Как защитить файл от изменений в excel. Как защитить ячейки в Excel от редактирования

Как защитить ячейки в Excel от редактирования, пошаговая инструкция и способы защиты данных в ячейках таблицы.

Хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от 500 рублей в день?
Скачайте мою бесплатную книгу
=>>

Периодически, при работе с таблицами в Excel, требуется устанавливать защиту от намеренного или случайного редактирования. В особенности, это касается диапазонов, содержащих формулы для произведения каких-либо расчетов.

Ведь если другой пользователь внесёт какие-то изменения в проделанную вами ранее работу, то последствия могут быть весьма неприятными.

Как защитить ячейки в Excel от редактирования

В Excel имеется возможность установки, как полной защиты страницы от корректирования данных, так и частичной. Поэтому, выбор остаётся исключительно за самим пользователем, решившим защитить данные.

Защищаем определённые ячейки

Итак, если вам требуется защитить от внесения корректировок определеннее ячейки, тогда проделываете следующее:

Аналогичен принцип действий и при использовании вкладки «Рецензирование».

Но в этом случае сначала выбираете «Защитить лист», а затем отмечаете «Выделение заблокированных ячеек».

Таким образом, если кто-то захочет внести изменения в определённую область, то без знания, установленного вами ранее пароля, ничего не получиться.

Как снять защиту

Чтобы разблокировать доступ и сделать возможным внесение корректировок, также через «Рецензирование» или раздел «Ячейки» в главном меню, переходите в «Защиту листа» и выбираете «Снять защиту листа». Далее вводите указанный при блокировке пароль.

Пароль лучше всего записать и сохранить в надёжном месте. В случае его утери, восстановить пароль нельзя. При введении пароля важно правильно вводить прописные и заглавные буквы. Так как если вы написали, например имя своей собаки с заглавной буквы, а затем ввели пароль с маленькой, то вам укажут на то, что пароль неверный.

Защищаем страницу

В ситуации, когда нужно защитить всю таблицу от непредвиденных изменений требуется:

• Перейти в «Рецензирование» и в подразделе «Изменения» нажать на «Защитить лист».
• Далее снимаете галочку с первой строчки и оставляете напротив записи «Выделение незаблокированных ячеек».
• Затем в поле «Пароль для…» указываете пароль и повторяете его.
• Нажимаете на «ОК».

Универсальный способ защиты

Если вам требуется защитить не конкретную область в таблице, а все данные находящиеся на странице в целом, тогда наведите мышку в левый нижний угол, где находятся листы.

Кстати название заполненного листа может быть не стандартным «Лист 1», а каким-нибудь ещё. Это не очень важно.

Итак, приступим:

В результате, при попытке внесения каких-либо изменений, будет запрашиваться пароль. Когда нужно открыть доступ, для возможности внесения корректировок, тогда также наводите мышку нижнюю часть программного окна с левой стороны.

Затем, нажимаете по ней правой кнопкой мышки. Далее выбираете — «Снять защиту…», или используете для этих целей «Рецензирование».

Резюме

Как можно увидеть, при возникновении вопроса о том, как защитить ячейки в Excel от редактирования, имеется несколько вариантов его решения. Всё зависит от того, нужно ли защищать все данные на одном листе или лишь определённые области.

По различным причинам возникают ситуации, когда у пользователей Excel появляется желание защитить ячейки в своих Excel – таблицах. Кто-то хочет защитить все ячейки без исключения, а кому-то надо установить выборочную защиту исключительно на ячейки с заливкой или с формулами.

Кто-то хочет защитить данные от самого себя, чтобы случайно не удалить что-то важное, а кому-то необходимо защитить ячейки от других, например не очень опытных пользователей, которые могут, заменить в ячейке формулу с промежуточным расчетом на свое значение и поставить тем самым под сомнение конечный результат. При этом найти подобную ошибку будет довольно проблематично.

Установка и снятие защиты ячеек стандартными средствами Excel

Защита ячеек производится в два этапа, для того чтобы защитить ячейки от изменений, необходимо:

Этап первый - выделить ячейки и сделать их защищаемыми;

Для этого достаточно после выделения ячеек нажать сочетание клавиш Ctrl+1 либо кликнуть правой кнопкой мыши в области выделенных ячеек, выбрать из контекстного меню пункт «Формат ячеек…», зайти на вкладку «Защита» и установить флажки в полях «Защищаемая ячейка» и/или "Скрыть формулы".

Наличие установленных флажков не защищает ячейки, а говорит лишь о том, что ячейки станут защищенными после установки защиты листа. Изменять формат ячеек можно как во всем выделенном диапазоне, так и у группы несмежных ячеек. По умолчанию в каждой новой книге и на каждом новом рабочем листе все ячейки являются защищаемыми и у всех ячеек отсутствует флажок в поле "Скрыть формулы".

Этап второй - установить защиту листа.

Защите листа в различных версиях Excel посвящена отдельная публикация , здесь же следует напомнить, что установить защиту листа в Microsoft Excel 2003 можно в меню Сервис/Защита/Защитить лист, а в Excel 2007/2010/2013 лист защищается на вкладке «Рецензирование», в группе кнопок «Изменения» нажатием кнопки «Защитить лист». При необходимости можно отметить галочками разрешения для пользователей и ввести пароль.

Использование надстройки позволяет:

1. Одним кликом мыши вызывать диалоговое окно макроса прямо с панели инструментов Excel;

2. выбирать по своему усмотрению один из четырех режимов обработки данных;

3. на выбор пользователя устанавливать либо снимать свойство "Защищаемая ячейка" и "Скрыть формулы" по семи условиям (на пустые ячейки, на ячейки с числовыми и текстовыми значениями, с формулами, с примечаниями, с заливками и рамками).

видео по установке/снятию защиты ячеек

макрос (надстройка) для выборочной установки и снятия свойства "защищаемая ячейка"

В этой статье я расскажу как защитить ячейки в Excel от изменений и редактирования. Защита ячеек может заключаться в том, что пользователи, открывшие ваш файл не смогут редактировать значения ячеек, а также видеть формулы.

Прежде чем, мы разберемся как настроить защиту, важно понять принцип работы защиты ячеек в Excel. По-умолчанию, все ячейки в Excel уже заблокированы, но фактически доступ к ним будет ограничен после того, как вы в настройках защиты листа введете пароль и условия по ограничению доступа.

Как защитить все ячейки в файле Excel

Если вы хотите защитить абсолютно все ячейки в вашем Excel файле от редактирования и изменений, проделайте следующие действия:

• Перейдите во вкладку “Рецензирование ” на панели инструментов => в подразделе “Защита ” кликните по иконке “Защитить лист “:

• Во всплывающем окне, убедитесь, что установлена галочка напротив пункта ““:

• Введите пароль в поле ““, если хотите, чтобы снять защиту могли только те пользователи, которым вы сообщили пароль:

• Выберите из списка и отметьте “галочкой” те действия с ячейками листа, которые будут разрешены всем пользователям:

• Нажмите “ОК “

Если вы установили пароль, то система попросит вас повторно ввести его.

Теперь, всем пользователям, которые попытаются внести изменения или отредактировать значения ячеек будет отображаться такое сообщение:

Для того чтобы снять установленную защиту, перейдите во вкладку “Рецензирование “, и в разделе “Защита ” кликните по иконке “Снять защиту с листа “. После этого система попросит вас ввести пароль для снятия защиты.

Как защитить отдельные ячейки в Excel от изменений

Чаще всего, вам может не потребоваться защита всего листа целиком, а только отдельных ячеек. Как я писал в начале статьи, все ячейки в Excel по умолчанию заблокированы. Для того чтобы блокировка наступила фактически нужно настроить защиту листа и задать пароль.

Для примера рассмотрим простую таблицу с данными о доходах и расходах. Наша задача защитить от изменений ячейки в диапазоне B1:B3 .

Для того чтобы заблокировать отдельные ячейки проделаем следующие действия:

• Выделим абсолютно все ячейки на листе Excel (с помощью сочетания клавиш CTRL + A ):

• Перейдем на вкладку “Главная ” на панели инструментов => в разделе “Выравнивание ” кликнем по иконке в правом нижнем углу:

• Во всплывающем окне перейдем на вкладку “Защита ” и уберем галочку с пункта “Защищаемая ячейка “:

• Кликнем “ОК “

Таким образом, мы отключили настройку Excel для ячеек всего листа, при котором все ячейки готовы к защите и блокировке.

• Теперь, выделим ячейки, которые мы хотим защитить от редактирования (в нашем случае это диапазон ячеек B1:B3 );
• Снова перейдем на вкладку “Главная ” на панели инструментов и в подразделе “Выравнивание ” кликнем по иконке в правом нижнем углу, как мы делали это раннее.
• Во всплывающем окне, на вкладке “Защита ” поставим галочку в пункте “Защищаемая ячейка “:

• Перейдем во вкладку “Рецензирование ” на панели инструментов и кликнем по иконке “Защитить лист “:

• Во всплывающем окне, убедимся, что установлена галочка напротив пункта “Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек “:

• Введем пароль в поле “Пароль для отключения защиты листа “, чтобы снять защиту могли только те пользователи, которым мы сообщили пароль:

Как и любую информацию данные в Экселе иногда приходится защищать от редактирования или случайного удаления. К сожалению, в меню нет такой кнопки, нажатием на которую можно одним действием защитить отдельную ячейку от редактирования. Но зато есть набор различных защит, комбинируя которые можно получить желаемый результат.

Защитить ячейку от изменений в Excel можно только установив защиту всего листа. По умолчанию при включении защиты листа в Экселе будут защищены все ячейки. Если выделить ячейку или несколько, и войти в формат ячеек, то можно на вкладке «Защита» увидеть установленную галочку «Защищаемая ячейка» . Убирая эту галочку мы снимаем защиту с этих ячеек, и они будут всегда доступны для редактирования.

Теперь при включении защиты листа в Экселе на вкладке «Рецензирование» пунктом меню «Защитить лист» , мы защитим от изменений все ячейки листа, для которых не была снята галочка. А ранее редактируемые нами ячейки можно будет изменять. При этом в момент включения защиты появится возможность сделать дополнительные настройки и выбрать, что именно нельзя будет делать с ячейками.

Теперь рассмотрим возможность защиты паролем отдельных ячеек в Excel. Необходимо будет выделить ячейки, которые мы хотим защитить отдельным паролем в Экселе, и на вкладке «Рецензирование» выбрать пункт меню «Разрешить изменение диапазонов» . В появившемся окошке нажимаем «Создать» , при желании вводим имя диапазона, проверяем или вводим новый диапазон ячеек, и указываем пароль.

Но после всех этих настроек защита ячеек в Excel от редактирования еще не работает. Чтобы все заработало, необходимо включить защиту листа, как это было рассмотрено выше. После этого все ячейки будут защищены от изменений, но для выбранных нами ячеек будет действовать отдельный пароль, введя который без разблокировки листа можно будет вносить необходимые изменения.

Зная возможности защиты ячеек в Экселе теперь можно комбинировать различные варианты. Например, выделив все ячейки листа и зайдя в формат ячеек можно на вкладке защиты отменить защиту этих ячеек, затем выделить отдельную группу ячеек и вернуть им защиту. На данном этапе при включении защиты листа заблокированными будут только отмеченные нами ячейки. А если перед этим через меню разрешения изменения диапазонов ввести отдельный пароль для выделенных ячеек, то после включения защиты листа во все ячейки можно будет вносить любые данные, а в заблокированные ячейки можно будет внести изменения только при вводе пароля. Собственно, только таким образом и получится защитить отдельные ячейки Экселя от изменений стандартными средствами.

В Microsoft Excel реализовано несколько уровней защиты и безопасности, которые позволяют управлять доступом к данным MS Excel: защита ячеек, защита листа, защита книги (защита структуры и окон) и защита всего файла от просмотра и изменения. Рассмотрим эти способы защиты подробнее.

Как защитить ячейки в Excel от изменения?

Файл, созданный в приложении Microsoft Excel, основной составляющей которого является рабочий лист, называется рабочей книгой. Таким образом, все рабочие книги Excel состоят из рабочих листов. Книга не может содержать менее одного листа. Рабочие листы в свою очередь состоят из ячеек, организованных в вертикальные столбцы и горизонтальные строки. Ячейки рабочих листов содержат различного рода информацию о числовых форматах, о выравнивании, отображении и направлении текста, о названии, начертании, размере и цвете шрифта, о типе линий и цвете границ, о цвете фона и наконец о защите. Все эти данные можно увидеть, если в контекстном меню, которое вызывается правой кнопкой мыши, выбрать пункт "Формат ячеек". В появившемся диалоговом окне, на вкладке "Защита" есть две опции: "Защищаемая ячейка" и "Скрыть формулы". По умолчанию во всех ячейках установлен флажок в поле "Защищаемая" и не установлен флажок в поле "Скрыть формулы". Установленный флажок в поле "Защищаемая ячейка" еще не означает, что ячейка уже защищена от изменений , это означает лишь то, что ячейка станет защищенной после того, как будет установлена защита листа.

Можно защищать не все ячейки, а только часть их, оставляя при этом возможность другим пользователям вводить и изменять данные в незащищенные ячейки. Для того, чтобы сделать часть ячеек не защищаемыми, необходимо выделить нужный диапазон ячеек листа и кликнуть правой кнопкой мыши в области выделенных ячеек, после этого выбрать пункт контекстного меню «Формат ячеек…». В появившемся окне с названием «Списки» либо "Формат ячеек" (в зависимости от версии Excel) перейти на закладку «Защита», и снять флажок в поле «Защищаемая ячейка».

В этом же окне можно скрывать формулы и отображать их обратно для просмотра. Под скрытием формул подразумевается не только скрытие непосредственно формул, но и отображения любого содержимого ячеек в строке формул.

При выборочной установке либо снятии свойств "Защищаемая ячейка" и/или "Скрыть формулы", когда например необходимо снять защиту с одной группы или диапазона ячеек и оставить её для другой группы либо диапазона, удобно использовать стандартное средство Excel для выделения группы ячеек, которое находится на вкладке "Главная", в группе кнопок "Редактирование", в меню кнопки "Найти и выделить", пункт "Выделить группу ячеек". Существуют и дополнительные удобные инструменты для установки и снятия защиты ячеек .

Как установить защиту листа (элементов листа) в Excel?

Для того, чтобы восстановить полный доступ к элементам, необходимо снять защиту листа. Перед отображением скрытых строк и столбцов нужно также предварительно снять защиту листа , после этого скрытые столбцы и строки отображаются в обычном порядке.

Защита отдельных элементов книги Excel (структуры и окон)

Все рассмотренные уровни защиты являются взаимодополняющими, но не предназначены для защиты конфиденциальных данных.

Внимание! Если кнопки "Защитить лист" и "Защитить книгу" неактивны , значит на вкладке "Правка" в поле "Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно" установлен флажок. Для того, чтобы снять флажок, необходимо зайти в пункт меню Сервис/Доступ к книге...(если работа ведется в Excel 2003) либо на вкладке "Рецензирование", в группе кнопок "Изменения" нажать кнопку "Доступ к книге" (если работа ведется в Excel 2007/2010/2013).

Защита паролем всего файла книги Excel от просмотра и внесения изменений

Этот способ защиты данных в Excel обеспечивает оптимальную безопасность, ограничивая доступ к файлу и исключая возможность несанкционированного открытия файла. Защищается файл паролем, длина которого не должна превышать 255 символов. Могут использоваться любые символы, пробелы, цифры и буквы, как русские, так и английские, но пароли с русскими буквами неправильно распознаются при использовании Excel на компьютерах Macintosh. Доступ к книгам, защищенным паролем, получают только пользователи, знающие пароль. Можно задавать два отдельных пароля на открытие (просмотр) файла и на внесение изменений в файл. Защита с помощью пароля на открытие и просмотр файла использует шифрование. Пароль на внесение изменений в файл не шифруется.

Установить пароль на открытие файла в Excel 2007 можно двумя способами. В меню Office/Подготовить/Зашифровать документ

после нажатия кнопки "Зашифровать документ" появляется окно "Шифрование документа", в котором вводится пароль

Пароль на открытие и изменение файла можно также установить при сохранении файла. Для этого в окне «Сохранение документа» необходимо нажать кнопку «Сервис» и выбрать пункт "Общие параметры..."

после этого появится окно с названием "Общие параметры", в котором можно по отдельности ввести пароль для открытия файла и пароль для сохранения в нем внесенных изменений.

Установить пароль на открытие файла в Excel 2010 можно на вкладке «Файл» в группе «Сведения» в меню кнопки «Защитить книгу», выбрав пункт «Зашифровать паролем»

Окно для ввода пароля выглядит абсолютно аналогично такому же окну в Excel 2007. Точно также как и в Excel 2007 можно ввести пароли на открытие файла и на внесение изменений в них отдельными паролями при сохранении файла.

При вводе пароля, он не отображается на экране, вместо символов пароля отображаются точки. Рекомендуется использовать сложные пароли, которые состоят из сочетания как строчных так и прописных букв, цифр, а также различных символов. Пароли, которые не содержат комбинации таких элементов, являются ненадежными. Во избежание случайных ошибок при вводе пароля появляется окно подтверждения пароля. В Excel нет стандартных средств для восстановления забытых паролей. Для предотвращения утраты паролей рекомендуется либо составлять их таким образом, чтобы можно было запомнить, либо держать записанные пароли в надежном месте.