Технологии разработки и управления базами данных. Пособие Сохор И.Л Технология создания таблиц

При создании электронных таблиц средствами табличного процессора пользователь производит ряд действий, характерных для этого вида работы. Эти действия составляют технологию создания электронной таблицы:

1. Проектирование и разработка форм выходных документов (на бумаге), а также алгоритмов получения расчетных данных.

2. Разработка электронной таблицы, т.е. создание заголовка, шапки, внесение формул в расчетные колонки.

3. Ввод данных и получение расчетных значений.

4. Сохранение таблицы на внешнем носителе.

5. Вывод таблицы на печать.

Технологию разработки электронной таблицы рассмотрим на примере создания таблиц 5.1 и 5.2.

Таблица 5.1.

Учет движения материалов на складах
№ склада	Код материала	Количество, шт
		Остаток на начало месяца	Приход	Расход	Остаток на конец месяца
ИТОГО

Таблица 5.2.

Оптовые и розничные цены материалов
Код материала	Единица измерения	Цена оптовая	Цена розничная

5.3.1. Ввод данных и их редактирование

После запуска Excel указатель ячейки, как правило, находится в ячейке А1 рабочего листа с именем Лист1 . Данная ячейка является активной, в которую пользователь может вводить данные. В ячейки листа можно вводить два типа данных: константы и формулы . Константы разделяются на три основные категории: числовые значения, текстовые значения и значения дат и времени . Числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы: + - Е () . , % / . Текстовое значение может содержать практически любые символы.

Ввод константы

Константы в активную ячейку вводятся с клавиатуры. По мере ввода символов, они отображаются в строке формул и в активной ячейке. Мигающая вертикальная черта, которая появляется в строке формул и в активной ячейке, называется точкой вставки.

Зафиксировать ввод данных в ячейку можно следующими способами:

1) нажатием клавиши , после чего курсор переместится в следующую ячейку. Направление перехода к другой ячейке после ввода можно задать на вкладке Правка диалогового окна Параметры, открыв его по команде Сервис Параметры ;

2) с помощью клавиш управления курсором [¬], [­], [®], [¯] клавиатуры;

3) щелком левой клавишей мыши на другой ячейке рабочего листа.

 Если длина вводимого текста превышает ширину ячейки, то он будет выступать за правый край ячейки, как показано на рис. 5.2, и располагаться поверх соседней ячейки, пока последняя свободна. Но текст при этом хранится в одной ячейке (в данном примере – в ячейке А1).

 Чтобы отобразить длинный текст в одной ячейке можно увеличить ширину столбца, в котором находится эта ячейка. Для этого можно воспользоваться одним из способов: выделить ячейку и выполнить команду Формат Столбец Автоподбор ширины (рис. 5.3). То же сделает двойной щелчок мыши на правой границе заголовка столбца; или вручную , переместив мышью правую границу заголовка столбца, когда курсор приобрел вид двунаправленной стрелки.

Примечание . Для изменения высоты строк можно воспользоваться командойФормат Строка Автоподбор высоты или увеличить высоту строки вручную, аналогично изменению ширины столбца.

 разместить текст в несколько строк . Для этого нужно выделить ячейку, выполнить команду Формат Ячейки вкладка Выравнивание флажок Переносить по словам , затем нажать [ОК]. На рис.5.4. показано, как будет выглядеть ячейка после такого преобразования. Также на вкладке Выравнивание окна Формат ячеек можно из открывающихся списков выбрать способ выравнивания содержимого ячеек по горизонтали и по вертикали и ориентацию текста в ячейке.

Управление отображением текстовых значений в ячейках

 Значения, которые хранятся в ячейках и появляются в строке формул, называются хранимыми значениями. Если в ячейку вводится длинное числовое значение, то Excel использует экспоненциальное представление числа. При этом точность значения выбирается такой, чтобы число можно было отобразить в ячейке. Например, если ввести в ячейку стандартной ширины число 1238567890123 , то оно отобразится в виде 1,24Е+12 .

 Значения, которые появляются в ячейке в соответствии с формулами, называются выводимыми или отображаемыми значениями. Количество выводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина столбца недостаточна, то Excel отображает строку символов # . В этом случае надо просто увеличить ширину столбца.

Редактирование данных

 Для удаления содержимого одной или нескольких ячеек необходимо выделить ячейку (или блок ячеек) и выполнить команду Правка Очистить Содержимое или нажать на клавиатуре.

 Для исправления ошибок , можно выделить ячейку, нажать клавишу F2 и корректировать отдельные символы, перемещая точку вставки.

Рассмотрим порядок создания и сохранения табл. 5.1 (исходные данные пока вводить не будем).

1. Загрузите Excel командой Пуск Программы Microsoft Excel .

2. Переименуйте Лист1 . Для этого выполните команду Формат Лист Переименовать и измените имя листа Лист1 на Товары .

3. Введите заголовок таблицы Учет движения материалов на складах в ячейку с адресом А1 . Для расположения заголовка по центру таблицы (рис. 5.5) выделите диапазон ячеек А1:F1 (т.к. таблица будет содержать 6 столбцов от А до F ) и выполните команду Формат Ячейки вкладка Выравнивание . В поле по горизонтали выберите из списка – по центру выделения ,в поле по вертикали – по центру инажмите [ОК].

4. Введите названия столбцов таблицы. Для этого:

 Объедините ячейки А2 и А3, для чего выделите их, и выполните команду Формат Ячейки вкладка Выравнивание, установите флажки объединение ячеек и переносить по словам . В списках по вертикали и по горизонтали установите выравнивание для заголовка первого столбца таблицы – по центру . Нажмите [ОК]. Затем в объединенные ячейки введите название № склада .

 Аналогичные действия выполните для ввода названия второго столбца таблицы – Код материала , объединив ячейки В2 и В3 .

 Введите в ячейку С2 заголовок Количество, шт. и расположите его по центру четырех столбцов. Для этого выделите диапазон С2: F 2 и выполните команду Формат Ячейки вкладка Выравнивание , установите в поле по горизонтали – по центру выделения , в поле по вертикали – по центру .

Примечание . КомандаФормат Ячейки вкладкаВыравнивание , установка в полеВыравнивание по горизонтали вариантапо центру выделения может быть заменена использованием кнопки [Объединить и поместить в центре]

 В ячейки С3, D3, Е3, F3 введите соответствующие названия столбцов. Для ячеекC3 иF3 выполните командуФормат Ячейки вкладкаВыравнивание , установите по горизонтали и по вертикали –по центру , а также флажокпереносить по словам , чтобы текст распределился внутри выделенного диапазона в несколько строк.

6. В ячейку А9 введите – ИТОГО .

7. Выполните шрифтовое оформление ячеек для заголовка и «шапки» таблицы. Выделите ячейки А1: F 3 и выполните Формат Ячейки вкладка Шрифт . Выберите в поле Шрифт – Arial , Начертание – курсив , Размер шрифта – 12 пт. Для ячеек А4: F 9 выберите Шрифт Arial , Начертание – обычный , Размер шрифта – 12 пт.

8. Для задания обрамления таблицы выделите диапазон ячеек А2: F 9 и выполните команду Формат Ячейки вкладка Граница . Выберите из списков тип и цвет линии, для указания расположения границ выполните щелчок на кнопках [Внешние] и [Внутренние] и нажмите [ОК].

9. Активизируйте Лист2 , переименуйте его на Цены и создайте табл.5.2. Вид спроектированной таблицы представлен на рис. 5.6. Обратите внимание, что шапка таблицы размещена в одной строке.

Лекции по дисциплине Базы данных от 20.02.2014, 27.02.2014, 06.03.2014

Тема: ТЕХНОЛОГИИ РАЗРАБОТКИ БАЗ ДАННЫХ СРЕДСТВАМИ MICROSOFT ACCESS

1. РАЗРАБОТКА ТАБЛИЦ И ЗАПРОСОВ

1.1. Технология разработки таблиц баз данных

Процесс создания таблиц баз данных можно подразделить на следующие этапы:

Разработка физической модели данных;

Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц",

Установление связей между таблицами;

Заполнение таблиц данными.

Разработка физической модели данных . Прежде чем запустить ACCESS, необходимо с карандашом в руках составить обязательные характеристики объектов БД, т.е. физическую модель данных:

Установить номенклатуру признаков описания объекта (состав и число полей);

Установить характеристики каждого поля таблицы;

Оформить результаты в табличном виде (табл.).

Типы данных:

Текстовый. Поле данного типа может содержать до 255 символом. Это могут быть любые символы, в том числе и цифры. В текстовое поле могут вводиться и одни цифры, если с ними не предполагается производить вычислений.

MEMO. Поле MEMO называют полем текстовых примечаний. Этот тип поля предназначен для ввода в него текстовой информации длиной более 255 символов (в Access 2000 - до 65 535 символов). Этот тип данных отличается от текстового тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, которые хранятся отдельно. Это значительно ускоряет обработку таблиц. Поля MEMO не могут быть ключевыми или индексными.

Числовой. Этот тип данных для характеристик объектов базы данных, которые могут участвовать в математических расчетах.

Дата/Время. Такой тип данных предназначен для указания даты или времени, характеризующих конкретную запись таблицы (например, дата поступления товара на склад или время начала и окончания работы пользователя в сети Интернет). В данное поле можно вводить даты с 100 по 9999 г.

Денежный. Этот тип данных аналогичен числовому. Отличается от него только характеристиками вводимых чисел. Точность числа не превышает четырех знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных разрядов. В конце числа могут быть проставлены обозначения валюты (р. или $).

Счетчик. Поле содержит уникальный (не повторяющийся) номер записи таблицы БД. Значения этого поля не обновляются.

Логический. Тип поля, параметры которого могут принимать только два значения, интерпретированные как ДА или НЕТ (Да/Нет), Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поля логического типа не могут быть ключевыми, но могут быть индексными.

OLE (OLE-объект). В ячейки поля данного типа вводятся ссылки на приложения, разработанные для Windows. Это могут быть текстовые, графические и мультимедийные файлы. Объем хранимых данных в ячейках данного поля ограничен только дисковым пространством компьютера.

Гиперссылка (Hyperlink ). Этот тип данных позволяет вставлять в поле гиперссылку, с помощью которой можно сослаться на любой файл или фрагмент файла, находящегося на том же компьютере, на котором находится таблица БД, или на любом компьютере в локальной сети или сети Интернет. Гиперссылка состоит из трех частей: адрес, указывающий путь к файлу; дополнительный адрес, указывающий положение фрагмента внутри файла или страницы текста; отображаемый текст. Каждая часть гиперссылки может содержать до 2048 символов.

Мастер подстановок. При выборе этого типа имеется возможность создать фиксированный список значений, которые могут принимать данные, заносимые в ячейки поля.
Ключевое поле . Ключевые поля устанавливаются в тех случаях, когда данные таблицы БД должны быть связаны с данными других таблиц. Ключевое поле должно однозначно определять каждую запись в таблице. Значения данных ключевого поля не повторяются (не должны повторяться).

Ключевым может быть любое поле таблицы, если значения данных этого поля могут однозначно определить всю запись.

Если запись нельзя однозначно определить по значению данных одного поля, то устанавливают несколько ключевых полей.

В качестве ключевого поля можно выбрать поле типа Счетчик, которое однозначно определяет каждую запись таблицы.

Установление связей между таблицами . Установление связей между таблицами необходимо для обеспечения целостности данных.

Целостность данных гарантирует защиту информации от случайных изменений в связанных таблицах. В связанных таблицах одна таблица является главной, а вторая - подчиненной. Г л а в н а я таблица должна обязательно содержать ключевое поле. П о д ч и н е н н а я таблица должна содержать аналогичное поле, которое не является ключевым.

1.2. Технология разработки запросов

Основное назначение любой информационной системы состоит в предоставлении пользователю необходимой и достоверной информации.

Обработка информации, содержащейся в таблицах БД, осуществляется с помощью запросов.

Запросы представляют собой некоторый набор команд, предназначенных для поиска и обработки информации в таблицах по заданным пользователем условиям (значениям полей). В системе ACCESS в зависимости от выполняемых действий можно создавать следующие виды запросов:

На выполнение действий (на выборку);

Обновление;

Добавление;

Удаление;

Создание таблиц.

Каждый из указанных видов запросов может отличаться технологией их создания и формой представления информации. В зависимости от технологии создания запросы можно подразделить на постоянные и параметрические.

Постоянные запросы - это запросы, условие выбора информации в которых не меняется в течение длительного времени.

Параметрические запросы - это запросы, параметры выбора информации в которых меняются.

Результатом выполнения запросов являются динамические таблицы.

По форме динамические таблицы могут быть двух видов:

Таблицы, структура которых соответствует исходной таблице

(таблицам) БД;

Таблицы, структура которых отличается от исходной таблицы

(таблиц) БД, - так называемые кросс-таблицы.

Структура кросс-таблицы отличается от структуры исходной таблицы БД тем, что заголовками столбцов в такой таблице являются не имена, а значения выбранных полей. Такие таблицы формируются с помощью особых видов запросов - перекрестных запросов.

Перекрестные запросы - это запросы, которые применяются для выбора информации с одновременным группированием данных по значениям отдельных полей. При таком запросе данные формируются в виде кросс-таблицы.

Способы создания запросов. В ACCESS пользователю предлагается два способа создания запросов:

1) конструирование с помощью мастеров - в режиме Конструктор",

2) программирование - в режиме SQL.

Создание запроса в режиме Конструктор выполняется с помощью системы мастеров. В этом случае пользователь должен указать параметры запроса в окне конструирования, используя при этом предоставляемые мастером возможности. ACCESS в этом случае автоматически формирует код программы в виде специальной последовательности команд языка SQL.

При программировании запроса в режиме SQL пользователь должен описать все выполняемые запросом действия с помощью команд языка SQL.

1.3. Автоматизация расчетов с помощью запросов

Одним из примечательных свойств СУБД ACCESS является возможность автоматизации различного рода вычислений. Например, процесс пересчета цены товара в рублях на денежные эквиваленты в иностранных валютах. Такие расчеты бывают необходимыми в торговой и финансовой деятельности предприятий.

Процесс вычислений с применением запросов основан на создании специального расчетного поля при конструировании запроса.

Этот способ следует применять в тех случаях, когда в исходной таблице не предусмотрено расчетное поле. Такое поле можно создать при конструировании запроса в режиме Конструктор. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

Составить запрос в режиме Конструктор ;

Установить курсор в последнюю ячейку строки Поле и активизировать контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши;

В появившемся окне активизировать команду Построить. В результате

выполнения этой команды откроется окно Построитель выражений, выполняя указания которого строится выражение для расчета.

2. АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДАННЫМИ

2.1. Ввод и анализ данных с помощью форм

Создание современных прикладных программ или пользовательских приложений, требует разработки так называемого дружественного интерфейса пользователя, т.е. разработку эффективных способов организации диалога между пользователем и компьютером.

Одним из способов организации диалога является разработка форм.

Система Microsoft ACCESS предоставляет разработчику приложений мощные средства создания диалоговых форм следующего назначения:

Для ввода данных в таблицы;

Ввода условий обработки информации в запросы;

Организации пользовательского интерфейса.

Формы для ввода данных в таблицы предназначаются для такой организации процедур внесения информации, которые могли бы свести к минимуму возможность ошибок оператора. Кроме того, такие формы могут служить для проведения анализа имеющихся в таблицах данных.

Формы для ввода условий обработки информации в запросы имеют аналогичное назначение и, кроме того, позволяют конструировать запросы без применения языка SQL.

Формы для организации пользовательского интерфейса предназначены для создания эффективного оформления разработанной прикладной программы. Это формы различного назначения, например формы-заставки, формы-меню, кнопочные формы и др.

2.2. Технология разработки форм для ввода данных в таблицы.

Формы ввода данных представляют собой удобный и интуитивно понятный интерфейс пользователя при работе с таблицами.

Формы ввода данных обеспечивают:

Ввод и добавление данных;

Просмотр любой записи;

Корректировку данных.

Необходимость разработки специальных форм для ввода отбора данных в запросы обусловлена следующими факторами:

Сведение к минимуму или исключение ошибок ввода условий отбора данных;

Необходимость выполнения запроса при часто меняющихся значениях условий отбора данных;

Разработка сетевых баз данных, организованных по архитектуре клиент-сервер.

2.3.Технология разработки форм для организации пользовательского

интерфейса.

Конечной задачей разработки любого приложения является создание удобного пользовательского интерфейса. Разработка пользовательского интерфейса представляет собой не что иное, как разработку сценария «фильма» и его реализацию в виде последовательности появления на дисплее «экранных форм». Система ACCESS со встроенными в нее программными средствами, в частности с языком программирования VISUAL BASIC, позволяет разработчику создавать интерфейс пользователя с минимальными затратами. Это связано с тем, что при разработке форм пользовательского интерфейса в среде ACCESS реализован метод объектно-ориентрованного программирования .

Сущность этого метода заключается в том, что разработчик описывает свойства объектов, а программа в соответствии с этими свойствами формирует на экране описанные объекты.

При разработке коммерческих систем для создания пользовательского интерфейса необходимо прибегать к услугам дизайнеров. Сценарий приложения - состав и последовательность форм - определяется разработчиком в соответствии с алгоритмом решения конкретной задачи.

Рассмотрим некоторые приемы и способы разработки пользовательского интерфейса.

Для разработки форм пользовательского интерфейса применяются те же методы и средства, которые были рассмотрены при описании технологии создания форм ввода данных в таблицы и запросы. Следует отметить, что формы ввода данных в таблицы и запросы также являются частью пользовательского интерфейса.

Основным методом создания форм в данном случае является их разработка в режиме Конструктор.

Наиболее распространенным способом создания форм пользовательского интерфейса является создание так называемых кнопочных форм. В таких формах одним из объектов управления являются кнопки. «Нажатие» на кнопку должно приводить к выполнению какого-либо действия (например, открыть какую-либо форму или запрос, распечатать отчет, выйти из приложения и др.).

Очевидно, что экранные формы должны иметь элементы управления всеми объектами базы данных, включая таблицы, запросы, отчеты.

Выполняемые действия при работе с базами данных могут программироваться в виде макросов и программных модулей (программ).

Макросы представляют собой набор макрокоманд, автоматизирующих

работу с элементами базы данных. Модули - это программы, написанные на языке VISUAL BASIC .

Разработанная форма ввода данных в таблицу позволяет пользователю выполнять следующие действия:

Ввод и добавление данных;

Просмотр любой записи;

Корректировка данных.

2.4. Вывод результатов обработки данных в виде отчетов

Отчеты, как правило, разрабатывают для вывода на печать результатов обработки информации. Отчеты, аналогично формам, могут быть связаны как с таблицами, так и с запросами. В первом случае в отчете будет помещена информация из всей таблицы, во втором - только те записи, которые отвечают условиям соответствующего запроса.

По сравнению с выводом на печать информации непосредственно из таблицы или результата выполнения запроса отчеты обладают следующими преимуществами:

Отчеты позволяют производить группировку данных по отдельным полям, причем группировка данных может носить иерархический (до 10 уровней) характер.

Отчеты позволяют выводить данные с выполнением вычислений по числовым полям, в том числе промежуточных, по группам записей или итоговых вычислений по всему числовому полю;

Отчеты могут быть оформлены в виде таблиц, структура которых принята на конкретном предприятии (например, накладные и приема или отгрузки товара на склад, маршрутные или операционные карты технологических процессов в системах автоматизированного проектирования);

В отчеты, так же как и в формы, можно вставлять рисунки, диаграммы и другие объекты OLE, как связанные, так и не связанные с полями таблицы базы данных;

В отчеты можно вставлять текстовые примечания;

Отчеты могут быть использованы для презентаций, рекламирующих

деятельность фирмы;

Отчеты могут включать в себя подчиненные отчеты.

Перед выводом отчета на печать его можно предварительно просмотреть на экране.

2.5. Управление объектами баз данных с помощью макросов

Макрос представляет собой некоторую последовательность макрокоманд, инструкций Microsoft Access, применяемых для автоматизации выполнения часто повторяющихся действий.

Макрокоманды в ACCESS по функциональному назначению можно разделить на следующие классы:

Открытие и закрытие таблиц, запросов, форм, отчетов;

Печать данных;

Выполнение запроса;

Проверка истинности условий и управления макрокоманд;

Установка значений;

Поиск данных;

Построение пользовательского меню и выполнение команд

Управление выводом информации на экран;

Сообщение пользователю о выполняемых действиях;

Переименование, копирование, удаление, импорт и экспорт

объектов;

Запуск других приложений Windows.

При разработке форм пользовательского интерфейса, в которых выполнение макроса связано с нажатием на кнопку, можно применять два способа:

Создать макрос и связать его с соответствующей кнопкой

Создать кнопку на форме и при описании ее свойств разработать

соответствующий макрос.

2.6. Разработка меню пользователя

Для того чтобы информационная система была удобна для работы пользователя, кроме создания эффективной модели данных (состава и взаимодействия таблиц и запросов) необходимо разработать удобный «дружественный» пользовательский интерфейс.

Разработка интерфейса пользователя связана с настройкой панелей инструментов, созданием пользовательского меню, разработкой диалоговых форм.

Что такое импорт, экспорт и присоединение данных?

Чем отличается импорт данных от присоединения данных?

В каких случаях целесообразно применение импорта и в каких - присоединение данных?

Что такое интеллектуальный анализ данных?

В каких сферах деятельности применяют И АД?

Каковы основные этапы процесса И АД?

С какой целью проводится анализ информации?

Для чего применяют технологию трансформации данных?

Из каких операций состоит задача поиска закономерностей?

Чем обусловлено появление ИАД?

Гла ва 6 ТЕХНОЛОГИЯ РАЗРАБОТКИ ТАБЛИЦ БАЗ ДАННЫХ

6.1. Разработка физической модели данных

Прежде чем включить компьютер и запустить Access, не-обходимо установить обязательные характеристики объектов БД - физическую модель данных, т.е. номенклатуру признаков опи-сания объекта (состав и число полей) и характеристики каж-дого поля таблицы, а результаты оформить в табличном виде (рис. 6.1).

Затем можно приступить к созданию таблицы в среде Access. Во всех имеющихся версиях этой системы последовательность дей-ствий практически одинакова. Существует лишь некоторая разни-ца в оформлении диалоговых окон. Рассмотрим примеры созда-ния таблиц с использованием версии Microsoft Access 2000.

6.2. Создание таблицы с помощью конструктора таблиц

Для создания таблицы необходимо выполнить следующие дей-ствия:

=> включить компьютер и загрузить программное обеспечение - Windows и Access;

=> в появившемся диалоговом окне дважды щелкнуть кнопкой мыши по меню Файл и выбрать команду Создать;

=> в диалоговом окне Создание (рис. 6.2) активизировать пере-ключатель Базы данных и щелкнуть мышью по кнопке [ОК];

=> в диалоговом окне Файл новой базы данных (рис. 6.3) при-своить имя файлу, указав при этом имя директории (папки), г Де будет храниться БД, и щелкнуть мышью по кнопке Соз-дать;

=> в диалоговом окне База данных активизировать закладку Таб- лица и выбрать команду Создать в режиме конструктора;

=$ в появившемся диалоговом окне конструктора таблиц (рис. 6.4) создать структуру таблицы в соответствии с установ-ленными составом и характеристиками полей.

Конструктор таблиц содержит четыре информационных блока: Имя поля; Тип данных; Описание; Свойства поля.

В блоке Свойства поля имеются два окна (закладки) - Общие и Подстановка. Общие свойства поля заполняются обязательно. В окне Подстановка можно задать список значений, который при вводе данных будет выводиться непосредственно в таблицу, В этом случае пользователь должен будет лишь щелкнуть мышью по нуж-ному значению. Такие поля называют полями со списком.

При задании имени полю таблицы необходимо руководство-ваться следующими рекомендациями:

имя поля не должно начинаться с пробела;

несмотря на то что имя поля может содержать до 64 (Access 2000) символов, его следует задавать минимальным числом сим-волов с целью обеспечения минимизации объема памяти и вре-мени поиска информации;

желательно, чтобы имя поля представляло собой аббревиатуру названия признака объекта, который будет вводиться в ячейки поля;

В имени поля не должно быть знаков препинания, скобок,
восклицательных знаков;

Не допускается повторение имен в таблице.
Технология занесения данных в строки информационных бло-
ков конструктора таблиц аналогична технологии работы с табли-
цами в текстовом редакторе Word. Причем заполнение информа-
ционных блоков следует производить последовательно для каждо-
го поля в следующем порядке:

=> ввести имя поля;

=> выбрать тип данных;

=> ввести в строку блока Описание комментарий, поясняющий характер вводимых значений в ячейку данного поля (в дальней-шем при заполнении таблицы этот комментарий выводится в стро-ку подсказки в нижней части экрана);

=> задать свойства поля;

=> повторить указанные действия для всех остальных полей таб-лицы.

В конструкторе таблиц Microsoft Access выбор типа данных мож-но осуществить через список. Приведем типы данных, входящих в этот список.

Текстовый. Поле данных этого типа может содержать до 255 любых символов, в том числе и цифры. В такое поле данных могут также вводиться одни цифры, если с ними не предполагается производить вычислений.

Мемо. Поле данных этого типа, называемое полем текстовых примечаний, предназначено для содержания текстовой информа-ции длиной более 255 символов; в Access 2000 - до 65 535 симво-лов. Этот тип данных отличается от текстового тем, что представ-ляет собой не сами данные, а ссылки на соответствующие блоки данных, хранящиеся отдельно, что значительно ускоряет обра-ботку таблиц. При этом поля данных типа Мемо не могут быть ключевыми или индексными.

Числовой. Данные этого типа предназначаются для характерис-тики объектов базы данных, которые могут участвовать в матема-тических расчетах.

Дата/время. Данные такого типа предназначены для указания даты или времени, характеризующих конкретную запись табли-цы, например даты поступления товара на склад или времени начала и окончания работы пользователя в сети Internet. В поле данных этого типа можно вводить даты с 100 по 9999 годы.

Денежный. Данные этого типа аналогичны данным числового типа и отличаются от них только характеристиками вводимых чи-сел. Точность числа данных такого типа не превышает четырех знаков после запятой, а целая часть может содержать до 15 деся-тичных разрядов. В конце числа может быть проставлено обозначе-ние валюты.

Счетчик. Поле содержит уникальный (не повторяющийся) но-дер записи таблицы БД. Значения этого поля не обновляются. Таб-лица Access 2000 может содержать 2 млрд записей.

Логический. Параметры поля данных этого типа могут прини-мать только два значения, интерпретированные как Да/Нет, Ис-тина/Ложь, Включено/Выключено. Поля данных логического типа не могут быть ключевыми, но могут быть индексными.

OLE (OLE-объект). В ячейки поля данных этого типа вводятся ссылки на приложения, разработанные для Windows. Это могут быть текстовые, графические и мультимедийные файлы. Объем хранимых данных такого типа в ячейках поля ограничен только дисковым пространством компьютера.

Гиперссылка (Hyperlink). Позволяет вставлять в поле адрес, с помощью которого можно ссылаться на любой файл или фраг-мент любого файла, находящегося в том же компьютере, где на-ходится таблица БД, или в любом компьютере локальной сети или в сети Internet.

Гиперссылка состоит из трех частей: адреса, указывающего путь к файлу, дополнительного адреса, указывающего положе-ние фрагмента внутри файла или страницы текста, и отобража-емого текста. Каждая часть гиперссылки может содержать до 2048 символов.

Мастер подстановок. Позволяет создавать фиксированные спис-ки значений, которые могут принимать данные, заносимые в ячей-ки поля.

После установления имени и типа данных курсор помещают в соответствующую строку блока Описание и создают коммента-рий, позволяющий пользователю правильно вводить информацию при заполнении таблицы.

Рекомендуется обязательно вводить комментарий, особенно в тех случаях, когда в обозначении имени или подписи поля содер-жится недостаточно информации для правильного ввода данных. Например, при вводе характеристик технологического оборудо-вания в поле Z) max (см. рис. 4.3) пользователь должен знать, что максимальный диаметр заготовки, которая может быть обработа-на на станке данной модели, указан в миллиметрах, т.е. в этом случае в строке блока Описание можно сделать следующий ком-ментарий: максимальный диаметр заготовки в мм.

После ввода комментария необходимо перейти к блоку Свой- ства поля в разделе Общие и задать полю требуемые свойства. В кон-структоре таблиц каждому полю в зависимости от типа данных автоматически (по умолчанию) задается определенный набор свойств. Конструируя таблицу, эти свойства изменяют в соответ-ствии с конкретными требованиями к данным.

На рис. 6.5 показан фрагмент структуры таблицы, созданной в режиме конструктора, с описанием свойств одного из полей.

После описания характеристик (свойств) всех полей таблицы конструктор закрывают, при этом открываются диалоговые окна, в которых предлагается задать имя таблицы и установить ключе-вые поля, если они не были заданы ранее.

При задании имени таблицы необходимо учитывать следую-щие рекомендации:

имя должно отражать содержание данных в таблице (класс объектов);

в имени не должно быть знаков препинания и скобок;

имя не должно начинаться с пробела;

в одном файле БД не должно быть таблиц с одинаковыми именами.

Ключевые поля устанавливаются в тех случаях, когда данные одной таблицы БД должны быть связаны с данными других таб-лиц. При этом ключевое поле должно однозначно определять каж-дую запись в таблице, а его значения не должны повторяться.

Ключевым может быть любое поле таблицы, значения данных которого однозначно определяют всю запись. Если запись нельзя однозначно определить по значением данных одного поля, уста-навливают несколько ключевых полей. В качестве ключевого мож-но выбрать поле данных Счетчик, которое однозначно определяет каждую запись таблицы.

Ключевое поле создается при описании свойств полей в кон-структоре таблиц, для чего следует выделить необходимое поле и на панели инструментов щелкнуть мышью по соответствую-щей кнопке.

При создании нескольких таблиц, содержащих одинаковые характеристики объектов, следует применять технологию копи-рования данных. Для этого необходимо выполнить следующие дей-ствия:

=> открыть созданную ранее таблицу в режиме Конструктор;

=> выделить поле, которое повторяется в другой таблице;

=> скопировать выделенное поле (со всеми его свойствами) в буфер обмена;

=> вставить из буфера обмена характеристики поля в соответ-ствующую строку конструктора таблиц.

Когда структуры таблиц БД созданы, для обеспечения целост-ности данных необходимо установить связи между связанными таб-лицами.* Целостность данных гарантирует защиту информации от случайных изменений в связанных таблицах.

В связанных таблицах одна таблица является главной, а вто-рая - подчиненной. Главная таблица должна обязательно со-держать ключевое поле, а подчиненная - аналогичное поле, ко-торое не является ключевым.

Для установления связей между таблицами необходимо выпол-нить следующие действия:

=> на панели инструментов окна базы данных соответствую-щим значком активизировать команду Схема данных (рис. 6.6);

=> в открывшееся окно построителя схемы данных (рис. 6.7) ввести главную и подчиненные таблицы;

=> связать таблицы по одинаковому полю.

На рис. 6.8 показано окно построителя схемы данных, в кото-ром установлена связь один - ко многим между двумя таблицами САПР ТП «ЛАЗЕР 2000». В процессе создания связи включен па-раметр Обеспечение целостности данных, при котором не допуска-ется произвольное удаление или изменение записей в главной таблице.

Если установить (включить) параметры связи между таблица-ми Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, то при любых изменениях данных в главной таблице произойдет автоматическое изменение связанных данных в подчиненной таблице.

Итак, состав таблиц базы данных установлен, структура каж-дой таблицы разработана, определены и установлены связи меж-ду таблицами. Можно приступать к заполнению таблиц данными.

* В информационной системе могут быть таблицы, не связанные с другими таблицами БД.

Рис. 6,8. Окно схемы данных с установленной связью один - ко многим

Ввод данных в таблицы производится двумя способами: непос-редственно в ячейки таблицы и через формы. При выборе способа ввода данных в таблицы необходимо руководствоваться следую-щими соображениями:

уменьшение вероятности ошибок оператора;

удобство организации самого процесса ввода данных.

Контрольные вопросы

Из каких информационных блоков состоит конструктор таблиц и в какой последовательности следует их заполнять?

Из скольких символов может состоять имя поля?

Может ли имя поля начинаться с пробелов?

Какие символы нельзя использовать при обозначении имени поля?

В чем состоит отличие данных текстового типа отданных типа Мемо?

В чем заключается различие числового и денежного типов данных?

В каких случаях следует применять данные типа OLE?

В каких случаях следует применять данные типа гиперссылки?

В каких случаях полю присваивают свойство ключевого?

Может ли ключевое поле иметь повторяющиеся значения данных в таблице БД?

В каких случаях полю присваивают свойство обязательного?

Какие таблицы называются главными и подчиненными?

Что такое обеспечение целостности данных?

Гл а ва 7

ТЕХНОЛОГИЯ РАЗРАБОТКИ ЗАПРОСОВ В СУБД MICROSOFT ACCESS

7.1. Виды запросов при работе сданными

Основное назначение любой информационной системы состо-ит в предоставлении пользователю необходимой и достоверной информации, и базы данных в большей степени отвечают этому назначению.

Обработка информации, содержащейся в таблицах БД, осуще-ствляется с помощью запросов, которые представляют собой не-который набор команд, предназначенных для поиска и обработки информации в таблицах по заданным пользователем условиям (зна-чениям полей). В системе Access в зависимости от выполняемых действий можно создавать следующие виды запросов: на выпол-нение действий (выборку); обновление; добавление; удаление; создание таблицы.

Виды запросов могут различаться технологией создания и фор-мой представления информации. В зависимости от технологии создания запросы разделяют на постоянные и параметрические. В постоянных запросах условия выбора информации не меняются в течение длительного времени. В параметриче-ских запросах параметры выбора информации меняются.

В результате выполнения запросов получают динамические таб-лицы, которые по своей форме могут быть двух видов: со структу-рой, соответствующей исходной таблице (таблицам) БД, и со структурой, отличающейся от исходной таблицы (таблиц) БД, которые называются кроес-таблицами.

В отличие от исходной таблицы БД заголовками столбцов в кросс-таблице являются не имена, а значения выбранных полей. Кросс-таблицы формируются с помощью особых видов запросов - перекрестных, т.е. запросов, которые применяются для вы-бора информации с одновременным группированием данных по значениям отдельных полей.

7.2. Способы создания запросов

В системе Access пользователю предлагается два способа созда-ния запросов:

конструирование в режиме Меню;

программирование в режиме SQL.

Создание запроса в режиме Меню выполняется с помощью системы мастеров.

В этом случае пользователь, указав параметры запроса в окне конструирования, использует предоставляемые мастером возмож-ности.

Система Access в этом случае автоматически формирует код программы в виде специальной последовательности команд на структурированном языке формирования запросов - SQL.

При программировании в режиме SQL пользователь должен описать все выполняемые при запросе действия с помощью соот-ветствующих команд на языке SQL.

Возможности конструирования запросов в режиме Меню дос-таточны для решения практически любых задач обработки ин-формации в таблицах БД.

Технологию конструирования запросов рассмотрим на приме-ре СУБД Access 2000, в которой проектирование запроса может выполняться двумя способами: самостоятельно и с помощью ма-стеров. При любом способе проектирования необходимо открыть окно Запросы объектов БД (рис. 7.1), активизировав кнопку [Зап-росы]*.

Рис. 7.2. Окно начального диалога при создании запроса

Пользователь может выбрать следующие варианты конструи-рования запросов:

щелкнуть мышью по кнопке [Создать] в строке меню окна эле-ментов БД;

щелкнуть мышью по значку [Создание запроса в режиме кон-структора] ;

щелкнуть мышью по значку [Создание запроса с помощью мастера].

При выборе первого способа открывается окно создания запро-са (рис. 7.2), в котором пользователю предлагаются Самостоятельное создание нового запроса и Создание запроса с помощью конструкто-ра в режимах: Простои запрос; Перекрестный; Повторяющиеся за- писи; Записи без подчиненных. производительности и оптимизации...

Практическое занятие №2

Создание, изменение и удаление таблиц. Ввод исходных данных

Цель работы: научиться создавать, изменять, удалять таблицы в SQL Server 2008 с помощью запросов и с использованием инструментальных средств с графическим интерфейсом пользователя.

Теоретические сведения:

В SQL для создания таблицы используется оператор CREATE TABLE, в котором необходимо определить следующие параметры:

Имя создаваемой таблицы.

Имена составляющих ее столбцов.

Тип данных для каждого столбца.

Кроме этих обязательных параметров большинство производителей предусматривают дополнительные возможности для оператора CREATE TABLE, поддерживаемые стандартом SQL-92.

Оператор Create table

Упрощенный синтаксис оператора CREATE TABLE имеет следующий вид:

С REATE TABLE
[, ])

Оператор CREATE TABLE создает новую таблицу с именем tbl_name в текущей базе данных. Чтобы создать таблицу в произвольной базе данных имя таблицы должно быть указано как db_name.tbl_name.

Атрибут TEMPORARY определяет создание временной таблицы, существующей в течение текущего сеанса. По завершении сеанса таблица удаляется. Имя временной таблицы может совпадать с именем ранее созданной таблицы, однако на время ее сходная таблица становится недоступной.

Атрибут IF NOT EXISTS подавляет вывод сообщения об ошибке при попытке создать таблицу с уже используемым именем, но новая таблица при этом не создается. Описание столбца col_declaration начинается с имени столбца col_name и его типа col_type и может сопровождаться несколькими необязательными ключевыми словами. В качестве типов столбца можно выбирать любой тип поддерживаемый СУБД.

Атрибут NULL | NOT NULL определяет, допустимы ли для столбца значения NULL.

Атрибут DEFAULT указывает значение, присваиваемое столбцу в случае отсутствия явно заданного значения при вставке. Если значение по умолчанию не указано, то для столбцов, принимающих значения NULL, значением по умолчанию будет NULL, для строковых столбцов - пустая строка, для численных столбцов - ноль.

Таблицы базы данных могут содержать столбцы, в которые при добавлении новой записи в таблицу будут автоматически записываться порядковые номера. Такие столбцы называются идентификаторами или счетчиками и обычно используются в качестве первичных ключей. Таблица может содержать только один столбец идентификатор.

В MS SQL Server столбец идентификатор создается с помощью атрибута IDENTITY в описании столбца:

column_definition::=
column_name [ NULL | NOT NULL ] [ IDENTITY [(seed ,increment) ]]

При добавлении в таблицу новой строки компонент Database Engine формирует для этого столбца последовательное уникальное значение.

Для каждой таблицы можно создать только один столбец идентификаторов. При создании столбца можно указать как начальное значение (параметр seed в описании столбца), так и приращение (параметр increment в описании столбца). Если эти параметры не указаны, применяются значения по умолчанию (1,1).

Добавление новых столбцов в таблицу осуществляется с помощью предложения ADD в операторе ALTER TABLE. Синтаксис оператора ALTER TABLE:

ALTER TABLE < table_name > ADD [, < col_definition >,…. ]

В выражение col_definition входит имя создаваемого столбца и его описание, при этом используется тот же синтаксис, что и для CREATE TABLE. При добавлении нескольких столбцов их описания разделяются запятой.

Для удаления столбцов таблицы используется предложение DROP в инструкции ALTER TABLE:

ALTER TABLE

Ход работы

ЗапуститеПуск – Программы – Microsoft SQL Server 2008 – Среда

В окне «Соединение с сервером» нечего не менять! (Должен быть выбран режим «Проверка подлинности Windows »). Нажать кнопку Соединить.

В левом окне на строчке «Базы данных» щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Создать базу данных».

В строке «Имя базы данных» ввести имя «Сессия». Нажать ОК.

В левом окне раскрыть ветку «Безопасность», нажав на «+».

Выбрать строку «Имена входа» и щелкнуть правой кнопкой мыши. Выбрать «Создать имя входа».

В строке «Имя входа» ввести свою фамилию.

Выбрать режим «Проверка подлинности SQL Server », в строках «Пароль» и «Подтверждение пароля» ввести пароль 123.

Снять галочку с поля «Требовать использование политики паролей».

В строке «База данных по умолчанию» выбрать созданную вами базу.

В правой поставьте галочку в строке «sysadmin ». Нажмите ОК.

Закройте SQL Server Management Studio Express.

Запустите SQL Server Management Studio Express (SSMS ), подключитесь к своему экземпляру и откройте окно для создания нового запроса.

Для создания таблицы воспользуйтесь инструкцией CREATE TABLE .

Создайте с помощью этой инструкции следующие таблицы:

1. Таблица «Студенты» состоит из следующих столбцов:

ID _Студент – тип данных INTEGER столбец идентификации;

Номер_группы тип данных INTEGER , длина 6;

1. Таблица «Дисциплины» содержит два столбца

ID _Дисциплина - тип данных INTEGER столбец идентификации;

Наименование - тип данных VARCHAR , длина 40;

1. Таблица «Учебный_план» включает в себя следующие столбцы:

ID _Дисциплина - тип данных INTEGER ;

Семестр – тип данных INTEGER ;

Количество_часов - тип данных INTEGER ;

ID _преподаватель - тип данных INTEGER .

Создайте с помощью средств графического интерфейса SSMS следующие таблицы:

1. Таблица «Сводная ведомость» состоит из следующих столбцов:

ID _Студент - тип данных INTEGER , столбец идентификации;

ID _План - тип данных INTEGER , столбец идентификации;

Оценка - тип данных INTEGER ;

Дата_сдачи - тип данных DATETIME ;

ID _Преподаватель - тип данных INTEGER ;

На все столбцы таблицы наложены ограничения, запрещающие ввод строки при неопределенном значении столбца.

1. Таблица «Кадровый_состав» состоит из следующих столбцов:

ID _Преподаватель - тип данных INTEGER , столбец идентификации;

Фамилия – тип данных CHAR , длина 30;

Имя - тип данных CHAR , длина 15;

Отчество - тип данных CHAR , длина 20;

Должность - тип данных CHAR , длина 20;

Кафедра - тип данных CHAR , длина 3;

Адрес – тип данных CHAR , длина 30;

Телефон - тип данных CHAR , длина 8;

На все столбцы таблицы, кроме столбцов Адрес и Телефон, наложены ограничения, запрещающие ввод строки при неопределенном значении столбца.

Измените таблицу «Кадровый_состав» с помощью инструкции ALTER TABLE добавив в нее столбцы:

Зарплата - тип данных INTEGER ;

Налог - тип данных INTEGER ;

Получено – вычисленный столбец (Зарплата - Налог).

Заполните таблицу базы данных «Сессия» следующими данными (недостающие столбцы заполните произвольными данными):

Студенты

Контрольные вопросы:

Приведите обобщенный синтаксис команды CREATE TABLE .

Что определяет ключевое слово DEFAULT ?

Что такое столбец идентификации, и каким ключевым словом он задается?

Какое назначение у опции NULL и NOT NULL ?

Что такое вычисленные столбцы? Приведите синтаксис вычисленного столбца.

Справочный материал к ЛР-1

Тема: «ТЕХНОЛОГИЯ РАЗРАБОТКИ БАЗ ДАННЫХ СРЕДСТВАМИ MICROSOFT ACCESS»

Занятие: Разработка таблиц и запросов

Технология разработки таблиц баз данных

Процесс создания таблиц баз данных можно подразделить на следующие этапы:

Разработка физической модели данных;

Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц ;

Установление связей между таблицами;

Заполнение таблиц данными.

Разработка физической модели данных

Прежде чем включить компьютер и запустить ACCESS, мы предлагаем с карандашом в руках составить обязательные характеристики объектов БД, т.е. физическую модель данных:

Установить номенклатуру признаков описания объекта (состав и число полей);

Установить характеристики каждого поля таблицы;

Оформить результаты в табличном виде (таблица 1.1).

После того как состав признаков описания объектов и соответствующие им характеристики полей продуманы, можно приступить к созданию таблицы в среде ACCESS. В имеющихся версиях этой системы последовательность действий практически одинакова. Отличия состоят лишь в некоторой разнице оформления диалоговых окон. Все наши дальнейшие примеры будут относиться к версии Microsoft Access.

Таблица 1.1 – Таблица для описания характеристик полей БД

Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц

Для создания таблицы с помощью Конструктора таблиц необходимо выполнить следующие действия:

Включить компьютер и загрузить программное обеспечение Windows и Access;

После загрузки Access в появившемся диалоговом окне дважды щелкнуть кнопкой по меню Файл и выбрать команду Создать ;

В появившемся диалоговом окне Создание активизировать переключатель База данных , а затем щелкнуть мышью по кнопке ОК (рисунок 1.1);

Рисунок 1.1 – Диалоговое окно Создание базы данных

В следующем появившемся диалоговом окне Файл новой базы данных присвоить имя файлу, указав при этом имя директории (папки), где будет храниться БД; щелкнуть мышью по кнопке Создать (рисунок 1.2).

Рисунок 1.2 – Диалоговое окно указания имени и места файла БД

В следующем появившемся диалоговом окне База данных активизировать закладку Таблица и выбрать команду Создать в режиме конструктора .

В появившемся диалоговом окне Конструктор таблиц создать структуру таблицы в соответствии с установленными составом и характеристиками полей.

Конструктор таблиц (рисунок 1.3) содержит четыре информационных блока:

Имя поля;

Тип данных;

Описание;

Свойства поля.

Рисунок 1.3 – Окно Конструктора таблиц

В блоке Свойства поля имеется два окна (закладки): Общие и Подстановка .

Свойства поля Общие заполняются обязательно. В окне Подстановка можно задать список значений, который будет выводиться при вводе данных непосредственно в таблицу. Пользователь в этом случае должен будет щелкнуть мышью по нужному значению. Та­кие поля называют полями со списком.

При задании имен полям таблицы необходимо руководствоваться следующими рекомендациями:

Имя поля не должно начинаться с пробела;

В имени поля не должно быть знаков препинания, скобок, восклицательных знаков;

Не допускается повторение имен в таблице;

Имена полей могут содержать до 255 символов. Имя следует задавать имя минимальным числом символов (это необходимо для минимизации объема памяти и времени поиска информации). Желательно, чтобы имя поля представляло аббревиатуру названия признака объекта, которое будет вводиться в ячейки поля.

Технология заполнения данных в строки информационных блоков Конструктора таблиц аналогична технологии работы с таблицами в текстовом редакторе Word.

Заполнение информационных блоков следует производить последовательно для каждого поля. Рекомендуем следующий порядок заполнения информационных блоков:

Ввести имя поля;

Выбрать тип данных;

Ввести в строку блока Описание комментарий, поясняющий характер вводимых значений в ячейку данного поля (в дальнейшем при заполнении таблицы этот комментарий выводится в строку подсказки в нижней части экрана);

Задать свойства поля;

Повторить указанные действия для всех остальных полей таблицы.

После того как имя поля введено в соответствии с изложенными выше рекомендациями, выбираем для него тип данных. В Конструкторе таблиц Microsoft Access выбор типа данных можно осуществить выбором из списка. В списке предлагаются следующие типы данных.

Текстовый. Поле данного типа может содержать до 255 символов. Это могут быть любые символы, в том числе и цифры. В текстовое поле могут вводиться и одни цифры, если с ними не предполагается производить вычислений.

MEMO . Поле MEMO называют полем текстовых примечаний. Этот тип поля предназначен для ввода в него текстовой информации длиной более 255 символов (в Access 2000 – до 65 535 символов). Этот тип данных отличается от текстового тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, которые хранятся отдельно. Это значительно ускоряет обработку таблиц. Поля MEMO не могут быть ключевыми или индексными.

Числовой . Этот тип данных для характеристик объектов базы данных, которые могут участвовать в математических расчетах.

Дата/Время . Такой тип данных предназначен для указания даты или времени, характеризующих конкретную запись таблицы (например, дата поступления товара на склад или время начала и окончания работы пользователя в сети Интернет). В данное поле можно вводить даты с 100 по 9999 г.

Денежный . Этот тип данных аналогичен числовому. Отличается от него только характеристиками вводимых чисел. Точность числа не превышает четырех знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных разрядов. В конце числа могут быть проставлены обозначения валюты (р. или $).

Счетчик . Поле содержит уникальный (не повторяющийся) номер записи таблицы БД. Значения этого поля не обновляются.

Логический . Тип поля, параметры которого могут принимать только два значения, интерпретированные как ДА или НЕТ (Да/ Нет), Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поля логического тина не могут быть ключевыми, но могут быть индексными.

OLE (OLE-объект) . В ячейки поля данного типа вводятся ссылки на приложения, разработанные для Windows. Это могут быть текстовые, графические и мультимедийные файлы. Объем хранимых данных в ячейках данного поля ограничен только дисковым пространством компьютера.

Гиперссылка (Hyperlink) . Этот тип данных позволяет вставлять в поле гиперссылку, с помощью которой можно сослаться на любой файл или фрагмент файла, находящегося на том же компьютере, на котором находится таблица БД, или на любом компьютере в локальной сети или сети Интернет. Гиперссылка состоит из трех частей: адрес, указывающий путь к файлу; дополнительный адрес, указывающий положение фрагмента внутри файла или страницы текста; отображаемый текст. Каждая часть гиперссылки может содержать до 2048 символов.

Мастер подстановок . При выборе этого типа имеется возможность создать фиксированный список значений, которые могут принимать данные, заносимые в ячейки поля.

После установления имени и типа данных следует поместить курсор в соответствующую строку блока Описание и ввести комментарий, позволяющий пользователю правильно вводить информацию при заполнении таблицы.

После ввода комментария необходимо перейти к блоку Свойства поля , разделу Общие и задать полю необходимые свойства. В Конструкторе таблиц каждому ролю в зависимости от типа данных автоматически (по умолчанию) задается определенный набор свойств. Конструируя таблицу, эти свойства можно изменять в соответствии с конкретными требованиями к данным.

В таблице 1.2 перечислены характеристики свойств полей, задаваемые в информационном блоке Свойства поля , Общие .

Таблица 1.2 – Характеристики свойств полей таблиц БД

Свойство поля	Характеристика
Размер поля	Устанавливает максимальный размер данных, вводимых в ячейки данного поля. Размер данных текстовых (символьных) полей не может превышать 255 знаков. Для числовых полей размер водимых данных устанавливается автоматически в зависимости от типа числа: байт – целые числа от 0 до 255 – 1 байт; целое – целые числа от -32 768 до +32 767 – 2 байт; длинное – целые числа от -2 147483 648 до +2 147483 648; целое с плавающей точкой с точностью до шести знаков – числа от -3,4 х 1038 до +3,4 х 1038 – 4 байт; целое с плавающей точкой с точностью до восьми знаков - числа от -1,797 х 10 308 до +1,797 х 10 308 -8 байт
Формат поля	Для полей типа Текстовый и MEMO можно задавать формат ввода данных, в соответствии с которым данные будут выводиться на экран дисплея. Для полей типов Числовой, Денежный могут быть выбраны следующие форматы: стандартный – формат, устанавливаемый по умолчанию (отсутствуют разделители тысяч, знаки валют, число десятичных знаков соответствует точности числа); денежный – устанавливается два знака после запятой и выводится символ валюты; фиксированный – как минимум, один знак до запятой и два знака после запятой; с разделителями тысяч – два знака после запятой и разделитель тысяч; процентный – в конце числа выводится знак процента; экспоненциальный – числа выводятся в экспоненциальном виде (например, 1.10 ´ 103). Для полей типа Дата/Время существуют следующие форматы: полный формат даты – устанавливается по умолчанию и имеет, например, следующий вид: 15.04.97.05:30:10 РМ; длинный формат даты, например: Пятница, 13 апреля 1997; средний формат даты, например: 13-апр-97; краткий формат даты, например: 13.04.97; длинный формат времени, например: 14:33:10; средний формат времени, например: 14:33 РМ; краткий формат времени, например: 14:33. Для полей логического типа могут применяться следующие форматы: Да/Нет; Истина/Ложь; Вкл/Выкл
Число десятичных знаков (точность поля)	Задается для полей типов Числовой и Денежный. Число знаков – от 0 до 15
Маска ввода	Маска устанавливает шаблон для ввода данных в поля типов Текстовый, Числовой, Денежный, Дата/Время. Маска ввода для полей типа Дата/Время соответствует выбранному формату
Подпись поля	Предназначена для более описательного названия поля, которое будет вводиться в заголовки («шапки») таблиц и другие элементы форм, отчетов. Если подпись поля не вводится, то в соответствующих элементах таблиц, форм и отчетов будут вводится имена полей
Условие на значение	Устанавливает ограничения на значения вводимых данных. Например, задание условия «<100» для числового поля означает, что в это поле нельзя вводить данные более 100. Условие вида «Москва» OR «Вологда» OR «Новосибирск» означает, что вводимые названия городов должны быть только Москва, или Вологда, или.Новосибирск. Условия на значение вводимых данных задаются выражениями, состоящими из операторов сравнения, и значениями, которые используются для сравнения. При задании условий применяются известные операторы: < (меньше); <= (меньше или равно); > (больше); >= (больше или равно) При задании условий применяются известные операторы: = (равно); < > (не равно). В выражениях могут применяться логические операторы: OR (или), AND (и), а также операторы сравнения: BETWEEN, IN, LIKE: BETWEEN – проверяет, что введенное значение поля находится внутри заданного диапазона. Верхняя и нижняя границы диапазона разделяются логическим оператором AND. Например, выражение BETWEEN 20 AND 45 означает, что вводимое значение должно находиться в интервале от 20 до 45. Это выражение также может быть записано в виде: >50 AND < 100; IN – проверяет равенство введенного значения поля любому значению из заданного списка. Например, IN («Москва», «Вологда», «Новосибирск») означает, что это выражение соответствует также выражению «Москва» OR «Вологда» OR «Новосибирск»; LIKE – проверяет соответствие полей Текстовый или Мемо заданному шаблону символов. Например, выражение LIKE «Тех*» означает, что вводимая строка символов должна начинаться с символов «Тех»
Сообщение об ошибке	Текст, который будет выводиться на экран при несоответствии заданным условиям значений вводимых данных
Обязательное поле	Если поле выбрано обязательным, то это значит, что при заполнении таблицы в ячейки этого поля данные должны вводиться обязательно
Пустые строки	Разрешение на ввод пустых строк для полей Текстовый и Мемо
Индексированное поле	Рекомендуется устанавливать это значение для полей, по значениям которых предполагается осуществлять поиск данных в таблицах. Задание индекса значительно ускоряет поиск данных

На рисунке 1.4 показан пример заполнения свойств полей таблицы.

Рисунок 1.4 - Пример заполнения свойств полей таблицы

После описания характеристик (свойств) всех полей таблицы конструктор закрывают; при этом открываются диалоговые окна, в которых предлагается задать имя таблицы и установить ключевые поля, если они не были заданы.

При задании имени таблицы необходимо учесть следующие рекомендации:

Имя поля должно отражать содержание данных в таблице (класс объектов);

В имени таблицы не должно быть знаков препинания, скобок, восклицательных знаков;

Имя таблицы не должно начинаться с пробела;

В одном файле БД не должно быть таблиц с одинаковыми именами.

Ключевые поля устанавливаются в тех случаях, когда данные таблицы БД должны быть связаны с данными других таблиц. Ключевое поле должно однозначно определять каждую запись в таблице. Значения данных ключевого поля не повторяются (не должны повторяться). Ключевым может быть любое поле таблицы, если значения данных этого поля могут однозначно определить всю запись. Если запись нельзя однозначно определить по значению данных одного поля, то устанавливают несколько ключевых полей. В качестве ключевого поля можно выбрать поле типа Счетчик , которое однозначно определяет каждую запись таблицы. Ключевое поле создается при описании свойств полей в Конструкторе таблиц . Для этого необходимо выделить необходимое поле и на панели инструментов щелкнуть по соответствующей кнопке.

Сделаем несколько замечаний по технологии разработки таблиц. Технология работы в Конструкторе таблиц полностью аналогична работе с таблицами в текстовом редакторе Word.

При создании нескольких таблиц, содержащих одинаковые характеристики объектов, следует применять технологию копирования данных. Для этого необходимо:

1) открыть созданную ранее таблицу в режиме Конструктор ;

2) выделить поле, которое повторяется в другой таблице;

3) скопировать выделенное поле (со всеми его свойствами) в буфер обмена;

4) при конструировании другой таблицы вставить из буфера обмена характеристики поля в соответствующую строку Конструктора таблиц .

После того как структуры таблиц БД созданы, необходимо установить логические связи между таблицами.

Установление связей между таблицами

Установление связей между таблицами необходимо для обеспечения целостности данных. Целостность данных гарантирует защиту информации от случайных изменений в связанных таблицах. В связанных таблицах одна таблица является главной, а вторая – подчиненной. Главная таблица должна обязательно содержать ключевое поле. Подчиненная таблица должна содержать аналогичное поле, которое не является ключевым.

Для установления связей между таблицами необходимо выполнить следующие действия.

На панели инструментов окна базы данных активизировать команду (значок) Схема данных ;

В открывшееся окно построителя схемы данных ввести главную и подчиненные таблицы (рисунок 1.5);

Связать таблицы по одинаковому полю (рисунок 1.6) .

В процессе создания связи включен параметр Обеспечение целостности данных . При этом параметре не допускается произвольное удаление или изменение записей в главной таблице. Если установить (включить) параметры связи между таблицами Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей , то при любых изменениях данных в главной таблице произойдет автоматическое изменение связанных данных в подчиненной таблице.

Рисунок 1.5 – Окно построителя схемы данных

Рисунок 1.6 – Пример установления связи «один ко многим»

На рисунке 1.7 показан пример схемы связи базы данных «Учебный процесс».

Рисунок 1.7 – Схема связи базы данных «Учебный процесс»

После того как состав таблиц базы данных установлен, структура каждой таблицы разработана, определены и установлены связи между таблицами, приступают к заполнению таблиц данными.

Технология ввода данных в таблицы производится двумя способами:

Непосредственным вводом данных в ячейки таблицы;

Организацией ввода данных через формы.

При выборе первого способа ввода данных необходимо руководствоваться:

Уменьшением вероятности ошибок оператора;

Удобством организации самого процесса ввода данных.

Если таблица базы данных имеет небольшое число полей, которые размещаются на экране монитора, и не связана с другими таблицами, а также если вы создаете некоммерческую систему, то для ввода данных можно не создавать соответствующей формы.