая илигеометрическая .

В поле Предельное значение введите число, которое определит значение последнего члена прогрессии (он не превысит предельного значения).

Если в ячейках уже содержатся первые члены прогрессии и требуется, чтобы Microsoft Excel создал прогрессию автоматически, установите флажок Автоматическое определение шага .

Существует два типа данных, которые можно вводить в ячейки листа Excel - константы и формулы .

Константы в свою очередь подразделяются на: числовые значения, текстовые значения, значения даты и времени, логические значения и ошибочные значения.

Числовые значения

Числовые значения могут содержать цифры от 0 до 9, а также спецсимволы: + - Е е () . , $ % /

Для ввода числового значения в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую комбинацию цифр. Вводимые цифры отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода необходимо нажать клавишу Enter. После этого число будет записано в ячейку. По умолчанию после нажатия Enter активной становится ячейка, расположенная на строку ниже, но командой Сервис - Параметры можно на вкладке Правка установить необходимое направление перехода к следующей ячейке после ввода, либо вообще исключить переход.

Текстовые значения

Ввод текста полностью аналогичен вводу числовых значений. Вводить можно практически любые символы. Если длина текста превышает ширину ячейки, то текст накладывается на соседнюю ячейку, хотя фактически он находится в одной ячейке. Если в соседней ячейке тоже присутствует текст, то он перекрывает текст в соседней ячейке.

Для настройки ширины ячейки по самому длинному тексту, надо щелкнуть на границе столбца в его заголовке. Так если щелкнуть на линии между заголовками столбцов А и В, то ширина ячейки будет автоматически настроена по самому длинному значению в этом столбце.

Если возникает необходимость ввода числа как текстового значения, то перед числом надо поставить знак апострофа, либо заключить число в кавычки - "123 или "123".

Различить какое значение (числовое или текстовое) введено в ячейку можно по признаку выравнивания. По умолчанию текст выравнивается по левому краю, в то время как числа - по правому.

Изменение значений в ячейке

Для изменения значений в ячейке до фиксации ввода надо пользоваться, как и в любом текстовом редакторе, клавишами Del и Backspace. Если надо изменить уже зафиксированную ячейку, то надо дважды щелкнуть на нужной ячейке, при этом в ячейке появится курсор. После этого можно производить редактирование данных в ячейке. В случае ошибочного редактирования ситуацию можно "отмотать" назад при помощи кнопки Отменить (Ctrl+Z).

Скрытие ячеек и листов

Чтобы включить режим скрытия формул необходимо: выделить нужные ячейки; выбрать Формат – Ячейки (Ctrl+1); на вкладке Защита установить флажок Скрыть формулы; выбрать Сервис - Защита - Защитить лист; в окне диалога Защитить лист установить флажок Содержимого.

После этого при активизации ячеек, содержащих скрытые формулы, эти формулы не выводятся в строке формул, хотя результаты вычислений видны.

При желании можно скрыть весь лист. При этом все данные листа сохраняются, но они не доступны для просмотра.

Чтобы скрыть лист книги надо щелкнуть на ярлычке листа и выбрать команду Формат – Лист - Скрыть. После скрытия листа в подменю Лист появится команда Отобразить, с помощью которой можно сделать лист опять видимым.

1. Ввод данных в ячейки Excel

Выбрав ячейку, нужно набирать в ней текст, число или формулу.

Числовые значения могут содержать цифры от0 до9 , а также спецсимволы:+ – Е е ()., $% /

Особенности ввода числовых значений, использующих спецсимволы, следующие.

1. Если надо ввести отрицательное число, то перед числом необходимо поставить знак «–» (минус).

5. Для ввода денежного формата используется знак доллара ($).

6. Для ввода процентного формата используется знак процента (%).

В этом случае значение в ячейке называетсявводимымилиотображаемымзначением.

Значение в строке формул называетсяхранимымзначением.

Если ширина вводимого текста превышает ширину ячейки, он будет накладываться на пустые ячейки справа, но не заполнять их. Если же в ячейках, находящихся справа, имеются данные, то набираемый текст не будет перекрываться с ними. При удалении с ячейки рамки выделения текст будет «обрезан» по ширине, но увидеть его полностью можно в строке формул, выполнив на ячейке щелчок. Однако существует простой способ избавиться от наложения, изменив ширину столбца с «неблагополучной» ячейкой. Для этого нужно навести указатель мыши на правую границу заголовка столбца и, когда он примет вид, выполните щелчок и протащите границу вправо до тех пор, пока не отобразится весь текст. Для задания точной ширины столбца необходимо следить за значением на всплывающей подсказке при перетаскивании границы. Еще более простой способ задать нужную ширину – выполнить на границе заголовка столбца двойной щелчок .

Визуализировать текст, не умещающийся по ширине ячейки, можно и другим способом – переносом по словам за счет увеличения высоты строки. Для этого нужно выделить щелчком проблемную ячейку и на вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопку Перенос текста. При этом высота строки, в которой находится ячейка, будет увеличена так, чтобы ее скрытое содержимое отобразилось полностью. Для переноса текста, по словам высоту ячейки можно менять и вручную протаскиванием за границу заголовка, как и в случае столбца .

1. Выделить щелчком ячейку, в которую нужно поместить формулу.

2. Ввести знак равенства = (это нужно делать всегда при наборе формул).