Отправляем факс правильно через специальный аппарат или интернет. Юридическая сила документов, передаваемых по факсу и электронной почте

Вы можете подписать PDF документ на вашем телефоне, планшете или любом другом компьютере и отправить его кому-либо. Но некоторые организации, по-прежнему, не принимают документы по электронной почте — вам может понадобиться отправить документы по факсу. Вы не сможете использовать ваш смартфон в качестве факсимильного аппарата или для модемного дозвона спомощью телефонного соединения. Вам нужно будет полагаться на приложение или стороннюю службу, которая отправляет факс, так же, как вы отправляли бы факс с вашего ПК.

Как отправлять и получать факсы в сети без факсимильного аппарата или телефонной линии

Вы не найдете приложения, которое позволяет отправлять неограниченное количество факсов бесплатно. Каждое приложение, которое вы найдете, будет стоить вам денег при регулярном использовании. Некоторые приложения смогут отправить вам несколько страниц бесплатно, но это все. Эти сервисы должны оплачивать телефонные номера и интерфейс с телефонной сетью для вас. Ваш смартфон не сможет осуществить модемного дозвона, поэтому перед вами достаточно не тривиальная задача.

И хотя, все эти сервисы будут стоить вам денег, вы можете выбрать более дешевый и удобный способ. Альтернативой является оплата за использования факсимильных аппаратов в отделениях связи или приобретение собственного факсимильного аппарата и подключение его к телефонной линии. Оба варианта, вероятно, будут значительно дороже, если вам просто нужно отправить несколько факсов. Если вы только что купили телефон в интернет-магазине MobiOK и хотите использовать его максимально — эта статья для вас.

Предлагаемый метод также позволяет вам делать все полностью электронным способом. Вы можете подписывать и заполнять PDF-документы на своем телефоне и отправлять их по факсу. Или используйте камеру своего телефона, чтобы сканировать бумажные документы и отправить их по факсу.

Приложения отправки факсвов для iPhone и Android

Введите «факс» в App Store, и вы найдете немало вариантов, но ни одно из приложений, на самом деле, не бесплатное. Те же немногие, которые предоставляют вам отправку несколько бесплатных факс-страниц, обычно ограничиваются лишь несколькими страницами, прежде чем они начнут требовать деньги.

Но есть большая проблема — подавляющее большинство случаев, когда вам нужно отправить факсом что-то, требует повышенной конфиденциальности. Вы отправляете факсом документ, содержащий очень личную информацию, — ведь организации здравоохранения, налоговые или правительственные органы, как правило, требуют отправки факсов, содержащих личную информацию.

Вы не можете доверять кому-либо, кто работает на факсимильном аппарате вашу личную информацию. Итак, у нас есть для вас несколько рекомендаций.

RingCentral Fax

Если вы будете отправлять конфиденциальные факсы постоянно или работаете в компании, которой нужна такая услуга, то RingCentral Fax, частично принадлежащий Cisco и AT&T, вероятно, лучший выбор для ваших нужд, Особенно потому, что у сервиса есть много отличных функций безопасности и поддержка нескольких пользователей с отдельными линиями факсимильной связи.

У них также есть действительно удобное мобильное приложение, которое, вероятно, является одним из самых комфортных способов работы с факсом. Кроме того, вы можете отправлять факсы по электронной почте. Приложение имеет все возмжные функции, которые вы можете себе представить, включая интеграцию с Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, и вы даже можете получить бесплатный номер. Сервис также имеет множество функций безопасности, которые могут быть полезны для компаний или людей, которые передают защищенную информацию.

Конечно, если вы просто хотите отправить несколько факсов, вы можете использовать один из их дешевых тарифных планов, стоящих менее чем 7 долларов США в месяц … а затем просто отменить подписку через месяц или два.

Отправка одного или нескольких факсов

Если вы просто хотите иногда отправлять несколько факсов, вы можете выбрать сервис eFax, который хорошо известен как компания, которая, в основном, придумала факсы в цифровом формате. У них отличное мобильное приложение, которое позволяет отправлять и получать факсы.

Если вам просто нужно отправить факс, мы также рекомендуем MyFax, который позволяет отправлять до 10 бесплатных страниц без необходимости платить. Это не много, но это больше факсов чем большинство пользователей отправлает за год. Если вам нужно отправлять больше страниц каждый месяц, вы можете перейти на обычный тарифный план.

Оба этих сервиса являются авторитетными и принадлежат одной и той же крупной компании, которая работает на этом рынке в течение многих лет. Это не какая-нибудь операция «на ночь». Они могут не иметь предоставлять всех функций безопасности, которые дает RingCentral, но вам не нужно беспокоиться о том, что кто имеет доступ к вашей личной информации.

Отправка факса по электронной почте

Если вы используете Windows Phone, Blackberry, Fire Tablet или другую операционную систему, вы всегда можете подписаться на RingCentral , eFax или MyFax, а затем использовать веб-сайт для отправки факса — или вы можете использовать их факс по электронной почте.

Почти все сервисы позволяют отправлять факсы, отправляя документ по электронной почте на тот номер, на который вы пытаетесь отправить факс. Например, если вы хотите отправить факс на номер 800-666-3434, вы должны отправить документ по электронной почте, например, [email protected] (не реальный адрес).

Возможность отправлять факсы по электронной почте означает, что любое мобильное устройство может легко отправлять факсы, без установки дополнительных приложений.

В конечном счете, нет оптимального приложения факсимильной связи для всех. Если вам нужно отправлять довольно много страниц на постоянной основе, такой сервисный сервис, как RingCentral или eFax, может оказаться лучшим. Если вы хотите просто отправить один или несколько факсов, MyFax, вероятно, будет лучшим выбором.

Если вы используете смарт фона на другой мобильной платформе (например, Windows Phone), лучше всего найти службу факсимильной связи, которая позволяет отправлять факсы по электронной почте, что в общем случае является самым простым и лучшим способом отправки факсов.

Для отправки факса с компьютера, как правило, нужна специальная программа и модем или Интернет. Что же это за программы, и какие из них самые лучшие? Давайте выясним.

1. Windows

Самый простой способ, с которым возможна отправка факса с компьютера, - это воспользоваться компонентом Windows - «Факсы и сканеры» (вы найдёте его в меню «Пуск-Все программы» или в папке Windows на диске C). Поскольку от пользователя не требуется установки дополнительного ПО, этот метод очень популярен. Открыв диалоговое окно «Факсы и сканеры», вы на какое-то время сможете превратить ваш компьютер в факсимильный аппарат. Однако прежде необходимо удостовериться, что у вас есть подключение к модему или же к серверу факсов.

После этого отыщите на панели инструментов кнопку «Создать факс» (в случае, если вы делаете это впервые, запустится мастер настройки факса). При необходимости вам также будут доступны инструменты редактирования. Далее выбираете документ и нажимаете «Отправить». Если нужно отправить факс сразу нескольким получателям, в поле «Кому» укажите их номера, разделяя точкой с запятой. Для получения дополнительных сведений и отчёта об отправке щёлкните «Подробности». Если же в стандартном компоненте от вашей любимой ОС нет нужных функций или удобство использования оставляет желать лучшего, задумайтесь об установке специального ПО (примеры приводим ниже).

2. Microsoft Office

Этот вариант предполагает, что на вашем компьютере установлены приложения Microsoft Outlook и Microsoft Word (а, как нам известно, на большинстве ПК они есть). Иметь подключённый модем необязательно. При этом, во время отправки факсимильного сообщения Outlook непременно должен быть запущен. Даже если вы собираетесь пересылать факс из другого приложения Microsoft. К слову, это возможно не только непосредственно из Outlook, но также из Word, Excel и PowerPoint. В любом из этих приложений, нажав кнопку «Создать», вы сможете увидеть небольшое меню, в котором будет и такая строка как «Факсы».

Поскольку нас интересует отправка факса через Интернет, вам придётся открыть браузер и пройти регистрацию у поставщика этой услуги. После этого вы сможете вернуться в приложение и отправить факсимильное сообщение, выбрав «Отправить - Факс через Интернет», предварительно заполнив поля: «Факс», «Номер факса» и «Тема». Отметим, что такой вариант работает не на всех ПК, поэтому следует рассмотреть специальные программы.

3. VentaFax

Это целый пакет программ, с помощью которых отправка факса с компьютера станет быстрой и удобной. Меню Вентафакс - на русском языке. В нём вы найдёте впечатляющий список функций, среди которых даже те, что не на каждом факсе встретишь. К примеру, автоответчик, автоматический определитель номера, голосовой набор, спикерфон, массовая рассылка, скины для интерфейса. Однако, в данном случае есть одно условие - необходим модем (и подключенный к ПК телефонный кабель).

Отправить факсимильное сообщение можно не только из диалогового окна VentaFax, но также из приложений, с которыми прога интегрируется. Кроме того, в данном софте предусмотрена очень удобная опция - передаваемый документ отображается в реальном времени в виде движущейся на экране страницы. Загрузив бесплатную версию VentaFax, вы сможете пользоваться всеми её функциями в течение месяца.

4. PamFax

А вот эта разработка чудесным образом интегрируется со Skype. Если вы частенько звоните со Скайпа, то и факс отправляйте таким же образом! Кнопка от PamFax автоматически появится в меню Skype после инсталляции. Разработчики данного софта уверяют, что использование их услуги отправки факса проще простого.

Так, в PamFax внедрён мастер отправки сообщений, а статус отправки будет виден в чате Скайпа. Получатель может быть как в единственном числе, так и в множественном при массовой рассылке. Единственное, что может несколько омрачить впечатление от этой проги, - это то, что она будет работать только в премиум-пакете Skype, а оплата за отправку факса будет учитываться в Skype Credit.

5. Zoiper communicator

Интересует отправка факса с компьютера бесплатно? Устанавливайте Zoiper communicator. Разработчики называют это своё творение «софтфоном». Есть две версии: бесплатная и бизнес-версия. Отправка факса в бесплатной предусмотрена, так что она нам вполне подойдёт. Единственное, на что сразу обратим внимание, - интерфейс выполнен на английском языке, и если вы не уверены в своём уровне владения этим языком, пригласите на помощь кого-нибудь, у кого таких сомнений нет.

Несмотря на все большую распространенность сети интернет и те очевидные удобства, которые несет с собой пересылка различных документов с помощью электронной почты, многие организации продолжают использовать различные факс-машины в своем документообороте. Сложно сказать чем это обусловлено. То ли страхом перед освоением чего-то нового (компьютер для многих людей старшего поколения так и продолжает оставаться чем-то сложнопостижимым), а может быть ностальгией по сакраментальной фразе «Я стартую!».

По этой причине нередки ситуации, когда вам нужно срочно переслать в определенную организацию документ, но у вас нет факса, а на другой стороне никогда не слышали и не пользовались электронной почтой. Как быть в данной ситуации и можно ли отправить факс с компьютера?
Для решения этой проблемы можно использование внутренний или внешний факс-модем и компонент «Связь и факс» из дистрибутива операционной системы Windows. Но в наше время это уже практически не актуально, так как данные модемы работают на Dial-Up подключении к интернету, которое тихо доживает свои дни и мало кем используется.

Лучшим вариантом будет использование различных сервисов по отправке отсканированных документов по факсу. Адреса сайтов данных сервисов можно легко найти в интернете, но чтобы сэкономить ваше время, мы подскажем адреса подобных сервисов и дадим краткие инструкции по их использованию. Среди них будут два сайта, которые предоставляют данную услугу бесплатно, и еще два, выполняющих то же самое за деньги.

Бесплатные сервисы для отправки факса с компьютера.

Платные сервисы.

На данном сайте присутствует также режим рассылки факсов по различным номерам, которые нужно загрузить в виде файла CSV-формата.

Единственная сложность, которая может возникнуть при использовании любого из описанных сервисов - это прием факсов в ручном режиме. Не у всех офисных работников, поднявших трубку и услышавших характерные звуки факса хватает сообразительности нажать кнопку «Старт» для начала приема. В этом случае может помочь предварительный звонок в данную организацию и просьба перевести их факсовый аппарат в автоматический режим.

Обмен данными в нашей жизни происходит постоянно. Технологии не стоят на месте и важное место среди них занимает факсимильная связь. О том, что факс – это передача или обмен текстовой и графической информации по электронным каналам, известно сегодня всем. Но еще немногие знают, каким способом отправлять документы по факсу. Появились интернет-сервисы, в которых факсимильный аппарат заменяют специальные программы. Некоторые из них позволяют бесплатно отправлять дакументы по городу Киев, или осуществлять автоматическую рассылку. Рассмотрим «аппаратную» и «виртуальную» отправку факсов.

Итак, если в вашем офисе установлен телефакс, т.е. аппарат с телефоном, то действовать нужно по такой схеме. Подготовленный к пересылке документ, с четко пропечатанным текстом, без потеков от чернил и без скоб и скрепок, вставляется в лоток лицевой стороной вниз.

Большинство аппаратов, например, телефаксы Panasonic и Sharp, имеют автоподатчики на 10-15 листов для оперативного совершения массовых рассылок. Если такая опция не предусмотрена, то документы отправляются поочередно. После вставки документа прозвучит короткий тональный сигнал и произойдет захват листа. Затем в дело вступает телефон: вы звоните адресату, просите принять факс, и по условному паролю «Стартуем» нажимается кнопка «Старт».

После отправки документа необходимо связаться с получателем и уточнить, насколько успешно доставлен факс, нет ли смазанных строк. Если адресат не доволен качеством полученного факса, перешлите документ еще раз.

Принимать факс тоже не составляет труда, для приема нужно нажать кнопку "Старт", когда услышите тональный сигнал. А после того, как прием документов будет закончен, нужно нажать кнопку "Стоп".

Для отправки факса виртуальным способом вы ищете компанию-посредника и создаете на их сайте личный кабинет. Далее загружаете с компьютера документы Word, которые нужно переслать, задаете номер получателя, свои координаты и, по желанию, параметры связи (количество повторных звонков при занятом номере и т.д.). Больше ничего делать не нужно, факс отравится автоматически. Вам останется только дождаться сообщения на e-mail или мобильный телефон о доставке документа.

Осваивать премудрости онлайн сервисов или защитить свои документы от посредников и купить факс для себя – каждый решает сам. И оба эти способа нисколько не исключают друг друга, ведь онлайн пересылка может использоваться в качестве альтернативы. Например, когда закончилась бумага для факса или по каким-то причинам отсутствует телефонная связь. Главное, чтобы вам было удобно работать с документами, и адресаты получали их быстро и в отличном качестве.