Принципы сортировки в Access. Сортировка записей в запросе в Microsoft Access Как выполнить сортировку данных в access
Отчеты становятся более понятными и структурированными, если данные в них организованы в группы и подгруппы. Однако структуру отчета можно изменить. Для этого используется диалоговое окно
Чтобы открыть диалоговое окно , откройте отчет в режиме Конструктора и нажмите кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов Конструктор отчетов .
Рис. 12.
В этом диалоговом окне можно определить поля или выражения, по которым Access будет группировать данные. Кроме того, сгруппированные данные можно сортировать по возрастанию или по убыванию. Символ на кнопке выделения в левом сером столбце этого диалогового окна указывает на то, что данное поле или выражение (находящееся справа от значка) используется для группировки записей. В данном примере поле «Категория» используется для группировки строк отчета, а сортировка строк в пределах группы выполняется по полю «КодТовара».
Разработка интерфейса приложения
Есть несколько способов организации командного интерфейса приложения. Можно создать специальную строку меню или Главную кнопочную форму, чтобы предоставить пользователю удобное средство выбора действий, которые нужно выполнить в приложении. Команды следует группировать в меню или на страницах кнопочной формы по своему назначению так, чтобы пользователю было интуитивно ясно, где должна находиться определенная команда и в каких случаях следует ее выполнять. Обычно для работы с приложением создают специальную форму, которая носит название Главная кнопочная форма и содержит кнопки, позволяющие выбирать основные функции или подсистемы приложения. Такую форму можно создать, как обычно, с помощью Конструктора форм, а можно использовать специальный мастер, который называется Диспетчер кнопочных форм. В базе данных «Борей» создана Главная кнопочная форма без применения мастера. Давайте посмотрим, как аналогичную форму создать с помощью Диспетчера кнопочных форм.
Выберите команду меню Сервис, Служебные программы, Диспетчер кнопочных форм. Нажмите кнопку Да. Теперь мастером создается таблица «Элементы кнопочной формы» и кнопочная форма.
Рис. 13.
Чтобы создать на ней нужные кнопки, нажмите кнопку Изменить . Открывается диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы , содержащее список элементов формы.
Рис. 14.
В поле Название кнопочной формы мы можем изменить стандартное название, если это необходимо. Чтобы создать первый элемент, нажмите данную кнопку. Появляется диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы. В поле Текст введите наименование создаваемой кнопки, например Товары. Второе поле Команда позволяет определить действие, которое будет» выполняться после нажатия данной кнопки. Количество кнопок на одной странице формы ограничено числом 8. Это не значит, что их нельзя создать больше, просто это придется делать вручную.
Если число действий, которые хотелось бы разместить на кнопки, превышает 8, можно сгруппировать часть действий на отдельной странице кнопочной формы. Для примера давайте создадим еще одну страницу нашей кнопочной формы и разместим на ней кнопки действий с клиентами. Для этого в диалоговом окне нажмите кнопку Создать . В появившемся диалоговом окне введите имя новой страницы Клиенты и нажмите кнопку ОК.
Далее в редакторе страниц уже известным способом создадим элементы: Клиенты, Наклейки для клиентов, Телефоны клиентов, Заказы клиентов, которые открывают соответствующие формы. Не забудьте создать кнопку, которая позволит вернуться в Главную кнопочную форму. Для этого нужно связать с ней команду Перейти к кнопочной форме . Закройте это окно, чтобы вернуться к диалоговому окну . В списке страниц у вас должны появиться две страницы.
Теперь нужно отредактировать первую страницу - добавить к ней элемент, с помощью которого можно будет перейти на вторую страницу. Для этого выделите в списке страницу Главная кнопочная форма и нажмите кнопку Изменить . В окне редактора страниц добавьте новый элемент Клиенты, также используя команду Перейти к кнопочной форме . Теперь обе страницы оказались связанными. Можно закрыть окно мастера и посмотреть, что у нас получилось, открыв форму «Кнопочная форма». Вы можете проверить, как действуют кнопки. Можно перейти в режим Конструктора и оформить внешний вид формы, применив все средства Конструктора. Таким образом, с помощью Диспетчера кнопочных форм можно создать иерархическую систему страниц кнопочной формы, которая может быть альтернативой обычному иерархическому меню.
Другой способ создания интерфейса приложения помимо кнопочной формы, создание меню и дополнение его панелью инструментов. Для этого существует очень удобное средство, которое называется панели команд.
Панели команд - это объекты Microsoft Office, которые обеспечивают стандартный способ организации взаимодействия пользователя с приложением Microsoft Office. Они бывают трех типов:
Строка меню;
Контекстное меню;
Панели инструментов.
В своем приложении вы можете использовать как стандартные панели команд Access, настроив их нужным образом, так и специальные пользовательские панели команд.
Создание и изменение панелей команд любого типа выполняется в режиме настройки, который может быть вызван либо с помощью команды меню Вид, Панели инструментов, Настройка , либо из контекстного меню, которое выводится на экран после щелчка правой кнопкой мыши в области панелей команд приложения.
Откройте окно Настройка , например, щелкнув правой кнопкой мыши по панели инструментов и выбрав команду Настройка . Таким способом осуществляется переход в режим настройки панелей команд. По умолчанию открывается вкладка Панели инструментов . Если у вас открылась другая вкладка, раскройте именно эту вкладку. Пока в списке на этой вкладке отображаются только стандартные панели команд. К этому списку нужно добавить новую панель команд типа Строка меню . Нажмите кнопку Создать . В диалоговом окне, запрашивающем имя создаваемой панели команд, введите название: Главное меню и нажмите кнопку ОК. Появится маленькая пустая панель, которая по умолчанию является панелью инструментов. Чтобы превратить ее в строку меню, необходимо изменить ее тип. Для этого выделите элемент Главное меню в списке на вкладке Панели инструментов и нажмите кнопку Свойства . Откроется диалоговое окно Свойства панели инструментов Properties . В раскрывающемся списке тип выберите значение Строка меню .
Кроме типа, для данной панели команд можно задать еще ряд свойств:
Закрепление. Можно задать расположение панели команд на экране: в любом месте, только по горизонтали, только по вертикали или вообще запретить его изменять.
Отображение в меню. Установите этот флажок, если вы хотите, чтобы название этой панели команд отображалось в списке, появляющемся при выполнении команды меню Вид, Панели инструментов (View, Toolbars).
Настройка. Сброс этого флажка запретит изменение данной панели команд.
Изменение размера. Если этот флажок не установлен, изменение размеров данной панели команд будет не возможно.
Перемещение. Сбросьте этот флажок, если нужно запретить перемещение панели команд по экрану.
? отображение и скрытие . Когда этот флажок сброшен, пользователь не будет иметь возможности скрывать и снова отображать панель команд на экране.
Пока наша строка меню пустая. Теперь в нее можно добавить меню - списки команд, раскрывающиеся при выборе меню в строке меню или на панели инструментов. Чтобы добавить меню на панель команд:
· Раскройте вкладку Команды в диалоговом окне Настройка.
· Перетащите элемент Новое меню из списка Команды на новую панель.
· Теперь вы увидите на ней элемент Новое меню.
Изменить название созданного меню можно в окне свойств. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по меню и выбрать в контекстном меню команду Свойства . Появится диалоговое окно Свойства элемента Главное меню . В этом окне можно задать следующие значения:
В поле подпись введите название меню: Клиенты.
В поле всплывающее сообщение можно ввести текст всплывающей подсказки.
Поле действие следует оставить пустым. Обычно оно определяет действие, выполняемое при выборе данного элемента панели команд. При выборе меню Клиенты должен раскрываться список команд данного меню. Это будет выполняться автоматически, т.к. в качестве элемента строки меню мы добавили меню.
Поле стиль позволяет определить вид элемента панели команд, в данном случае - меню. Раскрывающийся список имеет следующие значения:
ь По умолчанию - на элементе меню выводятся одновременно значок и надпись;
ь Только текст (всегда) - и на элементе меню и на кнопке выводится только надпись;
ь Только текст (в меню) - выводится надпись на элементе меню и значок на кнопке;
ь Рисунок и текст - и на элементе меню и на кнопке выводится как значок, так и надпись.
Два поля - файл справки и идентификатор справки - позволяют связать с данным элементом панели команд раздел из справочной системы приложения, который будет отображаться при нажатии клавиши
Поле параметр связано с полем действие и определяет значение аргумента функции, если в поле действие определен вызов функции. В данном случае оно тоже остается пустым.
В поле дополнительные сведения можно ввести информацию, которая может быть доступна из процедуры VBA.
Установленный флажок Создать группу означает, что данный элемент панели команд является началом группы и слева от него (в этом случае в строке меню) будет отображаться разделительная линия.
Закройте окно Свойства элемента меню и будем добавлять в меню команды. Для этого можно использовать ту же вкладку Команды диалогового окна Настройка . Выбрав категорию, а затем команду из выбранной категории, можно перетащить ее в данное меню. Например:
Перетащите в меню те формы, которые мы использовали при создании кнопочной формы в предыдущем разделе: «Клиенты», «Наклейки для клиентов», «Телефоны клиентов», «Заказы клиентов».
Чтобы добавить в строку меню следующее меню со списком команд, нужно снова выбрать на вкладке Команды диалогового окна Настройка категорию Новое меню , затем элемент Новое меню и перетащить его в данное меню, поместив его справа от первого элемента. Чтобы изменить вид меню или подменю, щелкните по соответствующему элементу правой кнопкой мыши. Можно использовать команды появившегося при этом контекстного меню или открыть окно Свойства элемента .
Удаление меню выполняется очень просто. Достаточно в режиме настройки панелей команд перетащить соответствующий элемент в пустую область окна Microsoft Access. Аналогично можно перетаскивать подменю и команды меню из одних меню в другие, также можно команду меню превратить в кнопку на панели инструментов и наоборот. Поскольку меню и панели инструментов являются разными типами одного объекта - панели команд, на панели инструментов можно размещать меню, а в строку меню можно добавлять кнопки.
Чтобы окончательно придать меню профессиональный вид (как в стандартном меню Access), необходимо каждому меню и команде меню назначить клавиши доступа. Буквы, соответствующие этим клавишам, выделяются в названии элемента подчеркиванием. Клавиши доступа используются следующим образом. Для того чтобы раскрыть меню, нужно при нажатой клавише
Чтобы указать символ, который будет определять клавишу доступа, нужно в имени команды (в поле подпись окна свойств элемента меню) вставить перед этим символом знак &, например «&Товары». При этом в разных командах одного меню должны быть использованы обязательно разные символы, определяющие клавиши доступа, хотя в разных меню символы могут совпадать.
Для того чтобы обеспечить быстрый доступ к наиболее часто используемым формам, отчетам или макросам, можно создать специальные кнопки, которые помещаются либо на панель инструментов, либо непосредственно в меню. Создать эти кнопки очень просто:
Закройте окно Настройка.
Раскройте список форм в окне базы данных приложения «Борей», выделите форму «Товары» и перетащите ее в строку меню, которое мы только что создали. В строке меню появится кнопка со значком и названием формы, при нажатии которой открывается форма «Товары».
Как видите, в одной строке меню могут размещаться как подчиненные меню, так и кнопки. Точно так же можно добавить кнопку в одну из стандартных панелей инструментов. Если таких кнопок, которые нужно создать для вызова различных функций приложения, много, лучше создать отдельную панель инструментов, в которую включить все эти кнопки, а также полезные кнопки со стандартных панелей инструментов.
Создается пользовательская панель инструментов аналогично строкам меню:
Снова откройте окно Настройка, щелкнув правой кнопкой мыши в области панелей команд окна приложения.
В появившемся диалоговом окне раскройте вкладку Панели инструментов.
Нажмите кнопку Создать.
В появившемся диалоговом окне введите имя новой панели инструментов Мои макросы и нажмите кнопку ОК. Появится пустая панель инструментов.
В данном случае не нужно менять ее тип (по умолчанию создается именно панель инструментов), раскройте вкладку Команды.
Перетащите этот макрос с помощью мыши на пустую панель инструментов.
Вы можете изменить внешний вид данной кнопки. Для этого в диалоговом окне Настройка нажмите кнопку Изменить выделенный объект или щелкните правой кнопкой мыши по только что созданной кнопке. Отобразится контекстное меню. При этом режим отображения кнопки помечен как Значок и текст . Но можно поместить на кнопке только значок, или только текст. Если вы хотите изменить текст на кнопке, введите этот текст в поле Имя (по умолчанию в этом поле отображается имя макроса).
Вы можете поместить на кнопку другой значок, выбрав понравившуюся картинку на специальной панели. Для отображения набора стандартных значков выделите в контекстном меню команду Выбрать значок для кнопки и щелкните по понравившемуся значку. Если же ни одна из картинок не подходит, можно выбрать наиболее близкий по оформлению значок, а потом исправить его в специальном редакторе. Чтобы открыть окно Редактор кнопок , выберите в контекстном меню команду Изменить значок на кнопке .
Наконец, можно просто скопировать понравившийся вам значок с другой кнопки. Чтобы скопировать значок с одной кнопки на другую:
Откройте диалоговое окно Настройка и выделите ту кнопку на панели инструментов, с которой нужно скопировать значок.
Выберите в контекстном меню команду Копировать значок на кнопке.
Выделите кнопку, значок которой нужно изменить.
Нажмите кнопку Изменить выделенный объект в диалоговом окне Настройка.
Выберите в контекстном меню команду Вставить значок для кнопки .
С помощью диалогового окна свойств кнопки можно изменить текст всплывающей подсказки и задать клавиши быстрого вызова.
Чтобы изменить текст всплывающей подсказки для кнопки на панели инструментов:
В режиме настройки выделите кнопку на панели инструментов. В диалоговом окне Настройка нажмите кнопку Изменить выделенный объект.
Выберите в контекстном меню команду Свойства. Появится диалоговое окно свойств кнопки.
Введите желаемый текст в поле Всплывающая подсказка .
На созданной вами панели инструментов можно разместить любые другие. полезные кнопки, не только кнопки для запуска макросов. Когда создание панели инструментов закончено, вы можете переместить ее на свободное место в верхней части экрана (или поместить у любой другой границы экрана).
Очень важно обеспечить приложение удобным интерфейсом. Access позволяет снабдить базу данных всеми необходимыми элементами интерфейса - меню и панелями инструментов, формами для ввода данных, комбинациями клавиш для быстрого вызова макросов и т.д. Все это делает работу с базой данных удобной и придает приложению законченный вид.
Отчет Access, который вы сконструировали в двух предыдущих упражнениях, имеет еще один существенный недостаток. Фамилии людей из списка Контакты выводятся не по алфавиту. Мастер отчетов автоматически сгруппировал данные таблицы Список по их принадлежности к тем или иным записям таблицы Контакты, которая определяется связью между полями Код_Контакты этих двух таблиц. По указанной причине фамилии в отчете упорядочены по возрастанию числового параметра Код_Контакты - идентификатора записей таблицы Контакты. Это неудобно, в отчетах с большим числом записей при такой сортировке будет довольно трудно отыскать нужного человека. Есть смысл изменить порядок сортировки, для этого выполните следующие шаги.
1.Щелкните на кнопке Отчеты окна базы данных Access.
2. Выделите значок отчета Список контактов.
3. Щелчком на кнопке Конструктор панели инструментов окна базы данных откройте отчет в режиме конструктора.
4. Щелкните на кнопке Сортировка и группировка панели инструментов, чтобы открыть окно диалога, показанное на рис. 18.19.
Рис. 18.19. Сортировка и группировка данных в отчете Access
В этом окне назначены два уровня сортировки. Сначала в порядке возрастания по полю Код_Контакты, а затем в пределах списка контактов, относящихся к одному человеку, по возрастанию даты контакта. На кнопке строки Код_Контакты виден значок, указывающий на то, что записи группируются по данному полю, то есть при перебаре записей таблицы Контакты для каждого нового значения поля Код_Контакты генерируется заголовок группы, в котором, как вы должны помнить из предыдущего упражнения, выводятся имя, фамилия и другие характеристики людей.
Казалось бы, можно просто изменить поле сортировки Код_Контакты на Фамилия, и записи в отчете сразу же выстроятся по алфавиту. Но в этом случае для четырех людей с одинаковой фамилией Петров будет выведен только один заголовок группы, ниже которого разместится список контактов со всеми Петровыми. Вспомните, что новый заголовок группы выводится только для каждого нового значения поля, по которому выполняется группировка. Код_Контакты - уникальный идентификатор записей таблицы Контакты, группировка по которому обеспечивает вывод в отчет всех записей этой таблицы. Для сортировки записей по алфавиту фамилий и имен следует добавить в список окна диалога Сортировка и группировка соответствующие поля, разместив их выше поля группировки Код_Контакты.
5. Щелкните в третьей строке на кнопке раскрывающегося списка Поле/выражение .
6. Выберите пункт Фамилия.
7. В раскрывающемся списке Поле/выражение четвертой строки окна Сортировка и группировка выберите пункт Имя .
Примечание При добавлении нового поля сортировки Access автоматически назначает ему порядок сортировки По возрастанию. Чтобы реализовать обратный порядок записей, выберите в раскрывающемся списке ячейки Порядок сортировки соответствующей строки пункт По убыванию .
8. Щелчком на кнопке строки Фамилия выделите ее.
9. Поместите указатель на кнопку строки Фамилия, нажмите кнопку мыши и перетащите строку на самый верх списка. Отпустите кнопку мыши в тот момент, когда жирная горизонтальная линия, показывающая будущее расположение перемещаемой строки, окажется над первой строкой таблицы.
10. Повторяя шаги 8 и 9, разместите строку Имя между строками Фамилия и Код_Контакты, как показано на рис. 18.20.
Рис. 18.20. Добавление полей сортировки данных в отчете Access
11. Закройте окно Сортировка и группировка.
Примечание Заголовки тех групп, для которых нет ни одной записи в таблице Список, в отчет не выводятся.
12. Щелкните на кнопке Вид панели инструментов , чтобы вывести отчет в режиме предварительного просмотра.
Теперь записи сначала сортируются по фамилиям, затем по именам. После этого для каждой новой записи таблицы Контакты появляется заголовок группы (так как величины поля Код_Контакты для всех записей различны). Ниже каждого такого заголовка из таблицы Список выводятся все контакты, соответствующие данному значению величины Код_Контакты, то есть данному человеку (рис. 18.21).
Рис. 18.21. Окончательный вид отчета Access
13. Закройте отчет Access.
Операция сортировки данных используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Когда на экране (или на бумаге) отображается таблица, гораздо легче найти нужную строку, если эти строки упорядочены. Вы привыкли к тому, что табличные данные упорядочены по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению значений в столбцах, содержащих числа. Но в разных ситуациях мы хотели бы сортировать строки по разным признакам (столбцам таблицы). В идеале это должно выполняться легким движением руки. Именно так и позволяет делать Access. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending).
Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню (рис. 2.55) соответствующую команду.
Таким образом можно упорядочить записи по любому столбцу таблицы. Ограничения существуют только на тип данных, которые можно упорядочивать - нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE.
Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил.
- При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми.
- Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие нули.
- При сохранении таблицы сохраняется и порядок ее сортировки.
Рис. 2.55.
Замечание
Порядок сортировки зависит от настроек языка, определенных в диалоговом окне Параметры (Options) при создании базы данных. Чтобы изменить эту настройку, необходимо выбрать в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), открыть вкладку Общие (General) и в поле Порядок сортировки базы данных (New database sort order) выбрать нужный язык (см. гл. 14).
Процесс сортировки значительно ускоряется, если предварительно по данному полю был построен индекс.
Если вы изменили порядок сортировки записей в таблице, а потом решили ее закрыть, Access запрашивает, хотите ли вы сохранить изменения макета. Если вы ответите Да (Yes), то новый порядок сортировки сохранится и воспроизведется, когда таблица будет открыта в следующий раз. Для того чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки (по значению ключевого поля), необходимо выполнить команду меню Записи, Удалить фильтр (Records, Remove Filter/Sort).
Иногда нужно выполнить сортировку по значению нескольких полей. Для этого переместите сначала сортируемые столбцы таким образом, чтобы они оказались, во-первых, рядом, а во-вторых, с учетом приоритетов, - приоритеты устанавливаются слева направо, т. к. первыми будут сортироваться значения в крайнем левом столбце. После этого нужно выделить все столбцы и нажать, соответственно, кнопку Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending) на панели инструментов.
Сортировка, поиск и фильтрация данных
Данные, которые хранятся в таблицах базы данных, могут быть эффективно использованы только при условии если существуют простые и доступные средства поиска нужной информации. Таблицы могут содержать огромное число записей, и хорошая СУБД должна обеспечить возможность быстро и легко найти и отобрать среди них нужные. Access 2002 является в этом отношении примером того, как можно при выполнении этих операций обеспечить максимальное удобство для пользователей и в то же время эффективность обработки больших объемов данных.
Операция сортировки данных используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Когда на экране (или на бумаге) отображается таблица, гораздо легче найти нужную строку, если эти строки упорядочены. Вы привыкли к тому, что табличные данные упорядочены по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению значений в столбцах, содержащих числа. Но в разных ситуациях мы хотели бы сортировать строки по разным признакам (столбцам таблицы). В идеале это должно выполняться легким движением руки. Именно так и позволяет делать Access. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов:Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending).
Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню (рис. 1) соответствующую команду.
Таким образом, можно упорядочить записи по любому столбцу таблицы. Ограничения существуют только на тип данных, которые можно упорядочивать - нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE.
Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил.
· При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми.
· Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие нули.
· При сохранении таблицы сохраняется и порядок ее сортировки.
Рис. 1.
Замечание
Порядок сортировки зависит от настроек языка, определенных в диалоговом окне Параметры (Options) при создании базы данных. Чтобы изменить эту настройку, необходимо выбрать в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), открыть вкладку Общие (General) и в поле Порядок сортировки базы данных(New database sort order) выбрать нужный язык.
Если вы изменили порядок сортировки записей в таблице, а потом решили ее закрыть, Access запрашивает, хотите ли вы сохранить изменения макета. Если вы ответите Да(Yes), то новый порядок сортировки сохранится и воспроизведется, когда таблица будет открыта в следующий раз. Для того чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки (по значению ключевого поля), необходимо выполнить команду меню Записи, Удалить фильтр (Records, Remove Filter/Sort).
Иногда нужно выполнить сортировку по значению нескольких полей. Для этого переместите сначала сортируемые столбцы таким образом, чтобы они оказались, во-первых, рядом, а во-вторых, с учетом приоритетов, - приоритеты устанавливаются слева направо, т. к. первыми будут сортироваться значения в крайнем левом столбце. После этого нужно выделить все столбцы и нажать, соответственно, кнопку Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending) на панели инструментов.
Существует четыре способа, которые можно использовать для отбора записей в режиме таблицы или формы: фильтр по выделенному, фильтр по форме, фильтрации Ввода и Расширенный фильтр.
Фильтр по выделению
1. Запустите Microsoft Access, а затем откройте базу данных
2. В поле формы, подчиненной формы, таблицы или подтаблица, выберите один экземпляр значение, которое требуется отфильтровать по (Например, имя или номер).
3. На Записей Выберите пункт Фильтр, а затем нажмите кнопку Фильтр по выделению.
4. Повторите шаги 2 и 3, пока не будет иметь набор записей Вы ищете.
ПРИМЕЧАНИЕ: Можно также фильтровать записи, которые не имеют определенное значение. После выбора значения, щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Фильтр с исключением выделенного.
Фильтр по форме
1. Откройте форму в режиме формы или таблицы, запроса или формы в
Представление таблицы данных. Фильтрация записей в подтаблице отображения подтаблицы щелкнув его индикатор развертывания.
2. На Записей Выберите пункт Фильтр, а затем нажмите кнопку Фильтр по форме Чтобы перейти в окно обычного фильтра.
Можно задать условия для формы, подчиненной формы основную таблицу или любой подчиненной таблицы, отображается. Каждую подчиненную форму или подтаблицы имеет свои собственные Искать и Или вкладки.
1. Выберите поле для указания критерии.
2. Введите условие отбора, выбрав значение, которое вы Поиск в списке значений поля (если список содержит значения полей), или введите значение в поле.
3. Чтобы найти записи, в котором определенное поле имеет тип пустые или непустые, Имеет значение Null -или-Не пусто в поле.
4. Чтобы указать дополнительные значения, содержащие записи в фильтр, нажмите кнопку Или вкладки формы, подчиненной формы, таблицы или подтаблицы что фильтрации, а затем введите дополнительные условия.
5. На Фильтр меню, нажмите кнопку Применение фильтра чтобы просмотреть результаты фильтрации.
Фильтр для ввода данных
1. Откройте форму в режиме формы или таблицы, запроса или формы в Представление таблицы данных. Фильтрация записей в подтаблице отображения подтаблицы щелкнув его индикатор развертывания.
2. Щелкните правой кнопкой мыши в поле в форме, подчиненной форме, в режиме таблицы или подтаблицы фильтрации и введите значение что вы ищете Для фильтрации окно контекстного меню.
3. Нажмите клавишу ВВОД, чтобы применить фильтр, а затем закройте контекстное меню.
Расширенный фильтр
1. Откройте форму в режиме формы или таблицы, запроса или формы в Представление таблицы данных.
2. Щелкните в форме, подчиненной формы, таблицы, или подтаблица, который требуется отфильтровать.
3. На Записей Выберите пункт Фильтр, а затем нажмите кнопку Расширенный фильтр.
4. Добавьте поля, которые необходимо указать значения или другие критерии, которые будут использовать фильтр для поиска записей в структуре Сетка.
5. Чтобы указать порядок сортировки, щелкните Сортировка для поля в ячейке, нажмите кнопку со стрелкой и выберите порядок сортировки. Microsoft Access сначала выполняет сортировку крайнего левого поля в бланке запроса, а затем Сортировка следующее поле вправо и т. д.
6. В Условия для полей, которые включены, введите значение в ячейке, При поиске или введите выражение.
7. На Фильтр меню, нажмите кнопку Применение фильтра чтобы просмотреть результаты фильтрации.
Существует два вида сортировки, которые можно выполнить: простая сортировка и сложная сортировка.
Простая сортировка. При сортировке в режиме формы, в режиме таблицы или в режиме страницы выполняется простая сортировка, то есть все записи поля сортируются по возрастанию или по убыванию (но не в том и другом порядке сортировки одновременно).
Сложная сортировка. Если нужно провести сортировку записей в режиме конструктора запроса, в окне расширенного фильтра, в режиме конструктора отчета, в режиме конструктора страницы, в режиме сводной диаграммы или сводной таблицы, можно выполнить сложную сортировку. Это означает, что по некоторым полям допускается сортировка по возрастанию, а по другим полям сортировка по убыванию.
Особенности сортировки записей.
Если новая форма или отчет основываются на таблице или запросе, порядок сортировки которых был сохранен вместе с ними, то он наследуется и новой формой или отчетом.
В одном или нескольких полях результатов запроса или расширенного фильтра может быть отсортировано до 255 знаков.
Порядок сортировки зависит от языка, указанного в поле Порядок сортировки базы данных (на вкладке Общие диалогового окна Параметры) в момент создания базы данных. Если база данных содержит связанные таблицы из базы данных, использующей порядок сортировки для другого языка, Microsoft Access использует порядок сортировки, указанный для базы данных, содержащей связь с таблицей, а не для базы данных, в которой хранится сама таблица.
Если бланк запроса или фильтра содержит знак "звездочка" из списка полей, то определить в нем порядок сортировки можно, только добавив в него поля, которые необходимо отсортировать.
Для сортировки значений дат и времени от более ранних к более поздним используйте порядок сортировки по возрастанию. Для сортировки от более поздних значений к более ранним используйте сортировку по убыванию.
Числа, хранящиеся в текстовых полях, сортируются как строки знаков, а не как числовые значения. Поэтому для выполнения их сортировки в числовом порядке все текстовые строки должны иметь одинаковую длину. Например, результатом сортировки по возрастанию текстовых строк "1", "2", "11" и "22" будет "1", "11", "2", "22". В начало строк с меньшим количеством знаков следует добавить незначащие нули, например: "01", "02", "11", "22". Еще одним решением данной проблемы для полей, не содержащих значения Null , будет использование функции Val для сортировки числовых значений строк. Например, если столбец "Возраст" является текстовым полем, содержащим числовые значения, то для расположения записей этого столбца в должном порядке можно указать в ячейке Поле функцию Val ([Возраст]), а в ячейке Сортировка указать нужный порядок сортировки. Если числовые значения или значения дат хранятся только в текстовом поле, рекомендуется изменить тип данных этого поля таблицы на числовой, денежный или даты/времени. После выполнения сортировки по этому полю числа или даты будут располагаться в надлежащем порядке без ввода дополнительных нулей.
При сортировке поля по возрастанию записи, в которых это поле пусто (содержит значение Null), ставятся в начало списка. Если поле содержит как записи со значениями Null, так и записи с пустыми строками, при сортировке первыми будут отображены поля со значениями Null, а сразу за ними поля с пустыми строками.
